Build oder Buy: Die PM-Tool-Entscheidung im Zeitalter der KI
Standardmäßig Kaufen: Die meisten Führungskräfte bevorzugen den Kauf fertiger Lösungen, es sei denn, spezielle Workflow-Anforderungen erfordern ein maßgeschneidertes Tool.
Zentrale Frage: Entscheiden Sie, ob ein Workflow entscheidend für die Differenzierung ist oder zur Basis-Infrastruktur gehört, um die Entscheidung zwischen kaufen und selbst bauen zu treffen.
Notwendigkeit zu Bauen: Unternehmen müssen Lösungen bauen, wenn es für spezielle Workflows keine passenden Standard-Tools gibt.
Einfluss von Vibecoding: KI-unterstützte Tools wie Vibecoding senken die Einstiegshürde für Nicht-Entwickler, schnell funktionsfähige Software zu erstellen.
Versteckte Kosten: Maßgeschneiderte Software führt oft zu langfristigen Wartungskosten, sodass der Kauf häufig die sicherere Option ist.
Für Projektleiter und Leiter von Betriebsabläufen gibt es nur wenige Entscheidungen, die langfristig gravierendere Folgen haben, als die Frage, ob man ein eigenes Tool entwickelt oder eine Lösung „von der Stange” kauft. Trifft man die richtige Wahl, verfügt das Team genau über die Infrastruktur, die es braucht, um schnell zu agieren und effizient zusammenzuarbeiten.
Trifft man die falsche Entscheidung, steckt man entweder in einem aufgeblähten SaaS-Stack fest, der nicht zu den eigenen Arbeitsabläufen passt, oder man ist mit dem Wartungsaufwand eines selbstgebauten Systems konfrontiert, das niemand mehr vollständig versteht. Diese Frage war immer schon schwierig. Mit „vibecoding“, das es Nicht-Technikern erleichtert, funktionale Software zu erstellen, ist sie nun noch komplexer – und spannender – geworden.
Der Standard-Einstiegspunkt: Kaufen, außer es spricht etwas dagegen
Die meisten erfahrenen Betriebsleiter werden sagen, dass Kaufen grundsätzlich die Ausgangsposition ist und sich das Entwickeln nur dann aufdrängt, wenn es einen klaren, spezifischen Grund gibt. Philip Stoelman, Gründer & CEO von Network Republic, bringt es auf den Punkt: „Für uns ist Kaufen der Standard, es sei denn, wir stoßen auf ein Workflow-Problem, das kein aktuelles Tool ohne erhebliche Kompromisse lösen kann. Das ist der ehrliche Ausgangspunkt, und ich glaube, die meisten erfahrenen Operations-Leiter kommen im Laufe der Zeit zu dieser Erkenntnis.“
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Für uns ist Kaufen der Standard, es sei denn, wir stoßen auf ein Workflow-Problem, das kein aktuelles Tool ohne erhebliche Kompromisse lösen kann.
Die Logik dahinter ist einfach: Tools von der Stange bieten Support, Dokumentation, kontinuierliche Updates und eine Nutzerbasis, die das Produkt bereits auf Herz und Nieren getestet hat. Eigene Lösungen erfordern dagegen fortlaufend Investitionen in Entwicklung, Wartung und institutionelles Wissen. Abdullah Shoaib, CEO & Gründer von Energy Solutions, beschreibt es so: „Wir kaufen in der Regel dann, wenn eine Lösung einen allgemeinen geschäftlichen Bedarf deckt und schnell eingeführt werden kann. Eigenentwicklungen ziehen wir nur in Betracht, wenn der Prozess ein Wettbewerbsvorteil ist oder bestehende Tools zu viele ineffiziente Workarounds erfordern.“
Wir kaufen in der Regel dann, wenn eine Lösung einen allgemeinen geschäftlichen Bedarf abdeckt und schnell eingeführt werden kann. Eigenentwicklungen ziehen wir nur in Betracht, wenn der Prozess ein Wettbewerbsvorteil ist oder bestehende Tools zu viele Workarounds erfordern.
Die zentrale Frage: Differenzierungsmerkmal oder Basisinfrastruktur?
Wenn Kaufen der Standard ist, was gibt dann den Ausschlag für Eigenentwicklungen? Für die meisten Führungskräfte läuft es auf eine diagnostische Leitfrage hinaus: Unterscheidet dieser Workflow unser Unternehmen vom Wettbewerb, oder ist es einfach nur Betriebsinfrastruktur?
Lizelle Balanco, Business Systems Manager bei Cloudflare, beschreibt den Filter, den ihr Team anlegt: „Unsere erste Frage ist immer: Ist das etwas, das unser Unternehmen differenziert, oder benötigen wir es einfach nur, um das Geschäft am Laufen zu halten? Ist es ein einzigartiger Workflow, ein Wettbewerbsvorteil oder ein Prozess, den bestehende Lösungen nicht gut abdecken, dann kommt eine Eigenentwicklung konkret in Betracht.“
Unsere erste Frage ist immer: Ist das etwas, das unser Unternehmen differenziert, oder benötigen wir es einfach nur, um das Geschäft am Laufen zu halten?
Ciaran Burke, COO & Mitgründer von Swoop Funding, nutzt eine ähnliche Unterscheidung: "Wir starten mit einem einfachen Test: Ist diese Fähigkeit ein Kernelement unserer Differenzierung oder handelt es sich um eine Basisfunktion? Alles, was mit unserem Matching-Engine, Kreditgeber-Workflows oder proprietären Daten zu tun hat, entwickeln wir selbst; alles, was Commodity ist—CRM, Ticketing, BI, Kommunikation—kaufen wir ein."
Wir starten mit einem einfachen Test: Ist diese Fähigkeit ein Kernelement unserer Differenzierung oder handelt es sich um eine Basisfunktion?
Das Muster ist bei den Führungskräften eindeutig: Standardfunktionen gehören in Standard-Tools. Eigenentwickelte Workflows – jene, die wirklich abbilden, wie Ihr Unternehmen denkt und arbeitet – lohnen die maßgeschneiderte Entwicklung.
Wenn die Lücke zu groß ist, um sie zu ignorieren: Bauen aus Notwendigkeit
Manchmal ist die Entscheidung zu bauen keine strategische, sondern eine praktische Wahl. Das passende Tool existiert schlichtweg nicht, und kein Grad an Konfiguration kann ein Standardprodukt dazu bringen, das zu tun, was getan werden muss.
Dixie Willard, Gründerin & Chief Project Strategist von Poised & Plumb, kam in der Innenarchitekturbranche zu dieser Erkenntnis. Gefragt, ob ein Standardtool ihre Anforderungen lösen könne, antwortete sie unverblümt: „Es gibt keins. Es gibt schlicht kein passendes. Und es gibt eine Menge Werkzeuge, die Designer gebrauchen könnten, die aber einfach nicht existieren.“ Infolgedessen arbeitet Dixie an verschiedenen vibecodierten Projekten, um diesem Bedarf zu begegnen.
Es gibt eine Menge Werkzeuge, die Designer gebrauchen könnten, die aber einfach nicht existieren.
Daniel Preston, Gründer von LiveInCare USA, geht die Frage eher diagnostisch an: „Die erste Frage, die ich stelle, ist, ob der Prozess, den wir unterstützen wollen, tatsächlich einzigartig ist. Wenn der Prozess üblich ist, zum Beispiel E-Mail-Marketing, Analytik, Zahlungsabwicklung oder CRM-Funktionen, bevorzuge ich in der Regel den Kauf einer bestehenden Lösung.“ Die Implikation ist klar – wenn der Prozess wirklich ungewöhnlich ist, ist Kaufen nicht mehr die richtige Antwort.
Aniket Ghonge, Senior Supply Chain Manager bei Amazon, stieß selbst an diese Grenze, als die bestehende Unternehmenssoftware mit seinen Anforderungen operativ nicht mehr Schritt halten konnte: „Die aktuelle CRM-Technologie, mit der ich gearbeitet habe, hatte nicht die benötigten Funktionen. Ich brauchte etwas, das mir hilft, meine Arbeit zu automatisieren, verschiedene Quellen zu vergleichen und dann einen endgültigen Bedarfsplan für unsere neuen Versender zu generieren.“ Ghonge entwickelte daraufhin ein eigenes System, das dieses spezielle Problem löst – und reduzierte damit den Arbeitsaufwand von 18 Stunden auf 1 Stunde.
Wenn Vibecoding die Rechnung verändert
Jahrelang war die "Build"-Seite der Gleichung mit hohen Eintrittsbarrieren verbunden: Man benötigte Entwickler, Zeit und Geld. KI-gestützte Entwicklungswerkzeuge – Vibecoding-Plattformen wie Replit, Cursor und andere – beginnen diese Barriere auf bedeutende Weise abzubauen. Für PMs und Operations-Verantwortliche ohne technischen Hintergrund stellt die Fähigkeit, ein funktionales Tool allein mit Prompts zu erzeugen, eine völlig neue Option im Entscheidungsprozess dar.
Michael Gold, Gründer und Teilzeit-Leiter der Auslieferung, hat dies kürzlich mit seinem eigenen CRM getestet: „Ich habe einfach mein eigenes CRM mit Replit gebaut, weil ich vorher Close genutzt habe und mich das $100 im Monat gekostet hat. Ich werde nicht lügen und behaupten, es ist besser als Close, aber es ist kostenlos, oder zumindest kostet Replit $25 im Monat.“ Der von Gold beschriebene Kompromiss – weniger ausgereift, aber dramatisch günstiger und exakt an die eigenen Bedürfnisse angepasst – ist einer, den immer mehr Praktiker eingehen.
Ich habe einfach mein eigenes CRM mit Replit gebaut, weil ich vorher Close genutzt habe und mich das $100 im Monat gekostet hat.
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Die versteckten Kosten des Bauens: Eine warnende Perspektive
Die Zugänglichkeit von Vibecoding-Tools beseitigt nicht alle Risiken des Eigenbaus – sie senkt lediglich die Einstiegshürden. Die langfristigen Kosten für den Besitz proprietärer Software bleiben bestehen, und erfahrene Berater, die diesen Weg bei Kunden mitverfolgt haben, machen darauf schnell aufmerksam.
Marissa Taffer, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting, hat schon erlebt, wie Organisationen viel Geld in Eigenentwicklungen stecken, die nie hätten umgesetzt werden sollen: „Wäre ich von Anfang an involviert gewesen, hätte ich vermutlich empfohlen, etwas von der Stange zu kaufen und individuell anzupassen, statt das zu bauen, was mein Kunde dann umgesetzt hat.“ Im Rückblick schildert Taffer die Frustrationen: „Ich musste oft den Administrator einschalten, um überhaupt etwas reparieren zu lassen. Das Werkzeug wurde einfach nicht gut gepflegt.“ Das von Taffer beschriebene Wartungsproblem – Tools, die langsam verfallen, weil niemand ausreichend Ressourcen für die Instandhaltung bereitstellt – ist eines der häufigsten Scheiternsmuster bei selbstgebauter Software.
Wenn ich von Anfang an involviert gewesen wäre, hätte ich vermutlich empfohlen, etwas von der Stange zu kaufen und es anzupassen, anstatt das zu bauen, was mein Kunde gebaut hat.
Die Vibe-Code-Grenze: Wenn Prototypen zu Produkten werden
Es gibt eine wichtige Grenze, deren Definition durch den Aufstieg des Vibecodings besonders dringlich geworden ist: Die Trennlinie zwischen einem Prototyp und einem produktiven System. Ein Tool, das an einem Nachmittag gebaut wird, um eine Idee zu validieren, ist das eine. Ein Tool, auf das sich ein Team von zwanzig Personen täglich verlässt, ist etwas völlig anderes – und der Weg vom einen zum anderen erfordert weit mehr als nur Prompts.
Tim Fisher, VP für KI bei The Digital Project Manager, zieht diese Grenze klar: „Wenn du etwas baust, auf das sich Menschen verlassen, muss es mehr werden als nur ein vibecodiertes Projekt; es muss von Leuten übernommen werden, die das professionell machen und Dinge wissen, von denen du gar nicht wusstest, dass sie gefragt werden sollten. Der Mehrwert dieser Tools für Nicht-Programmierer besteht darin, Dinge wie die Abstimmung rund um eine Idee abzukürzen und die Phase des 'Funktioniert das überhaupt?' möglichst schnell zu überwinden.“
Wenn du etwas baust, auf das sich Menschen verlassen, muss es mehr werden als nur ein vibecodiertes Projekt; es muss von Leuten übernommen werden, die das professionell machen und Dinge wissen, von denen du gar nicht wusstest, dass sie gefragt werden sollten.
Fishers Einordnung ist großzügig gegenüber Vibecoding – es ist tatsächlich wertvoll, um die Distanz zwischen Idee und Proof of Concept zu verkürzen – aber zugleich realistisch in Bezug auf seine Grenzen. Der Prototyp ist der Beginn des Gesprächs darüber, ob man bauen sollte, nicht der eigentliche Bau selbst.
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