7 Kaynak Yönetimi Tekniği (Örneklerle)
Doğru kaynak yönetimi teknikleri daha az sürpriz, daha sağlıklı ekipler ve gerçekten zamanında tamamlanan projeler anlamına gelir. Aşağıdaki tekniklerin her biri için gerçek hayattan bir örnek, hemen uygulayabileceğiniz adımlar ve bunun kaynak yönetimi yazılımında nasıl işlediğine dair bir bakış bulacaksınız.
İşte yedi teknik ve bunları uygulamaya koymanın yolları.
Kaynak Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Kaynak yönetimi, ekibinizin bir projeyi teslim etmek için ihtiyaç duyduğu her şeyi belirleme, tahsis etme ve denetleme sürecidir. Proje planlaması neyi ve ne zaman yapılacağını tanımlarken kaynak yönetimi kime, hangi kaynaklarla ve ne kadara odaklanır. Beş temel kaynak türü şunlardır:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- İnsanlar: Ekip üyeleri, yükleniciler ve konu uzmanları.
- Bütçe: Projeye tahsis edilen finansal kaynaklar.
- Ekipman: Donanım, makineler veya özel varlıklar.
- Zaman: Sınırlı ve yenilenemez.
- Araçlar: Ekibinizin iş birliği yapmak ve teslimat gerçekleştirmek için kullandığı proje yönetimi yazılımı.
7 Kaynak Yönetimi Tekniği
Bu kaynak yönetimi becerilerinin ve tekniklerinin her birini, gerçek bir projede nasıl göründüğünü ve nasıl uygulanacağını anlayarak daha yakından inceleyelim.
1. Kaynak Tahmini
Kaynak tahmini, bir projenin gelecek aşamalarında ihtiyaç duyacağı kaynakları tahmin etme sürecidir. Geçmiş projelere, mevcut trendlere ve ekip kapasitesine bakarak, talep arttığında veya değiştiğinde hazırlıksız yakalanmak yerine ihtiyaçları önceden öngörebilirsiniz.
Ayrıca ihtiyaç duyulan kaynakları erkenden görmenizi sağlar ve bu da bütçe tahminlerine yardımcı olur. Hiç kimse bir projenin ortasına gelip personel eksikliği yaşadığını veya ekibe gereğinden fazla iş yüklediğini fark etmek istemez.
Örnek: Üç aylık bir web sitesi yeniden tasarımı üzerinde çalışıyorsunuz. Proje tahmin yazılımını kullanarak ihtiyaç duyacağınız kaynakların türünü ve sayısını tahmin ediyorsunuz: görseller için tasarımcılar, arka uç geliştiricileri ve serbest çalışan veya tam zamanlı olabilecek web metin yazarları.
Nasıl uygulanır:
- Ekip büyüklüğünü, zaman çizelgelerini ve işlerin nerede tıkandığını not ederek, geçmişteki benzer iki veya üç projeden veri toplayın.
- Bunu temel alın ve ardından yeni araçlar, aşina olunmayan kapsam veya daha küçük bir ekip gibi bu projedeki farklı unsurlara göre ayarlayın.
- Kaynak ihtiyaçlarınızı proje aşamasına göre ayırın; böylece eksiklikler daha sonra acil hâle gelmeden önce erkenden görünür olur.
- Kapsam veya öncelikler değiştikçe tahmininizi güncellemek için haftalık ya da iki haftada bir düzenli kontrol toplantısı planlayın.
2. Kaynak Planlaması
Kaynak planlaması, hangi tür kaynaklara (insan, teknik, finansal), ne zaman ve hangi miktarlarda ihtiyaç duyduğunuzu belirlemek anlamına gelir.
Daha sonra kaynak yönetimi planınızı kapasiteyle karşılaştırarak her proje aşamasının kapsandığından ve hiç kimseye üstesinden gelebileceğinden fazla iş verilmediğinden emin olabilirsiniz.
Bu, tek seferlik bir çalışma değildir. Projeler geliştikçe planların düzenli olarak gözden geçirilmesi ve ayarlanması gerekir.
Örnek: Yeni bir yazılım ürününü kullanıma sunmak üzeresiniz. Kaynak planlama, her görevi (test, pazarlama, kullanıcı eğitimi) listelemek ve her birini mevcut kaynaklarla eşleştirmek anlamına gelir. Bir Gantt grafiği oluşturucu bu süreci hızlandırmanın yollarından biridir.
Nasıl uygulanır:
- Her görevi veya proje aşamasını listeleyin, ardından her birinin ihtiyaç duyduğu kaynak türünü belirleyin: insanlar, araçlar veya bütçe.
- Genel aşırı tahsisi gerçekleşmeden önce fark etmek için ekibinizin gerçek kapasitesiyle karşılaştırın.
- Her şeyi tek bir yerde tutmak için bir kaynak planlama şablonu veya kapasite planlama aracı kullanın.
- Planınızı önemli kilometre taşlarında yeniden gözden geçirin. Projeler ilerledikçe kaynak ihtiyaçları değişir; planınız da değişmelidir.
3. Kaynak Tahsisi
Kaynak tahsisi, kaynakların projenizdeki belirli görevlere veya aşamalara atanmasıdır.
Buradaki en önemli nokta, ekibinizin güçlü yönlerini ve sınırlarını, ayrıca araçlarınızın yeteneklerini ve sınırlarını bilmektir. İnsanları becerilerine ve uygunluklarına göre görevlendirmek motivasyonlarını korur, tükenmişliği ve atıl kapasiteyi önler.
Örnek: Dijital pazarlama kampanyası için bu kaynak tahsisi örneğini ele alalım. Planlamadan sonra bir grafik tasarımcısına, bir sosyal medya yöneticisine ve bir içerik yazarına ihtiyacınız olur. Ardından pazarlama kaynaklarını tahsis etmek, belirli işleri her role atamak anlamına gelir. Tasarımcı blog grafikleri ve sosyal medya görselleri oluştururken yazar blog yazılarını ve açıklamaları hazırlar.
Nasıl uygulanır:
- Görevleri önce beceri setine, ikinci olarak uygunluğa göre kişilerle eşleştirin. İş için doğru kişi, en fazla boş zamanı olan kişiden daha önemlidir.
- Atamaları onaylamadan önce çakışmaları kontrol edin. Birden fazla projede görev alan ve zaten kapasitesini aşmış biri var mı?
- Hiçbir şeyin gözden kaçmaması için kimin neyden sorumlu olduğunu bir hesap tablosunda veya tahsis aracında belgeleyin.
- Çalışma başladıktan sonra dengesizlik olup olmadığını gözlemleyin. Bir kişi sürekli aşırı yük altındayken diğerlerinin kapasitesi varsa erken bir aşamada yeniden tahsis yapın.
Bu kaynak tahsisi hesap tablosu ekip üyelerini, sorumluluklarını ve saatlik ücretlerini takip eder.
4. Kaynak Zamanlaması
Kaynak zamanlaması, atama sürecini takvim üzerinde planlayarak ve her kaynağın ne zaman ve nerede kullanılacağını ayrıntılandırarak tahsisin üzerine inşa edilir. Bu aşamada, kaynaklarınızın zaman çizelgesini görselleştirmek ve çakışma ya da boşta kalma dönemleri olmadığından emin olmak için muhtemelen Gantt grafikleri veya kaynak zamanlama araçları gibi araçları kullanırsınız.
Örnek: Yeni bir mobil uygulama geliştiriyorsunuz. Bu bağlamda kaynak planlama, kullanıcı arayüzü/kullanıcı deneyimi tasarımcılarının çalışmalarını geliştiriciler kodlamaya başlamadan önce tamamlamasını sağlamayı içerebilir. Böylece geliştiriciler tasarım varlıklarını beklemek zorunda kalmaz, tasarımcılar da son dakika değişikliklerini yetiştirmek için acele etmez.
Nasıl uygulanır:
- Kaynaklar atandıktan sonra her birini bir zaman çizelgesine yerleştirin — bunun için bir Gantt şeması veya kaynak planlayıcı kullanabilirsiniz.
- Bağımlılıkları arayın: diğer görevlerin başlayabilmesi için hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini belirleyin ve atamaları buna göre sıralayın.
- Çakışmaları kontrol edin — aynı kişi aynı anda iki iş için planlanmışsa bir şeylerin değiştirilmesi gerekir.
- Kaynakların görevler arasında kullanılmadan beklediği boş dönemleri işaretleyin ve işlerin verimli şekilde ilerlemesini sağlamak için programı ayarlayın.
5. Kaynak Dengeleme
Kaynak dengeleme, görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini elinizdeki gerçek kaynaklara uyacak şekilde ayarlar. Bitiş tarihinizin değişebildiği durumlarda işe yarar. Değişemiyorsa aşağıda ele alınan kaynak yumuşatma daha uygun bir seçenektir.
Dengeleme, insanları gerçekçi olmayan teslim tarihleriyle aşırı zorlamaktan kaçınır. TeamUp COO'su Tim Green bunu şöyle ifade ediyor:
Buradaki temel fayda, kaynakların tükenmesini önleyerek daha uyumlu ve üretken bir çalışma ortamı oluşturmaktır.
Örnek: Bir ürün lansmanının ortasındasınız ve grafik tasarımcınızın, müsait olacağını düşündüğünüz bir görevi tamamlamak için uygun olmadığını fark ediyorsunuz. Kaynak dengeleme, bu görevin başlangıç ve bitiş tarihlerini grafik tasarımcınızın uygun olduğu günlere değiştirmek anlamına gelir.
Bunun nasıl çalıştığını göstermek için, sürecin öncesini ve sonrasını gösteren iki Gantt şemasıyla hazırlanmış bir kaynak dengeleme örneğini burada bulabilirsiniz.
Kaynak dengelemeden sonra Gantt şemamız ise şöyle görünüyor.
Nasıl uygulanır:
- Aşırı tahsis edilmiş ekip üyelerini belirleyin ve aşırı yüklenmeye neden olan görevleri işaretleyin.
- Programınızda esneklik olup olmadığını kontrol edin — teslim tarihleri değişebiliyorsa, gerçekçi olmayan bir tempoyu zorlamak yerine görev zaman çizelgelerini gerçek uygunluğa göre ayarlayın.
- Program esnetilemiyorsa bu, bir sonraki bölümde ele alınan kaynak yumuşatmadır.
- Ayarlamanın başka bir yerde yeni bir darboğaz oluşturmaması için işleri büyük parçalar halinde değil, kademeli olarak yeniden dağıtın.
6. Kaynak Kullanımı
Kaynak kullanımı, ekibinizin kullanılabilir zamanının ne kadarının üretken çalışmaya ayrıldığını ölçer. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatler gibi metrikleri takip etmek, insanların aşırı yoğun mu yoksa boş mu olduğunu gösterir. Yeterince kullanılmayan kapasiteyi erken fark etmek, kaynakları yeniden dengelemek için bir fırsattır ve Tim Green'e göre bu, "önemli maliyet tasarrufları sağlayabilir."
Örnek: Çevrim içi bir kursu kullanıma sunduktan sonra ekibin çoğunun tamamen meşgul olduğunu, ancak kurs içeriği hazırlamak için işe aldığınız video uzmanınızın boş zamanı olduğunu fark ediyorsunuz. Bu zamanı kurs için tanıtım videolarına ayırmak, zaten ücretini ödediğiniz kapasiteden daha fazla değer elde etmenizi sağlar.
Nasıl uygulanır:
- Zaman takip yazılımını kullanarak faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri düzenli olarak takip edin.
- Kimin aşırı yüklendiğini ve kimin ayırabileceği kapasiteye sahip olduğunu görmek için kullanım metriklerini hem ekip hem de kişi düzeyinde inceleyin.
- Bir kişi yeterince kullanılmıyorsa, yapacak bir işi olmadığını varsaymadan önce becerileriyle örtüşen bağlantılı işleri araştırın.
- Bir hedef kullanım oranı belirleyin ve bunu kıyaslama ölçütü olarak kullanın. Çok düşük oran boşa harcanan kapasiteye, çok yüksek oran ise tükenmişlik riskine işaret eder.
7. Kaynak Yumuşatma
Kullanımın en önemli metriklerinden biri olan kullanım oranını hesaplamak için basit bir denklem aşağıda verilmiştir.
Temel avantajı, değişikliklere veya öngörülemeyen koşullara daha iyi yanıt verilmesini sağlayan, daha esnek ve uyarlanabilir bir proje takvimidir.
Yine de son teslim tarihine yetişirsiniz. Değişen şey, esnek çalışmanın ne zaman yapıldığıdır; böylece kimsenin bir haftası 60 saate çıkarken sonraki haftası neredeyse boş kalmaz.
Örnek: Sabit bir kullanıma sunma tarihi olan bir e-ticaret platformu yenilemesini yürütüyorsunuz. Geliştiriciniz Reese, 1. Gün için 12 saat ve 2. Gün için 13 saatlik iş planına alınmış; ancak bu görevlerin bazıları kritik yol üzerinde değil. Yumuşatma, bu esnek görevleri toplam bollukları içinde daha hafif günlere taşır; böylece Reese'in iş yükü dengelenir ve kullanıma sunma tarihi değişmez.
Aşağıda, kaynak yumuşatma sürecinin sonucunu önce ve sonra gösteren bir karşılaştırma yer alıyor.
Kaynak yumuşatmadan sonra proje takvimi şu şekilde görünür.
Nasıl uygulanır:
- Son teslim tarihinin gerçekten sabit olduğunu doğrulayın. Herhangi bir esneklik varsa kaynak dengeleme daha iyi bir başlangıç noktası olabilir.
- Kritik yolu haritalayın, ardından kritik olmayan görevleri ve her birinin ne kadar toplam bolluğa sahip olduğunu belirleyin.
- Esnek görevleri aşırı yüklü günlerden alıp daha hafif günlere taşıyın ve toplam bollukları içinde kalın. Önce serbest bolluğu kullanın; çünkü bu, başka hiçbir görevi etkilemez.
- Geride hiç bolluk kalmadığı için bir yoğunluk azaltılamıyorsa bu, kapasite eklemeniz, kapsamı daraltmanız veya tarihi yeniden müzakere etmeniz gerektiğinin işaretidir.
Kaynak Yönetimi Neden Kritiktir?
Günümüzde projeler birden fazla ekibi, zaman dilimini ve çalışma biçimini kapsıyor; bu da kaynak yönetimini hiç olmadığı kadar zorlaştırıyor. Dört zorluk öne çıkıyor:
- Departmanlar arası karmaşıklık: Farklı departmanlardan kişiler bir araya getirildiğinde, kapasite planlaması rekabet hâlindeki önceliklerle paylaşılan bir soruna dönüşür.
- Kapasite kısıtları: Kullanılabilirlik hakkında görünürlük olmadığında, aşırı kaynak tahsisi ve darboğazlar kaçınılmaz hâle gelir.
- Bağlam değiştirme: Aşırı çoklu görev, ekiplerin üretkenliğinin %40'ına kadarını azaltır (APA).
- Hibrit ve uzaktan çalışma: Dağıtık ekiplerde kaynak dengesizliklerini sorunlara yol açmadan önce fark etmek daha zordur.
İnsanlar üzerindeki etkiler de oldukça büyüktür. Tükenmişlik yaşayan çalışanların hastalık izni alma olasılığı %63 daha yüksektir (Gallup). Güçlü kaynak planlaması ve iş yükü yönetimi, hem projenizi hem de ekibinizi korumanın en etkili yolları arasındadır.
- Kaynak yumuşatmayı uygulamadan önce teslim tarihinin gerçekten sabit olduğunu doğrulayın — takvimde herhangi bir esneklik varsa, kaynak dengeleme daha iyi bir başlangıç noktasıdır.
- Takvimdeki hangi görevlerin esnekliğe sahip olduğunu belirleyin — kesin bir teslim tarihi olsa bile, görevlerin kendi içindeki sıralama çoğu zaman değiştirilebilir.
- Kapasiteyi artırma seçeneklerinizi değerlendirin: ek bir çalışan işe almak, serbest çalışanla çalışmak veya daha hızlı ilerleyebilecek daha kıdemli bir ekip üyesine iş atamak.
- Karar vermeden önce bütçenizi kontrol edin — ek kaynaklar getirmenin bir maliyeti vardır ve harekete geçmeden önce bu ödünleşimin buna değdiğini doğrulamak faydalıdır.
Sırada Ne Var?
Sizin için işe yarayan başka kaynak yönetimi teknikleri mi var veya belki daha fazla fikir mi arıyorsunuz? Üye olun ve sohbete katılın; Slack'te 1000'den fazla diğer dijital proje yöneticisiyle bir araya gelin. Ayrıca kaynak yönetimi planı gibi proje belgeleri için 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişim elde edersiniz.
Yetkinliklerinizi geliştirmek ve öne geçmek istiyorsanız, proje liderleri için hazırlanan en iyi kaynak yönetimi kurslarından birine katılmayı düşünün.
