Wie man KI nutzt, um Statusberichte für Ihr Publikum zu personalisieren

 

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low und ich bin Teil des Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Fachkräfte mit der Mission, sich gegenseitig zu qualifizieren, selbstbewusst und vernetzt zu machen, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt steigern können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute sprechen wir über die Komplexität, effektiv mit unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen zu kommunizieren – und ob man generativer KI vertrauen kann, Projekt-Statusupdates so zu gestalten, dass sie einem hyperaktiven Vorstand, einem desinteressierten VP und einem aufs Detail achtenden Systemarchitekten gerecht werden – und all das in Ihrem Namen.

Mein heutiger Gesprächspartner ist Devin Mahoney, ein Cybersicherheitsexperte sowie Gründer und CEO des Software-Startups QTalo. Devin hat einen spannenden Hintergrund. Er war Mitarbeiter Nr. 10 bei Kyrus Tech, wo seine Abteilung 60 % des Unternehmensumsatzes erwirtschaftete und dabei half, Startups wie Carbon Black und Red Canary zu dem zu machen, was sie heute sind. Danach führte er andere Unternehmen wie Randori und konzentriert sich nun auf seine eigene Plattform, um Projektkommunikation zu erleichtern.

Devin, danke, dass du heute dabei bist!

Devin Mahoney: Galen, ich freue mich sehr, hier zu sein. Danke für die Einladung.

Galen Low: Es ist großartig, dass wir uns vernetzt haben. Wir sind tatsächlich gegenseitig Fans, glaube ich. Ich weiß, dass du diesen Podcast gehört hast. Ich abonniere deinen Newsletter. Es war einfach logisch, dass wir uns austauschen und zusammenarbeiten. Ich freue mich sehr darauf, tiefer einzusteigen.

Devin Mahoney: Ich auch.

Galen Low: Wir haben bereits etwas geplaudert und du hast in unserem letzten Gespräch erwähnt, dass du im Rahmen deiner Produktrecherche, die sich auf Projekt-Statusupdates konzentriert, mit 200 Projektmanager:innen über Statusberichte und andere Projektkommunikation gesprochen hast – insbesondere auch über Statusberichte.

Das finde ich ziemlich einzigartig, weil, naja, es ist nicht immer das heißeste Thema unter Projektmanagern, aber es ist sehr interessant und wichtig. Mich würde interessieren: Was ist bei all deinen Gesprächen mit den 200 Projektleiter:innen eines der wichtigsten und immer wiederkehrenden Schmerzpunkte rund um Statusberichte?

Devin Mahoney: Guter Punkt, Galen. Es gibt nicht viele, die sich so sehr für Statusberichte interessieren, aber es war faszinierend, denn nahezu jedes Thema, das wir mit Projektmanagern besprochen haben, begann mit dem Statusbericht. Sie konnten kein Budget aufstellen, bevor sie den Status kannten. Sie konnten keine Ressourcen einteilen, bevor sie den Status festgelegt hatten.

Offensichtlich konnten sie auch nicht mit ihren Führungskräften sprechen, bevor sie wussten, wie es um das Projekt stand. Ich habe also viel Zeit damit verbracht, über Status nachzudenken, und zwei große Schmerzpunkte hört man immer wieder. Der erste ist Tool-Wildwuchs. Projektmanager greifen auf eine Menge Tools zu, um die nötigen Einblicke für die Statusberichte und anderes zu bekommen.

Sie schauen in Jira, Asana, Notion, aber sie checken auch Slack und E-Mail. Das zweite Problem ist: Wissen ist überall verstreut – vor allem, da Teams immer häufiger remote arbeiten. Das Wissen liegt in all diesen unterschiedlichen Tools. Das sind die großen Herausforderungen, die wir beim Erstellen von Statusberichten sehen.

Galen Low: Ich kann das absolut nachvollziehen. Für mich gibt es beim Statusbericht zwei Phasen. Phase eins ist genau das, all diese Dinge zusammenzutragen. Es ist wie eine Ostereiersuche, oder? Man denkt: In welchen Tools muss ich diese Woche nachschauen, um das Gespräch zu finden, wo jemand etwas gesagt hat, wo steht das Budget? Es ist fast ein kreatives Bastelprojekt. Und das ist wirklich Arbeit, manchmal mühsam, langwierig – und dann kommt Stufe zwei, dieser Moment völliger Ehrlichkeit zu sich selbst.

Wo man denkt: Das Projekt läuft eigentlich ganz gut. Und dann hat man alles zusammengetragen und stellt fest: Jetzt muss ich das all den Leuten mitteilen, die das ganz kritisch prüfen, die vielleicht nicht mal nah am Projekt sind, die mich dazu auseinandernehmen könnten, an die, die wöchentlich Statusupdates bekommen und sie vielleicht schon überhaben oder gar nicht mehr lesen.

Aber man muss sicherstellen: Ist das wirklich ein klares Bild? Ich habe alles aus allen Tools – meinem eigenen Tool-Wildwuchs – zusammengesammelt. Und jetzt: Ist es korrekt? Stimmt es? Erzähle ich die richtige Geschichte? Und wie werden die Empfänger darauf reagieren?

Ich kann das nur bestätigen. Das ist in gewisser Weise wenig überraschend: Tool-Wildwuchs. Und dass man wirklich überall hinschauen muss, um zu verstehen, was im Projekt los ist – eigentlich wird man selbst zum Übersetzer des tatsächlichen Projektfortschritts. Aber nicht immer, weil man es wirklich weiß, sondern weil man es alles zusammenstückelt und dann in diesem Moment erst selbst versteht.

Devin Mahoney: Galen, ich liebe deine Analogie zu den Trauerphasen, deren letztes Stadium Akzeptanz ist.

Galen Low: So ist es halt – das Projekt steht hier. Es ist tatsächlich über dem Budget. Es ist schon eine schmerzhafte Übung, diese Statusberichte. In meinen Kreisen reden wir schon häufiger darüber, es ist ein Thema, aber ich habe noch nie jemanden getroffen, der sagt: Ich liebe das. Das ist mein Lieblingsteil am Projektmanagement, alles zusammentragen und es einer Gruppe von Leuten zu präsentieren, die einen möglicherweise damit grillen oder negativ reagieren werden.

Es gibt eine ganze Welt von Arbeit, die über den Statusbericht hinausgeht. Aber du hast einen interessanten Blick, weil du eine Plattform für Projektkommunikation entwickelst. Und wenn ich mal einen Schritt zurückgehe – 2024, wir leben in einer Welt, in der generative KI rasant wächst und wir nehmen einen Podcast über Projekt-Statusupdates auf – frage ich mich: Müssen wir uns noch um gute Statusberichte bemühen? Wie weit sind wir wirklich davon entfernt, dass Statusberichte einfach automatisiert ablaufen? Oder wird es immer ein Feld sein, das menschliches Eingreifen erfordert?

Devin Mahoney: Ja, Galen, danke für die Frage. Es ist wirklich eine aufregende Zeit, gerade was generative KI angeht.

Du hast Recht, diese Technologien sind im Kommen. Also bereiten wir uns darauf vor, denn generative KI bietet eine riesige Chance, das Problem der Statusberichte radikal zu vereinfachen, all diese Eintönigkeit zu automatisieren, die wir seit Jahren machen.

Es gibt wenige, die das wirklich gerne machen, ehrlich, aber es ist mühselig. Statusberichte werden also bald automatisiert. Was bedeutet das für uns Projektmanager? Wir können uns weiterentwickeln, anfangen, die Fragen zu stellen, die unsere Stakeholder wirklich interessieren, zu unseren Daten.

Wir präsentieren bessere, informativere Statusupdates. Aber Vorsicht: Generative KI halluziniert! Vielleicht wird das irgendwann behoben, aber aktuell muss der Mensch das prüfen. Ich denke, KI steht kurz vor der vollen Automatisierung, aber absehbar bleibt der Mensch ist Teil des Prozesses, damit der Bericht passend ist – aber noch wichtiger: Der Projektmanager muss wissen, wie ein guter Bericht aussieht. Es geht nicht nur ums Erstellen, sondern umzuwissen, dass es das Richtige ist und dass man es weitergeben kann.

Galen Low: Das gefällt mir. Auch das Wort Halluzination, das wir gerade so oft im Kontext von KI verwenden – ich glaube, das passt schon immer zum Prozess von Statusberichten, oder? Projektmanager halluzinieren manchmal selbst: Alles läuft nach Plan. Kein Problem. Außer, halt, dieses Problem. Oder: dieses Risiko ist jetzt doch eingetreten. Hoppla.

Ich habe Statusberichte gesehen, die waren eine Mischung aus absichtlicher Halluzination. Alles bestens, keine Sorge, auch wenn es das eigentlich nicht ist.

Devin Mahoney: Vielleicht auch ein bisschen Selbsttäuschung?

Galen Low: Ja, stimmt! Es ist einfach etwas sehr Persönliches. Hier ist mein Zeugnis von mir an meine Stakeholder. Es ist ein Reflexionsmoment, manchmal sogar Selbstreflexion. Aber ich mag den Gedanken: Was bedeutet „gut“ eigentlich?

Und was müssen die Leute wirklich hören? Die Idee gefällt mir, dass man nicht mehr in Tools nach Informationen wühlen muss und diese Zeit für strategischere Aufgaben nutzen kann. Aber man muss trotzdem die Daten leben und spüren, verstehen, was die Geschichte für einen selbst ist, was die Geschichte für verschiedene Gruppen ist – und wie man das effektiv kommuniziert. Und ist es tatsächlich korrekt? Gerade bei Projekten, die vielleicht mal geprüft werden oder einer besonderen Kontrollinstanz unterliegen. Aber ja, es ist eine spannende Zeit. Ich finde super, dass du KI und Statusberichte kombinierst – da steigen wir gleich noch tiefer ein.

Aber zuerst würde ich gern direkt ins Herz dessen gehen, worüber wir heute sprechen wollten. Zum Aufnahmezeitpunkt heißt die Folge „50 Shades of Red, Amber, and Green“, unsere augenzwinkernde Art zu sagen, dass Statusberichte für jeden je nach Position im Projekt etwas völlig anderes bedeuten können.

Eines der Dinge, die eure Firma QTalo tut, ist Projektmanagern zu helfen, die richtige Botschaft an das richtige Publikum zu senden. Kannst du Beispiele geben für unterschiedliche Arten von Stakeholdern und warum Projektmanager ihre Botschaft unterschiedlich verpacken, um effektiver zu kommunizieren?

Devin Mahoney: Ja, sehr gerne. Das ist eine gute Frage, denn Projektmanager verbringen viel Zeit damit. Nachdem sie die Daten zusammengetragen haben, müssen sie überlegen, wie sie diese kommunizieren. Sie erstellen viele ähnliche Berichte, aber für unterschiedliche Zielgruppen. Der Grund ist: Das Publikum sind Stakeholder, ob sie es lesen, hängt davon ab, wie man es präsentiert.

Man möchte, dass sie handeln oder irgendeine Information aus dem Status-Update entnehmen. Der Bericht muss ihnen also die nötigen Informationen geben. Er muss sie zur gewünschten Handlung führen, wenn man als Projektmanager erfolgreich sein will. Hier ein paar Beispiele:

Ein täglicher Standup-Bericht sieht völlig anders aus als ein Bericht an den eigenen Vorgesetzten. Und der wiederum sieht ganz anders aus als ein Bericht fürs Steuerungsgremium auf sehr hoher Ebene. Beim Steuerungsgremium geht es darum, das Problem zu teilen und eine Maßnahme zu empfehlen.

Eine Entwicklerin muss wissen, welche Aufgaben sie in der Woche erledigen soll, aber auch, warum sie wichtig sind. Beim eigenen Chef liegt der Fokus – vielleicht – eher auf Personaleinsatz und dem Kontext für das Projekt, der bei Ressourcenthemen hilft.

Sprache und Kontext all dieser Berichte unterscheiden sich sehr stark.

Galen Low: Mir gefällt die Sichtweise über den Handlungspunkt, denn selbst wenn ich so drüber nachdenke: Mach ich das eigentlich wirklich? In den letzten zehn Minuten habe ich es immer als Projekterzählung gesehen. Aber eigentlich geht es nicht ums Erzählen, sondern darum, dass jemand mit den Infos etwas anfängt. Und in all den Fällen, wo gesagt wird, dass eh keiner die Statusberichte liest – vielleicht, weil sie nicht klar zeigen, dass jemand damit tatsächlich etwas tun müsste.

Vielleicht muss jemand handeln oder entscheiden. Es ist nicht einfach irgendein Serien-Kapitel, das jede Woche erscheint. Vielleicht klingt das jetzt etwas altmodisch – aber es ist eben keine optionale Lektüre, sondern Teil der Zusammenarbeit. Betrachtet man es so, wird klar: Natürlich muss es so formuliert sein, dass klar ist, was zu tun ist. Denn wenn es kein Statusupdate, sondern einfach nur eine E-Mail wäre, in der steht: Hey, mach bitte Folgendes?

Devin Mahoney: Dann würde nichts passieren.

Galen Low: Ja, wir würden uns anders drauf konzentrieren.

Devin Mahoney: Projektmanager sind Führungskräfte. Wir sind Führungskräfte – und genauso üben wir unsere Führung aus: Mit Statusberichten, die die richtige Handlung mit den richtigen Infos verbinden.

Galen Low: Wunderbar. Volle Zustimmung.

Vielleicht gibt es unter den Hörern auch Leute, die sagen: Das mache ich alles nicht. Mein Statusbericht ist einfach mein Statusbericht. Warum Zeit damit verschwenden, für alle verschiedene Versionen zu schreiben? Ist das nicht das Gegenteil von strategisch? Aber klar, Personalisierung ist sozusagen genau das Herzstück eurer Strategie, vor allem bei QTalo.

Was sind Beispiele für Chaos, das man durch personalisierte Kommunikation vermeiden kann?

Devin Mahoney: Gute Frage. Wenn man dieselbe Nachricht an alle schickt, wie eben gesagt, die reine Statusmeldung – sieht für alle gleich aus.

Aber jeder Bericht hat unterschiedliche Ziele und verlangt spezifische Kommunikation, um diese Ziele zu erreichen. Beispiel: Die Chefetage – die wollen wir so wenig wie möglich einbinden. Sie sollten wissen, dass alles läuft wie geplant. Wenn wir jede Kleinigkeit und jedes Problem direkt nach oben geben, wissen sie irgendwann nicht mehr, worauf sie sich konzentrieren sollen, unser Vertrauen schwindet.

Wir geben als Projektmanager unsere Einschätzungen weiter, worauf zu achten ist. Bei Themen, die mit mehr Ressourcen gelöst werden können, und wir unsere:n Vorgesetzten überzeugen wollen, eine neue Person einzustellen: Wir zeigen genau diese Risiken auf, die für unseren Chef wichtig sind – aber das muss nicht ins Steuerungsgremium oder an die Entwickler. Wir vermeiden viel Chaos und Missverständnisse, indem wir die Botschaft immer auf das eigentliche Ziel ausrichten.

Galen Low: Das ergibt für mich Sinn, auch in Bezug auf das, was du gesagt hast: Was ist unser Ziel? Wenn es darum geht, jemanden davon abzuhalten, sich in Details zu verzetteln oder das Vertrauen zu verlieren, können wir entsprechend kommunizieren. Für manchen klingt das strategisch, für andere vielleicht manipulierend.

Wie siehst du das ethisch? Ist es in Ordnung, Details an verschiedene Zielgruppen unterschiedlich weiterzugeben?

Devin Mahoney: Erstens: Nicht lügen! Wenn man der Chefetage sagt, alles ist okay, dann muss es das auch sein. Aber sei ehrlich, kommuniziere früh und oft, wenn sich Dinge in Richtung „Gelb“ verschieben, damit das ganze Unternehmen sich engagiert und die Lösung unterstützt, die du vorgeschlagen hast.

Ansonsten verlierst du Glaubwürdigkeit. Viel der Kommunikation dient genau dazu, Glaubwürdigkeit zu erhalten. Die wenigen Worte, mit denen du als Projektmanager beschreibst, was los ist, sollten wirklich die wichtigsten Dinge beinhalten, die sie lesen müssen.

Galen Low: Gefällt mir. Du bist fast der Filter für sie, aber nicht, um etwas zu verstecken, sondern damit die Infos verdaulich, lesbar und relevant sind – aber nicht gelogen.

Können wir kurz in das von dir entwickelte Tool QTalo eintauchen? Ich habe am Anfang schon gescherzt – brauchen wir bald gar keine Statusberichte mehr „basteln“? Erzähl doch mal was zu eurem Workflow, und wie ihr Projekte/Kommunikationstypen und Stakeholder einteilt, wie kann ein:e PM das dann anpassen, einfach mal grob durch den Ablauf führen.

Devin Mahoney: Klar. Das Coole an QTalo ist: Es ist read only. Es ist KEIN weiteres Tool, das du aktiv pflegen musst. Es zieht sich alle Projektdaten aus all deinen PM-Tools, aus den Kommunikationstools.

Du musst deinen Posteingang nicht sortiert haben. Es erkennt, was ein Projekt ist und welche Kommunikation dazugehört – und stellt dir die Infos bereit, die du ohnehin gefunden hättest, aber viel schneller.

Es bringt also alles rund ums Projekt zusammen, gibt dir das Gesamtbild. Und weil es weiß, welche Kommunikationsbedürfnisse du hast– wöchentlicher Bericht oder spontaner Standup: Es generiert deine Statusberichte, bevor du sie brauchst, damit du Stakeholder effektiv einbinden kannst. Und es erlaubt dir im Workflow, jede Botschaft individuell für die Stakeholdergruppe anzupassen.

Wie schon erwähnt: Es ist wirklich kein weiteres Tool, das du manuell pflegen musst. Du kannst es übernehmen, schnell aktualisieren – und dann einfach in Ruhe lassen, bis du das nächste Update brauchst.

Galen Low: Das gefällt mir. Es ist sozusagen der „Zusammenflicker”, ersetzt kein Tool, sondern bringt sie zusammen.

Das Thema Tool-Wildwuchs – das kommt bei uns andauernd. Wie viele Tools nutzt ihr so? Alle stöhnen: Ein Dutzend. Und dann sehen wir uns selbst an: Ja, stimmt, bei uns auch.

Ich glaube, es gibt kein Projektteam, das weniger als ein Dutzend Tools nutzt. Manche Softwarefirmen wollen das alles ersetzen, aber das schaffen sie kaum, weil wir die Tools mögen, auch wenn das bedeutet, dass wir überall Infos zusammensuchen müssen.

Was ich gut finde: Es integriert sich, es liest, zieht die Infos aus deinen Tools und schlägt vor, wie dein Projekt läuft?

Devin Mahoney: Ja, du bekommst das Update, und wir helfen dir, es so zu personalisieren, dass es passt– für das Steuerungskomitee oder für deinen Chef, damit ihr produktiv über Risiken sprechen könnt.

Galen Low: Gibt es einen „neugieriger Vorstand”-Vorlagenmodus?

Devin Mahoney: Hoffentlich hast du keinen neugierigen Vorstand. Die haben Besseres zu tun. Es geht um Glaubwürdigkeit: Wir geben Projektmanagern die Möglichkeit, Glaubwürdigkeit zu demonstrieren: Das läuft, das musst du wissen. Willst du mehr Details, bekommst du sie – aber eher auf einer höheren Ebene: Das Projekt läuft wie erwartet. Oder eben nicht, und dann zeigen wir die Abweichung.

Galen Low: Sehr spannend.

Aus Agentursicht: Da gibt es meistens einen internen und einen externen Statusbericht– nichts Zwielichtiges, aber eben unterschiedliche Ausrichtung. Wir hatten eigenes internes Jira, zum „Luft ablassen”, keine Kunden dabei, sondern „intern only”-Kommunikation.

Wie läuft das in QTalo, wenn mal wirklich alles– vielleicht inklusive interner Flüche– zusammengestellt wird? Wie steuert man das?

Devin Mahoney: Es gab neulich eine Studie zu Open-Source-Software, wie oft darin geflucht wird – und je mehr Flüche, desto besser die Codequalität!

Galen Low: Großartig!

Devin Mahoney: Also, dass ihr Dampf ablasst, ist sogar gut. Bei QTalo ist das dein Blickwinkel. Führungskräfte sehen nicht, was du siehst – du präsentierst und wählst aus, was du weitergibst. Du kannst also gezielt abkürzen und darauf achten, was wirklich weitergegeben wird.

Oder vielleicht ein paar interne Anekdoten als Zeichen für Teamgeist einstreuen. Aber: Es ist alles anpassbar, wie im echten Leben. Du entscheidest, was reinkommt.

Galen Low: Es gibt so viele Kommunikationsarten im Projekt – wie trainiert ihr eure Software, um mit den verschiedenen Szenarien klarzukommen? Zweite Frage: Wie sieht es mit Datenschutz aus? Stichwort Integrität der Daten – und dass man manchmal doch frei spricht in bestimmten Tools. Wie verhindert ihr, dass das die Kommunikation hemmt?

Devin Mahoney: Zum Datenschutz: In QTalo siehst du nur, was du als Mitarbeiter auch im Original sehen könntest. Du siehst nicht, was Chefs oder Kolleg:innen sehen. Eine überraschende Geburtstagsfeier für dich bleibt auch weiterhin eine Überraschung. Die Tools regeln das durch Rechte.

Ich glaube nicht, dass das die Kommunikationsfreiheit einschränkt. Slack tut das auch nicht, E-Mail auch nicht. Das ist nicht der ausschlaggebende Punkt.

Zum Training für unterschiedliche Stakeholder: Wir bringen viele Standard-Personas mit – Vorstand, Steuerungskomitee, Entwicklungsteam, andere Fachbereiche. Im System gibt's also schon Profile und entsprechende Nachrichtenarten.

Und: Du kannst diese generischen Profile mit eigenen Textbeispielen für eine Stakeholdergruppe trainieren. Dann passen wir die Zusammenfassung also auf deinen Stil an. Wenn es noch nicht ganz passt: Korrigierst du es einfach. Sagst, formeller, lockerer, kürzer. So entstehen individuelle Stakeholder-Personas und passend zugeschnittene Inhalte für sie.

Galen Low: Das gefällt mir. Gerade weil ich beobachte, dass ChatGPT oft noch gar nicht wirklich „trainiert” wird. Viele nutzen es wie Google: Frage stellen, Antwort bekommen, fertig. Der eigentliche Kniff wäre: Hilf mir, mehr wie ich zu schreiben, mein Tonfall, kürzer, länger… Das kommt gerade erst bei vielen an.

Manche haben vielleicht Sorge, dass eine Maschine ihren Kommunikationsstil sehr schnell übernimmt – was sagt das über die eigenen Fähigkeiten aus? Vielleicht gibt's eine Art Hemmung, das Tool zu trainieren.

Aber klar: Das Tool ist dafür da, dich zu unterstützen – es trifft keine Entscheidungen für dich.

Devin Mahoney: Genau, das ist spannend: Was ist unsere Aufgabe, wenn die KI den Statusbericht schreibt und wir ihn nur noch prüfen? Wozu sind wir dann da?

Ich möchte auf deine Anfangsfrage zurückkommen, denn: KI kommt, sie ist schon da – und es wird besser für uns in vieler Hinsicht.

Vor allem können wir dadurch die Kommunikation mit Stakeholdern auf ein neues Level heben. Es geht darum, Vertrauen und Kommunikation auszubauen. Wir lassen uns Zusammenfassungen liefern, prüfen und validieren sie. Dadurch können wir gezielter auf die Bedürfnisse einzelner Stakeholder eingehen, bessere Fragen stellen, das Unternehmen voranbringen und nach vorn führen – aus der Mitte des Geschehens.

Zum Beispiel: Man kann jetzt fragen – mein Team hat dieses Problem, wer hatte es in der Firma schon mal? Und eine Lösung von vor einem Jahr aus einem anderen Team finden.

Projektmanager könnten fragen: Was haben wir geplant? Wie ist es wirklich gelaufen? Was war das Ergebnis? Jetzt kann man fundierte Fragen stellen, nicht mehr nur aus dem Gedächtnis, sondern basierend auf echten Zuständen. Ein ganzes Spektrum neuer Kommunikationsskills wird möglich – weil KI die Basics übernimmt.

Galen Low: Was mir am besten gefällt: Euer Ansatz ist wirklich kommunikationsorientiert. Vor zwei Jahren haben wir oft über datenbasierte Schätzung gesprochen: Hat das Projekt planmäßig geklappt, lag es im Budget? Kann man es mit anderen Projekten vergleichen? Dafür braucht man gute Daten.

Viele Firmen haben damit gekämpft, überhaupt die richtige Taxonomie und Dokumentation zu etablieren, damit man Werte vergleichen kann.

Was du beschreibst ist eher qualitative Information – das meiste davon existiert eh in den Tools und wird einfach genutzt. Statt alles manuell zu sichten oder zu bewerten – die KI durchsucht, erkennt Stichworte, Stimmungen, bietet die Möglichkeit, tatsächliche Gespräche zu erkennen, nicht nur Bewertungen. Und: Die „Datenpflege” entfällt, weil ohnehin alles stattfindet.

Ich finde das extrem spannend.

Devin Mahoney: Sehr fruchtbar für neue Erkenntnisse, ich freue mich auf die nächsten Schritte.

Galen Low: Du hast gerade gesagt: Was passiert mit unserer Zeit, wenn KI Statusberichte übernimmt?

Kurz, in der Übergangsphase: Man trainiert das Tool, prüft, passt an. Manche sagen aber: Ich habe keine Zeit dafür. Melde dich, wenn der Roboter es komplett übernimmt, damit ich gar nichts mehr tun muss. Was bringt QTalo heute da für einen Vorteil?

Devin Mahoney: Stell dir eine:n Uniabsolvent:in vor, der:die neu im Projektmanagement ist: Der oder die wird Fehler machen, schaut nicht an jedem Ort nach, kennt die richtige Tonalität nicht für Vorgesetzte, Entwickler, Chefetage. Man muss sie anleiten, damit sie gut werden.

Wir Projektmanager sind eine Community, du hast es gezeigt, Galen – ich bin beeindruckt – wir pushen uns gegenseitig, wollen uns verbessern. Es gibt also diesen Willen, nicht nur Dienst nach Vorschrift zu machen. Und: Der Aufwand ist gering.

Denn die Kommunikation würdest du ohnehin schreiben – E-Mail, PowerPoint. Wir lassen sie nur von KI auswerten, damit sie es das nächste Mal noch besser macht.

Galen Low: Schönes Beispiel: Ist es wirklich Zeitverschwendung, das System zu trainieren? Oder lernen wir selbst dabei?

Während der Pandemie, alle im Homeoffice: Was fehlt? Viele Unternehmen kämpfen damit, alle ins Büro zurückzuholen. Was mir auffiel: Früher konnte man den Austausch auf vielen Ebenen live miterleben. Wenn ich mal neben der Geschäftsleitung saß, bekam ich mit, wie sie sich austauschten – unbewusst „lernt“ man, wie gewisse Gespräche geführt werden. Im Homeoffice geht das verloren.

Das Gute: Diese Gespräche sind heute größtenteils dokumentiert und KI kann sie analysieren und „sortieren“, sodass man als neuer PM z. B. sieht, wie eine Mail an die Chefetage aufgesetzt wird, wie der Sprachstil ist.

Ich finde die Idee stark: Es ist nicht nur ein Helfer für Daten, sondern eben auch für Kommunikation und Mentoring – ähnlich wie durchs Mithören früher im Büro.

Und ehrlich, mir war nicht klar, wie wertvoll dies ist, gerade wenn man nie im selben Raum mit Erfahrenen ist.

Devin Mahoney: Gefällt mir. Vielleicht können Neue künftig sagen: „Wie hätte Galen das geschrieben?“ – und können sich inspirieren lassen.

Galen Low: Mega, quasi „Mentor-Öffnung”. Manche machen das heute schon mit Weiterleiten einzelner E-Mails an Kollegen – als Beispiele für Kommunikation. Aber vielleicht geht es künftig viel einfacher, eingebettet in den Workflow. Das wäre echt cool.

Devin Mahoney: Gib mir noch ein bisschen Zeit, dann kommt das Feature rein.

Galen Low: Noch eine Sache: Wir sprechen immer wieder über strategische Kommunikation, das Setzen von Warnsignalen – manchmal stellt man den Status bewusst auf „Rot“, damit jemand endlich reagiert, selbst wenn es vielleicht nicht ganz so dramatisch ist. Aber das ist dann sicher auch ein Fall von strategischer Kommunikation. Erkennt die KI das künftig automatisch – oder bleibt das Projektmanagerentscheidung?

Devin Mahoney: Das ist eine gute Frage, Galen. Halte zwei Dinge im Kopf: Es gibt viele Sichtweisen – bei rot, gelb, grün gibt es viele Zwischentöne; mehrere Leute können gleichzeitig Recht haben und doch sind sie sich uneinig.

Andererseits gibt es einen Grundzustand, und KI hilft dir, zu erkennen, was wirklich los ist. Du entscheidest als Projektmanager, welchen Ton du setzt. Die KI liefert die Grundlage, die Entscheidung triffst du.

Musst du auf „Rot“ stellen, um Aufmerksamkeit zu bekommen – okay, aber du kaschierst dann ein Kommunikationsproblem. Hättest du mehr Zeit, könntest du das Problem direkt adressieren: „Ich sehe ein Risiko, bislang musste ich auf ‚Rot‘ gehen, damit du reagierst. Lass uns gemeinsam proaktiv daran arbeiten, damit das gar nicht nötig ist.“

Galen Low: Guter Punkt, ich erinnere mich: Früher mal Mails mit „Dringend“-Warnung versendet, weil ein Problem bestand, aber wahrscheinlich hätte ich das Problem besser direkt angesprochen. Ich habe daraus gelernt.

Devin Mahoney: Man lernt immer dazu.

Galen Low: Stimmt. Aber ich finde es gut, wenn Projektmanager die finale Entscheidung behalten – aber wie weit sollte Automatisierung gehen? Wollen wir wirklich, dass ein Bot alles übernimmt? Oder birgt das Risiken?

Devin Mahoney: Nur um ein Beispiel zu nennen: Ich habe kürzlich mit der 201. Projektleiterin gesprochen. Sie sagte, alle Bugs in der Codebasis gingen am Ende auf Kommunikationsprobleme zurück – nicht besprochene Schnittstelle, Erwartungshaltung, alles war Kommunikation.

Das wird immer so sein. KI hilft, zu erkennen, was geht – aber: Statusberichte schaffen ein gemeinsames Verständnis im Projekt und ermöglichen bessere Kommunikation. Wir können nicht perfekt sein. Aber als Projektmanager ist unsere Aufgabe: Führen und Kommunikation so steuern, dass das Projekt erfolgreich wird. Dafür braucht man uns immer.

Galen Low: Das ist ein gutes Schlusswort. Gibt es noch etwas, das du unserer Community zum Thema Statusupdates, Kommunikation, Missverständnisse und Bugs mitgeben möchtest?

Devin Mahoney: Ich habe viele Manager, auch Nicht-Projektmanager, gesprochen. Mein Eindruck: Projektmanager sind dafür da, Menschen und Teams erfolgreich zu machen.

Aber wer hilft eigentlich den Helfern? Projektmanager werden oft übersehen, wenn alles glatt läuft. Dabei fehlt ihnen meist die notwendige Unterstützung für wirksamere Arbeit. Ich bin echt gespannt, wie KI dabei helfen kann. Eine lohnende Investition in gute Tools für Projektmanager zahlt sich immer in allen Teams aus, die davon profitieren.

Galen Low: Das gefällt mir sehr. Viele Erfolge von Projektmanagern bleiben unsichtbar – entsprechend gibt es oft wenig Support. Die „Feuerwehrleute“, die alles retten, werden gelobt, aber die, die Projekte sauber und proaktiv leiten und keine Eskalationen verursachen, werden selten gewürdigt. Gute Tools helfen, den eigenen Mehrwert zu kommunizieren – und schaffen mehr Freiraum für die Skills, die uns wirklich ausmachen. Toller Ansatz.

Nimm am besten noch einen PR-Agent-Bot in die Roadmap auf: Einer, der für uns auf Slack erzählt, wie toll wir sind!

Devin Mahoney: Das brauchen wir alle!

Galen Low: Super. Devin, danke, dass du heute dabei warst. Es hat Spaß gemacht. Ich finde super, was du machst – danke, dass du im Podcast warst.

Devin Mahoney: Danke dir, Galen. Es war wirklich ein tolles Gespräch.

Galen Low: So, das war’s erstmal. Wenn ihr mit über tausend leidenschaftlichen Projektmanager:innen netzwerken wollt: Schaut vorbei unter thedigitalprojectmanager.com/membership. Wenn euch unsere Folge gefallen hat, abonniert uns und bleibt auf thedigitalprojectmanager.com auf dem Laufenden.

Bis zum nächsten Mal. Danke fürs Zuhören.