Styring af arbejdsgange: Definition, eksempler og vigtigste fordele

En arbejdsgang er en måde, hvorpå du udfører en gentagen opgave, og den er som regel langt fra enkel. Hvor en proces er på et højere niveau, bruges arbejdsgange på opgaveniveau, og de har tendens til at være mere dynamiske. De involverer ofte meget frem og tilbage, forgrenede forløb samt mange forskellige værktøjer og teams.

Arbejdsgangsstyring er også ofte cyklisk, hvilket betyder, at hver gang du opdaterer og strømliner din arbejdsgang, skal du kortlægge den igen og begynde at følge den, indtil du optimerer den næste gang.

Vigtige dele af et system til arbejdsgangsstyring

Det meste af tiden vil du bruge et værktøj til styring af projektarbejdsgange til at håndtere dine arbejdsgange. Hvis du vælger den manuelle tilgang, vil jeg anbefale, at du dedikerer en hel rolle til arbejdsgangsstyring i din virksomhed (men i sidste ende bør du i stedet digitalisere dine arbejdsgange).

Den løsning til arbejdsgangsstyring, du vælger, skal tilbyde fire vigtige funktioner:

 1. Design

For at optimere dine tilpassede arbejdsgange skal du kunne kortlægge og visualisere arbejdsgangene, ofte ved hjælp af et flowdiagram eller et beslutningsflowdiagram for tydeligt at illustrere forgreningslogik og betingede forløb. Design af arbejdsgange får tingene til at føles mindre fragmenterede og sikrer, at de forskellige faser i din arbejdsgang ikke er isoleret i et bestemt værktøj eller team. Ideelt set håndteres denne funktion gennem en arbejdsgangsbygger med træk og slip.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

 2. Integration

Det næste er integration af arbejdsgange. Dit system bør bygge bro mellem dine vigtigste arbejdsværktøjer (f.eks. samarbejdsværktøjer, værktøjer til ressourcestyring og værktøjer til tidsregistrering), gøre dem indbyrdes kompatible og sørge for, at oplysninger flyder problemfrit mellem dem. En god app til arbejdsgange kan også erstatte al ekstern software til automatisering af arbejdsgange, du måtte bruge til dette formål.

 3. Teamroller

Hvem er de personer, der er involveret i den arbejdsgang, du har oprettet? Skifter de konstant mellem værktøjer, logger ind og ud af konti eller har de svært ved at huske brugernavne og adgangskoder? Et godt system til arbejdsgangsstyring hjælper medlemmerne af dit team med nemt at administrere en enkelt identitet, selv på tværs af forskellige arbejdsværktøjer.

 4. Analyse

Hvordan ved du, om din indsats for at optimere arbejdsgangene giver resultater? Hvor de fleste af os ser på den analyse, som de enkelte værktøjer leverer, bør en løsning til arbejdsgangsstyring se på resultaterne på arbejdsgangsniveau. Denne bredere sporing giver dybere indsigt i, hvordan folk arbejder, og danner grundlaget for mere effektiv analyse af arbejdsgange og fremtidig optimering.

Fordele ved workflowstyring for dit team

Der er fire hovedområder, hvor workflowstyring kan gøre en verden til forskel for dine forretningsprocesser.

Individuel produktivitet

Workflowstyring gør det muligt for folk at arbejde med de værktøjer, der egner sig bedst til deres arbejde, ved at identificere, hvor dine workflows krydser hinanden på tværs af teams og værktøjer, og bruge integration til at forbinde dem.

En af de største fordele ved workflowautomatisering er, at de trivielle opgaver, der optager tid i løbet af din dag, elimineres. Værktøjer til procesworkflows kan også hjælpe dig med at opsætte automatiserede processer i henhold til forretningsregler, så gentagne opgaver håndteres automatisk gennem workflowprocesserne.

Ved at gøre oplysninger lettere tilgængelige for alle i de værktøjer, de allerede bruger, kan workflowstyring også drastisk reducere den tid, du bruger i din indbakke eller på at forsøge ikke at gabe på Zoom.

Teamtilpasning

Det er virkelig svært at sikre, at alle er på linje, især hvis dit team arbejder på tværs af flere værktøjer og lokationer.

En workflowmotor giver dig mulighed for at optimere workflows, uanset hvor du er, og integration gør det muligt for virksomhedsledere at overvåge workflows i realtid fra deres eget værktøj for at sikre, at alle er på linje. På den måde kan du hurtigt rette op på tingene, når noget virker forkert, eller teamet støder på en blokering.

Desuden gør de effektivitetsdata, der bliver synlige gennem workflowstyring, det muligt for teamledere at revidere og forbedre den måde, deres teams arbejder på, hvilket fører til bedre tilpasning og mere agile arbejdsgange fremover.

Informationsgennemsigtighed

Spilder du en masse tid på at forsøge at finde de oplysninger, du har brug for? Den gennemsnitlige medarbejder bruger omkring otte timer om ugen på at finde oplysninger.

Workflowstyring nedbryder de værktøjssiloer, der holder data låst inde, samtidig med at der stadig gives adgangskontroller, så du kan styre, hvem der kan se eller redigere filer.

Integration gør arbejdet tilgængeligt for alle, der har brug for det, og giver ledere synlighed. Øget gennemsigtighed betyder, at individuelle bidragydere har de oplysninger, der kræves for at prioritere arbejdet og fremskynde beslutningstagningen. Alt dette kan også foregå asynkront, hvilket betyder færre beskeder og møder.

Lettere samarbejde

Samarbejde bliver sværere. Når folk skifter fra generelle værktøjer til rollespecifikke værktøjer, er der mindre og mindre overlap i, hvor folk arbejder. Kombiner det med væksten i fjernarbejde, og du står tilbage med et udfordrende miljø, hvor tværfunktionel projektledelse skal håndteres.

Men workflowstyring fjerner vigtige blokeringer ved at omdanne det værktøj, du bruger, til en samarbejdsplatform. Folk kan dele feedback, føre elementer gennem godkendelsesworkflows, overdrage arbejde og føre projekter helt i mål fra den betalte eller gratis workflowsoftware, de vælger. Du behøver ikke opgive dine arbejdsværktøjer. Ingen oplysninger går tabt i oversættelsen. Og ingen endeløse møder.

Eksempler på workflowstyring

Hvordan ser workflowstyring ud i praksis? Der findes næsten uendeligt mange anvendelsesområder (læs mere om forskellige typer workflowstyring her), men lad os se på to forskellige eksempler på workflows: teamkoordinering og et tværfunktionelt projekt.

Et workflow til teamkoordinering

Med det i tankerne er her et eksempel på et almindeligt workflow til teamkoordinering:

1. Hold et kort stående møde med dit team hver morgen for at drøfte den foregående dags opgavefordelinger og planlægge dagen i dag.
2. Tjek dit opgavestyringsværktøj for at se, hvilke opgaver og projekter der har deadline i dag.
3. Tjek de forskellige teammedlemmers arbejdsværktøjer for at følge fremdriften i deres opgaver og sikre koordinering. Tag kontakt via chat eller e-mail for at bede om opdateringer, igangsætte en godkendelsesproces osv.
4. Afhold eller deltag i flere møder om dagen for at få opdateringer om projekter eller KPI'er.
5. Del opdateringer med resten af teamet gennem yderligere møder, e-mail eller chat.
6. Planlæg nye initiativer og opret dem i hvert af dit teams værktøjer.
7. Hent oplysninger fra alle disse forskellige kilder ind i rapporter til din bestyrelse eller ledelse.

Det er meget arbejde, og det tilsidesætter alt det almindelige daglige arbejde, som en teamleder selv kan have brug for at udføre. At forsøge at skabe overblik over projekternes fremdrift ved at skifte fra et Gantt-diagram i Asana til en Kanban-tavle i Trello er ikke den bedste måde at bruge din tid på.

Sådan ser en arbejdsgang for teamkoordinering ud efter optimering af dine processer:

1. Opret et centraliseret teamprojekt i dit foretrukne arbejdsstyringsværktøj.
2. Integrer dine værktøjer. En god tovejsintegration gør det muligt for oplysninger at flyde mellem værktøjerne, så alle er opdaterede.
3. Overvåg dit teams opgaver direkte fra dit foretrukne værktøj hver dag, f.eks. opgavestyring eller software til godkendelsesarbejdsgange, eller endda branchespecifik software som software til arbejdsgange i byggebranchen. Opdateringer bliver automatisk synlige i dit projekt. Det gør det muligt for dig hurtigt at give tilbagemeldinger, følge op med spørgsmål eller gribe ind for at rette kursen.
4. Giv opdateringer, deleger arbejde, og stå i spidsen for initiativer alt sammen fra det samme projekt.
5. Integrer dit teamprojekt med dine arbejdsværktøjer, og synkroniser vigtige opdateringer direkte til dem. Software med åben kildekode til arbejdsgange kan være en værdifuld mulighed her, da den tilbyder løsninger med høj grad af tilpasning, som gør det muligt at skræddersy integrationer og arbejdsgange til dit teams specifikke behov.

En tværfunktionel projektarbejdsgang

Når forskellige teams skal arbejde sammen om et projekt, er kommunikation ekstremt vigtig. Alle skal forstå, hvad deres samarbejdspartnere arbejder på, hvordan projektet skrider frem, og om der er forhindringer undervejs.

Traditionelt kan denne projektarbejdsgang se sådan ud:

1. Der afholdes et opstartsmøde med alle projektets interessenter for at planlægge projektet og tildele opgaver.
2. Hver person eller hvert team, der er involveret i projektet, indtaster deres opgaver i deres egne arbejdsværktøjer.
3. Hver uge afholder I et projektmøde for at opdatere hinanden om de opgaver, I ejer, stille spørgsmål eller give tilbagemeldinger.
4. Ind imellem møderne bruges chat og e-mail til at dele oplysninger, få hurtige svar på spørgsmål eller gøre opmærksom på tidsfølsomme problemer.
5. Hvis nogen støder på forhindringer, der påvirker projektet, indkaldes der til særlige møder for at håndtere problemet som en gruppe.

Når du er afhængig af ugentlige møder for at få projektopdateringer, risikerer du at bruge fem dage på at arbejde på noget, der ikke stemmer overens med projektets vision. Derudover er der risikoen for kommunikationsproblemer. Fordi Slack-beskeder og e-mails er adskilt fra dit arbejdsværktøj, kan interessenter gå glip af vigtige diskussioner. Denne spredte kommunikation kan bidrage til en uorganiseret arbejdsplads, der hæmmer produktiviteten.

Sådan kan den optimerede arbejdsgang se ud:

1. Der afholdes et opstartsmøde med alle projektets interessenter. I udarbejder en plan og tildeler opgaver.
2. Alle personer eller teams, der er involveret i projektet, indtaster deres opgaver i deres egne arbejdsværktøjer. Disse værktøjer er integrerede, og relevante opgaver og projekter synkroniseres.
3. Alle, der er involveret i projektet, kan følge opgavernes fremskridt, kommunikere og samarbejde fra deres foretrukne arbejdsværktøj. Alle oplysninger er straks synlige for interessenterne, og alle diskussioner foregår i projektet, så alle kan se dem.
4. Opdateringer i realtid betyder, at folk kan identificere problemer, efterhånden som de opstår, og at feedback modtages hurtigere. Det reducerer spildt arbejde og sikrer, at projektet overholder tidsplanen.

Hvad er det næste?

Opdag, hvordan du designer bedre systemer med kurser i arbejdsgange, der fokuserer på proceseffektivitet og organisering.

Vil du også gerne komme i kontakt med andre digitale projektledere om at gøre dine arbejdsgange mere effektive og dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.