Waar wordt een Gantt-diagram voor gebruikt? De 4 belangrijkste toepassingen

Taken worden weergegeven als balken en elke balk krijgt een kleur om de status aan te geven (bijvoorbeeld niet gestart, bezig of voltooid). Gantt-diagrammen bevatten meestal ook een tijdlijn die laat zien wanneer elke taak gepland staat om te beginnen en te eindigen, samen met eventuele belangrijke taakafhankelijkheden.

Gantt-diagrammen kunnen ook laten zien welke middelen je in de loop van de tijd voor elke taak of elk project nodig hebt. Ze kunnen goed worden gecombineerd met middelenkalenders, waarmee je kunt controleren of taken voldoende bemand zijn en op tijd worden uitgevoerd. 

4 belangrijke gebruiksscenario's voor Gantt-diagrammen

Gantt-diagrammen worden gebruikt om diagrammen voor middelenplanning te maken, deadlines bij te houden en te zien wat er moet gebeuren en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Hier zijn vier belangrijke gebruiksscenario's voor Gantt-diagrammen in projectmanagement:

1. Taken plannen: laat zien wat er wanneer moet gebeuren
2. Personeel plannen: laat zien wie wat en wanneer moet doen
3. Fysieke middelen plannen: laat zien welke fysieke items of ruimtes wanneer nodig zijn
4. Projectdeadlines bijhouden: laat zien wat er wanneer zal worden gedaan

1. Taken plannen

Het meest voorkomende gebruik van Gantt-diagrammen is het plannen van taken die opeenvolgend van aard zijn. Ze helpen je visualiseren welke taken moeten worden uitgevoerd en hoe lang elke taak duurt, evenals de algehele tijdlijn en deadlines.

Gantt-diagrammen houden al deze informatie ook op één plek, zodat teamleden deze kunnen raadplegen terwijl ze met elkaar samenwerken. Je kunt deze informatie het beste bijhouden in de tool voor projectmanagement die je gebruikt, omdat alle teamleden er dan gemakkelijk toegang toe hebben.

Een opmerking over het kritieke pad

In projectmanagement is het kritieke pad de reeks taken die essentieel is voor de voltooiing van een project. Als een van deze taken vertraging oploopt, heeft dat gevolgen voor de deadline van het hele project.

 

De meeste tools voor Gantt-diagrammen identificeren het kritieke pad voor je project op basis van afhankelijkheden.

Stappen voor het plannen van taken met een Gantt-diagram

• Verzamel de informatie die nodig is om het Gantt-diagram te ontwikkelen. Dit omvat een lijst met taken en geschatte begin- en einddatums.
• Bepaal hoe lang het duurt om elke taak te voltooien aan de hand van gegevens of schattingen op basis van ervaring met vergelijkbare projecten. 
• Maak je Gantt-diagram. Je kunt dit op papier doen om snel wijzigingen aan te brengen en vervolgens overstappen op een tool zodra alles is uitgewerkt.
• Wijs aan elke taak een teamlid toe. Gantt-diagrammen zijn het meest effectief wanneer alle projectleden specifieke verantwoordelijkheden hebben en duidelijk kunnen zien voor welk werk zij verantwoordelijk zijn en welke invloed dit heeft op de andere taken in het project.
• Deel het Gantt-diagram met je team en maak er een belangrijk onderdeel van je projectwerk van. Zo zijn de geplande begin- en einddatums van elke taak en elk teamlid zichtbaar voor de hele groep. Gantt-diagrammen moeten wekelijks worden bijgewerkt, zodat je de voortgang kunt volgen en waar nodig kunt bijsturen. 

Author's Tip

Als je niet van plan bent software te gebruiken, bekijk dan zeker dit sjabloon voor een Gantt-diagram. Het is niet zo snel als een tool voor Gantt-diagrammen, maar het bespaart je nog steeds tijd.

2. Personeelsmiddelen plannen

Gantt-diagrammen zijn uitstekend geschikt voor het plannen van personele middelen, omdat je hiermee gedurende het hele project de toewijzing van middelen en de planningen van teamleden kunt volgen. Ze zijn vooral handig wanneer een project overlappende taken omvat of wanneer meerdere projecten de aandacht van dezelfde persoon vereisen.

Gantt-diagrammen helpen bij kortetermijnplanning, taaktoewijzing en langetermijnplanning, en bij het identificeren van momenten waarop er te veel taken tegelijkertijd worden uitgevoerd. Als zaken achterlopen op schema, is dat een teken dat je meer ondersteuning nodig hebt of dat er aanpassingen in de planning nodig zijn.

Stappen voor het plannen van personele middelen

1. Identificeer taken, hun volgorde en eventuele afhankelijkheden. Bepaal het kritieke pad en alle andere ononderhandelbare vereisten.
2. Bepaal welke personele middelen het beste werken voor je project op basis van vaardigheden of taaktoewijzingen. Teamleden mogen alleen worden toegewezen aan taken die bij hun vaardigheden passen. Als je niet zeker weet wie goed is in wat, vraag het dan! Een samenwerkingsgerichte aanpak werkt het beste bij het toewijzen van taken. 
3. Maak het Gantt-diagram met details over de personele inzet en publiceer het. Overweeg een resourcekalender te gebruiken om te voorkomen dat individuele leden van het projectteam te veel verplichtingen krijgen. 
4. Werk je diagram wekelijks bij. Geef alle teamleden toegang, zodat ze het kritieke pad, de projectplanning, de startdatum en de einddatum begrijpen. Zorg ervoor dat het team weet met wie ze contact moeten opnemen als ze problemen met het plan zien of hun werk moeten verschuiven.

Met veel softwaretools kunnen taken rechtstreeks in de tool aan personen of teams worden toegewezen. Zo maakt TeamGantt resourcebeheer rechtstreeks in de tool mogelijk via een geïntegreerd Gantt-diagram. 

3. Fysieke middelen plannen

Gantt-diagrammen zijn ook uitstekend geschikt voor het plannen en toewijzen van middelen, en ze kunnen je helpen identificeren wanneer er te veel of niet genoeg van een specifiek fysiek middel is.

Ook hier is het handig om fysieke middelen in een resourcekalender bij te houden. Hiermee kun je conflicten met vergaderruimten, overmatig gebruik van softwarelicenties en andere projectconflicten voorkomen.

Over het algemeen vallen fysieke middelen in twee categorieën:

1. Apparatuur (bijv. computers, software, beperkte softwarelicenties of gespecialiseerde hulpmiddelen)
2. Faciliteiten (bijv. gebouwen, vergaderruimten, hotelkamers)

Stappen voor het plannen van fysieke middelen

1. Identificeer beschikbare middelen: bijv. het aantal hotelkamers
2. Identificeer belangrijke details over de middelen: bijv. 1 bed, 2 bedden of 3 bedden in een kamer
3. Identificeer de operationele status van de middelen: bijv. de stroom werkt niet in kamer 3 (mag niet kunnen worden geboekt), in kamer 5 moeten de tapijten worden gereinigd (dit gebeurt deze week)
4. Verzamel details van bestaande boekingen voor fysieke middelen: bijv. eerder geboekte reserveringen die nieuwe reserveringen beperken
5. Voeg de benodigde reserveringen van middelen toe aan het diagram. Controleer of je de fysieke middelen die je nodig hebt daadwerkelijk kunt krijgen op het moment dat je ze nodig hebt. Als ze al zijn geboekt, bereid je dan voor om aanpassingen te maken.

4. Projectdeadlines bijhouden

Je kunt een Gantt-diagram ook gebruiken om vervaldatums van taken, mijlpalen en vervaldatums van projecten in kaart te brengen.

• Vervaldatums van taken: dit zijn de deadlines voor afzonderlijke taken die jij en je team moeten halen.
• Mijlpalen: dit zijn belangrijke markeringen die aangeven dat je project volgens plan verloopt.
• Vervaldatums van projecten: dit zijn datums die aangeven wanneer je project voltooid zal zijn.

Omdat ze kunnen helpen het kritieke pad te identificeren, zijn Gantt-diagrammen een uitstekende manier om de duur van taken te plannen. Dit kan nuttige informatie zijn bij het bepalen van wat prioriteit heeft en bij het in kaart brengen van afhankelijkheden of andere mogelijke oorzaken van vertraging.

Author's Tip

Al je projectdeadlines moeten tijdens de planningsfase van je project in kaart worden gebracht en worden afgesproken. Naarmate dingen veranderen, moet het Gantt-diagram worden bijgewerkt op basis van werkelijke resultaten, zodat verwachtingen kunnen worden aangepast aan de hand van die resultaten. Vergeet niet: communicatie is essentieel!

Stappen voor het plannen van projectdeadlines

1. Bepaal de reikwijdte van je project en de belangrijkste vereisten van belanghebbenden. Zorg dat belanghebbenden zich verbinden aan de reikwijdte van het project. 
2. Splits grote taken op in kleinere activiteiten.
3. Plan de projectactiviteiten in een logische volgorde en noteer belangrijke afhankelijkheden tussen taken.
4. Schat de begin- en einddatums voor elke taak in en noteer afhankelijkheden (softwaretools zijn hier uitstekend geschikt voor).
5. Schat de benodigde middelen voor het voltooien van elke taak. Het toewijzen van middelen kan op team- of individueel niveau gebeuren. Gebruik een middelenkalender om te controleren of middelen daadwerkelijk beschikbaar zijn om hun taken uit te voeren. Pas dit indien nodig aan.
6. Schat in hoe lang het duurt om elke projectactiviteit, taak en het project als geheel te voltooien. Werk dit indien nodig bij en zorg ervoor dat alle teams en belanghebbenden betrokken blijven.
7. Verzamel alle informatie in je Gantt-diagram en deel dit breed. Bespreek het diagram met het projectteam en de belanghebbenden, zodat zij kunnen visualiseren wat er gebeurt, wanneer het gebeurt en door wie het wordt voltooid. Houd het Gantt-diagram actueel, zodat iedereen een duidelijk beeld heeft van wat er gebeurt. 

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte cases, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.