7 wykresów do wizualizacji planowania zasobów + najlepsze narzędzia
Zrozumienie zestawów umiejętności i dostępności członków zespołu jest jednym z najważniejszych zadań kierownika projektu. Jednak bez wizualizacji planowania zasobów interesariusze projektu prawdopodobnie nie docenią godzin poświęconych na poznanie zespołu i skrupulatne obliczenie liczby godzin, których potrzebują oni na wykonanie prac projektowych.
W tym artykule zdefiniujemy wizualizację planowania zasobów i wyjaśnimy, dlaczego jest ważna, omówimy etapy wizualnego planowania zasobów, a także przedstawimy typy wykresów i oprogramowanie, z których kierownicy projektów mogą korzystać przy planowaniu zarządzania zasobami.
Czym jest wizualizacja planowania zasobów?
Wizualizacja planowania zasobów zapewnia przydatne narzędzia graficzne do zarządzania zasobami. Korzystanie z dobrze zaprojektowanych wizualizacji do planowania zasobów pomaga zobaczyć, kto wykonuje dane zadanie, jakie zasoby są wymagane i wykorzystywane oraz kiedy każde zadanie odbywa się w ramach planu projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Na przykład wykres Gantta jest narzędziem wizualizacyjnym, które pozwala członkom zespołu prognozować postępy i śledzić je w odniesieniu do planu projektu.
Znaczenie wizualizacji planowania zasobów
Wizualizacja planowania zasobów pomaga menedżerom zasobów opracowywać plany projektów i optymalizować zasoby na potrzeby tych planów.
Na przykład planowanie harmonogramu zasobów z wykorzystaniem wizualizacji umożliwia menedżerom zasobów przedstawianie kluczowych kamieni milowych, przegląd alokacji zasobów oraz obliczanie dostępności zasobów.
Modele wizualne skracają czas i zwiększają produktywność, przekazując ogromne ilości informacji na ograniczonej przestrzeni. Grafiki te wymagają jednak planowania. Ustanowienie procesu opracowywania zasobów wizualnych pomoże urzeczywistnić powiedzenie „obraz jest wart tysiąca słów”.
Nieprawidłowe planowanie zasobów może mieć znaczący wpływ na projekt i firmę:
- Ograniczona komunikacja
- Wyższe koszty
- Większy zakres obowiązków członków zespołu i kierownika projektu
- Niższa wydajność członków zespołu
- Opóźnienia w projekcie
- Produkty niższej jakości
Etapy wizualnego planowania zasobów
Wizualne planowanie zasobów opiera się na tych samych ogólnych zasadach co tradycyjne planowanie zasobów, jednak oprogramowanie do zarządzania zasobami ułatwia członkom zespołu i menedżerom zasobów wizualizowanie planu projektu, zrozumienie wydajności obciążenia pracą oraz znajdowanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji.
Warto pamiętać, że wiele projektów działa obecnie w środowisku zwinnym. W zwinnym zarządzaniu projektami elastyczność, współpraca i interakcja mają kluczowe znaczenie dla wyznaczania drogi do ukończenia produktu.
Kierownicy projektów często stosują poniższe zalecane etapy wizualnego planowania zasobów (zwykle korzystając z oprogramowania do planowania zasobów), aby móc dynamicznie dostosowywać plan projektu.
1. Opracuj strukturę podziału pracy
Podczas określania zakresu projektu menedżerowie zasobów często tworzą strukturę podziału pracy (WBS), aby określić zadania członków zespołu. WBS hierarchicznie porządkuje zadania i produkty projektu w formacie wizualnym.
W tym celu warto skorzystać z narzędzia programowego WBS lub szablonu struktury podziału pracy, co pozwoli zaoszczędzić czas i wysiłek. Wiele z tych narzędzi oferuje własne szablony, więc nie trzeba zaczynać od zera.
2. Utwórz wykres Gantta na potrzeby harmonogramu projektu
Następnie kierownik projektu może użyć WBS do utworzenia wykresu Gantta, aby przedstawić harmonogram projektu. Tworzenie harmonogramu projektu wymaga przeanalizowania ról, obowiązków i poziomów umiejętności pracowników.
Chociaż szczegółowy wykres Gantta ma kluczowe znaczenie dla wizualizacji każdego elementu projektu i kalendarza zasobów, zintegrowanie zaawansowanego narzędzia do harmonogramowania projektu może znacznie usprawnić ten proces.
Opierając decyzje dotyczące harmonogramu projektu na tych informacjach, menedżerowie zasobów mogą zoptymalizować harmonogram tak, aby najlepiej odpowiadał wymaganiom projektu i rezultatom.
3. Raportowanie danych projektu
Po sfinalizowaniu harmonogramu projektu możesz przedstawić niezbędne informacje w sposób zrozumiały dla zespołu. Mogą one przyjąć formę infografik, map, diagramów, wykresów i innych elementów graficznych. Możesz także tworzyć pulpity nawigacyjne projektu, które wyświetlają wskaźniki kondycji projektu dla kadry kierowniczej i innych interesariuszy.
Rodzaje wykresów do wizualizacji planowania zasobów
Menedżerowie zasobów korzystają z różnorodnych wykresów do wizualizacji planowania zasobów. Może to być część wizualnego zarządzania projektami lub odrębny element, zależnie od stosowanych metod pracy.
Podobnie jak każda forma komunikacji, skuteczne materiały wizualne przekazują odbiorcom określony komunikat. Najlepszy sposób komunikowania zależy od wiadomości, którą chcesz przekazać, dlatego wybór odpowiedniego wykresu jest ważny, aby odbiorcy mogli zrozumieć dane.
Złożone wykresy zachęcają użytkowników do poświęcenia czasu na analizę zagregowanych danych, podczas gdy klasyczne elementy wizualne, takie jak wykres słupkowy, najlepiej nadają się do jasnego i szybkiego przekazywania danych.
Każdy z poniższych rodzajów wykresów służy innym celom związanym z planowaniem zasobów.
Wykresy do organizowania zasobów
Te rodzaje wykresów pomagają organizować dane podczas fazy planowania projektu.
Struktura podziału pracy
Struktura podziału pracy to rodzaj schematu blokowego, który organizuje elementy rezultatów w ramach projektu. Identyfikując komponenty i zasoby dla każdego rezultatu, struktura podziału pracy pomaga kierownikom projektu zoptymalizować alokację zasobów i opracować harmonogram projektu.
Odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany, informowany (RACI)
RACI, znany również jako macierz lub diagram przypisania odpowiedzialności, określa role i obowiązki członków zespołu dla każdego zadania projektowego.
RACI może nie być najlepszym rozwiązaniem dla projektów zwinnych, ponieważ obowiązki członków zespołu mogą zmieniać się wraz z rozwojem projektu. Niektóre środowiska zwinne, takie jak Scrum, dostosowują RACI do planu projektu.
Wykresy do harmonogramowania zasobów
Po przypisaniu zasobów przez kierownika projektu kolejnym krokiem jest ich zaplanowanie.
Harmonogramy osi czasu
Harmonogramy osi czasu przedstawiają podział projektu od początku do końca. Wykres Gantta to popularny rodzaj harmonogramu osi czasu, który szczegółowo przedstawia postęp zadań w formie wizualnej.
Menedżer zasobów korzysta ze szczegółowego wykresu Gantta, aby wizualizować każdy element kalendarza projektu na podstawie danych ze struktury podziału pracy. Ponadto korzystanie z oprogramowania do planowania projektów pozwala kierownikowi projektu łatwo modyfikować wykres Gantta, dzięki czemu nadaje się on do zwinnych środowisk projektowych.
Tablice Kanban
W przeciwieństwie do wykresu Gantta, który kładzie nacisk na oś czasu, tablice Kanban priorytetyzują poszczególne zadania. Kanban to metodyka zarządzania projektami z własnym sposobem wizualizacji planowania zasobów.
Wykorzystując elementy struktury podziału pracy i wykresu Gantta, członkowie zespołu określają odpowiedni etap realizacji zadania (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Gotowe”), przenosząc je do odpowiedniej kolumny na tablicy.
Osoby zarządzające zasobami używają narzędzia Kanban w środowiskach zwinnych do wizualizacji przepływu pracy, ograniczania liczby zadań w toku i wyświetlania nadchodzących zadań.
Wykresy do obliczania ryzyka
Przed sfinalizowaniem planu zasobów lub planu projektu kierownicy projektów muszą uwzględnić potencjalne ryzyka projektowe.
Diagramy przyczynowo-skutkowe
Diagramy przyczynowo-skutkowe, znane również jako diagramy Ishikawy, przedstawiają dane dotyczące czynników ryzyka dla osób zarządzających zasobami. Czynniki ryzyka obejmują wszystko, co może wpływać na zakres, harmonogram i budżet projektu (znane również jako potrójne ograniczenie).
Wykresy lub diagramy macierzowe
Wykresy macierzowe to złożone wizualizacje, które agregują dane w celu pokazania zależności. Pokazując, ile elementów oddziałuje na siebie, wykresy macierzowe pomagają osobom zarządzającym zasobami zidentyfikować optymalny personel i inne zasoby dla projektu.
Macierz wpływu, znana również jako macierz oceny ryzyka, jest często stosowanym wykresem w planie zarządzania ryzykiem. Macierz wpływu wiąże prawdopodobieństwo wystąpienia czynników ryzyka z ich wpływem, aby określić ich dotkliwość.
Wykresy mocnych i słabych stron, szans oraz zagrożeń (SWOT)
Osoba zarządzająca zasobami tworzy wykres SWOT, aby przeanalizować cały projekt lub konkretny element projektu, taki jak wykorzystanie personelu. Wykresy SWOT przedstawiają całościowy obraz potencjalnych zagrożeń.
Oprogramowanie do wizualizacji planowania zasobów
Oprogramowanie do zarządzania zasobami wykracza poza projektowanie wykresów Gantta, umożliwiając śledzenie wykorzystania zasobów i ich dostępności.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Jeśli budżet stanowi problem, dostępnych jest również wiele bezpłatnych narzędzi do zarządzania zasobami.
Dlaczego kierownicy projektów używają narzędzi i oprogramowania do planowania zasobów
Oprogramowanie do planowania zasobów i oprogramowanie do prognozowania projektów pomagają osobom zarządzającym zasobami wykonywać swoją pracę wydajnie i skutecznie bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
Chcesz zaktualizować harmonogram projektu? Użyj aplikacji. Chcesz sprawdzić, które zasoby są dostępne? Użyj aplikacji. Chcesz wygenerować raport dotyczący ryzyka na podstawie wcześniejszych wyników? Użyj aplikacji. Osoby zarządzające zasobami mogą wykonywać wszystkie potrzebne zadania z jednego centralnego miejsca.
Najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami
Osoba zarządzająca zasobami może skutecznie planować projekty, korzystając z tych kluczowych funkcji dostępnych w aplikacjach do zarządzania zasobami:
- Identyfikowanie i przydzielanie zasobów w ramach limitów planowania wydajności (można również użyć do tego celu specjalistycznego oprogramowania do planowania wydajności)
- Wyświetlanie łatwo dostępnych zagregowanych danych
- Korzystanie z wielu widoków do porównywania i edytowania danych
- Korzystanie z wizualnych narzędzi do tworzenia raportów, diagramów, wykresów i innych elementów
- Tworzenie automatycznych, dynamicznych raportów
- Planowanie pracy zasobów ludzkich i zasobów sprzętowych
- Zarządzanie portfelem projektów
- Komunikowanie się i współpraca za pomocą wiadomości, spotkań i aktualizacji statusu na żywo
- Uzyskiwanie dostępu do intuicyjnych pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają przejrzysty i konfigurowalny przegląd danych dotyczących projektów i zasobów
