Wie is verantwoordelijk voor resourcebeheer op projecten?
Ben je als projectmanager ooit gevraagd om te helpen met het aannemen van personeel, de personeelsbezetting of het beheren van andere middelen die nodig zijn voor een project?
Dit is vrij gebruikelijk bij sommige bureaus of projectmanagementorganisaties (PMO's), terwijl je je bij andere organisaties misschien een beetje als een vis op het droge voelt. Soms heb je als projectmanager geen controle over de beschikbare middelen. Andere keren heb je misschien wat meer invloed.
Laten we daarom bekijken wie een rol kan spelen in het beheer van middelen voor je projecten en hoe je als projectmanager je invloed kunt gebruiken om te krijgen wat je nodig hebt.
Wat is resourcebeheer?
Resourcebeheer zorgt ervoor dat je de juiste teamleden, benodigdheden en het benodigde budget hebt om het project waarvoor je verantwoordelijk bent af te ronden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In de leerboekversie van resourcebeheer begint het proces vaak met het budget, omdat geld vaak bepaalt hoeveel mensen en hoeveel apparatuur (of welke soorten) je kunt inzetten.
Het is belangrijk om nauwkeurige schattingen te maken op basis van de gewenste teamleden, benodigdheden en mogelijk zelfs de planning. Het is logisch dat je sneller kunt werken wanneer er tegelijkertijd meer mensen aan het project werken. (Zie ook: De wetenschap (& kunst) van projectramingen + de 6 beste technieken.)
Voor de kick-off en tijdens de projectplanning moet je bepalen wie er in het projectteam komt en welke tools of softwarelicenties zij mogelijk nodig hebben.
Tijdens het project kan resourcebeheer betekenen dat je met teamleden of andere projectmanagers coördineert om ervoor te zorgen dat er geen planningsconflicten ontstaan en dat iedereen duidelijk weet welk werk er wanneer wordt uitgevoerd. Het is ook essentieel om te bepalen of bepaalde projecten voorrang hebben op andere en welke invloed dat kan hebben op je tijdlijnen of middelen. Software voor resourceplanning kan gedurende dit hele proces bijzonder nuttig zijn.
Wanneer je aan een project werkt als interne resourcemanager of verantwoordelijk bent voor een intern project waarvoor je geen klanten factureert, kan dit er iets anders uitzien dan wanneer je werkt aan het inzetten van middelen voor een bureauproject en de facturen door de klant worden betaald.
In dit geval kan de resourcemanager of zelfs de projectmanager beginnen met het samenbrengen van het toegewezen projectteam om te bepalen wat elke persoon gaat doen, hoe diegene dat gaat doen en of het team andere tools of middelen nodig heeft om het project binnen de vereiste termijn af te ronden.
Hoe hangen projectmanagement & resourcebeheer samen?
Projectmanagement en resourcebeheer zijn nauw met elkaar verbonden door hun rol in de projectplanning. In sommige gevallen kunnen projectplanning en de planning van het resourcebeheer tegelijkertijd plaatsvinden.
Met een voltooide toewijzing van middelen kun je als projectmanager je projectplannen en planningen opstellen. Je weet dan ook of er beperkingen zijn op de tijd van teamleden of op zaken die je tijdens het project kunt aanschaffen (softwarelicenties, hardware enzovoort).
Met sommige projectmanagement- of resourcebeheersoftware kun je budgetafbouwgrafieken maken om te voorspellen hoe je budget (of de arbeid van je team) gedurende de levenscyclus van het project moet worden toegewezen.
Wie is verantwoordelijk voor resourcebeheer binnen een project?
Het antwoord op deze vraag hangt voornamelijk af van je organisatie. Afhankelijk van de omvang en het type organisatie waarin je werkt, kunnen de volgende personen of rollen verantwoordelijk zijn voor resourcebeheer:
- Projectmanager, oftewel jij (kom op, je wist dat deze ertussen zou staan)
- Operationsmanager
- Resourcemanager
- Eigenaar van het bureau
- Operationeel directeur of vicepresident bedrijfsvoering
- Afdelingsmanager of lijnmanager
- PMO-leider
- Marketingresourcemanager
Het antwoord op deze vraag kan ook veranderen afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt. Een resourcemanager of iemand van operations kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het toewijzen van projectteamleden en andere middelen voordat een project van start gaat. Zodra het project loopt, kan de projectmanager, het afdelingshoofd of een andere leider binnen het team echter bepaalde verantwoordelijkheden voor resourcebeheer hebben, omdat er veranderingen nodig zijn.
Wat is een resourcemanager?
Zoals we hierboven hebben opgemerkt, hebben sommige organisaties een toegewijde resourcemanager. Wat betekent dit precies en wat doet deze persoon de hele dag?
De resourcebeheerder is verantwoordelijk voor het dagelijks beheren van alle bedrijfsmiddelen. Dit kan betekenen dat hij of zij de capaciteit en beschikbaarheid van medewerkers bijhoudt, computers en andere apparatuur toewijst en softwarelicenties bedrijfsbreed beheert. Ook brengt deze persoon projectmanagers of andere bedrijfsleiders op de hoogte van hiaten in de beschikbare middelen en tekorten aan middelen.
Deze persoon adviseert op basis van de beschikbaarheid van teamleden over hoe (en wanneer) nieuwe projecten kunnen starten. Dat betekent dat hij of zij als vertrouwde adviseur regelmatig overlegt met bedrijfsleiders of het verkoopteam van de organisatie.
Resourcebeheerder versus projectmanager
Sommige taken van een resourcebeheerder lijken sterk op die van een projectmanager, maar het belangrijkste verschil is de schaal. Een resourcebeheerder draagt de overkoepelende verantwoordelijkheid voor de hele organisatie. De projectmanager werkt daarentegen mogelijk slechts aan een deel van de projecten (of aan slechts één project, afhankelijk van de omvang en reikwijdte).
Een uitzondering hierop kan een kleine organisatie zijn met slechts één projectmanager. Maar bij grote bedrijven of bureaus met een groep projectmanagers of een projectmanagementbureau houdt de resourcebeheerder rekening met alle middelen van de projectmanagers en met wanneer deze wel en niet beschikbaar zijn voor andere initiatieven of nieuwe projecten.
Belangrijkste verantwoordelijkheden van de resourcebeheerder
Capaciteitsplanning
Een belangrijke verantwoordelijkheid van een resourcebeheerder is toezicht houden op capaciteitsplanning. Dit houdt in dat hij of zij weet welke middelen tot in de toekomst voor projecten zijn ingepland.
De resourcebeheerder moet bijvoorbeeld kunnen zien dat een ontwikkelaar de komende acht weken fulltime aan een project werkt en daarna nog vier weken halftijds, terwijl het project wordt afgerond.
Dit betekent dat de ontwikkelaar over acht weken aan een ander project kan beginnen als hij of zij in eerste instantie maar halftijds nodig is voor het nieuwe project. Hoewel dit vrij eenvoudig klinkt wanneer je slechts naar één voorbeeld kijkt, kan de resourcebeheerder de planning voor veel grotere teams coördineren, waardoor dit tijdrovend kan zijn.
De resourcebeheerder moet mogelijk ook rapporteren over de capaciteit aan projectmanagers, bedrijfsleiders en andere belangrijke belanghebbenden die projectmiddelen gebruiken of beheren. Deze rapportage kan regelmatig plaatsvinden of in realtime bij het beoordelen van aankomende projecten en nieuwe kansen.
Middelentoewijzing
Naast inzicht in capaciteit en benuttingspercentages van middelen houdt de resourcebeheerder toezicht op de methoden die voor de toewijzing van middelen worden gebruikt. Dit kan betekenen dat teamleden aan projecten worden toegewezen of dat benodigde apparatuur wordt uitgedeeld.
De resourcebeheerder kan ook apparatuur of contracten gedurende hun levenscyclus beheren, toezicht houden op het bestellen van vervangende apparatuur voordat oudere apparatuur defect raakt, het verlopen van contracten beheren en benodigde licenties annuleren of verlengen.
Dit onderdeel van de functie kan ook nauwe samenwerking vereisen met iemand van personeelszaken om ervoor te zorgen dat arbeidswetten worden nageleefd. In de VS en veel andere delen van de wereld bestaan er wetten over maximale werktijden, verplichte pauzes en de momenten waarop bedrijven overuren moeten betalen.
De resourcebeheerder moet ervoor zorgen dat teamleden worden ingepland volgens hun classificatie. Dit is vooral belangrijk voor parttime- of contractmedewerkers.
Conflicten over middelen beheren
De resourcebeheerder kan ook helpen bij het beheren van conflicten over middelen. Daar zijn twee belangrijke redenen voor. Ten eerste kan deze persoon het conflict mogelijk al zien aankomen voordat de projectmanager of de betrokkene dat doet.
Dit betekent dat hij of zij proactief oplossingen voor een conflict kan bedenken. Ten tweede kan de resourcebeheerder dankzij het brede overzicht van de capaciteit andere beschikbare middelen of mensen met vergelijkbare vaardigheden identificeren om conflicten of overplanning te verlichten.
Bij conflicten met apparatuur of licenties kan de resourcebeheerder helpen middelen in te plannen, zodat iedereen op het juiste moment toegang heeft tot wat nodig is. Als dit niet mogelijk is, kan de resourcebeheerder bepalen of er extra budget kan worden toegewezen om extra exemplaren aan te schaffen.
Beheertools voor middelen en rapportage bijwerken
Een andere verantwoordelijkheid van de resourcebeheerder kan zijn om inzicht te geven in het gebruik van middelen door een beheertool voor middelen up-to-date te houden. Met deze tool kan iedereen in de organisatie zien of middelen zijn ingepland of beschikbaar zijn, en of er binnen een bepaalde periode extra middelen nodig zijn.
De resourcebeheerder kan ook gegevens uit het tijdregistratiesysteem van de organisatie bekijken om te begrijpen in hoeverre de geschatte projectbehoeften overeenkomen met de werkelijkheid. Dit kan vooral nuttig zijn in organisaties waar teamleden tegelijkertijd aan verschillende projecten werken.
Lees meer: Krijg grip op personeelsbezetting en planning met onze deskundige verzameling van de beste tools voor personeelsresourcebeheer.
Samenwerken met projectmanagers en bedrijfsleiders
De resourcebeheerder brengt misschien veel tijd door in Excel-spreadsheets of software voor resourcebeheer, maar dat is niet het hele takenpakket. Zij moeten nauw kunnen samenwerken met projectmanagers en andere leidinggevenden binnen de organisatie.
Dit betekent dat zij uitstekende communicatieve vaardigheden moeten hebben en hun besluitvormingsproces moeten kunnen uitleggen bij het beoordelen van de toewijzing van resources. Door eerdere ervaring met situaties die zich kunnen voordoen, hebben zij mogelijk een sterke mening die ze moeten kunnen uitleggen aan anderen die verder afstaan van het resourcebeheerproces.
Binnen de organisatie zijn er veel functies die afhankelijk zijn van de resourcebeheerder. Zo kan een HR-manager samenwerken met de resourcebeheerder bij het aannemen van nieuwe medewerkers en het opstellen van hun inwerkschema's.
Efficiëntie binnen de organisatie maximaliseren
Effectief resourcebeheer kan worden ingezet om efficiëntie binnen de organisatie te bevorderen.
Ervoor zorgen dat projecten zo worden gepland dat ze allemaal over de juiste resources beschikken (en binnen of onder het verwachte projectbudget blijven), kan de efficiëntie bevorderen. Arbeid vormt over het algemeen een van de grootste kostenposten bij projectwerk, dus goede technieken voor resourcebeheer zijn cruciaal om stijgende arbeidskosten te voorkomen.
De resourcebeheerder kan helpen resources zo in te plannen dat elke resource maximaal wordt benut. Een waarschuwing bij het woord maximaal: elk personeelslid voor 100% (of meer) inplannen kan leiden tot een burn-out.
Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat er naast projectwerk tijd beschikbaar is voor pauzes, leermogelijkheden en zelfs noodzakelijke administratieve werkzaamheden.
De behoefte aan extra personeel bepalen
Omdat de resourcebeheerder goed zicht heeft op de benutting van de resources van het bedrijf, verkeert deze in een unieke positie om inzicht te geven in wanneer er behoefte aan extra personeel ontstaat. Misschien vind je software voor uitzendbureaus in dit verband ook nuttig.
Zij kunnen degene die verantwoordelijk is voor humanresourcebeheer informeren over het type persoon dat de organisatie moet aannemen. Dit kan een nieuwe fulltimefunctie zijn, of als de behoefte tijdelijk is, kunnen zij contractresources of freelancers aanbevelen om een tekort op te vangen of in een specifieke behoefte te voorzien.
Goede vaardigheden op het gebied van resourcebeheer ontwikkelen
Als projectmanagers kunnen we veel leren van het vakgebied resourcebeheer. Deze vaardigheden kunnen helpen bij het dagelijkse beheer van onze eigen projecten of wanneer we onze collega's en organisaties helpen nadenken over de resources die we hebben en nodig hebben om succesvol te zijn.
Resourcebeheerders hebben mogelijk unieke inzichten in hoe projectteams moeten worden samengesteld en hoe de sterke punten van individuen kunnen worden benut. Vaardigheden waar we allemaal baat bij kunnen hebben.
Als je je vaardigheden op het gebied van resourcebeheer wilt verdiepen of de taak hebt gekregen om resources te beheren zonder de hulp van een ervaren resourcebeheerder, hebben we meer artikelen om je te helpen leren en groeien. Bekijk onze lijst met de beste gratis software voor resourcebeheer om aan de slag te gaan.
Wil je meer tips, trucs en best practices rechtstreeks in je inbox ontvangen? Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief!
