Stos technologiczny, którego użyłoby 6 ekspertów ds. zarządzania projektami, gdyby musieli zacząć od zera
Prostota: Mniejsza liczba zintegrowanych narzędzi zapewnia lepsze rezultaty niż wiele niepołączonych ze sobą narzędzi w efektywnym zarządzaniu projektami.
Platforma: Wybierz platformę do zarządzania projektami, która odpowiada obecnemu etapowi rozwoju Twojego zespołu i jego wymaganiom.
Komunikacja: Slack jest preferowanym narzędziem komunikacji wśród kierowników projektów z różnych branż.
Dokumentacja: Google Workspace dominuje w obszarze dokumentacji dzięki elastyczności i możliwości integracji z innymi narzędziami.
Wiedza: Inwestuj wcześnie w systemy zarządzania wiedzą, aby wraz z rozwojem zespołów uniknąć polegania na pamięci instytucjonalnej.
Poprosiliśmy siedmioro doświadczonych kierowników projektów o odpowiedź na proste, ale wiele ujawniające pytanie: gdybyście musieli zacząć od zera, z jakich narzędzi do zarządzania projektami faktycznie byście korzystali? Bez konieczności obchodzenia starszych systemów, bez utopionych kosztów i bez podejścia „zawsze robiliśmy to w ten sposób”. Czysta karta i szansa na stworzenie od pierwszego dnia przemyślanego środowiska pracy.
Odpowiedzi nie przyniosły jednej, ostatecznej odpowiedzi — ale dostarczyły czegoś prawdopodobnie bardziej użytecznego. W różnych branżach, przy różnych wielkościach zespołów i stylach pracy wyłoniły się wyraźne wzorce. Niektóre narzędzia pojawiały się wielokrotnie. Pewne zasady były nieustannie powtarzane. A kilka szczerych przyznań dotyczących tego, co nie działa, okazało się równie pouczających jak same rekomendacje.
Oto, co powiedzieli.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Naczelna zasada: prostota i integracja ponad wszystko
Zanim przejdziemy do konkretnych narzędzi, warto zrozumieć filozofię, do której wracał niemal każdy z ekspertów: mniejsza liczba narzędzi, które ze sobą współpracują, zawsze okaże się lepsza niż większa liczba narzędzi, które nie współdziałają.
Kayla Keizer, kierowniczka projektów, która pracowała w branży telekomunikacyjnej i IT, a także przy zarządzaniu projektami, ujęła to wprost: „najprostszym sposobem na produktywność jest posiadanie najprostszego przepływu pracy”, dodając, że „system zarządzania projektami powinien, w miarę możliwości, znajdować się w jednym miejscu. Znacznie ułatwia to wyszukiwanie informacji”.
Najprostszym sposobem na produktywność jest posiadanie najprostszego przepływu pracy. System zarządzania projektami powinien, w miarę możliwości, być kompleksowym rozwiązaniem w jednym miejscu.
Julia Rajic, dyrektorka operacyjna, potwierdziła tę opinię, ale spojrzała na nią z perspektywy integracji finansowej. Jej idealna konfiguracja obejmowałaby połączenie wszystkiego — „alokacji zasobów, kart czasu pracy, budżetów, umów i wycen dla klienta”, ponieważ, jak wyjaśniła, „jako kierowniczka projektów musiałam tworzyć budżety w Excelu, potem w innym miejscu wypełniać karty czasu pracy, gdzie indziej mieć harmonogramy projektów, a jeszcze gdzieś indziej informacje o zasobach. To najgorsze rozwiązanie, ponieważ te elementy są ze sobą nierozerwalnie związane”.
Dla większości tych kierowników projektów marzeniem nie jest najbardziej zaawansowany zestaw narzędzi. Jest nim zestaw najbardziej ze sobą połączony.
Platforma do zarządzania projektami: Twoja baza
Wszyscy eksperci zgodzili się, że potrzebujesz dedykowanej platformy do zarządzania projektami. Różnili się natomiast w kwestii wyboru konkretnego rozwiązania — a ta rozbieżność okazała się mniej związana z osobistymi preferencjami, a bardziej z etapem rozwoju, na którym znajduje się zespół lub agencja.
Matthew Fox, konsultant ds. zarządzania projektami, przedstawił jedno z bardziej pragmatycznych podejść: „jeśli ktoś dopiero zaczyna, narzędzie takie jak ClickUp wystarczy do prowadzenia wszystkiego, ponieważ nie potrzebujesz niczego skomplikowanego. Musisz po prostu móc na nim polegać. Problemy zaczynają się pojawiać, gdy zaczynasz się rozwijać”. Zespołom, które wyrosły już z podstaw, ale nie są jeszcze gotowe na coś wysoce konfigurowalnego, polecił Asanę jako dobre rozwiązanie pośrednie — „bardzo dobrą do podstawowego zarządzania projektami... jeśli potrzebujesz czegoś bardziej złożonego niż Basecamp, ale nie potrzebujesz czegoś niezwykle konfigurowalnego, Asana jest świetnym rozwiązaniem pośrednim, a do tego oferuje naprawdę dobre funkcje i narzędzia”.
Jeśli potrzebujesz czegoś bardziej złożonego niż Basecamp, ale nie potrzebujesz czegoś niezwykle konfigurowalnego, Asana jest świetnym rozwiązaniem pośrednim, a do tego oferuje naprawdę dobre funkcje i narzędzia.
Melody MacKeand, konsultantka ds. zarządzania projektami, ujęła tę kategorię szerzej, zauważając, że sama platforma ma mniejsze znaczenie niż fakt posiadania jakiejkolwiek platformy: „istnieje główna platforma do zarządzania projektami — może to być Teamwork, Asana, ClickUp, Monday, Airtable... po prostu potrzebujemy struktury”. Gdyby budowała wszystko od zera, wybrałaby Teamwork.
W przypadku Megan Cotterman, kierowniczki projektów i konsultantki ds. operacyjnych, doświadczenie we współpracy z klientami również skłoniło ją ku Asanie, którą określiła jako jedno z trzech narzędzi, z których nie można zrezygnować: „w przypadku klienta mam doświadczenie z G-Drive, Asaną i Slackiem. Uważam, że te trzy rodzaje systemów mają kluczowe znaczenie”.
W szczególności w przypadku zespołów deweloperskich techniczny kierownik projektu Ryan Gilbreath wskazuje na coś innego. „Nadal jestem fanem Jiry” — powiedział. „Możesz zejść na tak szczegółowy i granularny poziom, jakiego potrzebujesz. Możesz integrować różne narzędzia bezpośrednio w Jira, bezpośrednio na tej tablicy, a także korzystać z różnych przepływów pracy i niestandardowych przepływów pracy”. Wspomniał również o GitHub Projects jako solidnej alternatywie, przyznając jednocześnie, że ostatecznie „wszystko zależy od konkretnego przypadku”.
Nadal jestem fanem Jiry. Możesz zejść na tak szczegółowy i granularny poziom, jakiego potrzebujesz. Możesz integrować różne narzędzia bezpośrednio w Jira, a także korzystać z niestandardowych przepływów pracy.
Komunikacja: dlaczego niemal wszyscy wskazali Slacka
Jeśli istniał obszar, w którym panowała niemal jednomyślna zgoda, była nim właśnie ta kwestia. Zapytaj grupę doświadczonych kierowników projektów, czego używaliby do komunikacji, a niemal wszyscy wskażą Slacka.
Kayla Keizer wymieniła go jako pierwszy i bez wahania. Alexa Alfonso wskazała go jako część podstawowego zestawu, wokół którego zbudowałaby swoje środowisko — „Google Workspace, Slack, Miro... to podstawa tego, co mogłabym zbudować”. Julia Rajic nazwała go swoim ulubionym narzędziem: „Jestem wielką fanką Slacka, jeśli chodzi o komunikację. To prawdopodobnie mój ulubiony [program]”. Megan Cotterman uznała go za niezbędny do „codziennej współpracy”. A Melody MacKeand po prostu powiedziała, że poleciłaby Slacka do komunikacji jako jedno z trzech zagadnień, które każda solidna konfiguracja narzędzi kierownika projektu powinna obejmować.
To pięciu z siedmiu ekspertów, którzy bez żadnej sugestii wskazali to samo narzędzie. W pewnym momencie przestaje to być zbieg okoliczności, a zaczyna być sygnałem.
Jestem wielką fanką Slacka, jeśli chodzi o komunikację. To prawdopodobnie mój ulubiony [program].
Dokumentacja i zarządzanie plikami: pakiet Google dominuje
Jeśli Slack dominuje w kategorii komunikacji, Google Workspace dominuje w dokumentacji — i nie jest to nawet wyrównana rywalizacja.
Wymarzone środowisko Kayli Keizer obejmuje „wszystko od Google — Dokumenty Google, Gmaila, wszystko”. Julia Rajic, która określiła siebie jako „zadowoloną z całego pakietu Google”, konkretnie wskazała Arkusze Google i sporządzanie notatek z użyciem Gemini jako część swojej idealnej konfiguracji. Megan Cotterman wskazała Dysk Google jako kluczowy element utrzymywania porządku w dokumentacji: „Dysk Google na całą dokumentację oraz spójne nazewnictwo i uporządkowanie plików, żeby ludzie wiedzieli, gdzie znaleźć potrzebne rzeczy”. A Melody MacKeand, mimo że miała do dyspozycji wiele innych opcji, powiedziała, że do dokumentacji wybrałaby Dokumenty Google, ponieważ „są uporządkowane, łatwe w użyciu, pod pewnymi względami nieco tańsze i zapewniają większą elastyczność niż coś, co jest trochę bardziej kompleksowe”.
Nie chodzi tu o to, że Google Workspace jest idealny — lecz o to, że jest znajomy, elastyczny i dobrze współpracuje ze wszystkim innym. Dla zespołów zaczynających od zera trudno znaleźć lepsze połączenie.
[Dokumenty Google] są uporządkowane, łatwe w użyciu, pod pewnymi względami nieco tańsze i zapewniają większą elastyczność niż coś, co jest trochę bardziej kompleksowe.
Standardowe procedury operacyjne i zarządzanie wiedzą: warstwa, o której ludzie zapominają
Większość zespołów zastanawia się, gdzie będą przechowywane ich projekty i jak zespół będzie się komunikował. Mniej osób myśli o tym, gdzie będzie przechowywana wiedza instytucjonalna — dopóki jej nie potrzebują i nie mogą jej znaleźć.
Jak opisała to Melody MacKeand, potrzebujesz „mechanizmu do zarządzania standardowymi procedurami operacyjnymi i dokumentacją”, który może być „tak prosty jak Dokumenty Google”. Jednak wraz z rozwojem firm coraz większy sens zaczynają mieć bardziej wyspecjalizowane rozwiązania. Megan Cotterman, która pracowała z zespołami na różnych etapach rozwoju, wymieniła Scribe jako „naprawdę świetne narzędzie do dokumentowania niektórych standardowych procedur operacyjnych w miarę rozwoju firm”, zauważając, że systemy bazujące na wiedzy stają się szczególnie wartościowe wraz ze wzrostem liczby pracowników i potrzebą powtarzalności procesów bez polegania na pamięci instytucjonalnej.
To kategoria, w którą większość zespołów na wczesnym etapie inwestuje zbyt mało — a koszt tych niedostatecznych inwestycji zwykle ujawnia się później, niż można się spodziewać.
Warto rozważyć wyspecjalizowane dodatki
Poza podstawowym zestawem narzędzi pojawiło się kilka rozwiązań dotyczących konkretnych zastosowań, które warto wyróżnić.
W kontekście współpracy wizualnej i burzy mózgów Alexa Alfonso, doświadczona kierowniczka projektów, wymieniła Miro obok Google Workspace i Slacka jako część swojego podstawowego zestawu. W przypadku zarządzania efektywnością i informacji zwrotnej dla zespołu wspomniała również o Lattice, opisując je jako „naprawdę świetne... do przekazywania informacji zwrotnej i zarządzania różnymi kwestiami, w tym zarządzaniem efektywnością”.
[Lattice] jest naprawdę świetne do przekazywania informacji zwrotnej i zarządzania różnymi kwestiami, takimi jak zarządzanie efektywnością.
W przypadku zespołów deweloperskich Ryan Gilbreath zdecydowanie opowiedział się za wdrożeniem od początku narzędzi AI do programowania: „gdybym mógł zacząć od zera... zaleciłbym stos technologiczny zawierający asystenta AI, działającego niemal jak edytor kodu... na przykład Copilot, VS Code lub Cursor”. Jego zdaniem nie jest to już opcjonalne rozwiązanie dla zespołów zajmujących się tworzeniem oprogramowania — to podstawowe oczekiwanie.
A jeśli ktoś buduje osobisty lub wysoce spersonalizowany system, Megan Cotterman zauważyła, że Notion znalazło miejsce w jej własnym sposobie pracy: „na potrzeby mojego osobistego zestawu technologicznego stworzyłam go w Notion, ponieważ naprawdę chciałam mieć jedno rozwiązanie do wszystkiego, wyłącznie do mojego osobistego systemu zarządzania”. Warto je rozważyć, jeśli elastyczność i możliwość personalizacji są ważniejsze niż prostota dostępna od razu po uruchomieniu.
Na potrzeby mojego osobistego zestawu technologicznego stworzyłam go w Notion, ponieważ naprawdę chciałam mieć jedno rozwiązanie do wszystkiego, wyłącznie do mojego osobistego systemu zarządzania projektami.
Wymarzony zestaw narzędzi: jak naprawdę wygląda
Do czego więc to wszystko się sprowadza? Gdy poproszono rozmówców o opisanie idealnej konfiguracji, odpowiedzi były zaskakująco spójne.
Kayla Keizer podsumowała swoją wizję w prosty sposób: „moim marzeniem byłoby jedno narzędzie do zarządzania projektami, najlepiej Productive, Slack, wszystko z Google, Zoom i to wszystko. To całe twoje życie”. Julia Rajic miała podobną wizję — „pakiet narzędzi Google plus Slack plus coś, co zapewnia podstawowe funkcje zarządzania projektami... to byłby prawdopodobnie mój zestaw”. A Melody MacKeand, gdyby otrzymała całkowicie pustą kartę, wybrałaby Teamwork jako platformę do zarządzania projektami, Slacka do komunikacji oraz Dokumenty Google do dokumentacji — „ponieważ jest to rozwiązanie uporządkowane, łatwe, pod pewnymi względami nieco tańsze i zapewnia większą elastyczność”.
Trzy różne osoby, trzy nieco różne konkretne narzędzia — ale ta sama podstawowa architektura. Platforma do zarządzania projektami. Warstwa komunikacyjna. Warstwa dokumentacji. Wszystko połączone, proste i przygotowane do skalowania bez utrudniania pracy.
Podsumowanie
Nie istnieje jeden idealny, uniwersalny zestaw narzędzi. Każdy ekspert, z którym rozmawialiśmy, przyznał, że agencje i zespoły różnią się od siebie, potrzeby zmieniają się wraz z rozwojem organizacji, a najlepsze narzędzie to ostatecznie takie, z którego zespół rzeczywiście będzie korzystać.
Trudno jednak ignorować widoczne tu schematy. Slack do komunikacji. Google Workspace do dokumentacji. Platforma do zarządzania projektami dopasowana do obecnej sytuacji — niezależnie od tego, czy jest to ClickUp, Asana, Jira, Teamwork czy inne rozwiązanie — z myślą o integracji w miarę rozwoju.
Matthew Fox szczerze ujął problem: "Nie znalazłem świetnego narzędzia ani nawet świetnego zestawu narzędzi". Jednak eksperci, z którymi rozmawialiśmy, zaszli dalej niż większość. Zacznijcie od podstaw, oprzyjcie się pokusie nadmiernego projektowania na wczesnym etapie i zadbajcie o połączenia, które później uchronią was przed chaosem. To właśnie najważniejszy wniosek płynący z doświadczeń wszystkich, którzy musieli się tego nauczyć w trudny sposób.
