Experte für Projektabwicklung sagt, dass KI defekte Wissenssysteme in Unternehmen aufdeckt
Wenn Organisationen KI einführen, entdecken sie oft etwas Unerwartetes: Ihre Wissenssysteme sind fragmentiert, nicht dokumentiert und defekt. Projektmanagement-Experte Mark Burnett erklärt, was das für Projektleiterinnen und Projektleiter bedeutet – und wie sich adaptive Systeme entwerfen lassen, in denen KI und menschliche Führung gemeinsam gedeihen.
Mark Burnett
Ingenieur, Transformationsstratege und Gründer des Ambidextrous Project Manager
Governance verbinden: Mark Burnett vereint traditionelles und agiles Projektmanagement für eine effektive Umsetzung in komplexen Umgebungen.
KI-Verstärkung: KI verbessert das Projektmanagement, indem sie die Qualität des Denkens steigert und Schwächen im organisatorischen Wissen aufdeckt.
Verschiebung der kognitiven Belastung: KI reduziert den Zeitaufwand für Dokumentation und ermöglicht es Projektleitern, sich stärker auf die menschlichen Aspekte der Umsetzung zu konzentrieren.
Iterative Systeme: Der Einsatz schlanker Systeme fördert Anpassungsfähigkeit und Flow, wobei iterative Dokumentation der umfangreichen Vorabkontrolle vorgezogen wird.
Zukünftige Führung: Erfolgreiche Projektmanagerinnen und Projektmanager werden zu Orchestratoren von Teams und legen den Fokus auf menschliche Fähigkeiten im Zusammenspiel mit KI.
Mark Burnett ist Ingenieur, Transformationsstratege und der Gründer von The Ambidextrous Project Manager. Sein Schwerpunkt liegt auf dem Design von adaptiven Systemen, die Teams das Gedeihen in komplexen Umgebungen ermöglichen.
Wir haben uns mit Mark unterhalten, um mehr über seinen Ansatz im Projektmanagement zu erfahren und wie KI seine Arbeits- und Führungsweise verändert. Das hat er uns erzählt.
Traditionelle Governance mit agiler Anpassungsfähigkeit kombinieren, um Erfolg zu finden
Mein Name ist Mark Burnett. Ich bin Ingenieur, Transformationsstratege und Gründer & CEO von The Ambidextrous Project Manager (TAPM). Meine Arbeit verbindet Strategie, Technologie und menschliche Belastbarkeit.
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Ich unterstütze Unternehmensleiter, Projektmanager, Unternehmer (KMU), Ingenieur- und Technologieteams bei der Umsetzung komplexer Initiativen – insbesondere im Bereich digitale/geschäftliche Transformation, Aufbau eines PMO, sowie Personal- und Organisationsveränderungen. In den vergangenen zwei Jahrzehnten war ich in den Bereichen Telekommunikation, erneuerbare Energien sowie IT- & IKT-Ökosystemen in der Karibik, Lateinamerika und darüber hinaus tätig. Heute liegt mein Fokus weniger darauf, starre Methoden bei der Projektabwicklung durchzusetzen, sondern vielmehr darauf, adaptive Systeme zu gestalten, die Teams ermöglichen, in komplexen Umgebungen erfolgreich zu sein.
Ich beschreibe mich oft als beidhändigen Delivery-Leader und strategischen Transformationspartner – jemand, der traditionelle Governance mit agiler Anpassungsfähigkeit verbindet. Das bedeutet, strukturierte Rahmenwerke dort zu nutzen, wo sie Mehrwert schaffen, aber auch Teams mit schlanken, menschenzentrierten Praktiken zu befähigen, damit Innovation und Schnelligkeit möglich werden. Im Kern besteht meine Aufgabe darin, Menschen und Projekte zum Erfolg zu verhelfen – vor allem dann, wenn die Chancen gegen sie stehen.
Warum KI die "Denkqualität" im Projektmanagement verstärkt
KI ersetzt das Denken nicht – sie verbessert dessen Qualität. Sind Ihre Eingaben oberflächlich, werden die Ergebnisse es ebenfalls sein. Aber in der Verbindung aus Fachwissen, strukturiertem Denken und kontextbezogenen Eingaben wird KI zu einem mächtigen intellektuellen Partner.
KI legt auch Schwächen in Wissenssystemen von Organisationen offen. Viele Unternehmen erkennen mit der Einführung von KI, dass ihre Informationen fragmentiert, unzureichend dokumentiert oder inkonsistent sind. Die KI-Einführung zwingt Organisationen, sich einer tieferen Frage zu stellen: Verstehen wir unsere eigenen Prozesse?
KI ersetzt das Denken nicht – sie verbessert dessen Qualität.
Wie KI die mentale Belastung der Projektleitung neu definiert
KI verändert grundlegend die kognitive Belastung in der Projektleitung. In der Vergangenheit verbrachten Projektmanager enorme Zeit mit Dokumentation, Statusberichten, Besprechungsnotizen, Risikologs und Kommunikation. Viele dieser Aufgaben werden nun von KI erstellt, zusammengefasst oder beschleunigt. Ich selbst verbringe heute deutlich weniger Zeit mit der Erstellung von Artefakten und widme mich mehr dem Design von Lieferstrukturen, dem Coaching von Teams, der Interpretation von Erkenntnissen und der strategischen Entscheidungsfindung.
Ironischerweise wird Projektführung umso menschlicher, je mehr KI wächst.
KI hilft mir, schnell Entwurfspläne, Stakeholder-Kommunikations-Vorlagen, Wissenszusammenfassungen, Workshop-Materialien und Risiko-Szenarien zu erstellen. Mein Fokus liegt daher stärker auf den menschlichen Aspekten der Umsetzung: Stakeholder-Alignment, Sinnstiftung in Unsicherheit, ethischer Technologieeinsatz und Teamerfolg. Ironischerweise wird Projektführung umso menschlicher, je mehr KI wächst.
Wie KI mit Komplexität in Projektabwicklungssystemen umgeht
Wir haben eine digitale Initiative begleitet, in der Stakeholder von Dokumentation und fehlender Abstimmung zwischen Teams überwältigt waren. Das erste Problem war nicht die Technik – es war die Informationsflut. So haben wir das Problem mit KI gelöst.
- Schritt 1: Wissenskonsolidierung. Wir erstellen rasch Zusammenfassungen, Themenschwerpunkte und Risiko-Einschätzungen. Dazu nutzen wir KI-Tools, um verstreute Projektdokumente – etwa Protokolle, technische Unterlagen, Stakeholder-Mails und Lieferpläne – zusammenzuführen.
- Schritt 2: Entscheidungsunterstützende Workflows. Mit KI-gestützten Prompts generieren wir Risiko-Heatmaps, Kommunikationsentwürfe für Stakeholder und Entscheidungsbäume für Führungskräfte.
- Schritt 3: Schnelle Iteration. Statt großer, statischer Dokumente stellen wir auf kurze, iterative Deliverables um, wie z. B. Print-Briefs, visuelle Roadmaps und Entscheidungsnotizen.
Eingesetzte Tools:
- KI-Assistenten für Auswertung und Entwürfe
- Kollaborative Dokumentationsplattformen
- Tools für visuelle Roadmaps
Ergebnisse: Das wichtigste Resultat war nicht die Geschwindigkeit – sondern die Klarheit. Die Führungskräfte hatten endlich ein gemeinsames Verständnis über Prioritäten, Risiken und Lieferrestriktionen. Und das Team gewann wieder an Schwung. Manchmal ist das größte Projektrisiko nicht die technische Komplexität – sondern das fehlende gemeinsame Verständnis. KI hat geholfen, diese Reibung deutlich zu senken.
Manchmal ist das größte Projektrisiko nicht technische Komplexität – sondern ein fehlendes gemeinsames Verständnis.
Wie KI und menschliche Fähigkeiten sich in der Projektabwicklung ergänzen
Wir nutzen KI zur Unterstützung in mehreren Bereichen. Bei der Dokumentationserstellung setzen wir KI für Entwürfe von Projektsteckbriefen, Protokollen, Anforderungsübersichten und Stakeholder-Berichten ein. Auch bei der Wissenssynthese ist KI sehr leistungsfähig. Wir extrahieren damit Erkenntnisse aus langen Dokumenten, fassen Protokolle zusammen und identifizieren Muster in Projektinformationen. Zudem nutze ich KI, um Szenarien zu simulieren und Risikolisten zu generieren, die Teams ansonsten übersehen könnten.
Dennoch gibt es Bereiche, die weiterhin menschliche Fähigkeiten benötigen. Projektführung bleibt zutiefst menschlich. KI unterstützt die Entscheidungsfindung – ersetzt sie aber nicht.
Folgende Bereiche erfordern weiterhin menschliches Handeln:
- Stakeholder-Diplomatie
- Ethik in Entscheidungsprozessen
- Teammotivation
- Konfliktlösung
- Strategische Priorisierung
Wie sich ein KI-Stack im letzten Jahr entwickelt hat
KI wird immer mehr zur verbindenden Schicht zwischen den Tools und hilft Teams, schneller zwischen Information, Entscheidung und Handlung zu wechseln. Mein Stack hat sich im vergangenen Jahr deutlich weiterentwickelt:
- KI-Assistenten: Werden verwendet zum Entwurf, zur Synthese und zur Beschleunigung von Recherche.
Auswirkung: verkürzt die Dokumentationszeit erheblich, beschleunigt die Wissensfindung - Kollaborative Wissenswerkzeuge: Werden genutzt für gemeinsame Dokumentation und Abstimmung zwischen Teams.
Auswirkung: verbessert die Sichtbarkeit, reduziert isoliertes Wissen - Visuelle Planungsplattformen: Dienen zur Darstellung von Roadmaps, Workflows und Lieferungsvisualisierung.
Auswirkung: schnelleres Verständnis bei Stakeholdern, verbesserte Ausrichtung - Kommunikationstools: Nach wie vor entscheidend für die Koordination verteilter Teams.
Auswirkung: unterstützt asynchrone Zusammenarbeit
KI wird zur verbindenden Ebene zwischen Tools und hilft Teams, schneller von Informationen zu Entscheidungen und Handlungen zu gelangen.
Wie KI-gestützte Zusammenfassungen die Projektgeschwindigkeit erhöhen
Ich finde, dass KI-gestützte Zusammenfassungen von Meetings und Dokumenten unterschätzt werden. Das klingt möglicherweise einfach, aber es verbessert die Projektdynamik erheblich.
Statt dass Teams Stunden mit dem Schreiben von Zusammenfassungen verbringen, kann KI sofort Meeting-Zusammenfassungen, wichtige Entscheidungen, Maßnahmen und Updates für Stakeholder erstellen. Die wirkliche Auswirkung liegt in der Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung. Wenn Führungskräfte prägnante und klare Informationen erhalten, können sie schneller bessere Entscheidungen treffen.
Warum leichte Systeme traditionelle Methoden ersetzen
Traditionelles Projektmanagement setzte oft auf Dokumentation und Kontrolle. Moderne Prozesse setzen zunehmend auf Fluss und Anpassungsfähigkeit. In der Praxis bedeutet das:
Anstatt große Dokumentationspakete im Voraus zu erstellen, fertigen wir heute:
- Leichte Roadmaps
- Sich entwickelnde Liefer-Briefs
- Iterative Dokumentation
Werkzeuge wie visuelle Planungsboards und kollaborative Dokumentationsbereiche erlauben Teams, aktuelles Projektwissen lebendig zu halten. Der Wandel erfordert allerdings eine Kulturveränderung. Teams müssen sich wegbewegen von vollständiger Vorausdokumentation hin zu stetigem Lernen und kontinuierlichem Anpassen.
Warum agentenbasierte Workflows enormes Potenzial haben
Ich habe begonnen, agentenbasierte Ansätze zu erforschen, insbesondere im Bereich Wissensmanagement und Dokumentation. Aktuell befinden sich diese Experimente noch im Anfangsstadium. Das Potenzial ist jedoch enorm. Agentenbasierte Systeme könnten irgendwann wie digitale Projektanalysten fungieren, die Lieferteams kontinuierlich unterstützen.
Agentenbasierte Systeme könnten irgendwann wie digitale Projektanalysten agieren, die Lieferteams kontinuierlich unterstützen.
Anstelle der manuellen Koordination von Informationen über verschiedene Tools hinweg können KI-Agenten dabei helfen:
- Relevantes Projektwissen abrufen
- Berichte generieren
- Fortschritte zusammenfassen
- Potenzielle Risiken identifizieren
Warum KI unsere Herangehensweise an Lieferungsrituale verändert
KI verändert unsere Herangehensweise an verschiedene Abläufe und Rituale in der Lieferung. Diese sind am stärksten betroffen:
- Definition des Umfangs: Anstelle statischer Umfangsdokumente nutzen wir jetzt eine iterative Umfangsbestimmung mit KI-generierten Szenarien.
- Abstimmung: KI-Zusammenfassungen stellen sicher, dass alle Diskussionen und Entscheidungen verstanden werden.
- Validierung: Teams können Ideen schneller testen, indem sie Ergebnisse simulieren oder schnelle Prototypen erstellen.
- Ausführung: KI unterstützt die Umsetzung mit schnellen Einblicken, Dokumentationsentwürfen und strukturierten Denkanstößen. Sie wird zum Denkpartner innerhalb der Delivery-Workflows.
Wie KI Projektmanagement-Rollen verändern wird
Innerhalb der nächsten fünf Jahre wird sich die Rolle des Projektmanagers dramatisch verändern. Die erfolgreichsten Führungskräfte werden weniger wie Administratoren agieren, sondern vielmehr als Orchestratoren komplexer Systeme.
Die Projektumsetzung wird beinhalten:
- KI-Copiloten
- Automatisierte Berichte
- Echtzeit-Entscheidungsintelligenz
- Adaptive Planungssysteme
Doch die wertvollste Fähigkeit wird weiterhin menschliche Führung bleiben. Empathie, Widerstandsfähigkeit, ethisches Urteilsvermögen und Storytelling werden hervorragende Delivery-Leader von automatisierten Systemen unterscheiden.
Warum Führungskräfte früh experimentieren und neugierig bleiben sollten
Mein Rat ist einfach: Experimentiere früh und bleibe neugierig. Warte nicht ab, bis KI-Tools perfekt sind. Fang klein an. Nutze KI zu Beginn für Dinge wie das Entwerfen von Dokumenten, das Zusammenfassen von Informationen und das Brainstorming von Ideen. Am wichtigsten ist es, den Fokus darauf zu legen, das Denken zu verbessern – nicht nur die Effizienz.
Die eigentliche Chance besteht nicht nur darin, Dinge schneller zu erledigen. Sie besteht darin, Probleme anders zu sehen.
Mein Rat ist einfach: Experimentiere früh und bleibe neugierig.
Wie man den menschlichen Fokus in KI-gesteuerten Projekten erhält
Ich frage mich oft, wie wir Projektführung in einer zunehmend automatisierten Welt menschlich halten können. Die Technologie wird sich weiterhin rasant entwickeln. Aber Projekte drehen sich um Menschen, die gemeinsam Veränderungen schaffen, und wenn wir die menschliche Dimension – Vertrauen, Empathie, gemeinsamen Zweck – aus den Augen verlieren, wird KI ein scheiterndes Vorhaben nicht retten.
Die Zukunft der Projektführung besteht nicht darin, zwischen Mensch und Maschine zu wählen. Es geht darum, Systeme zu gestalten, in denen beide gemeinsam florieren.
Dranbleiben
Du kannst die Arbeit von Mark Burnett auf LinkedIn verfolgen und The Ambidextrous Project Manager ansehen.
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