Kaynak Tahsisinde Nasıl Ustalaşılır + Kanıtlanmış 5 İpucu
İster yazılım geliştiriyor ister bir süreci iyileştiriyor olun, projenin başarısı uygun kaynak tahsisine bağlıdır. Proje yönetiminin büyük bir kısmı, tüm doğru parçaların doğru zamanda yerine oturmasını sağlamaktır; bu da güçlü bir kaynak tahsis planı gerektirir.
Ne yazık ki şirketlerin yalnızca yaklaşık üçte biri, projeler için kaynakları tahmin ederken ve tahsis ederken kaynak yönetimi en iyi uygulamalarını her zaman kullanıyor. Bu kritik PM adımı hakkında daha fazla bilgi edinin ve bunu etkili bir şekilde uygulamak için bazı ipuçlarına göz atın.
Kaynak Tahsisi Nedir?
Bu, genel iş hedeflerine ulaşmak için doğru kaynakların doğru konumda bulunmasını sağlayan kaynak yönetimi eylemidir. Projeleri yönetirken kaynak kullanımı, proje sonuçlarını etkilemek için bütçeleri, araçları ve insan kaynağını nasıl kullandığınızı ifade eder.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kaynak Tahsisinde Nasıl Uzmanlaşılır?
Sonuç olarak, gerçek dünya ortamlarında kaynak planlaması pratiği yapabildiğinizde genellikle kaynakları etkili bir şekilde tahsis etme konusunda daha iyi hale gelirsiniz. Bu nedenle, üzerinde çalıştığınız proje sayısı arttıkça daha fazla şey öğrenir ve gelecekte kaynakları daha iyi tahsis edebilirsiniz.
Bu becerilerde gerçekten uzmanlaşmak ve uzmanlığınızı üst düzey yöneticilere veya gelecekteki işverenlere göstermek istiyorsanız Kaynak Yönetimi Sertifikalı Profesyonel unvanını alabilirsiniz.
kaynak yönetimi becerilerini geliştirmek isteyen proje yönetimi profesyonelleri için pek çok kaynağımız var:
- Kaynak tahsisi elektronik tablo şablonumuz, temel Excel biçimlerinden kaynakları yönetmeyi kolaylaştıran bir araca geçmenize yardımcı olur.
- Bu ilkelerin gerçek proje ortamlarında nasıl işlediğini görmek için adım adım kaynak tahsisi örneğimizi okuyabilirsiniz.
- Tercihlerinize ve ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçebilmek için kaynak tahsisi yöntemleri hakkında daha fazla bilgi edinin.
Etkili Kaynak Tahsisi İçin 5 İpucu
Yeni bilgilerinizi uygulamaya hazır olduğunuzda, kaynak tahsisi tekniklerini ve kaynak tahsisi modellerini kullanarak başarı şansınızı artırmak için aşağıdaki beş ipucundan yararlanın.
1. Doğru Kaynak Yönetimi Yazılımını Kullanın
Mümkün olduğunda kaynak yönetimi işlevselliği içeren proje yönetimi yazılımını seçin. Bu seçeneğe sahip değilseniz, kaynakları yönetme sürecini otomatikleştirmeye yardımcı olabilecek kaynak tahsisi yazılımı çözümlerini değerlendirin.
Birden fazla proje yürütürken veya çeşitli alanlardaki çalışmaları destekleyen bir kuruluşta çalışırken, kaynak kullanılabilirliğini anlamak gibi görünüşte basit bir şey bile zor olabilir. Doğru yazılım programı, hangi kaynakların ne zaman kullanılabilir olduğunu kolayca görmenize yardımcı olarak bir projeye doğru kaynakları sağlamak için gereken manuel çalışmayı ve iletişimi azaltır. Ayrıca kaynak rezervasyon yazılımı, kaynakları önceden ayırtmanıza yardımcı olarak kullanılabilirliği garanti eder ve planlama çakışmalarını önler.
Yazılım çözümleri, kaynakların aşırı tahsis edilmesi veya yetersiz tahsis edilmesi gibi yaygın zorlukları da büyük ölçüde azaltabilir. Örneğin, ihtiyaç duyduğunuz haftalarda geliştiricinin zaten görevlendirilmiş olduğunu size hatırlatarak başka bir geliştiriciyi görevlendirmenizi ve başka bir projeyi ihtiyaç duyduğu bu kaynaktan mahrum bırakmanızı önleyebilir.
2. Proje Kapsamını Netleştirerek Başlayın
Projenizin kapsamını bilmiyorsanız, ihtiyaç duyabileceğiniz ekip üyelerini veya diğer kaynakları öngöremezsiniz.
Örneğin, proje kapsamının mevcut bir uygulamayı geliştirmek olduğunu düşünüyorsanız, bu çalışmayı göz önünde bulundurarak bir proje ekibi oluşturursunuz. Daha sonra paydaşlarınızın sizden tamamen yeni bir uygulama oluşturmanızı istediğini öğrenirseniz, bu çalışma için gereken geliştirme kaynaklarına sahip olmayabilirsiniz ve proje teslim tarihine yetişmek için bunları zamanında bir araya getirmek çok geç olabilir.
Kapsam kaymasını takip etmek, kaynaklarınızı koruyup yönetmenin başka bir yoludur. Bu, aynı anda birden fazla proje yürüten kuruluşlar için özellikle geçerlidir. Projenizin kapsamı genişledikçe zaman çerçevesi de genişler. Bu durum, proje çalışmalarınızın aynı kaynaklara ihtiyaç duyan diğer projelerle çakışmasına neden olabilir.
3. Görev Bağımlılıklarını Belirleyin
Herkes proje kapsamı üzerinde anlaştıktan sonra bir proje planı oluşturmaya geçin. Proje takviminiz teslim edilecek çıktıları ve kilometre taşlarını ayrıntılı olarak göstermelidir; çoğu proje lideri, genel çalışmanın ne kadar sürmesi gerektiğini bilmek için kritik yol ile başlar.
Görev bağımlılıklarını anlamanıza yardımcı olması için proje takviminizi bir Gantt şeması veya kaynak planlayıcı kullanarak daha da ayrıntılı bölümlere ayırın. Bu ayrıntılar, kaynaklara doğru şekilde öncelik vermek için çok önemlidir.
Örneğin, pahalı ve özel bir makinenin kullanılmasını gerektiren bir restorasyon projesi düşünün. Makineyi kiralamanız gerekeceğini (bu da günlük bir maliyet oluşturur) ve makineyi çalıştırmak üzere uygun sertifikalara sahip bir uzmanın hazır bulunması gerektiğini biliyorsunuz.
Projenizin bu makineyi gerektiren kısmı, diğer on iki proje görevi tamamlanmadan başlayamıyorsa, makineyi ve sertifikalı uzmanı en başından itibaren projenize tahsis etmeniz kaynakları boşa harcamanıza neden olur.
Proje takviminizdeki görev bağımlılıklarını belirlemek için çalışarak tam zamanında tahsisin avantajlarından yararlanabilirsiniz. Tüm bunlar en iyi şekilde restorasyon proje yönetimi yazılımı ile planlanır.
4. Önceden Bir Kaynak Planı Oluşturun
Bu bağımlılıkları ve proje planınızla ilişkili kaynak ihtiyaçlarını anlamakla yetinmeyin. Takviminizle birlikte bir kaynak planı oluşturun (bunu en iyi şekilde bir kaynak planlama şablonu ile yapabilirsiniz).
Proje zaman çizelgesinin mevcut kaynaklarla örtüşüp örtüşmediğini değerlendirin. Örtüşmüyorsa, projenize yeterli kaynak sağlamak için takviminizde ayarlamalar yapmanız veya insan kaynaklarıyla ya da diğer karar vericilerle önceden iletişime geçmeniz gerekebilir.
Örneğin, planlamanız proje için 50.000 $ değil, 100.000 $ gerektiğini anlamanızı sağlayabilir. Bu oldukça büyük bir farktır ve proje bütçesini iki katına çıkarmak için onay almak biraz zaman alabilir.
Ya da projeniz için özel bir yetkinlik ihtiyacını karşılamak üzere geçici bir yüklenici çalıştırmanız gerekiyorsa, İK ekibinizin ilanı yayımlaması, adayları değerlendirmesi ve doğru kişiyi işe alması birkaç hafta veya daha uzun sürebilir. Personel bulma ajansı yazılımı bu konuda yardımcı olabilir.
5. Kullanılan Kaynaklar Hakkında Veri Toplamak İçin Zaman Takibi Kullanın
İhtiyaç duyduğunuz tüm proje kaynaklarına sahip olduktan sonra kaynak tahsisi sorumluluklarınız sona ermez. Çeşitli kişilerin projenizde harcadığı zamanı ve kullanılan tüm para ile diğer kaynakları takip etmelisiniz. Bu veri noktaları şu amaçlar için önemlidir:
- Faturalandırılabilir kalemleri desteklemek. Projeye yapılan harcamaları uygun şekilde müşterilere yansıtarak geri kazanmanız istenebilir. Projenin çeşitli yönlerine ne kadar zaman harcandığını bilmiyorsanız bunu etkili bir şekilde yapamazsınız.
- Kârlılığı belirlemek. Paydaşlar, projede yatırım getirisi elde edilip edilmediği konusunda yanıt isteyecektir. Zaman takibi ve kaynak kullanımıyla ilgili diğer veriler, bu yanıtları oluşturmak için kritik öneme sahiptir.
- Yeni projeler için planlamayı geliştirmek. İnsanların çeşitli projelerde ne kadar iş yapabileceğini bildiğinizde, daha iyi kapasite planlaması yapabilir ve dahili ekiplerinizin tükenmişlik yaşamasını önleyebilirsiniz.
Kaynakları Daha Etkili Bir Şekilde Yönetin
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak mı istiyorsunuz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örnek çalışmaya ve örneğe erişin ve Slack'te diğer yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.
