Arbetsflöde kontra process: 5 viktiga skillnader och 5 likheter
Arbetsflödesmagi: Ett arbetsflöde omfattar en strukturerad sekvens av aktiviteter som syftar till att effektivt slutföra en specifik uppgift.
Processäventyr: En affärsprocess omfattar flera uppgifter som samordnas för att uppnå ett övergripande organisatoriskt mål, med fokus på strategiska resultat snarare än enskilda uppgifter.
Uppgiftsstrategier: Att förstå skillnaden mellan arbetsflöden och processer hjälper till att utforma system som effektivt hanterar uppgifter för att uppfylla bredare affärsmål.
När det gäller hantering av affärsprocesser (BPM) är det viktigt att förstå de grundläggande skillnaderna mellan ett arbetsflöde och en process. Å ena sidan är ett arbetsflöde en specifik sekvens av aktiviteter som används för att utföra en viss uppgift. En affärsprocess, å andra sidan, är en serie uppgifter som används för att nå ett organisatoriskt mål.
Vad är ett arbetsflöde?
Ett arbetsflöde används för att optimera en serie steg som effektiviserar slutförandet av en viss uppgift.
Ett arbetsflöde syftar till att eliminera flaskhalsar och effektivisera verksamhetens uppgifter så att de blir enklare, mer genomförbara och lättare att följa upp. Ett arbetsflöde liknar ett recept för en maträtt som ingår i en större måltid och säkerställer att maträtten kan tillagas i en sekvens av steg som vem som helst kan följa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en process?
En process är, med vår receptanalogi ovan, den övergripande planen för hela måltiden och varje del av den. Utan en vägledande process som styr arbetsflödet kan varje recept vara utsökt på egen hand, men rätterna kommer inte att sättas samman till upplevelsen av en tillfredsställande måltid.
Enkelt uttryckt sammanför en affärsprocess den uppsättning uppgifter, teammedlemmar, processflöden och verktyg som behövs för att slutföra ett projekt. En process bör bestå av flera välorganiserade arbetsflöden som minskar friktionen i arbetet med att slutföra uppgifter som normalt är tidskrävande.
Arbetsflöde kontra process: skillnader & likheter
Det finns viktiga skillnader och viktiga likheter mellan processer och arbetsflöden. De två överlappar varandra i stor utsträckning, men du kommer att märka att båda är avgörande när det gäller arbetsflöden inom projektledning.
Nedan finns en tabell som beskriver de centrala skillnaderna och likheterna mellan arbetsflöden och processer:
| Arbetsflöde | Process | Likheter | |
|---|---|---|---|
| Mål | Effektivisering, minska tiden som läggs på enskilda uppgifter | Slutförande, slutföra projekt effektivt och ändamålsenligt | Automatisering kan hjälpa båda att blomstra inom projektledning |
| Omfattning | Mikronivå, uppgiftsorienterad | Makronivå, projektorienterad | Appar och verktyg hjälper till att hantera både mikro- och makronivåer |
| Fokus | Automatisering, optimera den snabbaste vägen till slutförande mellan uppgifter | Godkännande, säkerställa att uppgifter slutförs så att projekt förs närmare målet | Data är ryggraden i båda och bidrar till att förbättra och skärpa fokus för respektive område |
| Strategi | Taktisk, bryter ner uppgifter och den snabbaste vägen för att utföra alla uppgifter i en sekvens | Processkartläggning, definierar vad som krävs för att slutföra ett projekt | Att ha projektledare i varje steg är avgörande för båda strategierna |
| Mallar | Beroende, arbetsflöden fungerar endast med väldefinierade mallar | Oberoende, processer kan fungera utan mallar för att slutföra projekt | Med eller utan mallar, automatisering eller strategi krävs både arbetsflöden och processer för lönsamma verksamheter |
Läs om skillnaderna mellan BPM och arbetsflöden här samt om skillnaderna mellan projektledningsprogram och programvara för automatisering av arbetsflöden här.
Skillnader
1. Mål: effektivisering kontra slutförande
Målet med utformning av arbetsflöden är att minska friktionen i tidskrävande uppgifter, vanligtvis med hjälp av automatisering av affärsprocesser eller automatisering av arbetsflöden. Målet med affärsprocesser är däremot att uppnå projektets mål och slutföra det så effektivt och ändamålsenligt som möjligt.
2. Omfattning: mikro kontra makro
Omfattningen och sekvensen i ett arbetsflöde avgränsas till mikronivå, eftersom arbetsflöden är avsedda att hjälpa till att hantera detaljer och enskilda steg (ibland med diagram över arbetsflöden). Detta bidrar till att säkerställa att alla steg slutförs enkelt och snabbt. Ett exempel på ett arbetsflöde är den uppsättning uppgifter som hör samman med att skicka ett anställningserbjudande till en ny medarbetare. En affärsprocess är däremot hela processen för att anställa en medarbetare, från intervjuer till introduktion.
3. Fokus: automatisering kontra godkännande
Fokus i ett arbetsflöde ligger på att arbeta med plattformar för processautomatisering för att säkerställa en smidig och effektiv process. Hantering av affärsprocesser fokuserar däremot på den godkännandeprocess som behövs för att slutföra projekt för verksamheten som helhet, och på att föra projektets delar framåt så snabbt och effektivt som möjligt.
4. Strategi: Taktisk kontra processkartläggning
Strategin i arbetsflöden är taktisk till sin natur. Om vi använder vårt exempel med ett arbetsflöde för personalresurser bryter arbetsflöden ned varje uppgift, från inköpsordrar för nya medarbetare till att vidarebefordra frågor om introduktionen av medarbetare till rätt intressenter (eller till personalhandboken). Affärsprocesser använder däremot strategier för processkartläggning för att beskriva vad som krävs för att slutföra ett större projekt.
5. Mallar: Beroende kontra oberoende
Arbetsflöden och programvara för automatisering av arbetsflöden är beroende av mallar och stegvisa uppgifter. Processer är däremot ofta mer organiska. Även om många processer går från steg 1 till steg 2, kan vissa processer låta dig hoppa över steg beroende på användningsfall, nya kundbehov eller andra faktorer som kan påverka projektet.
Likheter
1. Båda drar nytta av automatisering
Även om digitala arbetsflöden i princip kräver automatiseringsverktyg, drar både affärsprocesser och arbetsflöden nytta av automatisering.
Programvara för automatisering av arbetsflöden minimerar tiden som läggs på en serie uppgifter. Programvara för automatisering av affärsprocesser fokuserar däremot mer på projektet ur ett övergripande perspektiv (t.ex. ett verktyg som Onspring) och gör det möjligt att snabbt och enkelt använda godkännandeprocesser för att driva projektet framåt på ett effektivt sätt.
2. Båda har en mängd appar och verktyg
Många appar för arbetsflöden fokuserar på arbetsflödeshantering utan kod, men många appar kan också användas för affärsprocesser.
Även om verktyg för automatisering av arbetsflöden kan föra uppgifter framåt automatiskt genom en process i bakgrunden, erbjuder dessa appar ofta också aviseringar och uppdateringar för projektledare, optimerade data och instrumentpaneler, insikter om användningsfall baserade på hur arbetsflödena fortskrider samt strömlinjeformad programvara för processarbetsflöden för att visuellt kartlägga, övervaka och förfina uppgiftssekvensen.
Här är mina val av den bästa programvaran för arbetsflödeshantering.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
3. Båda lyckas när de stöds av data
På tal om data: både arbetsflöden och processer lyckas bara när de stöds av datadrivna resultat.
Du kan bara automatisera steg i ett arbetsflöde när du fullt ut förstår var tidskrävande uppgifter kan optimeras och var hela steg kan tas bort. På samma sätt kan affärsprocesser endast effektiviseras när data visar att projekt kan slutföras mer effektivt med lämpliga korrigeringar.
4. Båda kräver medlemmar i projektledningsteamet
Vissa kanske tror att automatisering av arbetsflöden skulle eliminera behovet av projektledning, men både arbetsflöden och processer kräver medlemmar i projektledningsteamet under hela projektet.
Projektledare är avgörande för att utveckla den sekvens av aktiviteter som behövs för effektiva arbetsflöden och använder ofta programvara för arbetsflöden på företagsnivå för att automatisera repetitiva uppgifter och förbättra effektiviteten. På samma sätt kräver en affärsprocess tillsyn av någon som kan anpassa arbetsflöden och processer utifrån de krav som behövs för att slutföra ett projekt.
5. Båda är avgörande för ett företags framgång
Av nödvändighet har nästan alla företag en process. Projekt av alla slag måste slutföras för att ett företag ska fungera. För att ett företag ska vara framgångsrikt och växa måste det dock också ha arbetsflöden som säkerställer att projektuppgifter kan slutföras i tid, på ett organiserat och repeterbart sätt.
Typer av programvara för automatisering av arbetsflöden och processer
Det finns olika programvarulösningar för att automatisera arbetsflöden och processer, där varje lösning är anpassad efter olika affärsbehov:
1. Programvara för automatisering av arbetsflöden
Programvara för automatisering av arbetsflöden förbättrar effektiviteten genom att automatisera specifika uppgifter. Viktiga typer omfattar:
- Regelbaserade automatiseringsverktyg – Utför fördefinierade åtgärder baserat på logik av typen ”om detta, så detta” för repetitiva uppgifter.
- Integrationscentrerade plattformar – Kopplar samman olika applikationer för att effektivisera dataflöden och automatisering.
- System med fokus på mänskliga uppgifter – Hanterar arbetsflöden som kräver mänsklig tillsyn och säkerställer att uppgifter slutförs.
2. Programvara för processautomatisering
Programvara för processautomatisering optimerar hela affärsprocesser över flera arbetsflöden. Viktiga typer omfattar:
- Robotic Process Automation (RPA) – Använder botar för att automatisera repetitiva uppgifter i stora volymer.
- Business Process Management (BPM)-system – Tillhandahåller verktyg för att modellera, automatisera och analysera komplexa processer (detta är bara några av de viktigaste fördelarna med BPM-programvara).
- Intelligent Process Automation (IPA) – Kombinerar RPA med AI/ML för beslutsfattande uppgifter, exempelvis kundtjänst.
Om du är osäker på vilken typ av automatiseringslösning som är bäst för ditt företag kan strukturerade kurser i automatisering av affärsprocesser hjälpa dig att förstå verktygen, när du ska använda dem och hur du utformar automatiseringsstrategier som är anpassade efter dina mål.
Är arbetsflöden eller processer vanligare inom projektledning?
Även om processer är vanligare än arbetsflöden inom projektledning beror det bara på att det minsta som krävs för att ett företag ska kunna fortsätta fungera är att ha minst en tydligt definierad process för att slutföra projekt.
Om ditt företag funderar på projektledning, och om du själv är projektledare, är du förmodligen mer intresserad av arbetsflöden (och av att ha fler av dem). Du är sannolikt också intresserad av att optimera dina arbetsflöden så mycket som möjligt. Det beror på att arbetsflöden gör affärsprocesserna smidigare, reproducerbara och betydligt effektivare.
I slutändan behöver du dock både högkvalitativa affärsprocesser och effektiva arbetsflöden för att upprätthålla ett välfungerande och lönsamt projektledningssystem.
Så bygger du ett affärssystem
Nu när du känner till skillnaden mellan arbetsflöden och processer är det också viktigt att veta hur du integrerar dem i ett heltäckande affärssystem. Tillsammans skapar arbetsflöden och processer ett strömlinjeformat och repeterbart affärssystem som förbättrar den operativa prestationen och stöder långsiktig tillväxt.
Här är några första steg för att etablera ett kraftfullt affärssystem:
- Identifiera centrala affärsaktiviteter: Lista de viktigaste aktiviteterna som driver verksamhetens framgång, inklusive drift, kundinteraktioner, produktutveckling och administrativa uppgifter. Denna grund säkerställer att systemet stöder viktiga funktioner.
- Kartlägg processer: Utveckla övergripande processkartor för att visualisera sekvensen av uppgifter som krävs för varje central affärsfunktion. Detta hjälper till att identifiera ineffektivitet och beroenden.
- Detaljera arbetsflöden inom processerna: Bryt ned varje process i detaljerade arbetsflöden och definiera uppgifter steg för steg, ansvariga parter och beslutspunkter för att öka tydligheten och ansvarsskyldigheten.
- Dokumentera rutiner och standarder: Skapa detaljerade standardiserade arbetsrutiner (SOP:er) för att säkerställa konsekvens. Tydlig dokumentation fungerar som referens för utbildning och genomförande av verksamheten.
- Implementera verktyg och automatisering: Använd programvara för projektledning, verktyg för automatisering av arbetsflöden och kommunikationsplattformar för att förbättra effektiviteten, minska manuellt arbete och stärka samarbetet.
- Utbilda och ge teammedlemmar befogenheter: Säkerställ att medarbetarna förstår verksamhetssystemet och sin roll i det. Uppmuntra feedback och anpassningsförmåga för att driva kontinuerliga förbättringar.
- Övervaka, utvärdera och optimera: Utvärdera regelbundet systemets prestanda med hjälp av nyckeltal, feedback från medarbetare, processrevisioner och arbetsflödesanalys. Justera arbetsflöden och processer efter behov för att upprätthålla effektivitet och skalbarhet.
Ta del av fler insikter om arbetsflödeshantering
Nu när du har fått en bättre förståelse för skillnaderna mellan arbetsflöde och process kanske du vill fördjupa dig i allt som rör arbetsflöden inom projektledning. Vi har en guide i 6 steg med bästa praxis som kan hjälpa dig att komma igång med just detta!
