Gestão de Recursos Criativos: Um Guia Para Agências e Muito Mais
Gerir bem os recursos é fundamental para as equipas criativas e agências, porque lhes permite realizar mais do seu melhor trabalho e faturar mais horas de forma consistente.
Mas pode ser um pouco como jogar Tetris conseguir alinhar perfeitamente todas as peças em movimento, para que ninguém fique “no banco” nem tenha demasiados picos e vales no seu calendário.
O que é a gestão de recursos criativos?
A gestão de recursos criativos é o processo de gerir o calendário da sua equipa criativa e coordenar atividades para concluir o trabalho dos projetos.
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Este processo envolve determinar quantas horas cada pessoa (ou recurso) necessitará todas as semanas para concluir os seus projetos dentro do prazo e se algum membro da equipa tem excesso ou falta de trabalho atribuído.
Assim que tiver esta informação, equilibre essas cargas de trabalho. Isto pode significar contratar freelancers se os seus designers tiverem trabalho a mais, distribuir o trabalho por várias semanas ou alterar os prazos.
A sua equipa criativa deve ter um fluxo de trabalho para a gestão de recursos, tanto para o processo de previsão a curto prazo como a longo prazo. Isto ajudará a prever melhor as futuras necessidades de recursos e a determinar quando e quanto trabalho novo a sua equipa pode aceitar. Suponha que a sua agência gere campanhas internas ou de clientes. Nesse caso, poderá também querer incluir os membros da equipa que gerem ferramentas de campanhas, como os que utilizam software de marketing por email para agências, para garantir que os recursos são atribuídos a todos os fluxos de trabalho.
Porque é importante a gestão de recursos criativos?
A gestão de recursos criativos é importante porque:
- Permite otimizar os lucros e o tempo: Ter todos os membros da sua equipa de projeto totalmente alocados a horas e trabalho faturáveis (se realizar trabalho faturável) é uma boa forma de maximizar os lucros. Se trabalhar numa equipa interna, como um estúdio de VFX, que não fatura aos clientes ou consumidores, a gestão de recursos permite-lhe trabalhar de forma mais eficiente e maximizar o seu tempo. Utilizar a gestão de recursos ou software de gestão de projetos de VFX ajuda a evitar períodos de inatividade nas tarefas e a pagar à equipa para “ficar no banco”.
- Evita o excesso de trabalho e o esgotamento: Um trabalho consistente, em vez de períodos de horas extraordinárias e de falta de trabalho, ajuda a evitar o esgotamento dos membros da equipa (especialmente dos recursos das agências, que pode acompanhar com software de gestão de recursos para agências). Planear antecipadamente é uma boa forma de prevenir esta situação. Embora algumas pessoas possam preferir os picos e vales (tal como muitos freelancers e recursos contratados), outras preferem a estabilidade de um calendário previsível.
- Diminui o risco de despedimentos ou suspensões temporárias: Embora esta responsabilidade nunca deva caber diretamente ao gestor de projetos, este deve poder ajudar nas projeções e na utilização dos recursos, partilhando esta informação com a direção ou com a equipa de desenvolvimento de negócio. Desta forma, quem for responsável por reservar ou iniciar novos projetos saberá onde estão as lacunas de recursos e que tipo de trabalho deve priorizar para manter a utilização equilibrada.
- Melhora as previsões: Gerir os recursos de forma consistente conduzirá a uma melhor previsão dos recursos a longo prazo. Manter as folhas de cálculo ou o software de gestão de recursos atualizados à medida que os calendários dos projetos mudam ajudará a prever melhor as futuras necessidades de recursos. Também pode ajudar os membros da equipa a planear melhor os seus calendários e a evitar marcar férias durante um grande lançamento!
- Melhora a colaboração da equipa: Os membros da equipa com cargas de trabalho equilibradas ajudam a promover uma melhor colaboração. Em algumas agências criativas, as equipas são organizadas em grupos que trabalham em conjunto nos projetos. Isto significa que deve haver tempo suficiente para boas transições ou para que os programadores possam consultar a equipa de design numa fase mais inicial do fluxo de trabalho criativo, de modo a identificar quaisquer riscos ou problemas. Este tipo de colaboração não é possível quando as cargas de trabalho não estão equilibradas.
- Ajuda a gerir as expectativas dos clientes: Por exemplo, se o seu cliente assinar um contrato e descobrir depois que não dispõe dos recursos necessários para iniciar o projeto durante 6-8 semanas, não ficará satisfeito. O software de gestão de recursos de clientes pode ajudar, fornecendo informações em tempo real sobre a disponibilidade dos recursos e permitindo-lhe definir calendários realistas. Por outro lado, prometer uma data de lançamento específica sem os recursos necessários pode stressar a sua equipa e levar a trabalho apressado ou a cortes de qualidade para cumprir os prazos.
Em que difere a gestão de recursos nas equipas criativas em comparação com outras indústrias?
Embora quase todas as equipas precisem de gerir recursos a algum nível, as equipas criativas precisam de gerir os seus recursos de forma eficaz. Isto deve-se ao facto de os recursos criativos terem normalmente competências altamente especializadas.
Por exemplo, se a sua equipa tiver três designers gráficos, os três poderão ter competências muito diferentes. Poderá ter um designer sénior com uma formação significativa em experiência do utilizador ou que consiga garantir que todos os designs digitais são acessíveis.
Outro designer de nível intermédio poderá ser mais competente na criação de logótipos e marcas, e o seu designer final poderá ser um designer mais júnior que, com alguma orientação de um dos designers mais sénior ou do seu diretor criativo, consiga ajudar a dar vida a conceitos criativos.
Devido às diferenças nos conjuntos de competências, não pode simplesmente atribuir aleatoriamente um destes designers a um novo projeto. Ao considerar o talento criativo, é importante compreender as competências necessárias para o projeto e atribuir a pessoa certa à fase certa do trabalho.
Isto pode ser diferente da sua equipa de desenvolvimento, onde poderá haver diferenças na experiência, mas vários programadores deverão conseguir programar na mesma linguagem e ser mais facilmente intercambiáveis de projeto para projeto.
Cinco boas práticas para uma gestão eficaz de recursos criativos
Eis cinco boas práticas para a gestão de recursos criativos.
- Comece pelo planeamento da capacidade: registe quanto tempo cada membro da equipa tem reservado e quanto tem disponível (é melhor fazê-lo através de um modelo de planeamento da capacidade). Tenha em consideração responsabilidades não faturáveis, férias planeadas ou compromissos como o desenvolvimento profissional. Isto dar-lhe-á uma visão de quanto tempo da equipa está disponível. Se utilizar subcontratados ou freelancers, peça-lhes que indiquem a sua disponibilidade semanal ou mensal, caso precise de aliviar a pressão se a equipa ficar sobrecarregada.
- Faça a alocação de recursos antes do arranque: enquanto planeia novo trabalho, comece a alocar recursos antes do arranque e reserve algum tempo para reunir toda a equipa e garantir que todos estão preparados antes de o trabalho propriamente dito começar. Isto pode ajudar a poupar tempo quando o projeto começar. Para alocar recursos, analise o caderno de encargos e as competências necessárias. Por exemplo, a fase de design de um novo website poderá precisar do apoio de UX, de um designer e de um programador para começar a definir a arquitetura da informação e alguns esquemas de baixa fidelidade.
Poderá consultar um especialista em conteúdos ou um especialista em SEO para preparar o sucesso nas fases posteriores do projeto. - Equilibre as cargas de trabalho: acompanhe os seus recursos à medida que os prazos e o âmbito do projeto mudam. Suponhamos que planeou que o seu designer trabalhasse nos esquemas durante um ciclo de duas semanas, mas recebeu feedback das partes interessadas que irá prolongar o trabalho para quatro semanas. Se ela estivesse totalmente ocupada com outro trabalho durante o segundo ciclo, não poderia fazer as duas coisas. Para equilibrar a carga de trabalho, tem duas opções. Pode adiar o trabalho do segundo ciclo por duas semanas ou reatribuí-lo. A questão aqui está relacionada com os conjuntos de competências. Alguns designers podem ser intercambiáveis, mas, se for necessária uma competência especializada, poderá não ser possível transferir o trabalho para outro designer.
- Analise os dados: analise o desempenho passado em projetos semelhantes. Tal como fazemos quando estimamos novo trabalho, podemos consultar dados das nossas ferramentas de gestão de tarefas para compreender que passos precisam de ser dados e quanto tempo esses passos demoraram em projetos semelhantes. Desta forma, temos uma referência que podemos utilizar no planeamento. Certifique-se de que ajusta os valores às variações nos conjuntos de competências e na complexidade das tarefas e reveja regularmente o registo de tempos e os dados de utilização para obter informações valiosas sobre o desempenho dos recursos.
- Planeie e comunique antecipadamente: embora parte do que discutimos aqui possa parecer intuitivo, nem sempre é esse o caso. Nem todos pensam na forma como o progresso do projeto (estar adiantado ou atrasado em relação ao calendário) pode afetar a gestão de recursos ou até o planeamento do projeto para novos projetos. Realizar reuniões sobre recursos para discutir as cargas de trabalho atuais da equipa e o possível trabalho futuro pode ser uma grande ajuda para identificar necessidades de recursos e equilibrar cargas de trabalho.
Ferramentas de software para a gestão de recursos criativos
Existem muitas ferramentas de gestão de projetos para agências criativas que também podem ajudar na gestão de recursos.
Ao escolher software de gestão de recursos ou software de gestão de recursos de clientes, selecione uma ferramenta que tenha capacidade para lhe mostrar diferentes alocações de recursos e o respetivo impacto no calendário e no âmbito do projeto, poupando o tempo e o esforço valiosos que teria despendido a compará-las manualmente.
Muitas ferramentas de gestão de recursos são muito orientadas para os dados, e isso é ótimo, mas é totalmente diferente quando trabalhamos com mentes criativas. Os cérebros dessas pessoas não são dados, números, logística ou orçamentos.
Se o custo for um fator, também pode experimentar uma ferramenta gratuita de gestão de recursos para começar.
Se gosta do seu software de gestão de projetos, mas este não tem gestão de recursos integrada, considere escolher uma ferramenta ou ferramentas com integrações que façam precisamente isso. As nossas ferramentas de gestão de recursos favoritas para projetos criativos incluem:
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Se procura software desenvolvido para a gestão de recursos de marketing, consulte esta lista de software de gestão de recursos para marketing ou a nossa lista de ferramentas de gestão de recursos de meios de comunicação.
O que se segue?
Embora este artigo tenha sido criado para ajudar com as boas práticas de gestão de recursos criativos, há mais para aprender. Junte-se à nossa comunidade para ler mais sobre gestão de recursos, com contributos de outros gestores de projetos em exercício. Também terá acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos para documentação importante de projetos, como gráficos de Gantt e planos de recursos.
