Vad är ett Gantt-schema? Den kompletta guiden för projektledare
Låt mig säga det rakt ut. Jag älskar ett bra Gantt-schema. Är det nördigt? I så fall kommer du också att vara en riktig stornörd när du har läst klart den här artikeln.
Men låt mig vara tydlig: jag sa ”ett bra Gantt-schema”.
Ett bra Gantt-schema berättar en visuell historia om relationerna mellan det arbete som ska utföras, utlagt över en tidsperiod.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Det visar vad som måste hända för att något annat ska kunna börja, eller vad som måste slutföras för att något annat ska bli klart.
- Det visar vilket arbete som kommer att pågå parallellt inom en avskild del och vilket arbete som kräver samarbete.
- Det tydliggör faser och ger logik åt viktiga datum.
- Det tar projektets komplexitet och omvandlar den till enkelhet.
- Och det visar en möjlig väg till framgång.
Jämför det med vad jag anser vara ett dåligt Gantt-schema. Ett dåligt Gantt-schema är ett sådant som bara en projektledare vill titta på. Det återger projektets komplexitet på en sida och är ungefär lika visuellt intressant som mögel som växer på en brödskiva.
Det är en historia som ingen vill höra eftersom den är full av jargong och tråkig. Och därför kommer de enda bidragen till den under ett projekt från projektledaren – och enbart projektledaren.
Så här ser ett Gantt-schema ut
Gantt-schemat utformades i slutet av 1800-talet av maskiningenjören Henry Gantt och är ett projektledningsverktyg som gör det möjligt för användaren att snabbt visualisera projektdata. Den mest framträdande delen av dessa projektdata är aktivitetsberoenden samt projektets aktuella status.
Allt detta visas i relation till den fastställda projekttidslinjen. Precis som en resplan för en lång resa visar vad som händer när och vad som kommer härnäst, ger ett Gantt-schema en fågelperspektiv över projektets steg, vad som händer härnäst och när allt bör vara klart (vilket naturligtvis är en uppskattning – saker kan fortfarande förändras)!
Även om jag ÄLSKAR att börja planera mitt projekt på papper (jag är fast övertygad om att du inte är redo att använda datorn för att kartlägga det om du inte kan kartlägga det på papper).
Numera skapas Gantt-scheman i programvara, till stor del automatiskt. Läs mer om programvara för Gantt-scheman här.
Så skapar du ett Gantt-schema
All programvara för Gantt-scheman skapar ett horisontellt stapeldiagram (vilket i korthet är vad människor tänker på när de hör Gantt-schema).
Den vertikala axeln till vänster består av listan över aktiviteter som ska slutföras under projektets gång, eventuellt på ett par olika nivåer om projektet är komplext.
Aktiviteterna ordnas vanligtvis uppifrån och ned i den ordning de behöver slutföras för projektet. I ett mer komplext projekt kan aktiviteterna i stället ordnas efter sammanhang, fas, team eller område.
Den horisontella axeln är en projekttidslinje. De horisontella staplar som skapas för varje projektaktivitet är proportionella mot den tid som behövs för varje aktivitet. Om hela projektet tar fyra veckor och den första aktiviteten förväntas ta en vecka, skulle stapeldiagrammet för den aktiviteten fylla en fjärdedel av tidslinjen.
De flesta webbaserade program för Gantt-scheman kan också visa vilken medlem i projektteamet som har tilldelats varje aktivitet. Hur stor del av stapeln som är ifylld informerar projektledaren, teamet och intressenterna om hur stora framsteg som har gjorts för varje aktivitet.
Gantt-schemat ger projektledaren, teamet och intressenterna en konsekvent bild av projektets kritiska linje och projektets övergripande framsteg.
Med en visuell bild av den kritiska linjen är det enkelt att se när justeringar av planeringen behöver genomföras för att undvika flaskhalsar i projektets framsteg.
Relaterad läsning: 7 delar att inkludera i ett Gantt-schema + fler tips om Gantt-scheman
Varför används Gantt-scheman?
Gantt-schemat identifierar aktiviteter som kan slutföras samtidigt och sådana som är beroende av att en annan aktivitet slutförs. Det är ett sätt att visualisera projektledningen och beskriva de viktigaste delarna av projektet.
Eftersom stapeldiagrammet plottas mot en tidslinje kan ett Gantt-schema också visa var det finns stillestånd i projektet. Dessutom är Gantt-schemat ett utmärkt sätt att identifiera större pauser eller tidsrelaterade hänsyn (säg det med mig: PTO, semester) som kommer att påverka teamets förmåga att gå vidare på ett betydande sätt.
Projektledare, team och intressenter kan använda Gantt-schemat för att se hur de ligger till i förhållande till planen och se till att alla tidsaspekter hanteras och beaktas i god tid.
Läs mer om vad Gantt-scheman används till och deras specifika användningsområden här.
Proffstips: Ett Gantt-schema som stannar i ett verktyg och inte blir en del av den verkliga diskussionen är inte särskilt användbart! Om du är projektledare, teammedlem eller intressent i ett team som använder ett Gantt-schema bör du göra schemat så synligt som möjligt och använda det som ett verktyg för att öppet prata om hur arbetet fortskrider och vad som väntar.
Fördelar med ett Gantt-schema
Gantt-schemat är utformat för att på ett visuellt sätt samla viktiga projektuppgifter och tidsuppgifter på en och samma plats.
Att ha så viktig information i ett enda schema förenklar kommunikationen av planen (och eventuella uppdateringar) och gör det lättare att förstå hur lång tid som behövs för att slutföra både enskilda uppgifter och ett helt projekt.
Det är fördelaktigt att använda ett Gantt-schema i projektledning eftersom det låter dig se på ett ögonblick hur varje uppgift förhåller sig till de andra uppgifterna, vad som ska vara klart när och hur mycket tid som avsatts för varje uppgift.
Det hjälper dig att hålla ordning och följa planen medan du arbetar med projektet. Dessutom kan ett Gantt-schema hjälpa till att identifiera potentiella risker och problem tidigt i projektet, så att de kan hanteras innan de blir allvarliga.
Om det uppdateras regelbundet kan även ett enkelt Gantt-schema fungera som ett viktigt verktyg som gör det möjligt för alla medlemmar i projektteamet att snabbt se projektets utveckling och plan över tid.
Saker att tänka på
För att skapa ett Gantt-schema behöver du först en grundläggande projektplan som innehåller uppgifter, datum och eventuella beroenden. Försök inte skapa ett Gantt-schema utan dessa delar som underlag.
Även när du använder projektledningsprogram för att skapa ett Gantt-schema behöver du först ha en projektplan som listar alla (du kan börja med några) enskilda uppgifter som krävs för ditt projekt.
Det är också nödvändigt att uppskatta hur lång tid varje uppgift kan ta och om vissa uppgifter är beroende av varandra. Start- och slutdatum bör också fastställas. Projektmilstolpar kan fungera som motivation för projektteamet, eller så kan de krävas av dina intressenter (eller enligt avtalet).
Precis som med alla projektledningsprogram måste användaren ange så mycket information som möjligt. Projektledaren måste sedan förstå projektets samtliga slutkomponenter och känna till projektets struktur för arbetsnedbrytning.
Inget Gantt-schemaverktyg kommer att tala om för dig att en viss uppgift saknas eller vem i teamet som ska göra vad. Kom ihåg: Ett Gantt-schema är bara en visuell representation av en projektplan över tid. Det är inte själva planen.
Bästa användningsområdena för Gantt-scheman
Yrkesverksamma inom projektledning använder verktyg som Gantt-scheman eftersom de kan användas för att visualisera projekt av alla typer och storlekar för intressenter.
Gantt-schemat har funnits i årtionden och har varit avgörande för att visualisera och kommunicera projektets utveckling i många stora initiativ som du drar nytta av, exempelvis kollektivtrafikinfrastruktur, motorvägssystem och till och med The Digital Project Managers innehållsskapandeprocess!
En av mina favoritprojekttyper att visualisera med ett Gantt-schema är byggprojekt, eftersom vi alla sannolikt har kört förbi ett hus eller en byggnad medan den byggs över tid och vet att man inte bör börja montera skåp förrän taket är färdigt!
I dag används Gantt-scheman inom i stort sett alla branscher och sektorer, vilket framgår av den mängd Gantt-schemaprogram och mallar som har skapats för många olika sammanhang eller scenarier (PS: Hämta vår Gantt-schemamall här).
Projektledare som använder den prediktiva metoden eller vattenfallsmetoden använder vanligtvis Gantt-scheman för att visualisera teamets väg till ett framgångsrikt slutförande. Faktum är att det på vissa sätt är där vattenfallsmetoden fick sitt namn, från Gantt-schemat som faller som ett vattenfall mot mållinjen.
Eftersom vattenfallsmetoden hanterar ett projektschema sekventiellt, med alla planer fastställda från början, är Gantt-schemat idealiskt för att visuellt kartlägga denna sekvens.
Dessutom ger Gantt-scheman projektledare och team ett visuellt sätt att dela upp projektet i hanterbara delar. Det här verktyget hjälper dem också att identifiera milstolpar inom projektets tidslinje, vilket ger dem data som de kan använda för att ge feedback till en organisations intressenter.
Förbisedda användningsområden för Gantt-scheman
Eftersom ett Gantt-schema kartlägger uppgiftsberoenden och ett projekts kritiska väg kan detta projektledningsverktyg visa hur en ändring av en enskild uppgift potentiellt kan påverka hela projektet. Framgångsrik projektledning kräver ofta förmågan att vara agil, så det är viktigt att kunna förutse hur en förändring nu kommer att påverka projektets slutförande i framtiden. Den här typen av feedback är en av de underutnyttjade delarna av ett Gantt-schema.
Proffstips: Även om det stämmer att Gantt-scheman ofta används i prediktiva projekt av vattenfallsmodell kan de också användas i agila projekt för att visualisera vad som är gjort och vad man vet ska göras.
Den viktigaste skillnaden mellan prediktiva/vattenfallsbaserade och adaptiva/agila projekt handlar inte om huruvida vi använder ett Gantt-schema eller inte, utan om hur vi planerar och om vi behöver känna till allt om utformningen och funktionen från början (prediktivt/vattenfallsbaserat), eller om vi kan upptäcka, utforma och bygga det längs vägen (adaptivt/agilt).
Begränsningar med Gantt-scheman
Inget projektledningsverktyg eller någon programvara är perfekt. Det gäller inte heller Gantt-schemat – det kan bli för komplext när antalet beroenden och aktiviteter ökar.
Med andra ord kan ett överbelamrat stapeldiagram innehålla så mycket information att helhetsintrycket blir förvirrande. Ett Gantt-schema bör inte användas enbart för användandets skull; det måste tillföra värde.
Om någon projektledningsaktivitet, inklusive skapandet av ett Gantt-schema, inte tillför värde ska du inte utföra den. Som projektledare bör du fokusera din tid och expertis på värdeskapande aktiviteter.
Om du till exempel har skapat ett Gantt-schema men ditt team och dina intressenter inte använder det eller ser något värde i det, är det inte värdefullt. Hantera din tid och energi för att skapa värde, inte dokumentation.
Med det sagt följer här några viktiga utelämnanden i Gantt-scheman.
Uppgifternas prioritet
Eftersom ett traditionellt Gantt-schema vanligtvis listar ett projekts uppgifter i sekventiell ordning visar schemat inte uppgifternas prioritet på ett korrekt sätt. I ett traditionellt Gantt-schema framstår varje uppgift som lika viktig som alla andra, vilket kanske inte korrekt återspeglar projektets process.
Nödvändiga resurser
Även om det i grunden är ett stapeldiagram motsvarar storleken på stapeln för varje uppgift tiden, inte de resurser som krävs för att slutföra uppgiften. Uppgiftshanteringen kan behöva se sådan information eftersom vissa planeringsbeslut kan behöva baseras mer på resurser än på tid.
Projektkostnader
En annan begränsning med Gantt-schemat är dess fokus på projektets tidslinje i stället för kostnaden. Projektledning kräver ofta att kostnaden vägs in i beslutsfattandet, och ett Gantt-schema tillhandahåller inga data som hjälper till att fatta den här typen av beslut.
Fullständig projektöversikt
Den projektledningsprogramvara som skapar Gantt-scheman delar ofta upp schemana i segment. Det gör det svårt att se hela projektet på en enda skärm eller ett enda pappersark, vilket gör dessa scheman ineffektiva att dela med en publik. Kort sagt kan ett Gantt-schema innehålla så mycket information att hela projektet inte går att se på en gång.
Om du har problem med att få plats med allt på en skärm eller ett pappersark bör du överväga om du kan ”rulla ihop” uppgifterna till arbetsströmmar eller milstolpar på högre nivå, så att allt får plats i en vy, även med en justerad tidsskala. Prova!
Andra metoder för projektvisualisering
Framgångsrik projektledning uppnås ofta genom att använda flera verktyg. Förutom ett Gantt-schema kan även ett PERT-diagram (teknik för utvärdering och granskning av program) vara användbart. Ett PERT-diagram fokuserar, till skillnad från den kritiska vägen, mer på beroendet mellan uppgifter än på en tidslinje, vilket gör det användbart för hantering av större projekt.
Ett nätverksdiagram är användbart för att visuellt representera hur komponenterna eller uppgifterna i ett projekt samverkar, något som ett Gantt-schema inte visar (detta är den huvudsakliga skillnaden mellan Gantt-scheman och PERT-diagram).
Det finns också projektstyrningsverktyg som Kanban-tavlor, som fungerar genom att begränsa det pågående arbete som tilldelas varje person eller team, i stället för att ange tidsplaner.
Avslutande tankar
Gantt-schemat har varit framgångsrikt som projektstyrningsverktyg i årtionden eftersom det i grunden är ett användarvänligt sätt att visualisera de uppgifter och den tid som krävs för att slutföra ett projekt. Men kom ihåg att Gantt-schemat inte är projektplanen.
När Gantt-schemat används tillsammans med andra projektstyrningsverktyg kan det ge en utmärkt översikt för att följa ett projekts framsteg och se vad som står näst på tur för projektteamet.
Om du har svårt att visualisera vad som kommer härnäst eller var ditt team behöver befinna sig längre fram, är ett Gantt-schema en bra plats att börja på. Faktum är att alla chefer jag någonsin har arbetat med har varit bekanta med Gantt-scheman, och i vissa fall har ett Gantt-schema varit en indikator på en gedigen projektplan. Testa!
Hitta rätt programvara för Gantt-scheman utifrån dina projektbehov här (när du har gjort en grundläggande plan – hoppa inte över det steget!):
- Verktyg för att skapa Gantt-scheman
- Programvara för Gantt-scheman
- Gratis programvara för Gantt-scheman
Prenumerera på nyhetsbrevet från Digital Project Manager för att hålla dig uppdaterad om Gantt-scheman och andra projektstyrningsverktyg.
