Wie Sie Ihre Statusberichte nützlich machen (mit Robyn Reynolds)
Wenn du schon einmal in Schwierigkeiten geraten bist, weil du auf deinen Projekten keinen schriftlichen Nachweis über deine Gespräche mit deinen Kunden hattest, dann ist diese Episode genau das Richtige für dich! Ben Aston spricht mit Robyn Reynolds über den oft vergessenen Statusbericht und darüber, wie er dich retten kann. Finde heraus, was du in den Bericht aufnehmen solltest, wie du die Erstellung weniger mühsam machen kannst und wie der Bericht für dich, den Kunden und dein Projektteam nützlich wird.
Dieser Podcast ist Teil eines Artikels, der auf The Digital Project Manager veröffentlicht wurde.
Du kannst den Artikel hier lesen.
Lesen Sie das Transkript:
Wir probieren aus, unsere Podcasts mit einem Softwareprogramm zu transkribieren. Bitte entschuldigen Sie eventuelle Tippfehler, denn der Bot ist nicht immer zu 100 % korrekt.
Ben Aston:
Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und dies ist der Digital Project Manager Podcast. Dieser Podcast wird Ihnen präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter für Softwarelösungen im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement für Unternehmen. Besuchen Sie Clarizen.com, um mehr zu erfahren. Heute ist Robyn Reynolds bei mir, eine unserer DPM-Expertinnen beim Digital Project Manager und Kummerkasten-Tante für Dear DPM – Sie fragen, unsere digitale Projektmanagerin antwortet, wie Sie möchten. Robyn, vielen Dank, dass du wieder einmal dabei bist.
Robyn Reynolds:
Hallo Ben. Ich freue mich sehr, wieder dabei zu sein. Ich genieße unsere Gespräche immer.
Ben Aston:
Sehr schön. Sag mal, warst du schon einmal in einer schwierigen Lage, weil du eigentlich sicher warst, dass du den Kunden stets über alles Aktuelle im Projekt auf dem Laufenden gehalten hast, doch dann trifft das Unheil das Projekt und all die E-Mails, Nachrichten und SMS, von denen du dachtest, du hättest sie an den Kunden geschickt, sind einfach wie von Zauberhand verschwunden? Genau darum braucht man einen Statusbericht. Heute reden wir also über diese gefürchteten Statusberichte. Sind sie wirklich notwendig? Und falls ja, was sollte darin stehen? Wie können wir sie weniger mühsam machen und wie nutzen wir sie sinnvoll?
Falls Sie Robyn noch nicht kennen, stelle ich sie kurz vor. Robyn wohnt quasi bei mir um die Ecke – zumindest stelle ich mir das gerne so vor –, nämlich in Portland, und sie mag Emojis, Listen und Welpen. Darüber reden wir gleich noch ausführlicher, aber als eine unserer DPM-Expertinnen wird Robyn auch Teil unseres kommenden Kurses „Mastering Digital Project Management“ sein. Wenn Sie nicht wissen, was ich damit meine und Sie eine PM-Schulung brauchen, dann schauen Sie doch mal vorbei.
Es ist ein siebentägiger Crashkurs, mit interaktiven Videosessions, wöchentlichen Lektionen, Aufgaben, Gruppendiskussionen und optional auch Coaching-Sessions. Gehen Sie zu digitalprojectmanagerschool.com und melden Sie sich an. Es gibt nur noch wenige Plätze.
Robyn, du hast ja kürzlich den Job gewechselt. Erzähl mal von deinem neuen Job.
Robyn Reynolds:
Ja, ich bin gerade in den ersten Wochen des neuen Jobs und es ist wirklich fantastisch. Ich arbeite jetzt bei 10Up und im Grunde helfen wir dabei, das Web besser zu machen, indem wir Webseiten und Tools für Content Creator entwickeln.
Das wirklich Coole an 10Up ist, dass alle zu 100 % remote arbeiten. Wir arbeiten mit namhaften Kunden wie AMC, NBC Universal, Time Inc. usw.
Ben Aston:
Cool, wenn alle remote arbeiten, in welcher Zeitzone arbeitest du? Nur in Nordamerika oder auch in anderen Ländern?
Robyn Reynolds:
Wir sind gut organisiert und in verschiedene Gruppen („Pods“) unterteilt – ich bin zum Beispiel in einem Pod, der komplett in der pazifischen Zeitzone ist. Es gibt aber auch einen europäischen Pod und weitere.
An manchen Tagen habe ich vielleicht ein Meeting etwas früher als mir lieb ist, aber das kommt selten vor.
Ben Aston:
Cool. Kannst du denn die Pods wechseln, falls du z. B. mal für den Sommer nach Europa möchtest? Ist sowas wie ein Pod-Tausch möglich?
Robyn Reynolds:
Witzig, dass du das fragst – eine unserer Teamleiterinnen hat das gerade gemacht. Jetzt ist sie in Europa, genießt ihr Leben, reist und leitet auch weiterhin ihr Team.
Ben Aston:
Klingt super. Was sind denn die Herausforderungen? Du hast ja schon vorher remote gearbeitet, aber hast du schon mal komplett remote gearbeitet, also wo wirklich alle ständig remote sind? Gibt es da besondere Herausforderungen?
Robyn Reynolds:
Ja, ich war zuvor auch schon remote, aber das Tolle bei 10Up ist, dass alle dazu ermutigt werden, in ihrer eigenen Zeitzone zu arbeiten, und wir setzen auf Video-Meetings via Zoom. Für die Zusammenarbeit im Team und mit Kunden wird Video als Standard erwartet – nicht nur Telefon.
Ben Aston:
Also kein optionales Feature?
Robyn Reynolds:
Genau, so ist es.
Ben Aston:
Und klappt das tatsächlich?
Robyn Reynolds:
Bisher ja, definitiv. Aber ich bin ja auch noch neu und gerade dabei, alles zu lernen, die Teams und Kunden kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen.
Ben Aston:
Gab es etwas, das dir bei dem Jobwechsel aufgefallen ist, wo du dachtest: „Darin muss ich wirklich noch besser werden“?
Robyn Reynolds:
Ich glaube, es ist wichtig, sich klarzumachen, dass man den Job schon mal gemacht hat, und dass das Selbstvertrauen kommen muss. Es gibt ja immer dieses kleine Imposter-Syndrom, wenn man neu ist – „Mensch, habe ich das schon mal gemacht?“. Dann hilft nur: Einfach annehmen, dass man sich weiterentwickelt und die Projekte im Griff hat.
Ben Aston:
Das stimmt, gerade am Anfang denkt man oft, man weiß gar nichts. Wie läuft das mit Ressourcen im Projekt? Welche Tools setzt ihr ein?
Robyn Reynolds:
Wir arbeiten mit einer Kombination aus 10 Thousand Feet und einem eigenen Planungstool. So bekommt man die nötigen Ressourcen für die Projekte und kann durch eine langfristige Planung Konflikte schon früh verhindern.
Ben Aston:
Das klingt sehr professionell. An welchen Projekten arbeitest du aktuell?
Robyn Reynolds:
Ich darf die Kundennamen nicht nennen, aber es sind sowohl betreuende Webprojekte als auch vollständige Redesigns und Neubauten auf Basis von WordPress.
Ben Aston:
Sehr schön, klassisch WordPress. Dann kommen wir zum Thema Statusberichte. Hast du bei 10Up schon deinen ersten Statusbericht geschrieben?
Robyn Reynolds:
Ja, klar. Wir haben ein eigenes Format, genau wie jede Agentur oder jedes Team das individuell macht.
Ben Aston:
Wie ist deine Meinung dazu? Du hast ja gerade einen Artikel darüber geschrieben – warum sind Statusberichte aus deiner Sicht sinnvoll?
Robyn Reynolds:
Niemand macht gerne Statusberichte. Sie gehören zu den weniger spannenden Aufgaben. Aber sie sind extrem wichtig. Die besten Statusberichte schaffen Verbindlichkeit im Team, helfen Risiken zu reduzieren, Probleme zu überwinden und das Projekt auf Kurs zu halten.
Vor allem geben Statusberichte den Kunden Sicherheit, dass ihr Geld im Projekt sinnvoll eingesetzt wird. Sie können weitergeleitet und zur Abstimmung mit anderen Stakeholdern genutzt werden.
Nicht zuletzt schaffen Statusberichte eine Papier-/Dokumentationsspur – falls etwas aus dem Ruder läuft, kann man belegen: „Wir haben das Risiko gemeldet, so haben wir es gemanagt.“ Das schützt vor bösen Überraschungen.
Ben Aston:
Oft denkt man, der Kunde liest die Berichte ohnehin nicht und lässt sie ausfallen. Einmal habe ich sogar in den Bericht geschmuggelt, dass wir über Budget liegen, und es kam kein Kommentar. Aber genau darum sollte man regelmäßig berichten, oder?
Robyn Reynolds:
Genau. Es geht um das regelmäßige Erwartungsmanagement.
Ben Aston:
Was sind für dich die Essentials eines Statusberichts? Man will ihn ja schlank halten, damit die Erstellung nicht ewig dauert.
Robyn Reynolds:
Absolut – je einfacher, desto besser. Ein Statusbericht sollte niemals zu einem ausufernden Projektplan ausarten. Die wichtigsten Elemente sind der Projektname, Kundenname, ein Satz zur Vision/Zusammenfassung, der Projektstatus (sehr wichtig: Zeit, Budget!), was kürzlich erledigt wurde (mit Links zu Aufgaben/ins PM-Tool), was als nächstes ansteht, sowie aktuelle Probleme/Risiken als Information für das Review-Gespräch.
Ben Aston:
Das klingt dennoch nach einer Menge Inhalt. Wie ausführlich bist du, ohne dass es ausufert?
Robyn Reynolds:
Ich versuche, nicht mehr als 20 Minuten für den Bericht zu brauchen. Am Anfang dauert es etwas länger, aber mit der Zeit geht es schneller. Ich verfasse oft einen ersten Entwurf, um dann am Ende alles zu straffen und nur auf den Punkt zu bringen. Lieber mit Links arbeiten und die Details im Gespräch klären. Nicht alle Probleme im Bericht lösen – nur identifizieren und zur Diskussion stellen.
Ben Aston:
Vieles am Statusbericht ist ja auch für einen selbst nützlich – als „Pulsfühlung“ fürs Projekt und als Anlass, Risiken und den Fortschritt zu bewerten.
Manchmal vergisst man so das große Ganze, wenn man nur im Alltag auf Task-Ebene arbeitet. Findest du auch?
Robyn Reynolds:
Definitiv. Projektmanager sind für den Bericht verantwortlich, aber Team und Kunde sollen informiert werden und ggf. Rückfragen stellen.
Ben Aston:
Wie ist eure Methodik bei 10Up? Mehr Wasserfall oder agil?
Robyn Reynolds:
Wir machen beides, abhängig vom Projekt.
Ben Aston:
Gerade bei agilen Projekten mit Daily Scrums besteht ja die Versuchung, auf Statusberichte zu verzichten, weil alle auf dem Laufenden sind?
Aber es ist ein Unterschied, ob alle Tag für Tag Bescheid wissen oder ob man einen Schritt zurücktritt und z. B. auf Stunden und Budget schaut. Ein kompakter Statusbericht für Kunde/Stakeholder macht Sinn – auch in agilen Projekten.
Robyn Reynolds:
Ganz genau, ich stimme völlig zu. Zudem können Kunden den Bericht weiterreichen, wodurch er auch geschäftlich sehr wertvoll werden kann.
Ben Aston:
Nach dem Schreiben des Berichts: Wie verschickst du ihn? Einfach per E-Mail wegschicken?
Oft denkt man ja: „Jetzt ist Freitag, 16 Uhr – raus damit und weg!“ Wie gehst du vor?
Robyn Reynolds:
Ich vermeide es, freitags nachmittags zu versenden – dann liest ihn niemand mehr. Ich versende mittwochs, nach dem internen Meeting, direkt zum Status-Termin mit Kunde/Team, per Mail und oft per Screensharing. Man ist nicht da, um dem Kunden alles vorzulesen, aber als Gesprächsbasis ist der Bericht super.
Ben Aston:
Ist es schwieriger, remote Beziehung zu den Kunden aufzubauen?
Robyn Reynolds:
Mit eingeschaltetem Video klappt das gut – Körpersprache, Small Talk ... Ich habe früher auch Team-Meetings mit ausgedruckten Berichten gemacht, was aus heutiger Sicht fast übertrieben wirkt, aber es war der beste Weg, um sicherzustellen, dass alle ihn auch lesen.
Ben Aston:
Hast du Tipps, wie man den Kunden wirklich dazu bringt, den Statusbericht zu lesen?
Robyn Reynolds:
Klar: Der Statuscall ist wichtig. Und man darf nie einen Bericht ausfallen lassen – ein Ausfall wiegt schwer und bleibt lange im Gedächtnis. Also immer pünktlich, mit Substanz, fehlerfrei, niemanden bloßstellen und Wert liefern!
Ben Aston:
Manchmal fordern Kunden extrem detaillierte Berichte. Wo ziehst du die Grenze zwischen sinnvoller Anpassung an den Kunden und zu viel Aufwand?
Robyn Reynolds:
Meistens muss man mit dem Kunden offen sprechen, warum das zu aufwendig ist und ggf. erklären, dass Zusatzaufwand bezahlt werden muss – oder dafür Aufgaben aus dem Projekt gestrichen werden sollten.
Ben Aston:
Das sehe ich genauso. Statusberichte sind Arbeit und sollten nicht kostenlos ins Projekt einkalkuliert werden. ggf. mit Change Request vereinbaren.
Robyn Reynolds:
Genau. Und immer Feedback von Team und Kunden einholen, nicht blind nach Vorlage erstellen. Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl.
Ben Aston:
Prima, danke Robyn! Auf Robyns Beitrag bei thedigitalprojectmanager.com gibt es ein Beispiel für einen Statusbericht (fiktiver Kunde: Killikum Bucher – übrigens auch ein toller Markenname) und eine Vorlage zum Herunterladen. Legen Sie los mit eigenen Statusberichten!
Das Thema Statusbericht hätten wir damit behandelt. Zum Abschluss möchte ich dich noch auf unseren Bereich Dear DPM beim Digital Project Manager ansprechen. Den haben wir jetzt wie lange, Robyn?
Robyn Reynolds:
Schon ein paar Monate.
Ben Aston:
Fast sechs Monate.
Robyn Reynolds:
Wahnsinn, schon so lange?
Ben Aston:
Ja, und gerade gab es eine neue Leserfrage. Robyn, du hast jemanden geraten zu kündigen – war das klug?
Robyn Reynolds:
Klingt radikal, aber der Fragesteller hat sehr anschaulich geschildert, dass er in der Firma nicht wächst, keine Unterstützung oder Führung bekommt. Es lag auf der Hand, dass neue Chancen gesucht werden sollten. Aber natürlich nicht einfach hinschmeißen – ich habe Tipps für den Übergang gegeben, z. B. Frust abbauen, nicht versuchen, andere zwanghaft ändern zu wollen, und Vorkommnisse dokumentieren, falls es zu HR geht.
Ben Aston:
Du warst es doch nicht selbst, oder?
Robyn Reynolds:
Nein.
Ben Aston:
Du hast doch gerade einen neuen Job ... Sehr verdächtig.
Robyn Reynolds:
Nein, aber ich kann mich mit vielen Fragen identifizieren ... eigentlich mit allen!
Ben Aston:
Wenn Sie selbst eine Frage anonym stellen möchten, finden Sie im Ressourcenbereich auf Digital Project Manager die Rubrik Dear DPM. Stellen Sie Ihre Frage – vielleicht wird sie beantwortet. Wir beraten Sie gern und Robyn hat immer gute Tipps.
Danke, Robyn, dass du da warst!
Robyn Reynolds:
Vielen Dank, Ben. Es hat Spaß gemacht.
Ben Aston:
Wenn Sie sich an den Gesprächen rund um Statusberichte beteiligen wollen, eine Frage an Dear DPM stellen möchten, dann schauen Sie auf thedigitalprojectmanager.com vorbei und treten Sie unserem Slack-Team bei. Im Ressourcenbereich tauschen sich über 1.000 PMs aus. Seien Sie dabei!
Ben Aston:
Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.
