Erfahrungen & Geschichten einer Remote-Projektmanagerin (mit Natalie Semczuk von Talkanatalk)

Lesen Sie das Transkript:

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Ben Aston:

Danke fürs Zuhören. Ich bin Ben Aston und dies ist der Digital Project Manager Podcast.
Heute spreche ich mit Natalie Semczuk. Natalie, danke, dass du in die Sendung gekommen bist – wir schreiben heute übrigens ein kleines Stück Geschichte, denn Natalie ist der erste Gast, der im Project Management Podcast wiederholt auftritt. Ein großer Tag.
Heute geht es um Projektmisserfolge. Wir werden über Lessons Learned sprechen, über Natalies fantastischen DPM(ish)-Newsletter und alles andere, wohin uns der Wind trägt.
Natalie, wir hatten dich ja schon letztes Mal dabei. Falls sich jemand fragt, wer du bist, lese ich kurz aus deiner Bio vor. Ich finde das immer etwas peinlich, wenn andere das machen – Entschuldigung dafür. Das hat entweder Natalie selbst oder jemand anderes über sie geschrieben: „Natalie ist beratende digitale Projektmanagerin und arbeitet remote. Sie lebt im Südwesten der USA und arbeitet überwiegend für kleine bis mittelgroße Agenturen mit internen Web-Departments. Sie leitet digitale Projekte und implementiert Prozesse, die Design- und Entwicklungsteams unterstützen und spezialisiert sich auf die Einführung von Projektprozessen in verteilten (remote) Teams.“
Natalie hat viele Beiträge zum Remote-Projektmanagement geschrieben – unbedingt lesen, wenn Sie remote arbeiten! Außerdem betreibt sie den PM Reactions Blog. Sie mag dystopische Literatur, Yoga und trinkt viel zu viel Kaffee. Gerade ist sie frisch aus dem Urlaub zurück, es ist also besonders schön, dass wir sie heute dabei haben.
Übrigens klingt Südwesten der USA ein bisschen so, als würdest du dich verstecken…?

Natalie:

Nein. Ich bin in Arizona. In den letzten Jahren bin ich ziemlich oft umgezogen, und es war langsam mühsam, die Bio immer zu aktualisieren und allen zu sagen: "Ach nein, ich wohne jetzt doch nicht mehr da, ich bin letzte Woche umgezogen." Also halte ich meine geografische Angabe inzwischen etwas allgemeiner.

Ben Aston:

Ja, erspart dir das Aktualisieren – also alles cool.
Und wie ist es zu dieser Jahreszeit in Arizona?

Natalie:

Wunderschön. Wir haben diese Woche einen Meilenstein erreicht – keine Temperaturen über 38 °C mehr, es ist offiziell Herbst.

Ben Aston:

Eisig kalt.
Ich war diese Woche in Atlanta. In Vancouver, wo ich gerade bin, sind es um die 4 Grad Celsius (ich gebe mein Bestes, amerikanische Maße zu überblicken; sagen wir mal 8 Grad). In Atlanta waren es um die 30 Grad – richtig heiß und schwül. Und jetzt friere ich in Vancouver.
Aber mal ehrlich – als jemand aus Arizona: Wie nennt man eigentlich jemanden aus Arizona?

Natalie:

Ich glaube schon so.

Ben Aston:

Und wohin fährst du dann in den Urlaub? Das klingt doch nach einer schönen Ecke zum Leben. Wohin fahren denn Menschen aus Arizona in den Urlaub?

Natalie:

Hier ist es wirklich schön. Der Grand Canyon ist drei Stunden entfernt – ziemlich cool. Meistens flüchten wir alle im Sommer raus, weil es so heiß wird. Die Temperaturen liegen bei etwa 46 °C, im Sommer um die 43 °C. Viele fahren dann in die Berge oder verlassen gleich ganz den Staat. Kann ich total nachvollziehen.

Ben Aston:

Das sind übrigens 46 °C für alle, die sonst Celsius nutzen – also fast kochend!
Du arbeitest ja schon seit einiger Zeit als Remote-Projektmanagerin. Wie kam das eigentlich, oder hat dich der Weg quasi gefunden?

Natalie:

Beides, würde ich sagen. Ich liebe es. Ich habe lange Zeit voll im Büro gearbeitet und dann mit Freelance nebenbei angefangen. Das hat am besten mit Remote-Unternehmen funktioniert. Die ersten Verträge waren alle remote, und das hat mir richtig gut gefallen. Ich kann meinen Tagesablauf besser gestalten, weil ich nicht ans Büro, Pendeln etc. gebunden bin. Außerdem – viele merken das gar nicht – ist Remote-Projektmanagement echt super, weil man ungestört arbeitet. Aber ich kommuniziere beruflich so viel, dass ich mich nie einsam fühle.

Ben Aston:

Klingt richtig gut.
Und was machst du dann mit der ganzen freien Zeit? Wir haben das letztes Mal gar nicht gesprochen: Was macht ein(e) Projektmanager(in) in seiner/ihrer Freizeit?

Natalie:

Ich habe manchmal ein Problem mit Work-Life-Balance. Das liegt vielleicht auch am Freelance-Anteil – wenn man frei hat, denkt man trotzdem ans Arbeiten. Aber ich erkunde gerne die Gegend hier. Wie du sagst, ich wohne wirklich in einer tollen Ecke, Sedona, der Grand Canyon, tolle Berge, Wanderwege etc. Ich gehe also gerne raus, wandere, fahre Offroad, fotografiere. Camping habe ich noch nicht ausprobiert – hier gibt’s zu viele gruselige Käfer, aber das will ich noch machen.

Ben Aston:

Du brauchst nur eine Fliegenklatsche oder Spray – oder eine Waffe.

Natalie:

Dann passe ich perfekt hierher.

Ben Aston:

Cool.
Ich wollte dich schon länger fragen: Was ist eigentlich aus deinem PM Reactions Blog geworden? Gibt’s den noch? Ist daraus etwas anderes geworden, z. B. der DPM(ish)-Newsletter?

Natalie:

Nein, den gibt’s noch. Alle Gifs und Memes sind noch online. Alle…

Ben Aston:

Zuletzt aktualisiert am 2. April.

Natalie:

Ich weiß…
Ich habe einen ganzen Ordner voller Gifs. Ich tagge sie nach Stimmung. Früher habe ich regelmäßig 50 auf einmal hochgeladen und dann automatisch posten lassen. Ist jetzt aber schon etwas her – peinlich eigentlich.

Ben Aston:

Vielleicht was für deinen Newsletter – als Anregung.

Natalie:

Gute Idee!

Ben Aston:

Seit unserem letzten Gespräch sind ja ein paar Monate vergangen. Was gibt’s Neues? Neue Projekte, neue Tools entdeckt?

Natalie:

Ich habe verschiedene neue Projekte gemacht; den Sommer über Projekte abgeschlossen. Nach dem Urlaub habe ich mit einer Agentur in New York gestartet, davor eine Agentur in Montreal – war super. Viele unterschiedliche Kunden, und ich war mal die einzige Vollzeit-Remote-PM. Interessant zu sehen, wie die Prozesse umgesetzt werden, wie ich daran mitwirken kann.
Was Tools angeht: Ich habe mich noch mal sehr für TeamGantt und Gantt-Charts begeistert – vor Jahren mal verwendet, jetzt wieder für ein Projekt. Außerdem nutze ich MeisterTask, das ist wie Trello. Mit einem kleinen Freelancer-Team klappt es super.
Das war’s eigentlich an coolen Neuerungen.

Ben Aston:

Interessant. “Ich bin ein Remoter“ – habe ich so noch nie gehört. Nennt man sich so in der Branche?

Natalie:

Manchmal schon. Offiziell ist das aber nicht.

Ben Aston:

Mich würde interessieren – du arbeitest als Digital Project Manager remote für verschiedene Agenturen in den USA und Kanada. Wie bekommst du diese Remote-Gigs?

Natalie:

Gute Frage! Ich glaube, das ist generell eine große Frage für Freelancer. Am Anfang habe ich gezielt nach Unternehmen gesucht, die zum ersten Mal einen PM einstellen – dort wusste man nicht genau, wie viel Arbeit zusammenkommt. Da habe ich meine Nische gefunden. Bei größeren Agenturen läuft viel über Mundpropaganda – jemand wechselt die Agentur, kennt jemanden, der jemanden sucht. Oder durch meine Auftritte auf Konferenzen, durch Artikel etc.
Oft bin ich nicht direkt in Kontakt mit der Person, die die Zusammenarbeit braucht – es ist meist ein weiterer PM, der Unterstützung sucht, oder der Inhaber, der sieht, dass das Team jemanden Neues benötigt. Es ist ein Mix.

Ben Aston:

Willkommen zurück im Digital Project Management-Podcast – nach tragischem Internetausfall (meinerseits). Das ist eben das Leben.
Natalie, danke für die Einblicke, wie du zu deinen Remote-Projektmanagementjobs kommst. Ich muss die Podcastaufnahme anhören, um mitzubekommen, was du geantwortet hast…

Natalie:

Hoffentlich gut!

Ben Aston:

…weil ich ja kurz weg war. Aber erzähl doch von deinem Artikel – falls ihr Natalies neuesten Artikel unter TheDigitalProjectManager.com noch nicht gelesen habt, schaut ihn euch an! Er heißt: „Warum und wie documentiert man Lessons Learned?“ Das Tolle daran: Es ist keine reine Theorie, sondern sie hat super praktische Lessons Learned-Vorlagen zum Download erstellt. Wenn ihr die runterladen möchtet und einen Adblocker nutzt: Ausschalten, sonst funktioniert es nicht!
Kennt ihr das, man findet ein Template und denkt: „Klingt toll!“ und weiß dann nicht, wie man es verwendet? Der Vorteil hier: Es ist nicht einfach leer, sondern es gibt Beispiele zur Inspiration, also konkret ausgefüllt – so habt ihr gleich einen Vorsprung beim Ausfüllen der Lessons Learned. Sprechen wir mal etwas darüber, Natalie: Was steckt hinter Lessons Learned? Ist das nicht das gleiche wie ein Projekt-Retro?

Natalie:

Es gibt einen offiziellen PMI-Framework dafür. Ich selbst bin nicht formell darin ausgebildet. Für mich sind Projekt-Retros super mit dem Team nach Projektabschluss, aber um Veränderungen zu erreichen und zu verstehen, wo wiederholte Fehler passieren oder Positives geschieht – und das über mehrere Projekte hinweg zu dokumentieren. Gerade wenn man langfristig mit denselben Agenturen oder Menschen arbeitet – ist es wichtig, das nachzuhalten und daraus zu lernen.

Ben Aston:

Absolut richtig.
Findest du, dass Projektteams oft die gleichen Fehler machen? Dokumentierst du jedes Mal die gleichen Lessons Learned?

Natalie:

Ja. Es sind fast immer die gleichen Probleme, dieselben Pain Points. Das sieht man auf jeder Konferenz in der Branche – immer geht’s um bestimmte wiederkehrende Herausforderungen, etwa im Ablauf oder Designprozess. Die großen Grundmuster sind oft gleich, und es ist spannend zu sehen, wie Teams unterschiedlich damit umgehen – oder auch nicht umgehen. Ich notiere mir das immer, was ich lerne, und wie meine Sicht sich verändert, wenn ich mit neuen Teams arbeite.

Ben Aston:

Was sind denn für dich die drei häufigsten Problemfelder für PMs?

Natalie:

Abschätzung/Schätzung (Estimating) ist ein großes Thema, Projekt-Kickoff bzw. Erwartungsmanagement. Schätzung ist schwer, es gibt viele Bücher und keine perfekte Methode. Dann Zeitpläne/Roadblocks – ungeplante Verzögerungen, etwa wenn der Kunde unerwartet eine Pause macht. Selbst mit perfekten Prozessen kann man nicht für alles Unbekannte vorsorgen. Prozessseitig kann man Verträge oder Regelungen haben, aber Kapazitäts- oder Ressourcenmanagement bleibt eine Herausforderung. Drittens: Erwartungsmanagement für alle Beteiligten. Vieles kann man in Meetings etc. dokumentieren und abgleichen, aber besonders in agilen oder kollaborativen Teams gibt es selten eine eindeutige Infostelle, und es ist schwer, alle Feedbackschleifen sauber zu schließen.

Ben Aston:

Absolut! Kleiner Hinweis: Ich arbeite gerade an einem umfassenden Artikel zum Thema Schätzung, wie du sagst, ein echtes Problemfeld – haltet also Ausschau.
Für mich ist eines der größten Themen immer die “Eigentümerschaft“ von Anforderungen. In jedem Team ist unklar: Wer ist für fachliche/technische Anforderungen verantwortlich? UX-Designer? Business Analyst? Technischer Leiter? PM? Gerade bei technischen Projekten dauert es oft, bis klar ist, wer für die jeweiligen Anforderungen zuständig ist. (Und sie entwickeln sich teils laufend weiter.) Die wechselnde Verantwortlichkeit über den Projektverlauf ist auch abhängig von Zusammenarbeit und Teamstruktur – es gibt keine Patentlösung! Kennst du das?

Natalie:

Ja, kann ich nur bestätigen. Das ist immer eine große Hürde. Wie du sagst, es gibt keinen Prozess, der für alle Personen und Schritte ideal funktioniert. Ein sehr reales Problem – ich hänge aktuell genau an sowas fest.

Ben Aston:

Was ist die wichtigste Lektion, die du bisher in deiner Karriere gelernt hast?

Natalie:

Ziemlich global, aber: NIEMALS Annahmen treffen. Ich habe schon oft geglaubt, eine Frage sei dumm und sie deshalb nicht gestellt – oder Entscheidungen nicht hinterfragt, deren Grund ich nicht verstand. Jedes Mal habe ich es später bereut. Oft sprechen andere die Frage dann doch an und es ergibt sich eine große Klärungsrunde.
Ich versuche daher immer, keine Annahmen zu machen. Egal ob ich mit Kunden spreche oder im Team. Lieber alles fragen, alles klären, alles aussprechen. Dann sind alle auf demselben Stand und es gibt eine Diskussionsbasis. Das hat mir sehr geholfen.

Ben Aston:

Sehr gut! Besonders Junior-PMs vermeiden oft „dumme“ Fragen, um nicht unwissend zu wirken – aber es ist enorm wichtig, diese Fragen zu stellen. Sie sind meist gar nicht dumm, und lösen oftmals erst wichtige Diskussionen aus. Und: Lernen kann man ohnehin nur, wenn man Fragen stellt und Annahmen ablegt.
Eines meiner größten Learnings: Früh in meiner Karriere habe ich mit einem großen Unterhaltungselektronik-Kunden gearbeitet, der nie Kosten konkretisiert hat. „Wir regeln das fair im Nachgang.“ Das hat nie funktioniert. Wir haben mehrmals auf eigene Kosten gearbeitet und uns dabei gründlich die Finger verbrannt. Ich habe daraus gelernt: Niemals Aufgaben umsetzen, bevor nicht klar ist, wer zahlt – besonders wenn beide Seiten den Schwarzen Peter rumschieben. Immer die Kosten VORHER klären! Mein Lessons Learned der Woche.
Zum Abschluss: Natalie, erzähl’ uns doch bitte noch kurz etwas zu DPM(ish). Wir haben es erwähnt. Was ist das für ein Newsletter?

Natalie:

Es ist ein Wochennewsletter, immer freitags, mit Fokus auf Projektmanagement. Ich versuche darin, einen persönlicheren Blickwinkel einzubringen – teile eigene Erfahrungen und Lesetipps, die auch mal abseits von PM liegen, aber trotzdem interessant sind, da wir alle viele Themen in unseren Projekten berühren. Seit kurzem gibt es außerdem eine Rubrik mit Patrice Embry vom PM Advice-Blog: „Ask a Project Manager“ – Lesende können Fragen einreichen und Patrice antwortet. Ich freue mich riesig über das aktuelle Thema – es ging heute morgen raus, und bald gibt’s dazu einen Link auf DPMish.com.

Ben Aston:

Super, klasse. Wir machen hier Schluss. Natalie, vielen Dank fürs Mitmachen (zum zweiten Mal heute!) – hoffentlich klappt jetzt alles technisch. Wer mitdiskutieren oder die Lessons-Learned-Vorlagen downloaden möchte: Geht auf TheDigitalProjectManager.com, schaut euch dort um, und tretet unserem Slack-Team bei – da gibt’s immer spannende Diskussionen, gerade im Remote-PM-Team/Channel. Auch für Nicht-Remote-PMs unterhaltsam zu lesen! Danke fürs Zuhören & bis zum nächsten Mal.