Vad är EPM-verktyg? Definition + 10 bästa alternativen
Oavsett om du är en senior projektledare som bygger upp en projektledningsfunktion på en växande digital byrå eller en ambitiös grundare som vill skala upp era arbetssätt, kan programvara för projektledning på företagsnivå vara din bästa vän när det gäller att driva komplexa projekt och hantera tvärfunktionella team.
Projektledningsverktyg för företag är mer robusta versioner av de projektledningsverktyg du känner till och uppskattar. De låter användare följa teamets framsteg, dela dokument, skicka aviseringar, tilldela uppgifter och mycket mer!
Här går jag igenom några användningsområden, viktiga funktioner och fördelar som projektledare på företagsnivå kan förvänta sig när det gäller projektledningsverktyg för företag, och jag ger dig en lista över de bästa verktygen på marknaden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är ett projektledningsverktyg för företag?
Projektledningsverktyg för företag samlar information från flera team för att ge en samlad bild av projektlandskapet i organisationen.
När du driver ett litet företag kan du förlita dig på muntlig information eller en enkel uppgiftshanterare för att hålla dig uppdaterad om vad alla arbetar med. När organisationen växer når du så småningom en vändpunkt där du inte längre vet vad andra gör genom att bara snappa upp information. Det är här programvara för projektledning på företagsnivå kommer till nytta.
Programvara för projektledning på företagsnivå är utformad för stora företagsorganisationer och mer komplexa projekt. Dessutom pågår dessa projekt ofta under längre tidsperioder, har större budgetar och involverar fler projektmedlemmar och intressenter.
Läs mer om de olika verktyg som företag använder här.
Användningsområden för projektledningsverktyg för företag
Ett projektledningsverktyg för företag passar bäst för stora och komplexa projekt. Om ditt projekt därför inte kräver att olika team kommunicerar och samarbetar på samma plats kan det vara bättre att använda projektledningsprogramvara som är anpassad för enskilda projektledare. Detta gäller särskilt små företag med enkla uppgifter.
Om du däremot har en uppgift som ska följas upp i hela företaget är ett projektledningsverktyg för företag en idealisk projektledningslösning. Exempel på sådana uppgifter är kundprojekt, som lansering av webbplatser, programvaruutvecklingsprojekt eller digitala marknadsföringskampanjer, samt interna omställningsinsatser, till exempel organisatoriska förändringar efter en fusion eller ett förvärv.
Om din organisation inte behöver ett EPM-verktyg just nu men har planer på att växa kan det ändå vara värt att välja och konfigurera ett verktyg i förväg, så att du får tid att vidareutveckla den EPM-lösning du föredrar innan den verkligen behövs.
Du bör också se till att verktyget du väljer fungerar med ditt befintliga ramverk för projektledning på företagsnivå.
Vad används projektledningsverktyg för företag till?
Projektledningsverktyg för företag har många användningsområden gemensamma med andra typer av projektledningsprogramvara, men i mycket större skala. Här är några specifika användningsområden som kräver en företagslösning.
Följa projektets framsteg inom flera områden
Vissa projekt omfattar intressenter på olika nivåer i organisationen, från projektledare och chefer till medarbetare i den operativa verksamheten. Ett exempel är ett arbete med att migrera programvara, som kräver utvecklingsarbete, samordning av projektledning och intern kommunikation på ledningsnivå. Det innebär att flera olika team berörs under processens gång.
Att använda specifika typer av EPM-verktyg, till exempel programvara för projektuppföljning, är särskilt viktigt i större företag där teammedlemmar finns över hela världen eller på olika kontor.
Skala upp till stora projekt
Skalbarhet är en av de viktigaste egenskaperna som ett projektledningsverktyg för företag kan ge en organisation. När en byrå får nya kunder blir projektledning allt viktigare för att hantera en växande projektportfölj.
Samarbete
Oavsett hur stort teamet är är ett effektivt och ändamålsenligt samarbete avgörande. Projektledare och andra teammedlemmar bör kunna kommunicera i realtid.
Projektledningsverktyg för företag gör det möjligt att dela dokument inom och mellan team. Projektledare kan också skicka ut uppgifter eller aviseringar via projektledningsverktyget i stället för att skicka dem individuellt till varje teammedlem.
Dessutom möjliggör samarbetsverktyg för företag tvärfunktionellt samarbete. Om du har ett system för projekthantering på företagsnivå på plats för ditt företag kan du därför använda det mellan olika avdelningar. Detta är idealiskt för ett projekt, till exempel en webbplatslansering, som innefattar representanter från flera grupper (teknik, marknadsföring, produktledning med mera).
Rapportering
Rapporteringsfunktioner gör det möjligt att se projektdata ur olika perspektiv, vilket kan vara särskilt användbart för projektledare som behöver presentera projektets framsteg för en nyfiken kund.
Kom ihåg att vissa verktyg, till exempel Wrike, har flera företagsnivåer. Se därför till att planen har de funktioner du behöver. För en omfattande jämförelse av alternativ för programvara för företagets arbetsstyrning kan du överväga att utvärdera flera plattformar.
Du behöver Wrikes Pinnacle-plan för avancerad analys, och det är där de börjar försöka sälja upp dig.
Dessutom minskar projekthanteringsverktyg på företagsnivå med rapporteringsfunktioner behovet för projektledare att jaga uppdateringar från teammedlemmar, så länge statusar, tidrapporter och förfallodatum hålls uppdaterade i verktyget. En vinst för alla inblandade!
Budgetering
Budgeteringsfunktioner gör det möjligt att planera projektkostnader och se kommande projektutgifter. Detta hjälper projektledare att se till att de håller sig inom budgeten samtidigt som projektmålen förblir på rätt spår.
Med programvara för projekthantering på företagsnivå kan du sömlöst använda programvarugenererade instrumentpaneler för att hålla kunder informerade när kostnaderna kan bli höga och/eller när projektets omfattning tenderar att växa.
Förbättrad anpassningsbarhet
Beroende på projektet kan projekthanteringsverktyg på företagsnivå anpassas. Du kan till exempel behöva ytterligare säkerhetsfunktioner om projektet kräver att filer är säkra när de laddas upp till eller ner från en server.
Du kan också anpassa projekthanteringsverktyg genom att ändra projektstatusar och etiketter. Om du har ett projekt som involverar flera avdelningar är det viktigt att veta var varje projekt befinner sig i processen, så att teammedlemmarna prioriterar sitt arbete på lämpligt sätt.
Standardfunktioner i projekthanteringsverktyg för företag
De flesta projekthanteringsverktyg på företagsnivå levereras med vanliga projekthanteringsverktyg samt några praktiska extrafunktioner. Här är en detaljerad genomgång av typiska funktioner i EPM-verktyg. Du kan också leta efter funktioner för AI inom projekthantering på företagsnivå som kan påskynda och förenkla dina arbetsflöden och processer.
Kommunikationsfunktioner
De flesta projekthanteringsverktyg på företagsnivå har funktioner som gör att du kan kommunicera med andra teammedlemmar antingen i appen eller genom tredjepartsintegreringar.
Kommunikationsmetoder i appen kan omfatta @omnämnanden eller direktmeddelanden för att meddela teammedlemmar om kommande uppgifter. Forum eller diskussionsforum underlättar kommunikation mellan avdelningar. Slack är en typisk tredjepartsintegrering som låter dig bygga vidare på diskussioner i appen inom olika projektämnen.
En projekthanteringsapp är en annan användbar funktion som underlättar distanssamarbete.
Funktioner för spårning och hantering
Utöver vanlig kapacitetsplanering och resurshantering för projekt bör projekthanteringsverktyg på företagsnivå innehålla följande funktioner:
- Robust budgetering och prognostisering: Detta passar utmärkt för projektledare som arbetar med flera budgetar och vill se hur varje projekt påverkar avdelningens och/eller företagets budget.
- Datavisualisering: Detta gör projektledare medvetna om ett projekts framsteg utan att behöva läsa igenom stora mängder projektdata. Programvara för företagsprojektledning låter dig visualisera framsteg över en portfölj med flera projekt.
- Avancerad övervakning av nyckeltal: Nyckeltal (KPIs) är vanligtvis projektledarens första prioritet, så övervakning i realtid är avgörande. De flesta programvaror för företagsprojektledning låter dig koppla team- eller projektspecifika nyckeltal till företagets nyckeltal för att bedöma hur enskilda projekt påverkar företagets resultat.
- Funktioner för finansiell konsolidering och bokslut: Dessa är användbara när projektledare vill få en överblick över hela företaget av vart pengarna går.
- Rapporter om leveranskedjans effektivitet: Detta verktyg är användbart för projektledare som behöver veta hur väl leveranskedjan fungerar i hela deras projektportfölj.
- Rapporter om humankapitalhantering: Projektledare använder denna funktion för att se hur väl teammedlemmarna arbetar tillsammans och delar information. Den kan också hjälpa till att identifiera var teammedlemmar kan vara under- eller överbelagda.
- Tidsregistrering: Att använda funktioner i programvara för tidsregistrering är viktigt för projektledare som behöver veta hur enskilda projektdeadlines kan påverkas om fler eller färre teammedlemmar stödjer portföljen.
- Rapporter: Rapportfunktioner är avgörande för att projektledare, avdelningschefer och högre chefer ska förstå projektens resultat i hela organisationen, utan att nödvändigtvis behöva gå in på detaljerna i ett enskilt projekt.
Strategisk planering
Strategisk planering på företagsnivå ger projektledare en övergripande bild av projektens mål och syften samt av hur ett specifikt projekt bidrar till verksamhetens mål. Programvara för företagsprojektledning gör det möjligt för projektledare att se projektinformation ur olika perspektiv och enkelt fatta beslut om vilka projekt och specifika steg som bör genomföras härnäst, samtidigt som man tar hänsyn till företagets omgivningsfaktorer.
Programvara för företagsprojektledning kan också hjälpa användare att fastställa operativa riktlinjer som styr företagets projekt, oavsett omfattning. Detta är användbart när projektledare måste samarbeta med projektteam på olika avdelningar eller när projektet involverar externa leverantörer – alla kan hålla sig uppdaterade.
Fördelar med verktyg för företagsprojektledning
Den viktigaste fördelen med att använda programvara för företagsprojektledning är att den hjälper dig att få en bättre förståelse för projektens framsteg. Detta sparar i sin tur tid genom att minska fel som orsakas av missförstånd eller bristande organisation, och gör det möjligt för ditt team att hålla projektdeadlines.
Verktyg för företagsprojektledning kan också:
- Förbättra produktiviteten genom att minska den tid som andra teammedlemmar lägger på ”arbete kring arbetet”, vilket ökar tiden de lägger på det arbete de anställdes för att utföra
- Minska tiden som läggs på att samla in information från olika källor för att dela den med chefer – EPM-verktyget sammanställer denna information åt dig
- Förbättra prioriteringen genom att synliggöra den tid som läggs på olika projekt
- Införa bästa praxis för projektledning i hela organisationen och bidra till att utbilda nästa generation projektledare.
Bästa verktygen för företagsprojektledning
Om du letar efter ett verktyg för företagsprojektledning för din organisation finns här en lista över de bästa alternativen, tillsammans med en kort recension som ger dig en uppfattning om varje verktygs styrkor.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hur skiljer sig verktyg för företagsprojektledning från annan programvara för projektledning?
Programvara för företagsprojektledning skiljer sig från annan programvara för projektledning eftersom den är utformad för större och mer komplicerade projekt som involverar många människor och resurser och som ofta kräver samordning mellan flera avdelningar i organisationen.
När bör ett verktyg för företagsprojektledning användas framför annan programvara för projektledning?
Du bör använda ett projektledningsverktyg för företagsnivå för att hantera projekt som omfattar en stor budget, flera avdelningar eller många personer. Programvara för projektledning på företagsnivå är utformad för den här typen av projekt och innehåller ofta fler funktioner än vanliga projektledningsverktyg.
Behovet av att hantera en portfölj av projekt mellan olika avdelningar är ett annat tecken på att du behöver verktyg för portföljprojektledning på företagsnivå. I dessa fall, där projektteam arbetar med flera olika typer av projekt samtidigt eller där projektet omfattar flera företag med separata avdelningsbudgetar och tidsfrister, är programvara för projektledning på företagsnivå avgörande.
På vilka sätt liknar projektledningsverktyg för företagsnivå andra former av projektledningsprogramvara?
Programvara för projektledning på företagsnivå har sitt ursprung i vanliga projektledningsverktyg. Därför påminner även de nyaste projektledningsverktygen för företagsnivå om sina tidigare, enklare versioner. Här är några av funktionerna som har följt med.
Teamsamarbete: Att dela dokument, tilldela uppgifter och skicka aviseringar till teammedlemmar är standardfunktioner i projektledningsprogramvara.
Rapportering: Möjligheten att rapportera hur stora framsteg som har gjorts i ett projekt kan hjälpa projektledare att se hur väl deras team arbetar. Rapportering är avgörande för att hantera projekt av alla typer.
Tidsregistrering: Genom att registrera den tid som läggs på projekt med hjälp av programvara för tidsregistrering på företagsnivå kan projektledare bättre uppskatta när ett projekt kan slutföras och om de behöver mer resurser för att slutföra det, och korrekta data för tidsregistrering innebär korrekta projektbudgetar.
Gantt-schema: Det här är projekttidslinjer som projektledare kan skapa och dela med sina team. De gör det möjligt för projektledare att visualisera projektuppgifter i kronologisk ordning, vilket är viktigt för att identifiera beroenden mellan uppgifter. Gantt-scheman hjälper också projektledare att fastställa lämpliga tidsfrister för teammedlemmar och se potentiella förseningar och flaskhalsar.
Övertygad om att du behöver programvara för projektledning på företagsnivå?
Om din organisation börjar växa ur kostymen (på ett bra sätt!) kan det vara dags att överväga att investera i programvara för projektledning på företagsnivå för att effektivisera och standardisera projektets arbetsflöden. Varför inte prova det idag?
Att förstå begreppet projektledning på företagsnivå kan förbättra effektiviteten på alla avdelningar (ladda ner vår PDF-guide), och för mer information om programvara för projektledning på företagsnivå (till exempel kostnaden!) och relaterad programvara kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.
