Proces zarządzania zasobami projektu: ekspercki przewodnik w 5 krokach

W szerszym ekosystemie zarządzania projektami pełni ono funkcję pomostu między strategią projektu a jego realizacją, dopasowując możliwości organizacji do wymagań projektu.

Proces zarządzania zasobami projektu

Na podstawie 13 lat doświadczenia udało mi się ustalić, że w praktyce proces zarządzania zasobami obejmuje pięć etapów lub procesów (w odróżnieniu od sześciu etapów opisanych w PMBOK). Są to:

1. Planowanie zasobów
2. Szacowanie zasobów / Przydzielanie zasobów
3. Pozyskiwanie zasobów
4. Rozwój i zarządzanie zespołem
5. Ciągła ocena zasobów

Krok 1: Planowanie zasobów

Planowanie zasobów to proces określania, jakich osób, umiejętności, narzędzi, sprzętu i budżetu potrzeba do pomyślnego ukończenia projektu. Jego celem jest zapewnienie dostępności właściwych zasobów we właściwym czasie — bez przeciążania zespołów i tworzenia wąskich gardeł w realizacji.

Zanim jednak będzie można oszacować zasoby, trzeba zrozumieć:

• zakres prac, które mają zostać zrealizowane,
• harmonogram,
• zależności,
• oraz wymagany poziom kompetencji.

Ponadto definiowanie wymagań wymaga również wysłuchania tego, czego interesariusze mówią, że chcą, ale przede wszystkim tego, czego nie mówią.

Wykorzystaj swoje umiejętności podejmowania decyzji (jedną z wielu umiejętności zarządzania zasobami), aby czytać między wierszami i zadawać trafne pytania. Załóżmy na przykład, że interesariusze nalegają na zatrudnienie inżyniera oprogramowania z ponad 30-letnim doświadczeniem do stworzenia prostej aplikacji. Warto się temu przyjrzeć. Czy lepszym rozwiązaniem byłoby zastąpienie mniej doświadczonego programisty osobą posiadającą bardziej dogłębną wiedzę na temat nowszego języka programowania? Dlaczego tak lub dlaczego nie?

Pod koniec etapu planowania powinieneś rozumieć, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz oraz czy Twój harmonogram jest realistycznie wykonalny.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Krok 2: Szacowanie zasobów / Przydzielanie zasobów

Szacowanie i przydzielanie zasobów określają, ile wysiłku wymaga projekt oraz kto realistycznie wykona pracę w ramach dostępnego harmonogramu i budżetu.

Na tym etapie należy:

1. Oszacować wymagany zakres prac
2. Określić potrzebne umiejętności
3. Obliczyć dostępną przepustowość zespołu
4. Przydzielić zasoby na podstawie priorytetu i dostępności
5. Dostosować harmonogram lub zakres, jeśli przepustowość nie odpowiada zapotrzebowaniu

Po określeniu potrzebnych rodzajów zasobów możesz zastosować wiele metod przydzielania zasobów. Na tym etapie trzeba dokładniej zająć się harmonogramowaniem zasobów. Ile czasu te osoby poświęcą na realizację projektu?

Do tego szacowania można podejść na dwa główne sposoby:

• Od dołu do góry: Oszacuj liczbę godzin potrzebnych do ukończenia każdego wymagania oraz liczbę godzin, które każda osoba będzie musiała poświęcić na poszczególne elementy końcowe. To podejście sprawdza się najlepiej, gdy zakres jest dobrze zdefiniowany, dokładność ma znaczenie, a harmonogramy są elastyczne.

• Od góry do dołu: Jeśli masz do dyspozycji stały budżet określony na podstawie planu zarządzania projektem, zacznij od tego ograniczenia, a następnie przydziel zasoby ludzkie zgodnie z najważniejszymi rolami wymaganymi do pomyślnej realizacji projektu. To podejście sprawdza się najlepiej, gdy budżet lub terminy są stałe,
• a kompromisy trzeba wypracować na wczesnym etapie.

Skorzystaj z mojego szablonu arkusza kalkulacyjnego do alokacji zasobów, aby przyspieszyć ten proces — wykonuje on obliczenia za Ciebie, dzięki czemu możesz szybko sprawdzić, na co przeznaczany jest Twój budżet.

Aby ułatwić proces alokacji, możesz również rozważyć utworzenie struktury podziału zasobów (RBS) — hierarchicznych ram klasyfikujących wszystkie zasoby — ludzkie, materialne i sprzętowe — według rodzaju i funkcji. Jest ona szczególnie przydatna do wizualizacji pełnego zakresu wymaganych zasobów i upewnienia się, że nic istotnego nie zostało pominięte.

Jeśli nie masz pewności, które role są kluczowe, porozmawiaj ze współpracownikami, którzy w przeszłości realizowali podobne projekty. Nie bój się również skorzystać z wiedzy ekspertów merytorycznych. Z pewnością mogą oni wyjaśnić Ci, ile godzin potrzebują, aby wykonać swoją pracę na najwyższym poziomie.

Praktyczna wskazówka

Pamiętaj, że ludzie notorycznie źle szacują czas. Lubię uwzględniać co najmniej 10% rezerwy, aby uwzględnić nieprzewidziane ryzyko lub opóźnienia.

Krok 3: Pozyskiwanie zasobów

Pozyskiwanie zasobów to proces zapewniania ludzi, sprzętu, narzędzi i materiałów potrzebnych do realizacji projektu na czas i w ramach budżetu. Wyzwaniem jest zachowanie równowagi między szybkością, kosztami, dostępnością i dopasowaniem umiejętności — ponieważ idealny zasób nie zawsze jest dostępny wtedy, gdy go potrzebujesz.

Jeśli chodzi o zasoby ludzkie, istnieją dwa główne sposoby obsadzania projektów personelem:

• Zatrudnianie wewnętrzne. Głównie za pośrednictwem przełożonego lub dzięki relacjom nawiązanym w organizacji. Pracownicy zatrudniani wewnętrznie szybciej wdrażają się do pracy, znają przepływy pracy w firmie i wiążą się z mniejszym ryzykiem operacyjnym. Mogą jednak być już nadmiernie obciążeni obowiązkami.

• Zatrudnianie zewnętrzne. Współpraca z działem rekrutacji, agencją zatrudnienia lub korzystanie z poleceń pracowniczych może być świetnym sposobem na pozyskanie nowych osób. W przypadku tej ostatniej opcji może być jednak konieczne ustrukturyzowanie programu poleceń w celu ograniczenia uprzedzeń. Pracownicy z zewnątrz mogą szybko uzupełnić braki kompetencyjne, wnieść specjalistyczną wiedzę lub zwiększyć możliwości zespołu. Zwykle wymagają jednak więcej czasu i budżetu na wdrożenie.

Choć na etapie rozmowy kwalifikacyjnej może kusić, aby zignorować czerwone lub żółte flagi w interesie szybkiego rozpoczęcia pracy, działaj tak rozważnie, jak pozwala na to harmonogram projektu, aby mieć pewność, że znajdziesz właściwą osobę. Dzięki temu zaoszczędzisz później wiele godzin.

Na tym etapie musisz również pozyskać materiały potrzebne do realizacji projektu. Poproś kilku dostawców o oferty i negocjuj, aby znaleźć najlepszą cenę. Rozważ skorzystanie z oprogramowania do rezerwacji zasobów, aby efektywnie planować i przydzielać współdzielone zasoby, takie jak sprzęt lub przestrzenie na spotkania.

Krok 4: Rozwój i zarządzanie zespołem

Rozwój i zarządzanie zespołem koncentrują się na pomaganiu zasobom projektowym w skutecznej współpracy przez cały okres realizacji projektu. Na tym etapie rola kierownika projektu zmienia się z obsadzania projektu personelem na utrzymywanie z czasem wydajności zespołu, współpracy, odpowiedzialności i morale.

Jeśli uważałeś, że planowanie projektu, szacowanie i pozyskiwanie zasobów było trudne, to nic w porównaniu z tym, jak trudno jest rozwijać i zarządzać zespołem. Można by poświęcić cały artykuł zarządzaniu ludźmi, dlatego oto wersja TLDR: twórz warunki, które pozwalają ludziom wykonywać pracę na najwyższym poziomie.

Skuteczne zarządzanie zespołem obejmuje:

• doprecyzowanie zakresu odpowiedzialności,
• równoważenie obciążenia pracą,
• usuwanie blokad,
• rozwiązywanie konfliktów,
• monitorowanie wyników,
• oraz wspieranie współpracy w całym zespole.

Pamiętaj, że wraz z rozwojem projektów menedżerowie zasobów często muszą stosować techniki zarządzania zasobami, aby ponownie zrównoważyć obciążenie pracą, dostosować zakresy odpowiedzialności i modyfikować struktury zespołów, tak aby realizacja projektu przebiegała zgodnie z planem.

Krok 5: Ciągła ocena zasobów

Każdy nowy projekt rozpoczyna się od dobrych intencji, ale gdy jesteś już w samym środku realizacji i z każdej strony zasypują Cię prośby interesariuszy, trudno myśleć o wyciągniętych wnioskach i wskaźnikach.

PMI określa ten krok jako „kontrolowanie zasobów”. Rozumiem to podejście, ale nie podoba mi się jego wydźwięk. 

Aby nie stracić z oczu wyników, zaplanuj okresowe kontrole kondycji projektu, zanim rozpoczniesz realizację swoich działań. W ramach takiej kontroli:

• Porównasz rzeczywistą liczbę godzin i koszty z wartościami szacowanymi (możesz zrobić to w programie Excel lub za pomocą wybranego przez siebie bezpłatnego narzędzia do zarządzania zasobami)
  • Jeśli zauważysz ogólne przeciążenie pracowników i nie dostrzegasz sposobu na skorygowanie sytuacji, poinformuj klientów o wykorzystaniu zasobów, aby później nie było to dla nich zaskoczeniem. Podziel się również pomysłami na ograniczenie wydatków, aby przywrócić projekt na właściwy tor.
• Regularnie kontaktuj się z zespołem projektowym, aby upewnić się, że jego członkowie są zaangażowani w wartościową dla nich pracę
  • Zwracaj uwagę na prace, które odbiegły od planu. Identyfikuj możliwości zastosowania bardziej opłacalnych zamienników, które zwiększą motywację pracowników, a jednocześnie obniżą koszty projektu.
• Przeprowadzaj okresowe retrospektywy zwinne, aby na podstawie wyciągniętych wniosków weryfikować i aktualizować procesy projektowe.

Przykład procesu zarządzania zasobami projektu

Skoro znamy już poszczególne kroki, zastosujmy tę metodologię do następującego przykładu:

„Jesteś menedżerem projektu odpowiedzialnym za przeprowadzenie szkoleń dla urzędników państwowych w ciągu najbliższych sześciu miesięcy”.

Aby uprościć ćwiczenie, użyłem arkuszy kalkulacyjnych, ale sprawdzi się dowolne narzędzie do zarządzania zasobami.

Krok 1: Planowanie zasobów

• Udokumentuj swoje rozumienie zakresu projektu w opisie zakresu projektu, na podstawie dostępnej dokumentacji, wywiadów itp., a następnie zweryfikuj je z interesariuszami
• Na podstawie zakresu projektu określ typy osób potrzebnych do realizacji prac projektowych wraz z proponowanymi obowiązkami przypisanymi do poszczególnych ról
• Wymień materiały potrzebne do przeprowadzenia szkolenia
• Jeśli jednocześnie planujesz zasoby dla wielu projektów, uporządkuj je według priorytetów

Krok 2: Szacowanie zasobów / Przydzielanie zasobów

• Wyobraźmy sobie, że klient przeznacza na to szkolenie budżet w wysokości $100,000, projekt trwa sześć miesięcy, a klient chce, aby menedżer projektu przeznaczył 50% swojego czasu na to zlecenie. Przyjmij przybliżone stawki godzinowe dla każdego stanowiska, udokumentuj swoje założenia i wykonaj obliczenia.
• Po wykonaniu obliczeń zobaczysz, że zgodnie z żądaniem klienta mniej więcej połowa budżetu trafia do Twojego PM-a. Zastanów się, czy ma to sens w świetle Twoich wcześniejszych doświadczeń. Dochodzę do wniosku, że tak — ponieważ szkolenie jest przeznaczone dla osób zajmujących wysokie stanowiska i wymaga opracowania treści technicznych, zakładam, że będę mocno zaangażowany w jego realizację.

• Następnie oszacuj zasoby działań dla pozostałych ról i udokumentuj swoje założenia. Nie zapomnij zarezerwować 10% na nieprzewidziane wydatki.

• Przy pierwszej próbie przekraczam budżet o 60 000 USD. Ojej. Oznacza to, że muszę zastanowić się, jak mogę obniżyć koszty dzięki wyrównywaniu zasobów.
  • Przez cały projekt planuję pracę starszego inżyniera na poziomie 20% jego czasu, ale prawdopodobnie potrzebuję go tylko w pierwszym miesiącu, aby pomógł zidentyfikować tematy kursu, a następnie ponownie w miesiącach 4 i 5, aby przejrzał treści. Prawdopodobnie potrzebuję go również średnio tylko przez 1 dzień w tygodniu zamiast 2 dni. Zmniejszam budżet o 30 000 USD.
    • Dostosowuję pozostałą liczbę godzin do poziomu, który moim zdaniem mogę zaakceptować. Muszę ograniczyć liczbę godzin kierownika projektu do 35% i zmniejszyć rezerwę na nieprzewidziane wydatki z 10% do 5%, aby zrównoważyć budżet. Na materiały pozostaje tylko 300 USD. Będzie ciężko.

• Na tym etapie zazwyczaj wracam do klienta i rozmawiam o sposobach ograniczenia zakresu projektu. Może to oznaczać skrócenie szkolenia z 5 do 3 dni, aby zaoszczędzić czas instruktora i analityka, zmniejszenie liczby uczestników w celu obniżenia kosztów materiałów lub zmianę treści kursu, tak aby starszy inżynier nie był już potrzebny.

Krok 3: Pozyskiwanie zasobów

Do obsadzenia tego zlecenia wykorzystam połączenie kilku technik, opierając się na dostępności zasobów:

• Zatrudnienie wewnętrzne: Młodszy inżynier i młodszy analityk biznesowy nie stanowią problemu. W moim zespole mam dwie wyjątkowe osoby, które dobrze ze mną współpracują i szukają nowych wyzwań. Z czasem mogę nawet przeszkolić analityka, aby przejął część moich obowiązków związanych z zarządzaniem projektem i pomógł obniżyć koszty. Po krótkiej rozmowie potwierdzającej ich zainteresowanie i dostępność są zaangażowani.
• Zatrudnienie zewnętrzne: Znalezienie starszego inżyniera jest trudniejsze. Wewnętrznych kandydatów jest niewielu, a zatrudnienie zewnętrznej osoby o tak niszowym zestawie umiejętności jest trudne. Na szczęście ktoś z mojej sieci kontaktów zna byłego pracownika, który byłby gotów pomóc na zasadzie rozliczenia godzinowego. Po wypełnieniu dokumentów możemy rozpocząć współpracę.
• Stanowisko kontraktowe: Klient ma już na myśli instruktora kursu. Wspólnie z zespołem rekrutacyjnym i starszym inżynierem przeprowadzam rozmowę z tym kandydatem, a następnie współpracuję z działem zakupów, aby zaangażować go w niepełnym wymiarze godzin. Nie będę musiał ponownie prowadzić tego rodzaju szkolenia w przyszłości, więc zatrudnienie na pełen etat nie ma sensu.

Krok 4: Rozwój i zarządzanie zespołem

Oprócz regularnych spotkań zespołu organizuję cotygodniowe spotkania 1:1 z osobami zaangażowanymi w projekt, którymi zarządzam. Rozmawiamy o ich wyzwaniach i aspiracjach, a także o tym, jak mogę pomóc im zachować motywację i odpowiednio docenić ich wkład. 

Z osobami, którymi nie zarządzam bezpośrednio, organizuję comiesięczne rozmowy, aby upewnić się, że są zadowolone z projektu, oraz poznać ich uwagi na temat tego, jak mogę się poprawić. 

Ponieważ poświęcam czas na poznanie ich celów zawodowych i jestem z nimi szczery w kwestii ich wyników oraz sposobów na ich poprawę, ufają mi na tyle, aby nie tylko wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią, lecz także przekazywać mi informacje zwrotne potrzebne do tego, bym stał się lepszym menedżerem.

Krok 5: Ciągła ocena zasobów

Mimo że projekt od samego początku nabiera zawrotnego tempa, gdy podsumowuję mój miesięczny budżet, stopniowo przekonuję się, że mój coaching przynosi efekty i muszę poświęcać mniej czasu na realizację projektu. W miarę jak analityk przejmuje więcej obowiązków związanych z zarządzaniem projektem, łatwiej jest nam zmieścić się w początkowo napiętym budżecie.

Ustalamy również comiesięczne retrospektywy zwinne, podczas których omawiamy i dokumentujemy wyciągnięte wnioski, a następnie przeglądamy je przed rozpoczęciem każdego nowego elementu końcowego. Dzięki temu możemy zmniejszyć liczbę godzin poświęcanych na każdy moduł szkoleniowy. 

Możemy uwzględnić dodatkowy moduł bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Ten gest dobrej woli motywuje naszych klientów do powierzenia nam w przyszłym roku jeszcze większego projektu.

Dlaczego zarządzanie zasobami projektu jest ważne?

Stosowanie najlepszych praktyk zarządzania zasobami projektu może zmienić projekt z zupełnego chaosu w bułkę z masłem. Choć możliwe jest zrealizowanie projektu bez planu i przydzielenie do niego osób, które nie mają odpowiednich kwalifikacji lub motywacji do wykonania pracy, nie polecałbym tego. Projekt staje się niepotrzebnie trudny, a środowisko pracy jest po prostu nieprzyjemne.

Jeśli zostanie opracowany prawidłowo, skuteczny plan zarządzania zasobami przynosi korzyści kierownikowi projektu, członkom zespołu, interesariuszom i firmie.

• Kierownikowi projektu łatwiej zarządzać projektem, jeśli zakres prac, szacowany nakład pracy i wymagane zestawy umiejętności zostaną odpowiednio określone na etapie inicjowania projektu
• Członkowie zespołu są zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę, co zwiększa produktywność i ogranicza rotację pracowników
• Spełnienie, a nawet przekroczenie oczekiwań interesariuszy staje się łatwiejsze, jeśli projekt ma odpowiednio określony zakres i właściwie dobrane zasoby
• Pomyślna realizacja projektu sprzyja dalszemu rozwojowi dzięki zapytaniom o nowe lub ponowne zlecenia.

Więcej informacji o tym, dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne, znajdziesz tutaj.

Jak oprogramowanie do zarządzania zasobami może pomóc?

Choć planowanie zasobów można prowadzić w programie Excel, wymaga to ręcznego wprowadzania danych i ich ciągłej aktualizacji. Inwestując w oprogramowanie do zarządzania zasobami, zyskujesz dostęp do całego zestawu zautomatyzowanych funkcji, które mogą zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów.

Na co więc należy zwrócić uwagę w narzędziu do zarządzania zasobami? Przydatne funkcje obejmują prowadzone w czasie rzeczywistym monitorowanie zasobów, dopasowywanie umiejętności i równoważenie obciążenia pracą. Narzędzia do planowania przepustowości, czyli powiązany typ oprogramowania, mogą pomóc w równoważeniu zadań, aby zapobiec przeciążeniu zespołu, oraz w zbieraniu opinii w celu zapewnienia ciągłego doskonalenia.

Wiele narzędzi bezproblemowo integruje się również z innym oprogramowaniem do zarządzania projektami, którego możesz już używać, umożliwiając uzyskanie całościowego obrazu postępów projektu i wskaźników wykorzystania zasobów.

Szukasz odpowiedniego narzędzia do zarządzania zasobami? Zapoznaj się z tym przewodnikiem po demonstracji oprogramowania do zarządzania zasobami, który pomoże Ci podjąć świadomą decyzję.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami

1. 

   Float.com

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Retain

   Visit Website

Co dalej?

Chcesz opanować bardziej szczegółowe aspekty zarządzania zasobami? Zapoznaj się ze szkoleniami przygotowanymi przez ekspertów w DPM School lub jednym z tych najlepszych kursów zarządzania zasobami.