Så håller du ett projekt på rätt spår: 7 viktiga strategier
Projektuppföljning är avgörande: Att följa upp framstegen på rätt sätt hjälper projekt att hålla sig inom budgeten, hålla tidsfristerna och uppfylla omfattningen, vilket i sin tur gör det enklare att rapportera framsteg till intressenter.
Rätt verktyg för att lyckas: Välj lämplig programvara för projektledning utifrån ditt användningsområde – den bör erbjuda instrumentpanelsfunktioner för att övervaka mätvärden och snabbt identifiera problem eller andra svårigheter.
Säg nej till att omfattningen smyger ut: Definiera projektets omfattning tydligt och få intressenternas samtycke i förväg för att förhindra att omfattningen smyger ut, skapa samsyn kring projektets gränser och undvika projektmisslyckanden.
Sätt SMART-mål: Använd SMART-modellen för att sätta mätbara och realistiska projektmål samt fastställa tydliga framgångsmått och tidsramar för ansvarsskyldighet.
Utan en idé om hur du ska hålla ditt projekt på rätt spår kan du snabbt hamna över budget, efter tidsplanen och med leveranser som inte uppfyller omfattningen. För att inte tala om att det blir svårt att rapportera framsteg till intressenter.
Att förstå hur man följer upp projekt är avgörande för att stödja framgångsrika leveranser i tid. Här är mina främsta tips för projektledning för att hålla dina projekt och teammedlemmar på vägen mot framgång.
1. Använd rätt verktyg för projektledning
Det är ganska svårt att följa upp projektets framsteg utan programvara. Rätt programvara för projektledning och appar erbjuder funktioner för:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Följa framsteg i instrumentpaneler. Leta efter verktyg för projektuppföljning med instrumentpanelsfunktioner. När du kan skapa anpassade instrumentpaneler kan du se viktiga projektmått med en blick, vilket gör att du kan införa effektiva projektstyrningsåtgärder, övervaka KPI:er och snabbt identifiera om något håller på att hamna ur kurs.
- Följa upp tid för fakturering eller andra ändamål
- Hantera internt samarbete och kommunikation i teamet
- Skapa vyer för intressenter så att de kan följa framstegen när det passar dem (i stället för att skicka ständiga e-postmeddelanden eller informationsförfrågningar till dig eller ditt projektteam)
Allt detta är mycket svårt att göra manuellt. Tänk på att ett effektivt verktyg för projektledning är ett som stöder din metodik (t.ex. agil metodik eller vattenfallsmetoden).
Om du främst arbetar med Kanban-tavlor kan Trello till exempel vara en bra lösning. Måndagsmallar, som ger nytt liv åt konceptet med ett kalkylblad, kan vara mer lämpliga för ditt användningsområde. Om ditt team arbetar med ärendestrukturer kan något som Asana eller ett annat ärendehanteringssystem för projektledning vara rätt val.
2. Skapa tydlighet kring projektets omfattning
Omfattningsglidning är en av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas. Förebyggande åtgärder gör stor skillnad i det här avseendet, så undvik omfattningsglidning genom att:
- Definiera projektet grundligt. Gör en lista över vad projektet ska och inte ska göra och planera att hålla fast vid den.
- Kommunicera omfattningen. Se till att alla som är involverade, inklusive projektteamet, känner till den definierade omfattningen och godkänner den. Var transparent med dina projektplaner och få överenskommelser skriftligt (t.ex. ett svar på ett e-postmeddelande) när det är möjligt.
- Var realistisk om möjliga resultat. Undvik att lova för mycket. Att åta sig leveranser som är rena önsketänkandet bäddar för att du och ditt team misslyckas.
- Använd en RACI-matris för att definiera intressenter. Begränsa dina intressenter och samarbetspartner till dem som är ansvariga, ytterst ansvariga, konsulterade och informerade.
3. Definiera SMART-mål för projektet
Använd SMART-modellen för mål för att fastställa projektmål som realistiskt kan uppnås genom leveranserna. Samarbeta med ditt team, ämnesexperter och intressenter för att överväga vad som önskas och vad som är genomförbart.
Fastställ specifika projekt-KPI:er och mått så att du kan mäta projektets framgång och vet när den har uppnåtts.
4. Sätt realistiska milstolpar
Sätt realistiska tidsfrister, tidsramar och förfallodatum för ditt projekt. Projektets huvudsakliga förfallodatum kommer sannolikt från en extern part – till exempel en chef som stöder projektet eller en kund. De kommer sannolikt även att ha synpunkter på de enskilda projektmilstolparna.
När du har förstått de externa intressenternas behov fyller du i detaljerna i din projektöversikt med interna milstolpar. Beroende på projektets komplexitet kan du behöva använda metoder för att hantera överlappande uppgifter och tidsfrister (vilket normalt förknippas med att hantera flera projekt).
Du kan också använda visuella verktyg och resurser, till exempel Gantt-diagram, för att kartlägga de uppgifter som krävs för projektet. Det hjälper dig att se projektets övergripande tidslinje och förstå beroenden – projekt kan ibland misslyckas på grund av en missuppfattning om vilket arbete som måste utföras innan annat arbete kan påbörjas.
Genom att kartlägga och planera för beroenden i förväg kan du bättre fördela projektresurser vid rätt tidpunkt för varje insats.
5. Genomför regelbundna avstämningar
Regelbundna möten om projektstatus är ett viktigt steg i projektuppföljningen, och du bör också använda alla automatiserade kommunikationsfunktioner i den projektledningsprogramvara du har valt.
Diskutera mötesfrekvensen och fastställ scheman för avstämningar i början av projektet för att upprätthålla projektets synlighet.
Att hålla ett större avstämningsmöte varje vecka är inte alltid produktivt. I enkla projekt kanske det inte händer så mycket från vecka till vecka. Andra intressenter kanske regelbundet vill försäkra sig om att projektet följer planen. För dem kan ett veckovis avstämningssamtal kännas nödvändigt.
6. Använd tidsregistrering
Använd programvara för tidsregistrering för att hålla koll på teammedlemmarnas arbetsbelastning och hur mycket tid som läggs på varje leverans. Det ger dig insyn i hur teamet presterar och vart tiden tar vägen.
Det hjälper dig också att följa projektets framsteg och bedöma hur snabbt budgeten används jämfört med hur snabbt projektschemat löper ut. Med dessa data kan du identifiera ineffektivitet och justera planerna därefter.
Utöver produktiviteten spelar tidsregistrering en avgörande roll i tidsregistrering för riskhantering, eftersom den hjälper dig att upptäcka tidiga varningssignaler som överbelastade resurser eller ineffektivt utförande av uppgifter, vilket kan påverka tidsplaner, budgetar eller projektets övergripande framgång.
Be projektteamets medlemmar att registrera sin tid i programvaran. Tidsregistrering förbättrar ofta tidsplaneringen automatiskt, och den ger dig de data du behöver för att skapa bättre projektplaner för framtida projekt.
7. Planera för risker i förväg
I början av ett projekt bör du skapa ett riskregister eller en RAID-logg och dokumentera alla potentiella risker som kan påverka projektet om de uppstår. Att ha planerade riskåtgärder i förväg kan rädda projektet från att misslyckas och säkerställa ett framgångsrikt projekt.
En korrekt projektuppföljning gör att du snabbt kan upptäcka och hantera dessa risker när de uppstår. Du måste kunna förstå när projektet befinner sig i allvarliga svårigheter och sedan vidta de åtgärder som anges i ditt riskregister för att minimera eller undvika negativa konsekvenser.
Verktyg som tillhör kategorin visuell projektledningsprogramvara kan vara särskilt användbara här. De synliggör varningssignaler som missade deadlines, försenade uppgifter eller förseningar i tidsplanen genom visuella indikatorer och färgkodade varningar, vilket hjälper dig att hantera risker innan de eskalerar.
Vad händer härnäst?
Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
