Wat is resourcerisico & hoe beheer je het effectief
Beheer risico's als een professional: Resourcerisico ontstaat door een gebrek aan voldoende of geschikte resources, vaak als gevolg van budgetbeperkingen, een tekort aan talent of problemen in de toeleveringsketen. Proactief beheer en creatieve oplossingen zijn essentieel om dit risico te beperken.
Oplossingen voor beperkte budgetten: Wanneer je te maken hebt met budgetbeperkingen, kun je overwegen de projectplanning te verlengen, de scope te verkleinen of minder complexe resultaten op te leveren. Zo kun je het project uitvoeren zonder het budget te overschrijden of concessies te doen aan de functionaliteit.
Maak realistische schattingen: Onnauwkeurige schattingen kunnen resourcerisico's veroorzaken. Verbeter je schattingen door rekening te houden met complexiteit en onvoorziene omstandigheden en trek voldoende tijd en budget uit voor de afronding van het project.
Als projectmanager heb je niet altijd controle over welke middelen beschikbaar zijn. Dit maakt middelenrisico binnen een project tot een echte uitdaging.
Hier lees je hoe je er proactief mee omgaat en vol vertrouwen reageert, je vaardigheden op het gebied van middelenbeheer verbetert en de kans op projectsucces vergroot.
Wat is middelenrisico?
Middelenrisico is een specifiek type projectrisico dat ontstaat wanneer er niet genoeg (of niet de juiste) middelen zijn om het projectwerk uit te voeren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Middelenrisico kan voortkomen uit een ontoereikend budget, onvoldoende personeel, het ontbreken van specifieke vaardigheden of het niet beschikbaar zijn van de juiste software of apparatuur om het projectwerk uit te voeren. Oorzaken zijn onder meer veranderende planningen, een gebrek aan kerncompetenties of problemen in de toeleveringsketen.
Voorbeelden van middelenrisico
Om je beter voor te bereiden op het omgaan met middelenrisico en je toewijzing van middelen te verbeteren (wanneer het zover is), bekijken we enkele praktijkvoorbeelden en hoe je deze mogelijk kunt beheersen om risico's te beperken.
Gebrek aan middelen
De meeste projecten hebben te maken met beperkingen van middelen, tenzij je een onbeperkt budget, onbeperkte tijd, toptalent en onbeperkte apparatuur hebt. Veelvoorkomende tekorten aan middelen ontstaan door budgetbeperkingen, lacunes in talent of onvoldoende tijd als gevolg van overbezetting of vertragingen bij het aannemen van personeel.
Als je budget tekortschiet, moet je creatief zijn. Je kunt mogelijk je planning verlengen (om de juiste middelen beschikbaar te maken en het project af te ronden zonder overwerk te veroorzaken) of een minder complex product of resultaat leveren (de scope verkleinen) waarmee het doel nog steeds wordt bereikt.
Als je bijvoorbeeld een beperkt budget hebt voor een websiteontwikkelingsproject, begin dan met een sjabloon en pas dit aan in plaats van een volledig ontwerp op maat te maken. Met deze aanpak kun je tegen lagere kosten een functioneel product opleveren.
Je kunt ook noodplannen maken of beschikken over een specifiek noodbudget waaruit je kunt putten bij een tekort. Sommige bureaus vragen om een noodbudget van 10-20% om mogelijke overschrijdingen boven de oorspronkelijke schattingen te dekken.
Onverwachte afwezigheid
Onverwachte afwezigheid doet zich voor wanneer teamleden op het laatste moment vrij nemen vanwege ziekte, rouw of een burn-out. In de meeste omstandigheden is dit moeilijk te plannen.
Beperk het risico door ervan uit te gaan dat het zal gebeuren en wat speling in je projectplanning in te bouwen om vertragingen te voorkomen. Een andere optie is het opzetten van een systeem (met behulp van software voor personeelsmiddelenbeheer) waarmee teamleden voor elkaar kunnen invallen als iemand onverwacht afwezig is.
Onnauwkeurige schattingen
Onnauwkeurige projectschattingen kunnen leiden tot middelenrisico's als je het benodigde aantal mensen, de benodigde tijd of het vereiste budget onderschat. Als je bijvoorbeeld weet dat je team doorgaans 10 uur nodig heeft om een eenvoudig ontwerp voor de homepage van een website te maken, moet je een paar uur extra inplannen voor een complexere pagina.
Bij het ramen van het budget kun je ook risico's lopen als je klant of andere belanghebbenden de indruk hebben dat je project minder zou moeten kosten dan het daadwerkelijk zal kosten.
Stel bijvoorbeeld dat je bent ingehuurd om een website te bouwen voor een adviespraktijk. Zij hebben $100,000 voor het project, maar jij denkt dat ze minstens $125,000 nodig hebben om budgetoverschrijdingen te voorkomen, en je wilt het project voor $150,000 prijzen om het binnen de verwachte winstgevendheid te houden. In dit geval loop je mogelijk risico als je besluit het project voor $100,000 te boeken of inschat dat je het met een kleiner budget kunt uitvoeren.
Overtoewijzing
Overtoewijzing doet zich voor wanneer je te veel middelen aan één project hebt toegewezen. Dit kan leiden tot vertragingen bij ander werk en er ook toe leiden dat je andere middelen onderbenut worden.
Een van de beste strategieën om dit te beperken is regelmatige capaciteitsplanning. Zo kun je zien of iemand op je project capaciteit heeft voor ander werk en diegene tegelijkertijd aan extra projecten laten werken. Er is hierbij wel een kanttekening: te vaak wisselen tussen contexten kan de algehele uitvoering van het project in gevaar brengen en tot een burn-out leiden.
Vaardigheidstekorten
Vaardigheidstekorten vormen een potentieel risico; beoordeel de vaardigheden van het team en signaleer eventuele tekorten die de projectresultaten kunnen beïnvloeden.
Als je bijvoorbeeld werk op het gebied van softwareontwikkeling beheert zonder een user-experience-expert, kan dit leiden tot een minder optimale gebruikerservaring wanneer de applicatie wordt gelanceerd.
Wanneer je een nieuw project start, breng je de benodigde middelen in kaart voordat je aan middelenplanning of toewijzing doet, zodat je zeker weet wat er nodig is. Signaleer eventuele tekorten zodra alle middelen zijn toegewezen.
Conflicten
Planningsconflicten kunnen een risico voor de middelen vormen als je ze niet vroegtijdig opmerkt. Noteer bij het in kaart brengen van projectmijlpalen wanneer een teamlid meerdere mijlpalen in dezelfde week of op dezelfde dag heeft.
Als Project A bijvoorbeeld over 2 weken een klantpresentatie heeft en je ontwerper betrokken is bij het voorbereiden van de presentatie en op dezelfde dag veel revisies moet uitvoeren voor de websiteherziening van Klant B, kijk dan of je een van die taken kunt verschuiven, zodat de ontwerper voldoende tijd heeft om zich op de betreffende taken te concentreren.
Als deadlines niet kunnen worden verschoven, laat dan een andere ontwerper helpen met de bewerkingen of het project op andere manieren ondersteunen. Hiermee voldoe je niet alleen aan de behoeften van de klant, maar help je de ontwerper ook waardevolle vaardigheden op het gebied van creatieve richting te ontwikkelen voor diens carrière.
Afhankelijkheden
Het beheren van afhankelijkheden is ook een cruciaal onderdeel van risicobeheer voor middelen. Breng afhankelijkheden in kaart als onderdeel van je projectplanningsproces om te begrijpen waar je afhankelijkheden zich bevinden (en welke risico's ermee samenhangen).
Als een afhankelijke taak blijft aanslepen, kan dit de volledige projectplanning in gevaar brengen. Een vertraagde aankoop van een websitedomein kan bijvoorbeeld leiden tot paniek tijdens de lancering van de website. Dit kan vooral rampzalig zijn als de gekozen naam al door iemand anders is geregistreerd.
Een ander veelvoorkomend voorbeeld, met enkele extra externe factoren, is ontwerp en ontwikkeling. Als je klant of belanghebbende er te lang over doet om de definitieve ontwerpen goed te keuren voordat de ontwikkeling begint, zal een van twee dingen gebeuren.
Het project kan de lancering missen of een gehaast schema vereisen, waardoor het risico op fouten tijdens de ontwikkeling toeneemt. Zorg er daarom voor dat je klant of belanghebbende dit risico begrijpt wanneer je om feedback op het ontwerp vraagt.
Risico's met middelen beperken
Het beste advies dat ik kan geven om risico's met middelen te beperken, is om ze proactief te identificeren. Dat is misschien makkelijker gezegd dan gedaan, maar hoe meer projecten je beheert, hoe vaker je dezelfde risico's zult tegenkomen. Dit kan je helpen om proactief te plannen en te voorkomen dat ze je project in gevaar brengen.
1. Mogelijke tekorten aan middelen identificeren
Wanneer je nieuwe projecten of initiatieven opstart, identificeer je mogelijke tekorten aan middelen voordat je begint. Gebruik een prognosetool om je potentiële projectplannen te modelleren, ontdek waar er tekorten aan middelen bestaan en verhelp die tekorten voordat ze ontstaan.
2. Capaciteits- en werkbelastingplanning uitvoeren
Capaciteitsbeheer en werkbelastingplanning kunnen je helpen om risico's met middelen voor te blijven. Het is alsof je om de hoek kijkt voordat je bij rood licht rechtsaf slaat. Je kunt zien wat eraan komt en je bewegingen precies goed timen.
Als je bij een bureau of in een projectgericht team werkt, kom dan regelmatig bijeen om de benuttingsniveaus van middelen te beoordelen en te bekijken wie onder- of overbezet is, zodat je risico's in realtime kunt beperken.
Houd deze bijeenkomsten regelmatig (dus niet alleen aan het begin van een nieuw project). Dit komt doordat projectplanningen en projectomvangen afhankelijk van veel factoren kunnen veranderen, wat kan leiden tot knelpunten en veranderende behoeften aan middelen.
3. Teamleden betrokken houden
Je teamleden gedurende de hele levenscyclus van het project betrokken houden, kan ook helpen om resourcegerelateerde risico’s te beperken. Met een betrokken team is de kans kleiner dat je te maken krijgt met ongeplande afwezigheid, onderbenutting of burn-out. Resources met beschikbare tijd kunnen zoeken naar aanvullende manieren om bij te dragen aan het project of gerelateerde initiatieven.
Als je moeite hebt om je team betrokken te houden, organiseer dan enkele teambuildingactiviteiten. Dit kan zo eenvoudig zijn als een blok van dertig minuten om een spel te spelen, over iets anders dan werk te praten (als je een klein team hebt) of een koffiepauze te houden—dit werkt allemaal zowel op locatie als virtueel.
4. Plan opvolging
Opvolgingsplanning vindt in de meeste organisaties niet vaak genoeg plaats. Wanneer iemand tijdens een project vertrekt, kan dat enorm verstorend zijn, vooral als diegene vaardigheden heeft die moeilijk te vervangen zijn.
Bekijk als onderdeel van je risicobeoordeling je projectresources en hun vaardigheden om te bepalen wie je intern kunt ontwikkelen, zodat diegene de benodigde vaardigheden kan opbouwen voor het geval iemand vertrekt. Kijk ook naar wie je eventueel op je virtuele bank hebt als je een resourcekloof constateert.
Bij de trainingsprogramma’s van je organisatie moet rekening worden gehouden met manieren waarop je de vaardigheden van je teamleden kunt uitbreiden, zodat ze klaar zijn voor toekomstige doorgroeimogelijkheden.
Dit soort bijscholing is voor iedereen voordelig—de organisatie beschikt over de resources om degenen die zijn vertrokken te vervangen, en de medewerker beschikt over beter verkoopbare vaardigheden om zich verder te ontwikkelen in zijn of haar carrière.
5. Beperk afhankelijkheden
Gebruik je workflows en afhankelijkheidskaart om alle plekken te vinden waar afhankelijkheden risico’s met zich meebrengen. Als je niet zeker weet waar je naar moet zoeken, kijk dan naar situaties waarin een vertraging van één persoon het hele project zou kunnen vertragen.
Als je bijvoorbeeld content maakt voor een beursstand die op een bepaalde datum moet worden gedrukt en verzonden, zorg er dan voor dat de persoon die de content maakt en goedkeurt zijn of haar onderdelen op tijd kan afronden. Herinner alle betrokken partijen aan het belang van het volgen van de planning. Gebruik een resourceplanningssoftware om afhankelijkheden met betrekking tot personeel of apparatuur te coördineren en georganiseerd te blijven.
Als de onderdelen niet op tijd naar de drukker worden gestuurd, zijn ze niet op tijd klaar voor de verzenddatum en worden ze uiteindelijk niet verspreid op de beursvloer.
6. Houd de benutting in de gaten
Hoewel we het al hebben gehad over resourcebenutting, zou ik nalatig zijn als ik je er niet aan herinnerde dat dit geen eenmalige activiteit is. Door de benutting regelmatig te controleren en waar nodig aanpassingen te doen, kun je de personeelsbezetting optimaal houden.
Als mensen overboekt of onderbenut zijn, zoek dan de oorzaak. Als ontwikkelaar A bijvoorbeeld sneller werkt dan ontwikkelaar B, maar beiden dezelfde werklast hebben, kan ontwikkelaar A beschikbare tijd hebben terwijl ontwikkelaar B het moeilijk heeft en overwerkt.
7. Plan noodscenario’s
Een laatste advies over het beperken van resourcerisico’s is het plannen van noodscenario’s. Je kent alle slechte clichés over de best gemaakte plannen—waarom zou je niet een paar extra plannen opstellen? Zo heb je, als je te maken krijgt met een risico dat je project kan ontsporen, enkele ideeën om te voorkomen dat dit gebeurt. Dit kan de stress voor alle bij het project betrokken partijen (inclusief jou) helpen verminderen!
Hulpmiddelen voor het beheren van resourcerisico’s
Je hoeft je resourcerisico’s niet alleen te beheren! Naast het samenwerken met je team aan strategieën voor risicobeperking, kunnen verschillende hulpmiddelen voor resourceplanning je helpen deze taak uit te voeren.
Het belangrijkste voordeel van resourceplanningssoftware is dat je deze kunt gebruiken om een afhankelijkheidskaart te maken die laat zien waar taken elkaar kunnen overlappen of om te voorspellen hoe je resources in de loop van de tijd worden (of zullen worden) benut.
Als het gaat om het kiezen van het juiste hulpmiddel voor resourcemanagement voor je projecten, zijn dit enkele van de beste opties:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Als je in een meer gespecialiseerde sector werkt, sluit software voor voorraad- en resourcemanagement of software voor klant- en resourcemanagement misschien beter aan op je behoeften.
Sluit je aan voor meer inzichten in middelenbeheer
Kun je wel wat extra ondersteuning gebruiken op het gebied van middelenbeheer en risicobeheer? Sluit je aan bij onze ledencommunity. Van webinars en sjablonen tot dagelijkse gesprekken met andere ervaren projectmanagers: we hebben alles wat je nodig hebt om te groeien in je rol en carrière!
