7 Wege, den Wert des Projektmanagements in Ihrer Organisation zu verkaufen
Wenn der Druck steigt, mit weniger mehr zu erreichen, wird Projektmanagement in Organisationen oft als erstes zur Disposition gestellt. Ich verstehe das – wir sind ein wenig entfernt vom eigentlichen Endprodukt.
Wir sind nicht die Ingenieurin, die die Brücke entwirft, nicht der Entwickler, der die Website programmiert, oder die Texterin, die den Werbespot schreibt. Wir sind vom Geschehen etwas entfernt, und wenn Sie ein Unternehmen führen, das Widgets herstellt, müssen Sie priorisieren, Menschen einzustellen, die genau diese Widgets bauen.
Kombinieren Sie das mit dem Markenzeichen guten Projektmanagements: einer ninjaartigen Ruhe und Unsichtbarkeit. Ist der Projektmanager gut, sind die Tätigkeiten von außen kaum greifbar – ein Rezept dafür, dass man übersehen wird.
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Sie und Ihre Projektmanager-Kolleginnen und -Kollegen wissen, dass Ihre Arbeit für gleichbleibende Ergebnisse sorgt und Umgebungen schafft, in denen Projektteams und Kunden zufrieden sind. Aber wie verkauft man den Wert von Projektmanagement und sorgt dafür, dass die Organisation davon überzeugt wird – insbesondere, wenn schwierige Entscheidungen anstehen?
In diesem Artikel stelle ich die sieben besten Wege vor, wie Sie als Projektmanagement-Expertin bzw. -Experte den Wert von Projektmanagement vermitteln können:
1. Fangen Sie klein an
Wenn Sie Projektmanagement verkaufen möchten, beginnen Sie mit den einfachsten Ansätzen und halten Sie es simpel. Vielleicht gibt es wiederkehrende Aufgaben, die mit einer einfachen Prozessvorlage oder Visualisierung profitieren würden, oder ein einzelnes Projekt kommt einfach nicht ins Rollen.
Wenn Projektmanagement in Ihrer Organisation noch nicht anerkannt wird, vermute ich, dass es viele blinde Flecken gibt – und Sie finden sicher schnell Möglichkeiten, kleine Verbesserungen einzuführen.
Vielleicht fehlt es an der Dokumentation von Besprechungsnotizen und nächsten Schritten. Oder Projekte verlaufen zwar planmäßig, aber Kalender lassen sich nur schwer koordinieren, wenn ein Ergebnis überprüft werden muss. Nicht jedes Problem verlangt nach einem 12-seitigen Projektplan; manchmal genügt es, vorauszuplanen und rechtzeitig ein Meeting anzusetzen oder grundlegende Projektmanagement-Tools zu verwenden.
Ihre Organisation braucht Ihre Unterstützung vielleicht nicht bei jedem einzelnen Projekt oder jeder Aufgabe. Aber wenn Sie beginnen, kleinen Mehrwert einzubringen, werden die Teams nach und nach Ihre Hilfe aktiv nachfragen.
2. Folgen Sie dem Geld
Dieser Punkt ist nicht besonders spannend, aber sehr wesentlich. Wenn Sie in einer Funktion arbeiten, die nicht direkt zum Umsatz beiträgt, ist es extrem wichtig, die Grundlagen zu verstehen, wie Ihr Unternehmen Geld verdient und verschiedene Rollen finanziert.
Je mehr Sie den Zusammenhang zwischen Projektmanagement und wiederkehrenden Einnahmen, wertvollen Projekten, der Rendite oder sogar steigenden Marktanteilen herstellen können, desto eher werden das Finanzteam und andere wichtige Stakeholder Sie als bedeutenden Beitraggeber wahrnehmen.
3. Kennen Sie Ihr Publikum
Das eigene Publikum zu kennen, hat beim Verkauf von Projektmanagement gleich zwei Bedeutungen.
Zum einen sollten Sie Ihre Herangehensweise an das Projektmanagement bei jedem einzelnen Projekt auf die Bedürfnisse der Teammitglieder sowie auf die jeweiligen Aufgabenanforderungen abstimmen. Anpassungsfähigkeit verschafft Ihnen Pluspunkte – so unterstützen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen auf die richtige Art und Weise, statt etwas zu erzwingen, das nicht gebraucht wird. Das sorgt für effektives Projektmanagement.
Zweitens: Sie müssen verkaufen – und der erste Schritt im Verkaufsprozess und Marketing ist das Verständnis für das Zielpublikum. Verwenden Sie Verkaufsstrategien, die auf das höhere Management, Führungskräfte oder sogar auf die Vertriebsteams Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Ich weiß, dass es unangenehm ist, sich selbst zu verkaufen und sich in den Mittelpunkt zu stellen. Was, wenn jemand widerspricht? Zack – willkommen, Impostor-Syndrom.
Aber es gibt Wege, Projektmanagement – und sich selbst – als Ganzes zu verkaufen, ohne sich dabei zu fühlen, als würde man Tür-zu-Tür Geschenkpapier verkaufen wie bei der Schulfahrt in der vierten Klasse (vielleicht war das aber auch nur ich).
4. Verbündete finden und nah bei ihnen bleiben
Gerade am Anfang sollten Sie sich an die Menschen halten, die offen für Ihre Unterstützung sind. Nicht alle in Ihrer Organisation werden von Anfang an größte Projektmanagement-Fans sein. Finden Sie die Unterstützerinnen und Unterstützer und bleiben Sie nah an ihnen.
Sie werden Beispiele für erfolgreiche Projekte brauchen – und genau das ermöglichen Ihnen diese Personen. Machen Sie Ihren Job gut, tragen diese Menschen Ihr Lob an ihre Teams und Vorgesetzten weiter und (hoffentlich) stellen Ihnen auch Empfehlungen aus.
5. Entwickeln Sie Fallstudien
So wie Ihr Unternehmen Erfolgsgeschichten oder Fallstudien entwickelt, um neues Geschäft zu gewinnen, sollten Sie selbst Fallstudien erstellen, die die Vorteile von Projektmanagement und Ihre Rolle bei erfolgreichen Projekten hervorheben.
Sie können diese sogar so strukturieren, wie es Ihr Unternehmen tut. Gestalten Sie Ihre Fallstudien professionell und wirkungsvoll. Stellen Sie die Verbindung zwischen Projektmanagement und dem Erreichen von Unternehmenszielen oder erfolgreicher Projektabwicklung klar dar, insbesondere in kritischen Bereichen wie Informationstechnologie oder der Einführung eines neuen Produkts.
Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Projektsponsor, die Unternehmensleitung oder andere Stakeholder sofort „verstehen, worum es geht“. Erzählen Sie eine überzeugende Geschichte über den Wert des Projektmanagements, indem Sie vertraute Begriffe aus anderen Geschäftsbereichen verwenden.
6. Quantifizieren Sie den Impact, wo immer möglich
Die Erfahrungsberichte Ihrer Unterstützer und Ihre sorgfältig ausgearbeiteten Fallstudien werden zweifellos viele qualitative Gründe für den Glauben an Projektmanagement liefern. Unabhängig davon, wie datengetrieben Ihr Unternehmen ist, benötigen Sie einige quantitative Daten, um Ihr Anliegen zu untermauern.
Typische Kennzahlen, um den Einfluss eines effektiven Projektmanagements zu messen, sind:
- Gesperrte Stunden oder eingesparte Zeit
- Reduzierung der Projektkosten durch Effizienz oder durch die Vermeidung von Projektmisserfolgen
- Steigerung der Geschäftsergebnisse
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit
- Erhöhung von Net Promoter Scores, intern oder bei Ihren Partnern oder Kunden
Galen Low, einer unserer Mitgründer, hatte ein großartiges Gespräch mit Bill Moroz. Sie sprachen über den Einsatz von Daten zur Wirkungskommunikation im Zusammenhang mit agilem Projektmanagement, Business Cases und vielem mehr, das Ihnen in diesem Zusammenhang helfen kann.
7. Passen Sie sich an und wechseln Sie gegebenenfalls die Strategie
Zu guter Letzt: Seien Sie darauf vorbereitet, Ihr Plädoyer für Projektmanagement je nach Gesprächspartner anzupassen. Was dem CEO das Projektmanagement schmackhaft macht, wird nicht dasselbe sein, was einen Berufseinsteiger überzeugt.
Sie müssen zunächst den Unterschied zwischen diesen beiden Nutzenversprechen verstehen und dann sicherstellen, dass Sie beide klar kommunizieren können.
Haben Sie Geduld, aber gehen Sie weiter, wenn Ihre Werte nicht übereinstimmen
In einem Szenario, in dem nicht jeder den Wert von Projektmanagement-Methoden oder Ihre Vision von Programmmanagement sowie die Rolle eines Project Management Office (PMO) zu schätzen weiß, bleiben Sie anpassungsfähig (zum Beispiel beim strategischen Planen). Seien Sie nicht nur bereit, Ihre Argumentation, sondern gegebenenfalls auch Ihre Vision für Projektmanagement anzupassen (natürlich im Rahmen des Zumutbaren).
Wenn Sie kooperativ, flexibel sind und einen „Ja, und …“-Ansatz bei komplexen Projekten verfolgen, werden alle in Ihrer Umgebung gerne mit Ihnen weiterarbeiten. Es kann zunächst ein harter Weg sein und nicht alles wird sofort perfekt laufen, aber meiner Erfahrung nach – sobald jemand einen erfolgreichen Projektmanager kennengelernt hat und sieht, wie direkt dieser auf das Geschäftsergebnis einwirkt, gibt es kein Zurück mehr.
Das heißt jedoch auch: Es gibt viele verschiedene Ausprägungen von Projektmanagement und es kann sein, dass Sie in eine Organisation geraten, die Ihre Vision für PM nicht teilt.
Daran ist nichts falsch. Und wenn Sie und Ihr Unternehmen einfach nicht auf einen gemeinsamen Nenner kommen, können Sie darauf vertrauen, dass irgendwo ein anderes Unternehmen auf jemanden mit Projektmanagement-Kompetenzen wie Ihnen wartet und alles tun würde, Sie im Team zu haben.
Wie geht es weiter?
Wir bieten außerdem Schulungen für Digital-Projektmanagement für Agenturen und andere Unternehmen an, die die Werte und Methoden ihres Projektmanagement-Teams aufeinander abstimmen möchten.
Und schauen Sie sich auch gerne unsere Mitgliedschaft an und treten Sie unserer Slack-Gruppe bei, in der wir uns über diese Herausforderung und andere Projektmanagement-Herausforderungen austauschen. Melden Sie sich an, um mit anderen Projektmanager:innen aus der Praxis über diese Herausforderungen zu sprechen und sich zu vernetzen.
