Czym jest przepływ pracy? Przegląd, przykłady i narzędzia

Przepływy pracy są często przedstawiane wizualnie na schematach blokowych, które pokazują albo kroki procesu, przez które przejdzie każdy element pracy, aby można było uznać go za ukończony, albo wygląd procesu na bardziej ogólnym poziomie (tj. etapy procesu realizacji zadania lub ogólnego ukończenia projektu).

Nie myl diagramów przepływu pracy i innych rodzajów schematów blokowych z innymi narzędziami do wizualizacji zarządzania projektami:

• Wykresy Gantta pokazują konkretne zadania i działania, które zostaną wykonane w trakcie projektu, terminy ich realizacji oraz osoby, które nad nimi pracują. Przepływy pracy mają wyższy poziom ogólności i koncentrują się na fazach lub etapach, a nie na poszczególnych zadaniach.
• Ścieżki krytyczne pokazują najkrótszy możliwy harmonogram projektu na podstawie czasu trwania konkretnych zadań i ich zależności. Przepływy pracy zwykle nie obejmują terminów ani czasu trwania poszczególnych etapów.
• Diagramy PERT również uwzględniają konkretne zadania i zależności, ale koncentrują się na kamieniach milowych, a nie na konkretnych działaniach. Przepływy pracy mogą wskazywać kamienie milowe, ale nie uwzględniają zależności (a jedynie kolejność kroków).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ewolucja przepływów pracy

Początki przepływów pracy można prześledzić do działalności Fredericka Taylora i Henry’ego Gantta, których prace obejmowały stosowanie zasad naukowych w celu zwiększenia produktywności pracowników. Dało to początek wielu nowym pomysłom dotyczącym zarządzania pracownikami, organizowania przepływu pracy oraz tworzenia bardziej produktywnych pracowników i zespołów.

Wykorzystanie komputerów w biurach umożliwiło automatyzację powtarzalnych zadań oraz przepływów pracy i procesów, a oprogramowanie biznesowe, takie jak narzędzia do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERPs) i oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRMs), zyskało popularność.

Przepływy pracy są obecnie nierozerwalnie związane z narzędziami programowymi do zarządzania przepływami pracy, które je obsługują, a nowsze osiągnięcia, takie jak integracja uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji wykorzystywanej w aplikacjach do zarządzania projektami, przetwarzania i przechowywania danych w chmurze oraz oprogramowania do analizy procesów, dają organizacjom możliwość udoskonalania i dostosowywania procesów w celu znalezienia najbardziej wydajnych i produktywnych sposobów pracy.

Przykłady różnych rodzajów przepływów pracy

Przykłady zastosowań przepływów pracy i przepływów pracy, które możesz wykorzystywać jako kierownik projektu, obejmują: 

1. Otrzymanie zlecenia projektu od sponsora projektu i rozpoczęcie projektu
2. Określenie wymagań, opracowanie rozwiązania spełniającego te wymagania, testowanie oraz uruchomienie produktu lub usługi
3. Cykl życia zarządzania projektem: pomyśl o inicjowaniu projektu, planowaniu, realizacji, monitorowaniu & kontroli oraz zamknięciu projektu.

Możesz również tworzyć przepływy pracy realizowane przez zespół, takie jak przepływy pracy związane z obsługą klienta i jego doświadczeniami, wdrażaniem pracowników, zaopatrzeniem, operacjami biznesowymi lub przepływy pracy związane z cyfrowymi zasobami służące do tworzenia i zatwierdzania zasobów cyfrowych.

Oto szczegółowy przykład przepływu pracy związanego z realizacją wsparcia.

1. Skarga lub zgłoszenie do działu wsparcia zostaje zarejestrowane u analityka centrum obsługi zgłoszeń.
2. Podejmowana jest próba rozwiązania problemu. Jeśli zakończy się powodzeniem, przejdź do kroku siódmego.
3. Jeśli próba się nie powiedzie, przypisz zgłoszenie odpowiedniemu analitykowi centrum obsługi zgłoszeń w celu przeprowadzenia dalszego dochodzenia.
4. Podejmij kolejną próbę rozwiązania problemu, a następnie zaktualizuj i opisz zgłoszenie. Powtarzaj w razie potrzeby.
5. Wykorzystaj całą wiedzę centrum obsługi zgłoszeń i przekaż zgłoszenie do wyższego poziomu wsparcia.
6. Monitoruj zgłoszenie wspólnie z zespołem wyższego poziomu wsparcia.
7. Znajdź skuteczne rozwiązanie i poinformuj klienta.
8. Zamknij zgłoszenie.

Przebiegi pracy można dokumentować i komunikować na wielu różnych poziomach.

Poniższy przebieg pracy przedstawia większy zakres działań i proces wyższego poziomu realizacji wsparcia, który obejmuje mniejsze procesy (które również powinny być udokumentowane).

Ten przykład przebiegu pracy wykorzystuje tory odpowiedzialności, aby jasno określić odpowiedzialność na każdym etapie przebiegu pracy, pokazując, który zespół zajmie się poszczególnymi częściami procesu. Tory odpowiedzialności nie są wymagane, ale są pomocne podczas odwzorowywania złożonego procesu obejmującego wiele zespołów lub obszarów odpowiedzialności. Kolejnym elementem pomocnym w dokładnym przedstawieniu przebiegu pracy jest wiedza o tym, jak utworzyć schemat blokowy, ponieważ można się dzięki temu dowiedzieć, których symboli używać i kiedy. 

W pierwszym torze odpowiedzialności znajduje się podprzebieg pracy, który bardziej szczegółowo opisuje to, co się dzieje, niż proces wyższego poziomu. 

Jak utworzyć skuteczny przebieg pracy

Oto przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia skutecznego przebiegu pracy:

1. Zacznij od karteczek samoprzylepnych. Przygotuj jedną karteczkę samoprzylepną dla każdego zadania, które należy wykonać, lub każdego etapu przebiegu zarządzania projektem, a następnie ułóż je w przemyślaną sekwencję zadań.
2. Skonsultuj się z zespołem. Porozmawiaj z osobami, które faktycznie wykonują poszczególne kroki przebiegu pracy. Sprawdź, czy czegoś nie brakuje, czy któryś krok nie znajduje się w niewłaściwej kolejności oraz czy nie pominięto innych istotnych kwestii. 
3. Odwzoruj przebieg pracy. Zwykle najłatwiej zrobić to w oprogramowaniu do tworzenia schematów blokowych, oprogramowaniu do tworzenia diagramów przebiegu pracy lub oprogramowaniu do tworzenia map myśli. Zapisz kroki procesu, pozostawiając między nimi wolne miejsce.
4. Narysuj kwadraty wokół każdego kroku działania oraz strzałki wskazujące kolejne kroki.
5. Zidentyfikuj wąskie gardła, nadmiarowe elementy i zależności. Oznacz je za pomocą określonych symboli lub kolorów (i dodaj legendę).
6. Określ role i obowiązki. Nie będziesz przypisywać konkretnych osób do poszczególnych etapów ani zadań, ale powinieneś wiedzieć, jakie role będą zaangażowane w proces. Na przykład w przebiegu inicjowania projektu kierownik projektu odpowiada za zorganizowanie spotkania inauguracyjnego, a klient musi zatwierdzić plan projektu.
7. Zapisz go w odpowiednim miejscu i upewnij się, że wszyscy mają do niego dostęp. Jest to ważne nie tylko dlatego, aby zespół mógł do niego wracać podczas wykonywania pracy, lecz także ze względu na wdrażanie nowych pracowników i szkolenie członków zespołu.

Najlepsze praktyki tworzenia przebiegów pracy

Podczas tworzenia przebiegów pracy dla projektu warto pamiętać o kilku najlepszych praktykach.

• Miej jasno określony cel. Upewnij się, że Twój przepływ pracy ma konkretny cel i jest potrzebny zespołowi. Nikt nie będzie stosować procesu, który nie przynosi żadnej wartości ani im, ani projektowi.
• Utwórz pętlę informacji zwrotnych. Stale zbieraj informacje zwrotne od zespołu i wszystkich innych osób korzystających z przepływu pracy. Dowiedz się, co działa, a co nie, i w razie potrzeby dostosuj przepływ pracy.
• Korzystaj z oprogramowania i narzędzi do automatyzacji procesów. Oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy oraz inne narzędzia oprogramowania do obsługi przepływów procesów służą do tworzenia, automatyzowania i optymalizowania przepływów pracy w celu ograniczenia błędów ludzkich i nieefektywności. Przeczytaj tutaj o korzyściach z automatyzacji.
• Określ, jak będziesz mierzyć sukces. Ustal, których wskaźników KPI i metryk użyjesz do oceny, czy przepływ pracy jest skutecznie wykorzystywany. Dane te dobrze wskazują, czy należy go dostosować.
• Weź pod uwagę skalowalność. Ustal, jak dostosujesz przepływy pracy wraz z rozwojem zespołu i organizacji. Może być konieczne dodanie kolejnych etapów procesu, zwiększenie lub zmniejszenie liczby zaangażowanych osób albo wprowadzenie dodatkowych etapów zatwierdzania lub punktów kontrolnych (więcej informacji o przepływach pracy związanych z zatwierdzaniem dokumentów znajdziesz tutaj).
• Wprowadzaj kolejne usprawnienia. Stale aktualizuj przepływy pracy, zbierając informacje zwrotne, skalując je i korzystając z metryk, aby określić, czy działają prawidłowo. Wprowadzanie kolejnych usprawnień nie oznacza, że przepływy pracy były nieprawidłowe, lecz że można je usprawnić (dzięki temu Twoje przepływy pracy będą również bardziej zwinne).

Jaka jest różnica między przepływami pracy a procesami?

Przepływ pracy to zestaw kroków, których należy przestrzegać, aby wykonać zadanie, podczas gdy proces jest przeznaczony do sztywnego stosowania w celu osiągnięcia określonego rezultatu.

W porównaniu z procesami przepływy pracy są zazwyczaj bardziej elastyczne i mniej formalne, ponieważ można je dostosować do zmieniających się okoliczności. Niekoniecznie wymagają obszernej dokumentacji ani zatwierdzenia przez wielu interesariuszy. 

W rezultacie przepływy pracy są często szybsze i łatwiejsze do wdrożenia niż procesy. Jednak procesy mogą być bardziej efektywne w określonych sytuacjach, na przykład gdy konieczne jest ścisłe przestrzeganie przepisów. 

Automatyzacja przepływów pracy za pomocą narzędzi i oprogramowania

Przepływy pracy i zarządzające nimi systemy zarządzania przepływami pracy często są tym samym. Oprócz niektórych wspomnianych wcześniej narzędzi do zarządzania warto rozważyć jeszcze kilka innych:

• Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) są przydatne do organizowania, zarządzania i aktualizowania najważniejszych procesów biznesowych, a także do przeprowadzania usprawnień procesów i mapowania przepływów pracy (dowiedz się więcej o przepływach pracy a BPM tutaj).
• Aplikacje do obsługi przepływów pracy są przydatne w sytuacjach, gdy chcesz zmienić proces, ale nie masz dostępu do komputera.
• Oprogramowanie do obsługi przepływów pracy w projektach idealnie nadaje się do zarządzania przepływami pracy w ramach większego projektu, oferując funkcje oprogramowania do obsługi przepływów pracy, takie jak automatyzacja zadań, współpraca w czasie rzeczywistym i szczegółowe śledzenie postępów, które pomagają utrzymać zgodność i produktywność zespołu.
• Oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym do obsługi przepływów pracy zapewnia konfigurowalną alternatywę dla zespołów, które chcą dostosować przepływy pracy do konkretnych potrzeb. Narzędzia te są szczególnie cenne dla organizacji o unikalnych procesach lub ograniczonym budżecie.
• Oprogramowanie korporacyjne do obsługi przepływów pracy jest przeznaczone dla dużych organizacji i oferuje zaawansowane funkcje, takie jak integracja między działami, rozbudowane możliwości automatyzacji oraz skalowalność umożliwiająca obsługę złożonych przepływów pracy o dużej liczbie operacji.
• Alternatywy dla ProcessMaker są dobrym rozwiązaniem, jeśli obecnie korzystasz z ProcessMaker lub go testujesz, ale okazuje się, że nie jest on w pełni dostosowany do Twoich potrzeb.

Zawsze warto sprawdzić, które narzędzia oferują wyjątkowe i innowacyjne funkcje, które mogą przyspieszyć procesy, takie jak przepływy pracy wykorzystujące AI.