Przewodnik dla początkujących po oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy

W kilku słowach zarządzanie przepływem pracy to iteracyjny proces optymalizacji jakości przepływu pracy. Nadal niejasne? Aby to wyjaśnić, zacznę od podstaw i opowiem Ci, czym jest przepływ pracy.

Czym jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to seria kroków przedstawiających sekwencję, której należy przestrzegać, aby ukończyć daną czynność. W przeciwieństwie do procesu biznesowego, który jest liniowy, przepływ pracy zawiera logikę warunkową umożliwiającą podejmowanie decyzji po drodze, dzięki czemu proces przepływu pracy może przebiegać różnymi ścieżkami.

Tradycyjnym sposobem przedstawiania przepływu pracy jest użycie schematu blokowego, a wiele narzędzi programowych pomaga tworzyć atrakcyjne diagramy na podstawie szablonów lub od podstaw. Oczekuje się, że przekształcisz procesy manualne w różne przepływy pracy z powtarzalnymi krokami, które można realizować w celu uzyskania przewidywalnych rezultatów.

Przykłady przepływów pracy:

• Zarządzanie dokumentami lub zatwierdzanie materiałów marketingowych
• Wdrażanie pracowników
• Przekierowywanie wniosków o autoryzację podróży lub zatwierdzanie wydatków

Oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych zazwyczaj ma przyjazny dla użytkownika interfejs z funkcją przeciągania i upuszczania, która pozwala tworzyć niestandardowe przepływy pracy w środowisku niewymagającym kodowania. Ponadto oferuje funkcje współpracy, dzięki którym można współtworzyć w czasie rzeczywistym. Dodatkowo oprogramowanie do obsługi przepływu procesów często integruje się z tymi narzędziami, umożliwiając płynne przejście od planowania wizualnego do realizacji i śledzenia działań w ramach jednego systemu. Procesy te często obejmują złożoną obsługę dokumentów, dlatego wdrożenie systemu zarządzania dokumentami jest niezbędne do zapewnienia uporządkowanego zatwierdzania, kontroli wersji i bezpiecznej współpracy.

Należy teraz zauważyć, że przepływy pracy ze względu na rozgałęziające się ścieżki mogą stawać się złożone, gdy w przepływ pracy zaangażowanych jest więcej decyzji i członków zespołu. Właśnie temu stopniowi złożoności próbuje zaradzić zarządzanie przepływem pracy, często przy pomocy oprogramowania do zarządzania przepływem pracy w przedsiębiorstwie, które radzi sobie ze skomplikowanymi procesami, automatyzuje zadania i zapewnia płynną współpracę w dużych zespołach.

Czym jest zarządzanie przepływem pracy?

Zarządzanie przepływem pracy to praktyka obejmująca mapowanie przepływów pracy, śledzenie ich, a następnie optymalizację poprzez integrację lub automatyzację, albo oba te rozwiązania jednocześnie.

Integracje przepływów pracy zazwyczaj polegają na łączeniu różnych aplikacji w celu wymiany informacji. Integracje te można skonfigurować ręcznie za pomocą interfejsu API, ale także przy użyciu oprogramowania innych firm, takiego jak Zapier.

Automatyzacja przepływów pracy wymaga określonego rodzaju oprogramowania, nazywanego oprogramowaniem do automatyzacji przepływu pracy, które umożliwia definiowanie reguł biznesowych sterujących przepływem informacji. Te narzędzia do automatyzacji przepływu pracy mogą przekształcać powtarzalne zadania w przewidywalne, zautomatyzowane procesy, które oszczędzają czas i pieniądze.

Zarządzanie przepływem pracy ma charakter cykliczny, co oznacza, że za każdym razem, gdy usprawnisz przepływ pracy, ponownie go mapujesz, a następnie znów zaczynasz go śledzić aż do kolejnej optymalizacji. Chodzi o nieustanne dążenie do poprawy. Narzędzie do zarządzania przepływem pracy pomoże Ci w realizacji tego cyklicznego zadania.

Tutaj przeczytasz więcej o różnych rodzajach zarządzania przepływem pracy.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Czym jest oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy?

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy to program, który zazwyczaj stanowi część narzędzia do zarządzania projektami i pomaga zarządzać przepływami pracy zespołu. Możesz śledzić różne przepływy pracy w projekcie za pomocą pulpitów nawigacyjnych, tworzyć lub optymalizować przepływy pracy za pomocą widoków zarządzania zadaniami, takich jak tablica Kanban lub oś czasu, definiować zależności i identyfikować usprawnienia.

System zarządzania przepływem pracy jest zazwyczaj dostępny w trzech wariantach.

Rodzaje oprogramowania do zarządzania przepływem pracy

Lokalne

Wdrożenie lokalne oznacza, że oprogramowanie będzie działać na Twoim sprzęcie, a Ty będziesz odpowiadać za jego utrzymanie. Chociaż ta opcja zapewnia korzyści w zakresie bezpieczeństwa, oznacza również większe wydatki, ponieważ konieczne będzie utrzymanie zarówno oprogramowania, jak i sprzętu.

Oparte na chmurze

Obecnie oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy jest najczęściej wybieraną opcją. Ten rodzaj wdrożenia oznacza korzystanie z zasobów dostawcy, w tym sprzętu i pamięci masowej w chmurze. Pomyśl o dowolnym używanym obecnie narzędziu SaaS, takim jak CRM, oprogramowanie do śledzenia czasu, oprogramowanie do obsługi przepływu dokumentów lub oprogramowanie do kontroli dokumentów.

Hybrydowe

Wdrożenie hybrydowe oznacza przechowywanie informacji w różnych miejscach, w zależności od sposobu działania firmy i jej celów biznesowych. Informacje o większym znaczeniu dla firmy będą przechowywane w Twojej chmurze, natomiast zasoby o mniejszym znaczeniu będą przechowywane u dostawcy. To świetna opcja w przypadku szczegółowego zarządzania uprawnieniami i kontrolą dostępu.

Typowe funkcje oprogramowania do zarządzania przepływem pracy

Oto niektóre z najważniejszych funkcji oprogramowania do zarządzania przepływem pracy.

• Zarządzanie zadaniami. Niezależnie od wybranego planu cenowego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, większość oprogramowania do zarządzania przepływem pracy w projekcie obejmuje funkcje zarządzania zadaniami. Widoki zarządzania zadaniami, takie jak widoki listy, są powszechnie dostępne w podstawowych planach i oferują konfigurowalne pola, dzięki czemu możesz śledzić najważniejsze dla siebie wskaźniki.
• Automatyzacja procesów. Jak wspomnieliśmy, automatyzacja pomaga optymalizować przepływy pracy, głównie poprzez umożliwienie automatycznego wykonywania zadań. Kolejną korzyścią z automatyzacji procesów jest wysyłanie powiadomień do interesariuszy za każdym razem, gdy wymagane jest działanie człowieka. Możesz również poszukać konkretnego oprogramowania do automatyzacji procesów.
• Raportowanie i analityka. Każde narzędzie do zarządzania przepływem pracy będzie wyposażone w moduł raportowania. Pomoże Ci to śledzić wskaźniki KPI i upewnić się, że przepływy pracy przynoszą oczekiwane rezultaty. Raportowanie może również pomóc w identyfikowaniu wąskich gardeł i momentów, w których należy podjąć dalsze działania.
• Możliwości integracji. Integracje zwiększają zasięg przepływu pracy poprzez łączenie wielu aplikacji i umożliwianie wymiany informacji między nimi.
• Przyjazny dla użytkownika interfejs. Pamiętaj, że przepływy pracy mogą stać się złożone, gdy pojawia się więcej zmiennych. Dlatego narzędzia te koncentrują się na zapewnieniu doskonałych doświadczeń użytkownika, aby nie rozpraszać Cię podczas wyszukiwania różnych elementów w narzędziu. Dobrym przykładem jest Microsoft Visio.

Zalety oprogramowania do zarządzania przepływem pracy

Korzyści z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy obejmują:

1. Zwiększona produktywność
2. Usprawniona współpraca
3. Usprawnione procesy
4. Większa odpowiedzialność i przejrzystość

Wiele z tych korzyści jest jeszcze większych, gdy stosujesz najlepsze praktyki zarządzania dokumentami, takie jak bezpieczne przechowywanie w chmurze, kontrola dostępu i zasady przechowywania dokumentów, zwłaszcza jeśli Twoje przepływy pracy obejmują dokumentację wymagającą ścisłej zgodności z przepisami.

Przykłady najlepszych programów do zarządzania przepływem pracy

Oto kilka narzędzi, które mogą pomóc w zarządzaniu przepływami pracy. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat któregokolwiek z narzędzi z tej listy, znajdziesz je na naszej liście najlepszych programów do zarządzania przepływem pracy.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do identyfikowania ryzyka z wykorzystaniem AI
2. 2. Wrike — Najlepsze rozwiązanie do ponownego łączenia odizolowanych zespołów
3. 3. Moxo — Najlepsze do bezpiecznych portali współpracy z klientami
4. 4. Productive — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania agencją
5. 5. Screendragon — Najlepsze rozwiązanie do złożonej automatyzacji przepływów pracy i zatwierdzania
6. 6. Qntrl — Najlepsze rozwiązanie do orkiestracji przepływów pracy
7. 7. Quickbase — Najlepszy wybór do dynamicznego zarządzania pracą
8. 8. Celigo — Najlepsze rozwiązanie z ponad 1 000 gotowych łączników aplikacji
9. 9. TrailHQ — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji przepływów pracy z wykorzystaniem AI
10. 10. Quixy — Najlepsze rozwiązanie do tworzenia przepływów pracy metodą przeciągania i upuszczania

Niektóre z tych platform wykorzystują również AI do automatyzacji i orkiestracji — funkcji, które są coraz powszechniejsze w oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy z wykorzystaniem AI.