Stos narzędzi, którego użyłbym, gdybym zaczynał agencję
Każdy lider agencji ma własne zdanie na temat narzędzi — zwykle ukształtowane w trudny sposób, przez nieporadne migracje, porzucone platformy i subskrypcje, które nigdy nie przyniosły oczekiwanych korzyści. Dlatego zadaliśmy założycielom agencji, osobom zarządzającym nimi i konsultantom bardziej użyteczne pytanie: gdybyś miał dziś zbudować agencję od podstaw, wokół czego rzeczywiście byś ją zorganizował?
Ich odpowiedzi skupiały się wokół kilku powtarzających się tematów: nikt nie chce jednego narzędzia, które robi wszystko, a niemal każdy chce mieć szczupły rdzeń dopasowany do specyfiki agencji i takich zastosowań jak budżetowanie, rozliczenia ryczałtowe i planowanie dostępności zespołu. Coraz częściej AI nie jest traktowana jako kolejna aplikacja w stosie, lecz jako tkanka łączna spajająca cały system.
Zacznij od centrum: narzędzia PM lub CRM
Pierwsza decyzja nie dotyczy tego, które narzędzia kupić — lecz tego, co znajdzie się w centrum. Mat Bennett, doradca agencji, twierdzi, że odpowiedź zależy od rodzaju budowanej agencji. „Wydaje się, że niektóre agencje najlepiej funkcjonują z CRM-em w centrum swoich systemów, podczas gdy dla innych będzie to narzędzie PM” — wyjaśnia. W przypadku agencji opartych na relacjach jego wyborem CRM jest Attio, które opisuje jako „dobrze zorganizowane, szybkie, łatwe do połączenia i łatwo rozszerzalne, bez niespodzianek cenowych”. W agencjach, w których zarządzanie projektami jest kluczowym elementem, obserwuje Plane.so, zauważając, że „jest projektowane z myślą o API, ma przejrzysty model danych i podejście „łącz, nie kolonizuj”. Dla mnie to wszystko są cechy systemów nowej generacji”. Jego nadrzędna zasada sprawdza się w obu przypadkach: „Nie potrzebuję jednego narzędzia do wszystkiego. Potrzebuję, żeby każde narzędzie po prostu znakomicie robiło swoje”.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nie potrzebuję jednego narzędzia do wszystkiego. Potrzebuję, żeby każde narzędzie po prostu znakomicie robiło swoje
Jeśli centrum stanowi narzędzie PM, Kayla Keizer, kierowniczka projektu w Northern, przedstawia argumenty za Productive.io, które — jak mówi — jest „zaprojektowane specjalnie dla agencji i pracy agencyjnej”. Jej zdaniem oferuje strukturę folderów znaną z ClickUp, bez konieczności konfiguracji, a jednocześnie natywnie obsługuje to, czego agencje rzeczywiście potrzebują — budżetowanie, różne rodzaje umów, takie jak rozliczenia ryczałtowe i czasowo-materiałowe, fakturowanie oraz prognozowanie dostępności zespołu — wszystko w jednym miejscu. Jej drugim wyborem jest ClickUp, z zastrzeżeniem, że wymaga on znacznie większej liczby ręcznych konfiguracji.
W przypadku mniejszych agencji Marissa Taffer, założycielka i prezeska M. Taffer Consulting, często poleca Asanę. Krzywa uczenia się jest w niej łagodna, a zdaniem Marissy zapewnia ona „właściwy poziom ograniczeń” — wystarczającą strukturę, by utrzymać organizację pracy zespołów, bez pozwalania im na nadmierne komplikowanie tablic.
Utrzymuj szczupły stos narzędzi pomocniczych
Po wyborze centrum najsilniejszą radą ze strony osób zarządzających jest powściągliwość. Rakia Finley, założycielka i partnerka zarządzająca Copper & Vine Studio, zbudowała główny system realizacji usług swojej firmy we własnym zakresie, opierając go na niestandardowej architekturze wykorzystującej MongoDB, po stwierdzeniu, że „gotowe narzędzia do zarządzania projektami nie były stworzone z myślą o naszym sposobie pracy, więc przestaliśmy próbować dopasowywać do nich nasz model realizacji”. Od tego momentu wszystko inne pozostaje celowo minimalistyczne: „szczupłe zarządzanie jest celem. Standardem jest trwałość i użyteczność”. Google Workspace to jedyne narzędzie, z którego nigdy by nie zrezygnowała, „ponieważ jego usunięcie zerwałoby tkankę łączną między wszystkimi pozostałymi elementami naszego sposobu pracy”. Jej rada dla każdego, kto buduje stos narzędzi, brzmi: „zachowaj kontrolę nad tym, co jest kluczowe dla sposobu realizacji usług, a narzędzia pomocnicze utrzymuj proste”.
Szczupłe zarządzanie jest celem. Standardem jest trwałość i użyteczność.
Usama Moin, dyrektor generalny i współzałożyciel Bitrupt, ma podobne zdanie, patrząc z perspektywy 30-osobowej agencji działającej w Stanach Zjednoczonych, Pakistanie i Niemczech. Jego wyborem do użytku wewnętrznego jest Notion: „jest wystarczająco elastyczne, by dostosować się do wszystkiego, czego potrzebujemy, a ta elastyczność ma ogromne znaczenie w agencji, ponieważ każdy projekt klienta ostatecznie wymaga nieco innej struktury”. Clockify służy do rejestrowania czasu, dzięki czemu zespół może rzetelnie ewidencjonować godziny podlegające rozliczeniu, a podobnie jak Finley jego zespół ostatecznie stworzył własny system alokacji zasobów i raportowania, ponieważ „większość narzędzi PM i narzędzi do raportowania jest tworzona z myślą o jednym zespole produktowym, a nie o jednoczesnym prowadzeniu 15–20 projektów klientów o różnym zakresie, w różnych walutach i z różnymi terminami realizacji”.
Notion jest na tyle elastyczny, że można go dostosować do wszystkiego, czego potrzebujemy, a ta elastyczność ma ogromne znaczenie w agencji, ponieważ każdy projekt klienta ostatecznie wymaga nieco innej struktury.
Taffer przedstawia najbardziej przekonujący dowód na to, że sprawdzają się szczupłe rozwiązania: niezwykle skuteczna agencja, z którą pracowała i która szybko realizowała projekty, całkowicie zrezygnowała z tradycyjnego oprogramowania do zarządzania projektami i prowadziła całą działalność związaną z tworzeniem banerów wyłącznie za pomocą narzędzi Slack i Airtable, używanych jako „ulepszony arkusz kalkulacyjny”.
Wybieraj narzędzia, z których klienci rzeczywiście będą korzystać
Stos narzędzi, który doskonale sprawdza się wewnątrz agencji, może zawieść na styku z klientem. Alexa Alfonso, starsza menedżerka ds. klientów w Caylent, twierdzi, że w przypadku agencji „najlepszym narzędziem jest to, z którego klienci będą korzystać”. Jak zauważa, agencje mogą zaoszczędzić sobie sporo problemów, po prostu przyjmując oprogramowanie klienta zamiast zmuszać go do korzystania ze stosu agencji. Jej własny idealny zestaw podstawowy obejmuje Google Workspace, Slack, Miro i Asanę — tej ostatniej przypisuje transformację operacyjną w agencji, w której wcześniej pracowała.
Najlepszym narzędziem jest to, z którego klienci będą korzystać.
W praktyce agencja Moin działa w taki sam sposób. Wielu jej klientów ma już własne narzędzia, więc jej zespół po prostu pracuje w środowisku używanym przez klienta, a własny stos rezerwuje do wewnętrznej koordynacji.
Część stosu przeznaczona do kontaktu z klientem może również wspierać rozliczalność. Julia Rajic, dyrektorka operacyjna Point Blank, obecnie korzysta z Asany do tworzenia harmonogramów, które można bezpiecznie udostępniać klientom — dzięki temu klienci są odpowiedzialni za akceptacje, zamiast pozwalać, by terminy mijały w milczeniu.
Narzędzia (i pułapki), których należy unikać
Współtwórcy równie otwarcie mówili o tym, co pominaliby przy tworzeniu nowego stosu narzędzi. Rajic ostrzega przed narzędziem Resource Guru w kontekście planowania mocy przerobowych agencji, ponieważ uznała je za drogie i niezwykle trudne w administrowaniu przez wielu kierowników projektów; przeniosła więc swój zespół do Float, które obsługiwało potrzebne im przypisywanie zasobów metodą „przeciągnij i upuść”. Jej ostrzejsze zastrzeżenie dotyczy samej nadmiernej struktury: w jednej z agencji narzędzie Wrike było w pełni zintegrowane ze wszystkimi procesami, ale jego sztywne listy kontrolne i szablony ostatecznie zahamowały kreatywną kulturę agencji — nauczyło ją to, że nadmiernie ustrukturyzowane narzędzia mogą uniemożliwiać myślenie „nieszablonowe”.
Lista ostrzeżeń Taffer zaczyna się od Monday.com, w którym krzywa uczenia się jest jej zdaniem zbyt stroma, a ogromne możliwości dostosowywania stają się wadą: zespoły nadmiernie komplikują swoje procesy i zamieniają platformę w „szufladę na różności”. Wspomina również agencję korzystającą z Workamajig, w której system był tak nieporęczny, że zespół tworzył harmonogramy w narzędziu TeamGantt, a następnie ręcznie kopiował dane z powrotem — to podwójne wprowadzanie danych, na które żadna nowa agencja nie powinna się decydować.
Narzędziem, którego należy unikać według Keizer, jest Basecamp, który jej zdaniem sam w sobie jest zbyt mocno ukierunkowany na klienta i zawsze wymaga dodatkowego narzędzia do faktycznego zarządzania projektem.
AI staje się warstwą łączącą
Najnowsza zmiana w stosach narzędzi agencji nie polega na dodaniu kolejnej platformy — chodzi o to, co znajduje się między platformami. Bennett ukuł na to określenie: „Klaudyfikacja”, które opisuje jako „nieco żartobliwe określenie wzorca, w którym ludzie przenoszą możliwości z tradycyjnych ofert SAAS (zwłaszcza monolitycznych usług typu „zrób wszystko”) do Claude AI”. Jak twierdzi, rezultatem jest to, że „takie podejście zapewnia agencjom wysoce dostosowane stosy przy niewielkich nakładach. Systemy są kształtowane z dnia na dzień, aby przyspieszyć realizację konkretnych procesów, zamiast dostosowywać procesy do ograniczeń dostępnych narzędzi”.
Obserwuje nawet tworzenie „jednorazowego” oprogramowania do obsługi konkretnych projektów, które następnie jest porzucane po ich zakończeniu. Co ważne, jego zdaniem głównym motorem zmian zazwyczaj nie są oszczędności — „chodzi raczej o frustrację funkcjami tworzonymi dla wszystkich, które nie spełniają indywidualnych potrzeb firmy”. AI ułatwia również integrację między systemami, ponieważ potrafi „rozumować pomiędzy lukami”, w których tradycyjne integracje zawodziły z powodu nieuporządkowanych, niestandaryzowanych danych.
Kazim Qazi, współzałożyciel TechnBrains, wdrożył sztuczną inteligencję bezpośrednio w operacje związane z realizacją projektów. Atlassian Intelligence zajmuje się wstępną selekcją zgłoszeń w Jira: "odczytuje surowe zgłoszenie, przygotowuje zarys zakresu prac, wskazuje brakujące kryteria akceptacji i kieruje je do właściwego inżyniera, zanim zajmie się nim człowiek". Uważa, że selekcja zgłoszeń wspomagana przez AI jest narzędziem, które większość agencji wykorzystuje zbyt rzadko: "Większość zaległych zadań w agencjach umiera z powodu niejasnego zakresu, a nie braku narzędzi; automatyzacja pierwszego etapu selekcji naprawdę rusza zablokowany sprint, bardziej niż jakakolwiek nowa platforma do zarządzania projektami". Po stronie jakości Claude Code Review uruchamia się automatycznie przy każdym żądaniu scalenia — "sprawdza całe repozytorium, a nie tylko różnice, dzięki czemu wychwytuje problemy występujące w wielu plikach, zanim błąd trafi do klienta".
Większość zaległych zadań w agencjach umiera z powodu niejasnego zakresu, a nie braku narzędzi; automatyzacja pierwszego etapu selekcji naprawdę rusza zablokowany sprint, bardziej niż jakakolwiek nowa platforma do zarządzania projektami.
W mniejszych zespołach warstwa AI może być prostsza. Jennifer Goebel, koordynatorka projektów w Baker Marketing Laboratory, mówi, że jej mała agencja marketingowa z sektora ochrony zdrowia korzysta z Claude do pisania tekstów, ponieważ znacznie szybciej oddaje naturalny ton wypowiedzi niż ChatGPT, a także używa NotebookLM do przechowywania wszystkich miesięcznych raportów klientów i informacji dodatkowych, dzięki czemu każda osoba w zespole może wyszukiwać dane dotyczące wcześniejszych klientów podczas tworzenia nowych treści.
Vladimir Krstić, założyciel i dyrektor generalny EVI Solutions, dodaje kwestię zarządzania: zamiast pozwalać, by sposób korzystania z AI rozproszył się w zespole, jego agencja używa wewnętrznie Intrascope, ponieważ "zapewnia zespołowi jedno wspólne środowisko robocze dla wielu LLM, wielokrotnego użytku promptów, wspólnego kontekstu i lepszej widoczności, zamiast rozproszonych, osobistych kont AI". Standard, który stosuje wobec każdego narzędzia, jest taki sam: "narzędzia powinny ułatwiać powtarzalne dostarczanie wysokiej jakości rezultatów. Powinny ograniczać utratę kontekstu, wyjaśniać zakresy odpowiedzialności, wspierać etapy przeglądu i pomagać zespołowi przejść od prośby klienta do ukończonej realizacji bez zakopywania ważnych informacji w rozmowach, dokumentach czy osobistych kontach".
Zbuduj stos narzędzi wokół sposobu realizacji projektów
Usuń konkretne nazwy produktów, a porady tych liderów utworzą jasny plan działania. Wybierz jedno centrum — narzędzie do zarządzania projektami lub CRM — dopasowane do tego, w jaki sposób Twoja agencja faktycznie tworzy wartość, i wymagaj od niego funkcji natywnych dla agencji, zamiast naginać oprogramowanie dla zespołów produktowych do swoich potrzeb. Utrzymuj wszystko wokół tego centrum w możliwie prostej formie i bądź gotów zbudować ten jeden element, który naprawdę stanowi rdzeń Twojego modelu realizacji projektów. Pozwól klientom kierować Cię ku ich narzędziom, gdy zmniejsza to tarcia, i unikaj platform, których elastyczność zachęca do nadmiernego komplikowania. Następnie pozwól AI zrobić to, czego żadna integracja nie potrafi: rozumować ponad lukami, aby stos działał jak jeden system, a nie kilkanaście subskrypcji.
Chcesz więcej podobnych spostrzeżeń? Zarejestruj się, aby założyć bezpłatne konto DPM i poznać opinie większej liczby ekspertów.
