Jedyne narzędzie do zarządzania projektami, z którego nigdy bym nie zrezygnował
Zalety Asany: Wielu kierowników projektów preferuje Asanę ze względu na jej wyważoną strukturę, która sprzyja odpowiedzialności bez przytłaczania nadmiarem opcji.
Stosy technologiczne: Doświadczeni kierownicy projektów preferują zintegrowane stosy technologiczne zamiast pojedynczych platform, aby zwiększyć efektywność i usprawnić przepływy pracy.
Narzędzia niszowe: Niektórzy kierownicy projektów przedkładają narzędzia takie jak Productive.io, zaprojektowane specjalnie z myślą o ich przepływach pracy, nad popularne rozwiązania.
Integracja sztucznej inteligencji: Narzędzia sztucznej inteligencji, takie jak Read AI, stają się dla kierowników projektów niezbędne i pełnią funkcję osobistych asystentów w zarządzaniu projektami.
Niezależność od narzędzi: Wielu doświadczonych kierowników projektów sprzeciwia się przywiązaniu do jednego narzędzia, podkreślając znaczenie dopasowania do potrzeb i procesów zespołu.
Zapytaj grupę PM-ów, bez jakich narzędzi do zarządzania projektami nie mogliby się obejść, a rozpęta się gorąca dyskusja. Niektórzy będą przysięgać na platformę, której używają od ponad dekady. Inni będą przekonywać, że samo pytanie jest niewłaściwie sformułowane. Prawda jest taka, że narzędzie, dzięki któremu jeden PM staje się niezastąpiony dla swojego zespołu, może być zupełnie nieistotne dla innego. Odpowiedzi ujawniają jednak coś głębszego niż preferencje dotyczące oprogramowania — pokazują, jak doświadczeni praktycy myślą o strukturze, elastyczności, relacjach z klientami i tym, co właściwie oznacza dobre zarządzanie pracą.
Argumenty za Asaną — struktura bez przytłoczenia
W przypadku znacznej części PM-ów wciąż powraca Asana jako platforma, której broniliby przed każdą inną. Nie dlatego, że jest efektowna lub daje nieskończone możliwości dostosowywania, lecz ze względu na to, czym celowo nie jest.
Marissa Taffer, założycielka i prezeska M. Taffer Consulting, wskazuje Asanę jako swój domyślny wybór: „Podoba mi się w Asanie to, że zapewnia odpowiedni poziom ograniczeń. Uważam, że narzędzie takie jak Monday.com lub coś, co daje nieco większe możliwości dostosowywania, również jest świetne, ale staje się przytłaczające, ponieważ można z nim zrobić tak wiele rzeczy, że ludzie zaczynają nadmiernie komplikować procesy”. Ta równowaga — wystarczająca struktura, by zapewnić odpowiedzialność, ale nie tak wiele opcji, by zespoły gubiły się w meandrach konfiguracji — jest dokładnie tym, co sprawia, że narzędzie PM-ów sprawdza się w praktyce przez długi czas.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Derek Fredrickson, założyciel i dyrektor generalny The COO Solution, z dłuższej perspektywy mówi o trwałej wartości Asany. „Osobiście uwielbiam korzystać z Asany. Używam jej od 15 lat i jest jak siła napędowa wszystkiego, co robimy w naszej firmie” — mówi. Piętnaście lat w obszarze, w którym narzędzia pojawiają się i znikają, to znaczące potwierdzenie wartości, a także dowód na to, co Asana robi dobrze dla zespołów potrzebujących niezawodnej struktury jako fundamentu.
Osobiście uwielbiam korzystać z Asany. Używam jej od 15 lat i jest jak siła napędowa wszystkiego, co robimy w naszej firmie,
Megan Cotterman, pracująca jako project managerka na część etatu i konsultantka ds. operacyjnych, patrzy na tę kwestię nieco szerzej, wymieniając trio narzędzi zamiast jednej platformy. „W przypadku klientów korzystałam głównie z G-Drive, Asany i Slacka. Uważam więc, że te trzy rodzaje systemów mają kluczowe znaczenie” — wyjaśnia — „systemu do zarządzania projektami i śledzenia postępów, G-Drive, w którym przechowywana jest cała dokumentacja... oraz Slacka do codziennej współpracy”. Dla Cotterman Asana jest podstawą, ale najlepiej sprawdza się jako część połączonego systemu, a nie w izolacji.
Wymarzone zestawy technologiczne — gdy jedno narzędzie nie wystarcza
Cotterman nie jest jedyną osobą, która wykracza myśleniem poza jedną platformę. Zapytani o to, z czego naprawdę nie mogliby zrezygnować, niektórzy PM-owie całkowicie pominęli odpowiedź dotyczącą pojedynczego narzędzia i zamiast tego opisali starannie dobrany ekosystem.
Melody MacKeand, założycielka Melody MacKeand Consulting, ma jasno określoną wizję idealnej konfiguracji. „Gdybym mogła naprawdę stworzyć swój wymarzony zestaw technologiczny, wybrałabym Teamwork jako platformę PM. Jako platformę komunikacyjną wybrałabym Slacka, a następnie Dokumenty Google jako narzędzie do dokumentacji” — mówi. Jej uzasadnienie jest praktyczne: „to rozwiązanie jest uporządkowane, łatwe w użyciu, pod pewnymi względami nieco tańsze i zapewnia większą elastyczność”. Zestaw MacKeand odzwierciedla przemyślaną filozofię — należy wybierać narzędzia, które dobrze wykonują swoje konkretne zadania i współpracują ze sobą bez tarć, zamiast jednej platformy próbującej robić wszystko.
Gdybym naprawdę mogła stworzyć wymarzony stos technologiczny, wybrałabym Teamwork jako platformę do zarządzania projektami. Jako platformę komunikacyjną wybrałabym Slacka, a następnie Dokumenty Google jako narzędzie do dokumentacji.
Yonelly Gutierrez, starsza kierowniczka programów w Palo Alto Networks, buduje swój idealny stos technologiczny wokół integracji i możliwości AI. „Zdecydowanie uwzględniłabym Glean, ponieważ oczywiście ma on możliwość integracji z tymi wszystkimi różnymi narzędziami” — mówi, dodając: „A jeśli chodzi o Gemini, naprawdę jestem jego wielką fanką”. Choć Gutierrez zauważa, że „Asana jest dobra do raportowania projektów”, jej wymarzony stos technologiczny stawia na pierwszym miejscu wyszukiwanie w środowisku przedsiębiorstwa i AI — co wskazuje kierunek rozwoju tego zawodu.
Niszowy wybór — gdy narzędzie jest stworzone z myślą o Twoim świecie
Dla niektórych kierowników projektów najważniejsze narzędzie nie jest tym najbardziej znanym. Jest nim narzędzie stworzone specjalnie z myślą o sposobie, w jaki pracują.
Kayla Keizer, kierowniczka projektu w Northern, przedstawia argumenty na rzecz platformy, o której większość kierowników projektów nie słyszała. „Byłoby to Productive.io” — mówi. „To niesamowite narzędzie. Zostało stworzone, jak sądzę, w Chorwacji lub Europie Wschodniej. I zostało faktycznie zaprojektowane specjalnie dla agencji i pracy agencyjnej”. Dla Keizer najważniejsze jest dopasowanie, a nie liczba funkcji: „Najlepiej mogę to opisać tak: to jak ClickUp, gdyby nie trzeba było go w ogóle konfigurować — właśnie tym jest Productive”. Ta różnica ma znaczenie. Narzędzie, które natywnie rozumie Twój przepływ pracy — bez konieczności poświęcania tygodni na konfigurację — eliminuje źródło tarć, które konsekwentnie tworzą ogólne platformy.
[Productive.io] to niesamowite narzędzie. Zostało faktycznie zaprojektowane specjalnie dla agencji i pracy agencyjnej. Jest jak ClickUp, gdyby nie trzeba było go w ogóle konfigurować. Właśnie tym jest Productive.
AI jako nowy niezbędny standard
Nie dla każdego kierownika projektu niezbędnym narzędziem jest narzędzie do śledzenia projektów. Dla coraz większej liczby praktyków platforma, z której najtrudniej byłoby im zrezygnować, należy do zupełnie innej kategorii.
Ryan Gilbreath, kierownik techniczny projektu w RTS Labs, nie ma wątpliwości. „Naprawdę jednym z narzędzi, które muszę mieć, jest Read AI” — mówi. „Stało się ono moim drugim mózgiem, szczególnie podczas spotkań. Jest jak mój osobisty asystent kierownika projektu, który pomaga mi dokumentować kolejne kroki i najważniejsze kwestie”. Gilbreath prowadzi jednocześnie od dziewięciu do dziesięciu projektów, a dla osoby pracującej na taką skalę narzędzie AI do obsługi spotkań, które w czasie rzeczywistym rejestruje decyzje i zadania do wykonania, nie jest miłym dodatkiem — to właśnie ono zapobiega przeoczeniu czegokolwiek. Jego odpowiedź wskazuje na szerszą zmianę: wraz z dojrzewaniem asystentów opartych na AI stają się one warstwą, dzięki której każde inne narzędzie działa lepiej.
[Read AI] stało się naprawdę moim drugim mózgiem, szczególnie podczas spotkań. Jest jak mój osobisty asystent kierownika projektu, który pomaga mi dokumentować kolejne kroki i najważniejsze kwestie.
Agnostycy narzędziowi — żadna pojedyncza platforma nie zasługuje na Twoją lojalność
Istnieje również grupa doświadczonych kierowników projektów, którzy całkowicie kwestionują założenie tego pytania. Ich stanowisko nie wynika z obojętności — to przemyślane odrzucenie lojalności wobec narzędzi jako wyznacznika dobrego zarządzania projektami.
Matthew Fox, starszy kierownik projektu i specjalista ds. operacyjnych w Fox Consulting, otwarcie mówi o swoich doświadczeniach z najpopularniejszymi platformami w tej branży. „Nie sądzę, żebym miał ulubioną. Wszystkie narzędzia w jakiś sposób mnie zawiodły” — mówi, wskazując jednak jeden wyjątek: „Zdecydowanie wolę Zoom od niemal każdego innego dostępnego narzędzia”. To wymowna odpowiedź — narzędzie, któremu Fox ufa najbardziej, wcale nie jest platformą do zarządzania projektami, lecz narzędziem komunikacji. Gdy infrastruktura umożliwiająca kontakt działa solidnie, reszta może się dostosować.
Julia Rajic, dyrektor operacyjna w Point Blank, przedstawia chyba najbardziej bezpośrednie odrzucenie założenia zawartego w tym pytaniu. „Nie. To bardzo prosta odpowiedź” — mówi. „Mam wrażenie, że wszystkie platformy, z których korzystałam, mają zarówno mocne strony, jak i poważne wady. Żadna z nich nie jest jednak tak doskonała, żebym mogła powiedzieć, że bez niej nie jesteśmy w stanie funkcjonować”. Dla Rajic narzędzie nigdy nie jest najważniejsze: „Nie powiedziałabym, że narzędzia czynią nas mniej lub bardziej skutecznymi”. Jej zdaniem skuteczność tkwi w zespole i procesie — nie w oprogramowaniu.
Mam wrażenie, że wszystkie platformy, z których korzystałam, mają zarówno mocne strony, jak i poważne wady. Żadna z nich nie jest jednak tak doskonała, żebym mogła powiedzieć, że bez niej nie jesteśmy w stanie funkcjonować.
Alexa Alfonso, starsza menedżerka ds. klientów w Caylent, posuwa niezależne od narzędzi podejście o krok dalej, uznając dopasowanie do klienta za czynnik rozstrzygający. „Najlepszym narzędziem jest to, z którego będą korzystać Twoi klienci” — mówi wprost. „Nawet jeśli jest to ich własne oprogramowanie, widziałam już sytuacje, w których zrezygnowaliśmy z używanych narzędzi, ponieważ klient był tak zdecydowany na korzystanie ze swojego pakietu. Powiedzieliśmy wtedy: dobrze, wpuśćcie nas”. Podejście Alfonso zmienia perspektywę całej rozmowy: najlepsze narzędzie to nie to, które ma najlepsze funkcje, lecz to, z którego rzeczywiście korzystają wszyscy obecni przy stole.
Prawdziwa odpowiedź
Z tych rozmów nie wyłania się zwycięzca. Asana z dobrych powodów ma swoich zwolenników. Przemyślane zestawy narzędzi oparte na Teamwork, Slacku i Dokumentach Google mają praktyczny sens. Productive.io rozwiązuje rzeczywisty problem agencji. Read AI zmienia sposób, w jaki kierownicy projektów radzą sobie z obciążeniem poznawczym. Osoby niezależne od narzędzi również nie są w błędzie — wiele świetnie działających zespołów odnosiło sukcesy przy minimalnym wykorzystaniu narzędzi.
Najlepszych kierowników projektów nie łączy preferencja konkretnej platformy. Łączy ich świadome podejście. Dokładnie przemyśleli, czego naprawdę wymaga ich praca, co ich klienci będą w stanie realnie przyjąć oraz gdzie w ich procesie pojawiają się trudności. Narzędzie wynikające z tych przemyśleń — niezależnie od tego, czy jest to dobrze znana platforma, czy rozwiązanie stworzone dla konkretnej niszy — to narzędzie, które warto zachować.
Chcesz poznać więcej podobnych spostrzeżeń? Załóż bezpłatne konto DPM, aby poznać opinie większej liczby ekspertów takich jak oni.
