Agentur vs. Inhouse-PM: Welche Rolle ist die Beste?

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Michael Mordak: Hallo, hier ist Michael vom Digital Project Manager und willkommen zum heutigen Member Spotlight! Wir haben es geschafft, die größte und beeindruckendste Sammlung von Projektmanager:innen zusammenzustellen, die Veränderungen schaffen und die bestehenden Paradigmen in Projekten infrage stellen. Deshalb teilen wir ihre Geschichten – die persönlichen und beruflichen Wendungen, die wir nehmen, während wir versuchen, die uralte Frage zu beantworten: „Was willst du werden?“

Heute sprechen wir mit dem geschätzten Community-Mitglied und Principal Consultant für Partner Enablement bei Teamwork, Melody MacKeand. Melody hat ihren Weg als PM sehr bewusst gestaltet. Sie hat Zertifizierungen erworben, als Projektkoordinatorin, Agenturleiterin im PM, Inhouse-PM, Programmmanagerin, Portfoliomanagerin gearbeitet und ist jetzt Beraterin. Heute erfahren wir von ihr, was funktioniert hat und was nicht, welche Fähigkeiten wichtig für PMs sind und welchen Rat sie ihrem jüngeren Ich auf Basis ihrer heutigen Erfahrungen geben würde.

Melody, ich freue mich sehr auf dieses Gespräch mit dir, denn normalerweise interviewen wir in unseren Spotlights Menschen und sprechen darüber, wie sie einer Leidenschaft nachgegangen sind oder einer bestimmten Karriere gefolgt sind und dann durch einen Zufall als Projektmanager:innen gelandet sind – aus der Not heraus oder weil sie eine Gelegenheit ergriffen haben und so dorthin gekommen sind.

Aber dein Weg ist etwas anders, denn du hast dich aktiv dafür entschieden, PM zu werden und hast diesen Job bewusst angestrebt. Ich würde daher gern mehr darüber hören, wann und wie dir klar wurde, dass du eine Karriere im Projektmanagement anstrebst?

Melody MacKeand: Es hat auf jeden Fall geholfen, dass beide meiner Eltern Projektmanager waren. Dadurch wusste ich zumindest, dass es diesen Beruf gibt, auch wenn sie mich nicht unbedingt in diese Richtung gedrängt haben. Nach dem Studium habe ich zunächst einige Jobs angenommen, die eher leidenschaftsgetrieben waren, aber ich wusste, dass ich herausfinden wollte, wohin meine Karriere führen sollte. Und ich kannte das Feld Projektmanagement, also war das eine Option. Ich habe auch Business Analyse in Betracht gezogen, weil ich gehört hatte, dass das zu der Zeit ein guter Karriereweg sei.

Mein Ansatz war es, Zertifikate in beiden Bereichen zu erwerben. Das Ziel war, mich weiterzuentwickeln, um eine Stelle zu bekommen, aber auch, ein Gefühl dafür zu gewinnen, wie sich die einzelnen Bereiche anfühlen, um eine Entscheidung treffen zu können. Nachdem ich in beiden Feldern Zertifikate gemacht hatte, entschied ich mich für das Projektmanagement.

So fand ich eine Stelle als Projektkoordinatorin in einer Digitalagentur. Die Ausbildung und das Zertifikat haben mir sehr geholfen, einen Einstieg zu finden. Danach habe ich mir überlegt, ob das wirklich mein Weg ist und ob ich in diesem Bereich weitermachen möchte, gerade im digitalen Umfeld.

Michael Mordak: Wenn ich dir zuhöre, merkt man wirklich, dass du das Kind von zwei PMs bist, denn du hast das so gezielt angegangen – du hattest für beide Bereiche einen Plan und sogar einen Plan B mit eingeplant. Nicht nur hast du ein Zertifikat im Projektmanagement gemacht, sondern du hattest auch ein Backup.

Und als Kind von zwei PMs – gab es irgendetwas, an das du dich heute erinnerst und denkst: „Oh mein Gott, mein ganzes Leben wurde PM-mäßig organisiert?“

Melody MacKeand: Ich würde sagen, ich habe definitiv ein PM-geprägtes Leben gehabt und PMe mich jetzt selbst. Dafür bin ich sehr dankbar – vielleicht weniger damals, aber rückblickend sehr. Selbst solche Dinge wie zum Beispiel, dass ich schon in sehr jungem Alter in SAT-Vorbereitungskurse angemeldet wurde oder viele außerschulische Aktivitäten gemacht habe, resultierten daraus, dass meine Eltern unsere Zeit und Aktivitäten akribisch geplant haben, um uns bestmöglich zu fördern.

Heute sehe ich die Vorteile: Ich habe dadurch eine sehr gute schulische Grundlage erhalten. Und nicht nur beruflich, sondern auch privat bin ich ein PM. Ich plane akribisch, manage meine Zeit und mein Budget – das alles ist fester Bestandteil meines Wesens geworden.

Michael Mordak: Ich kann mir vorstellen, dass viel davon aus deiner Erziehung kommt. Ich nehme an, deine Eltern waren auch sehr streng, was Budgets, Planung und Zeitmanagement anging, oder?

Melody MacKeand: Absolut, ja.

Michael Mordak: Okay, du hast also die Zertifizierung gemacht, wurdest Projektkoordinatorin. Erzähl doch, wie sich deine Karriere seitdem weiterentwickelt hat. Wie ging es danach weiter?

Melody MacKeand: Ja, natürlich. Ich war mehrere Jahre weiterhin in der Agenturwelt tätig, habe für verschiedene Agenturen gearbeitet, was unglaublich spannend war. Ich habe mit tollen Unternehmen zusammengearbeitet und war von talentierten Leuten umgeben. Ich fühlte mich sehr glücklich, in diesem Bereich tätig zu sein, der mich sehr begeistert hat – Projektmanagement in einem kreativen und interessanten Umfeld. Ich habe diese berufliche Phase geliebt, wusste aber auch, dass es irgendwann wieder einen Wechsel geben würde. Manche bleiben ihre gesamte Karriere lang in Agenturen, was super ist. Andere wiederum wechseln irgendwann ins Inhouse oder in einen ganz anderen Bereich.

Mich hat dann eine ehemalige Kundin bzw. ein großer Non-Profit für eine Inhouse-Stelle angesprochen. Das war ein spannender Karrierewechsel, denn ich wechselte aus der Agentur ins Inhouse. Es war für einen Non-Profit, für dessen Anliegen ich mich sehr begeisterte, allerdings eher im projektmanagement-nahen Umfeld. Es war eine spannende Gelegenheit, weil ich schon Erfahrung im PM-Bereich gesammelt hatte und nun herausfinden konnte, ob es noch andere Tätigkeiten gibt, die mich vielleicht noch mehr interessieren.

Ich konnte eine PM-Plattform für die Organisation managen; dort arbeite ich mittlerweile fest. Außerdem habe ich kreative und digitale Ressourcen gesteuert – da konnte ich viel aus der Agenturerfahrung im Ressourcenmanagement einbringen. Es gab auch einen Portfoliomanager, sodass ich verschiedene Rollen ausprobieren konnte: vom Ressourcenmanagement über Portfoliomanagement bis zu einzelnen Projektmanagementaufgaben, um meine Fähigkeiten aufrechtzuerhalten.

So konnte ich viel ausprobieren und herausfinden, welche Bereiche im großen Weitenfeld des Projektmanagements mir liegen und welche weniger und wohin ich mich entwickeln möchte. In dieser Phase ist auch mein Interesse für Change Management und Prozessentwicklung gewachsen – Bereiche, für die ich vermutlich nie so viel Gelegenheit gehabt hätte, wäre ich streng beim PM geblieben.

Mittlerweile habe ich nochmal den Wechsel gewagt in die Tech- und Produktwelt bei Teamwork – es macht Spaß, die andere Seite des Projektmanagement- und Agenturlebens zu sehen und Organisationen bzw. Agenturen dabei zu unterstützen, Projekte für ihre Produkte effizienter zu steuern.

Michael Mordak: Das ist wirklich spannend. Ich finde es toll, wie sich dein Kreis geschlossen hat: vom Einstieg in der Agentur über Inhouse bis jetzt zur beratenden Tätigkeit für Agenturen – ein hybrider Weg. Genau diese Diskussion taucht bei uns in der Community immer wieder auf: der Unterschied zwischen Agentur-PM und Inhouse-PM.

Gibt es für dich markante Merkmale, die Agentur und Inhouse unterscheiden? Was findest du an einer Seite attraktiver? Bevorzugst du eher das Inhouse oder die Agentur?

Melody MacKeand: Gute Frage. Ich finde die Agenturwelt aufregend, spannend und chaotisch; oft erscheint da das Inhouse sehr verlockend, weil es normaler und weniger chaotisch wirkt.

Aber sobald man Inhouse arbeitet, stellt man fest: Das ist einfach die Realität von Projektmanagement überall. Beide Seiten denken manchmal, dass das Gras woanders grüner ist, aber in Wahrheit gibt es mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede. Selbst die Non-Profit-Organisation, bei der ich Inhouse war, hat ihre Projekte behandelt, als wären die Programm-Teams unsere Kunden und die Ressourcen – digitale und kreative – wurden wie in einer Agentur verteilt. Im Grunde hat es also intern wie eine Agentur funktioniert. Das war spannend, weil ich beide Perspektiven erleben konnte und gesehen habe, wie unterschiedlich oder ähnlich sich beides anfühlt – etwa, dass im Inhouse keine „externen Kunden“ mit Budgets anklopfen, sondern Teams projektbezogen zusammenarbeiten.

Ich habe das Gute und Schlechte auf beiden Seiten kennengelernt und könnte mich nicht festlegen. Die Agenturwelt ist super, gerade am Anfang der Karriere, da man viele Kontakte knüpft. Viele meiner Freunde und ehemaligen Kunden stammen aus dieser Zeit – ich habe so einen neuen Job bekommen und bin sogar quer durchs Land gezogen. Die Agenturwelt bietet sehr viel Abwechslung und die Chance, für viele Organisationen zu arbeiten. Inhouse erlebt man das seltener.

Michael Mordak: Ich finde das gut, wie du Inhouse fast wie eine interne Agentur behandelst. Das passt exakt zu Diskussionen, die wir zuletzt in unserem Slack-Channel geführt haben.

Dieser Perspektivwechsel ist für viele eine große Hilfe – nicht nur für die Community-Mitglieder, sondern für alle, die zuhören.

Melody MacKeand: Ja. Im Inhouse gibt es eine eigene Risikowelt. Das Agentur-Mindset hilft, viele Probleme zu lösen. Viele glauben Inhouse, Ressourcen sind unbegrenzt und kosten nichts, denn: „Das sind ja unsere Kolleg:innen.“ In der Agenturwelt gibt es Verträge, Budgets, klare Rahmenbedingungen. Wenn man das Inhouse-Team mit Agentur-Mindset steuert, führt das zu besserer Scope-, Zeit- und Ressourcensteuerung und verhindert, dass sich Kolleg:innen überarbeiten. Man hat das Gefühl, es gäbe endlos Arbeit und genug Personal – aber ohne sinnvolle Einschränkungen droht Überlastung. Das Agentur-Mindset kann also intern wertvoll sein.

Michael Mordak: Ich möchte das Thema wieder auf eine etwas höhere Ebene heben. Du bist mit zwei PM-Eltern aufgewachsen und hattest sicher viel Berührung mit Fertigkeiten, die dir später als Projektmanagerin geholfen haben. Gab es weitere Eigenschaften oder Erfahrungen aus deiner Kindheit oder früheren Jobs, die dir besonders beim Projekmanagementstart geholfen haben?

Melody MacKeand: Projektmanagement wirkt oft abstrakt: Begriffe wie Projekte, Scope, Timeline. Aber im Kern geht es um Menschen. Es geht um Menschen, die exzellente Arbeit leisten sollen, um Teams mit eigenen Zielen, Motivationen, Ängsten und Frustrationen. Ich habe vor dem PM vor allem mit sehr unterschiedlichen und meinungsstarken Menschen gearbeitet, die persönliche Themen in die Arbeit trugen.

Das ist sehr übertragbar ins PM: Viele meinen, sie müssten das ganze Feld studieren, Projekte perfekt umsetzen, Budgets kontrollieren. Aber zentral ist: Wie arbeite ich mit Ressourcen, Team, Kolleg:innen, mit ihren Zielkonflikten? Wie arbeite ich mit Kund:innen, die immer genau sagen, was sie wollen? Vieles – ob Kindheit oder frühere Jobs – dreht sich um Umgang mit Menschen und: Wie trete ich anderen gegenüber auf?

Michael Mordak: Das ist ein sehr guter Punkt. Es geht um Soft Skills wie die Fähigkeit, Situationen richtig einzuschätzen und individuell zu kommunizieren. Du hast einen runden Hintergrund, aber ich versuche mal Schwächen zu finden: Gab es Bereiche, für die du zu Beginn gezielt upskillen musstest, um deine Karriere voranzubringen?

Melody MacKeand: Viele würden denken, PMs sind superorganisiert – ich selbst bin aber chaotischer als der Schnitt, leider für meine Eltern!

Das war eine große Herausforderung für mich: Im Kopf wusste ich immer, wie der Stand aller Projekte ist, meine täglichen Aufgaben, das To-do-Management – aber das hilft niemandem außer mir selbst. Ein Beispiel: Ich hatte vor einigen Jahren mitten in einem Projekt einen Autounfall. Jemand anderes musste sofort wissen, was im Projekt passiert, um übernehmen zu können.

Ich musste lernen, Organisation nicht nur für mich selbst zu praktizieren, sondern Systeme zu finden, in denen andere sofort den Überblick bekommen. Daran arbeite ich bis heute. Ich habe viele Tools ausprobiert, überall Post-its als Reminder, um nicht in mein eigenes Chaos zu versinken. Dokumentation, Informationen zugänglich machen – das musste ich aktiv lernen.

Michael Mordak: Dokumentation ist wirklich wichtig. Mir fällt dazu die Lightning-Strike-Regel ein: Wenn du das Büro verlässt und vom Blitz getroffen wirst, können andere das Projekt weiterführen? Haben sie alle Infos, kennen sie den Stand, wissen sie, wie es weitergeht? Ein sehr wichtiger Punkt – das Chaos im Kopf muss irgendwie dokumentiert und für andere nutzbar gemacht werden.

Angenommen, du könntest dein jüngeres Selbst beraten – nach allem, was du gelernt und erlebt hast, welche Ratschläge würdest du dir geben?

Melody MacKeand: Vieles! Vor allem: Setze immer dich selbst an erste Stelle. Gerade zu Beginn der Karriere wiederholt sich diese Lektion: Du bist eine Ressource für das Unternehmen, die Kund:innen, die Projekte. Letztlich schaut nur eine Person auf dich: du selbst. Und du bist dann am besten, wenn du klare Grenzen ziehst. Als junge Person will man sich beweisen – aber es gibt immer Arbeit, immer Kund:innen. Es ist sehr leicht, dass das Privatleben leidet. Ich selbst habe meinen Job auf mein Privatleben, meine Gesundheit, mein Wohlbefinden abfärben lassen. Heute achte ich sehr darauf, Grenzen zu setzen. Ich bin jetzt begeisterte Boxerin und liebe es, mit einem Workout zwischen Beruf und Freizeit zu wechseln. Das hätte meinem jüngeren Ich sehr geholfen.

Michael Mordak: Das ist großartig. Das sind wichtige Dinge, die ich mir selbst täglich vor Augen führen sollte: Grenzen setzen, Mittagspause machen, Feierabend einhalten. Gerade im Homeoffice verschwimmen die Grenzen schnell – noch eine E-Mail, noch eine Slack-Nachricht... Danke, dass du das ansprichst.

Melody MacKeand: Noch ein großer Punkt: Keine Dinge persönlich nehmen und immer vom Guten im Gegenüber ausgehen! Projektmanagement dreht sich darum, dass wir als ganze Person mit all unseren Stärken und Schwächen zur Arbeit kommen. Als junger Mensch nimmt man alles persönlich: Läuft ein Projekt schief, ist das sofort ein persönliches Scheitern. Ist jemand unzufrieden, fühlt es sich wie ein Angriff an. Man sollte sich rausnehmen, sich Nachsicht schenken und annehmen, dass die anderen mit den besten Absichten arbeiten wollen. Dann macht der Job mehr Spaß und man fühlt sich besser.

Heute gehe ich viel entspannter zur Arbeit, wo ich früher ständig gekämpft habe, weil ich mir so vieles zu Herzen genommen habe.

Michael Mordak: Das stimmt! Wenn jemand Feedback gibt oder Kritik äußert, dann meistens nicht, um einen anzugreifen, sondern um das Projekt zu verbessern. Das kann man sich selbst auch umgekehrt vor Augen führen – beim Feedback an andere. Danke, dass du das ansprichst.

Melody MacKeand: Ja. Viele denken sofort: Wenn eine Mail schroff klingt, habe ich etwas falsch gemacht. Aber gleichzeitig schickt man selbst vielleicht etwas Unfreundliches, weil der Tag stressig war oder man schlecht geschlafen hat. Es hilft, sich rauszunehmen. Feedback macht einen besser, hilft beim Job. Auch beim Geben von Feedback habe ich viel gelernt. Gerade als Frau im Beruf will man nicht unbedingt zu direkt sein. Doch inzwischen weiß ich, wie wertvoll ehrliches Feedback ist: Mein:e Manager:in hatte die Regel, dass Feedback im Jahresgespräch vorab persönlich gesagt werden muss – sonst darf es nicht ins Review.

Das hat mir geholfen: Wenn ich etwas habe, muss ich es direkt ansprechen, damit jemand die Chance bekommt, sich zu entwickeln, bevor es „offiziell“ wird. Zusammengefasst: Wir sind alles Menschen, wir verdienen Rücksicht. Und die Gelegenheit, uns zu ändern. Man hat mir oft die Zeit und Geduld dafür gegeben – das möchte ich anderen auch ermöglichen.

Michael Mordak: Ein sehr wichtiger Aspekt! Geben wir anderen den Raum zur Entwicklung, geben sie ihn auch uns zurück. So entstehen wertschätzende Beziehungen und ein produktiveres Miteinander, statt Missstimmung und negative Folgen fürs eigene Wohlbefinden. Wer schlecht gelaunt zur Arbeit geht, leistet schlechtere Arbeit und sein Privatleben leidet.

Offenheit und Achtsamkeit sind für alle besser. Dieses Gespräch war ein tolles Beispiel für einen anderen Karriereweg ins Projektmanagement: Manche stolpern hinein, manche gehen ganz bewusst diesen Weg. Deine gezielte Karriereplanung mit Zertifikaten, erst im Koordinatorenjob, dann in der Agentur, bis hin zu Inhouse – das ist ein inspirierender Weg, von dem Zuhörer:innen bestimmt viel mitnehmen können – hoffentlich auch, um manche Fehler zu verhindern, die man sonst selbst machen würde.

Melody MacKeand: Absolut, ich habe das Gespräch sehr genossen.

Michael Mordak: Super, ich freue mich, dass du dabei warst, Melody. Ich bin gespannt auf weitere Gespräche in der Community. Deine Einblicke und Erfahrungen sind wertvoll für alle. Du gehst immer mit Wissen und Wertschätzung voran. Danke dafür!

Danke fürs Zuhören bei unserem Member Spotlight mit Melody MacKeand. Sie hat noch viel mehr Wissen zu teilen. Kommen Sie in unseren Slack-Channel und tauschen Sie sich mit der Community der digitalen Projektmanager:innen aus. Wir freuen uns auf Sie! Weitere Infos zur Mitgliedschaft finden Sie unter thedigitalprojectmanager.com/membership.

Danke fürs Zuhören!