Sådan mestrer du ressourceallokering + 5 gennemprøvede tips
Uanset om du udvikler software eller forbedrer en proces, afhænger projektets succes af en passende allokering af ressourcer. En stor del af projektledelse handler om at sikre, at alle de rigtige brikker falder på plads på det rigtige tidspunkt, hvilket kræver en solid plan for ressourceallokering.
Desværre anvender kun omkring en tredjedel af virksomhederne altid bedste praksis inden for ressourcestyring, når de estimerer og allokerer ressourcer til projekter. Læs mere om dette kritiske trin i projektledelsen nedenfor, og få nogle tips til at gøre det godt.
Hvad er ressourceallokering?
Det er en del af ressourcestyring, som handler om at sikre, at du har de rigtige ressourcer på plads til at opfylde virksomhedens overordnede mål. Når det drejer sig om projektledelse, henviser ressourceudnyttelse til, hvordan du bruger budgetter, værktøjer og menneskelig kapital til at påvirke projektresultaterne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sådan mestrer du ressourceallokering
I sidste ende bliver du typisk bedre til at allokere ressourcer effektivt, når du kan øve dig i ressourceplanlægning i virkelige arbejdsmiljøer. Jo flere projekter du arbejder på, desto mere lærer du, og desto bedre kan du allokere ressourcer i fremtiden.
Hvis du virkelig vil mestre disse færdigheder – og demonstrere din kunnen over for den øverste ledelse eller fremtidige arbejdsgivere – kan du opnå et certifikat som certificeret professionel inden for ressourcestyring.
Vi har masser af ressourcer til projektledere, der ønsker at forbedre deres færdigheder inden for ressourcestyring:
- Vores skabelon til et regneark for ressourceallokering hjælper dig med at gå fra grundlæggende Excel-formater til et værktøj, der gør det lettere at styre ressourcer.
- Du kan læse vores trin-for-trin-eksempel på ressourceallokering for at se, hvordan disse principper fungerer i faktiske projektsituationer.
- Læs mere om metoder til ressourceallokering, så du kan vælge en, der passer til dine præferencer og behov.
5 tips til effektiv ressourceallokering
Når du er klar til at anvende din nye viden, kan du bruge de fem tips nedenfor til at øge dine chancer for succes ved at indarbejde teknikker til ressourceallokering og modeller for ressourceallokering.
1. Brug den rigtige software til ressourcestyring
Vælg om muligt projektstyringssoftware, der omfatter funktioner til ressourcestyring. Hvis du ikke har denne mulighed, kan du undersøge løsninger inden for software til ressourceallokering, som kan hjælpe med at automatisere processen med at håndtere ressourcer.
Når du driver flere projekter eller arbejder i en organisation, der understøtter indsatser på flere områder, kan noget så tilsyneladende enkelt som at forstå ressourcetilgængelighed være vanskeligt. Det rigtige softwareprogram kan hjælpe dig med nemt at se, hvilke ressourcer der er tilgængelige, og hvornår de er det, så det manuelle arbejde og den kommunikation, der kræves for at stille de rigtige ressourcer til rådighed for et projekt, reduceres. Desuden kan software til ressourcebooking hjælpe dig med at reservere ressourcer på forhånd, så du sikrer tilgængelighed og forebygger planlægningskonflikter.
Softwareløsninger kan også drastisk reducere almindelige udfordringer som overallokering eller underallokering. Det kan for eksempel minde dig om, at du allerede har udvikleren til rådighed i de uger, hvor du har brug for vedkommende, så du ikke kommer til at planlægge endnu en udvikler og muligvis fratager et andet projekt den nødvendige ressource.
2. Start med et klart projektomfang
Hvis du ikke kender projektets omfang, kan du ikke forudsige, hvilke teammedlemmer eller andre ressourcer du får brug for.
Hvis du for eksempel mener, at projektets omfang er at forbedre en eksisterende app, opretter du et projektteam med dette arbejde for øje. Hvis du senere finder ud af, at dine interessenter mente, at du skulle skabe en helt ny app, har du måske ikke de udviklingsressourcer, der kræves til arbejdet, og det kan være for sent at mobilisere dem i tide til at overholde projektets deadline.
At holde øje med udvidelse af projektets omfang er en anden måde, hvorpå du kan beskytte og administrere dine ressourcer. Det gælder især i organisationer, der driver flere projekter på samme tid. Hvis projektets omfang vokser, gør tidsrammen det også. Det kan få din projektindsats til at overlappe med andre projekter, der har brug for de samme ressourcer.
3. Identificer opgaveafhængigheder
Når alle er enige om projektets omfang, kan du gå videre med at oprette en projektplan. Din projektplan bør beskrive leverancer og milepæle, og de fleste projektledere begynder med en kritisk sti, så de ved, hvor lang tid den samlede indsats bør tage.
Opdel din projektplan yderligere med et Gantt-diagram eller en ressourceplanlægger, så du bedre kan forstå opgaveafhængighederne. Disse detaljer er afgørende for at prioritere ressourcer korrekt.
Forestil dig for eksempel et restaureringsprojekt, der kræver brug af et dyrt og specialiseret stykke maskineri. Du ved, at du skal leje maskineriet – hvilket medfører en daglig omkostning – og have en behørigt certificeret fagperson til stede for at betjene det.
Hvis den del af dit projekt, der kræver denne maskine, ikke kan finde sted, før et dusin andre projektopgaver er gennemført, vil du spilde ressourcer, hvis du tildeler maskinen og den certificerede fagperson til dit projekt helt fra begyndelsen.
Ved at identificere opgaveafhængigheder i din projektplan kan du drage fordel af tildeling lige til tiden. Alt dette planlægges bedst med projektstyringssoftware til restaureringsprojekter.
4. Opret en ressourceplan på forhånd
Du bør ikke stoppe ved at forstå disse afhængigheder og de ressourcebehov, der er forbundet med din projektplan. Opret en plan for ressourcer parallelt med din tidsplan (dette gøres bedst med en skabelon til ressourceplanlægning).
Overvej, om projektets tidslinje stemmer overens med de tilgængelige ressourcer. Hvis ikke, kan det være nødvendigt at justere din tidsplan eller proaktivt kontakte HR eller andre beslutningstagere for at sikre tilstrækkelige ressourcer til dit projekt.
Din planlægning kan for eksempel føre til, at du indser, at du har brug for $100,000 til projektet og ikke $50,000. Det er et ret stort spring, og det kan tage noget tid at få godkendelse til at fordoble projektbudgettet.
Eller hvis du har brug for at ansætte en midlertidig konsulent for at dække et behov for specialiserede kompetencer i dit projekt, kan dit HR-team have brug for nogle uger eller mere til at slå stillingen op og gennemgå kandidaterne for at ansætte den rette person. Software til bemandingsbureauer kan være nyttig i denne sammenhæng.
5. Brug tidsregistrering til at indsamle data om anvendte ressourcer
Dit ansvar for ressourceallokering stopper ikke, når du har alle de projektressourcer, du har brug for. Du bør registrere den tid, forskellige personer bruger på dit projekt, samt alle de penge og andre ressourcer, der anvendes. Disse datapunkter er vigtige for at:
- Understøtte faktureringen. Du kan blive bedt om at få dækket de udgifter, der er lagt i projektet, ved at viderefakturere dem korrekt til kunderne. Det kan du kun gøre godt, hvis du ved, hvor meget tid der er blevet brugt på forskellige aspekter af projektet.
- Fastslå rentabiliteten. Interessenterne vil gerne have svar på, om projektet gav et afkast af investeringen. Tidsregistrering og andre data om ressourceanvendelsen er afgørende for at nå frem til disse svar.
- Forbedre planlægningen af nye projekter. Når du ved, hvor meget arbejde folk kan udføre på forskellige projekter, kan du arbejde bedre med kapacitetsplanlægning og forebygge udbrændthed i dine interne teams.
Administrer ressourcer mere effektivt
Vil du gerne komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og prøveversioner, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
