Een projectteam beheren: tips voor 9 teamleden
Een projectteam beheren is niet eenvoudig—zeker niet wanneer elk teamlid zijn eigen unieke sterke en zwakke punten en werkstijlen heeft. Als projectmanager moet je voortdurend omgaan met misverstanden, gemiste deadlines en tegenstrijdige prioriteiten, terwijl je tegelijkertijd probeert het project op schema te houden.
Dus hoe kun je je projectteam effectief beheren? In dit artikel delen we negen tips en technieken waarmee je dat eenvoudig kunt doen, terwijl je elk teamlid helpt om optimaal bij te dragen en je projectdoelen te bereiken.
Wat is projectteambeheer?
Projectteambeheer is het proces van het organiseren, motiveren en toewijzen van taken aan de mensen en middelen die aan je specifieke project werken.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Een projectteam bestaat doorgaans uit rollen zoals de projectmanager, teamleden, belanghebbenden en inhoudelijke experts. Als team is hun gezamenlijke doel meestal om een specifiek eindproduct op tijd, binnen het budget en volgens de kwaliteitsnormen op te leveren. Onderweg krijgen ze waarschijnlijk te maken met uitdagingen zoals onduidelijke communicatie, inefficiënt middelenbeheer, wijzigingen in de scope en meer.
Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het beperken van deze uitdagingen door een projectbrief, een RACI-matrix en een projectplan op te stellen. Zo zorg je ervoor dat het team duidelijk weet wat er moet gebeuren, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer alles moet worden opgeleverd. Je kunt ook al vroeg technieken inzetten, zoals de Delphi-techniek, om belanghebbenden te benutten bij het identificeren van risico’s.
Je moet ook de werkdruk, stressniveaus en waarschuwingssignalen van een burn-out binnen het team in de gaten houden. Een dashboard voor projectbeheer kan hierbij helpen door taaktoewijzingen, werkdruk, deadlines en de voortgang van de samenwerking op een georganiseerde manier weer te geven.
Als je serieus wilt verbeteren hoe je team samenwerkt, zijn deze beste samenwerkingscursussen precies wat je nodig hebt om aan de slag te gaan.
Een projectteam beheren
Elk lid van je projectteam heeft zijn eigen eigenaardigheden en voorkeuren—maak daar gebruik van. De onderstaande tips kunnen dienen als algemene beste werkwijzen bij het beheren van elk soort team en de persoonlijkheden die je daarin tegenkomt.
1. Gebruik projectbeheersoftware
Bij het beheren van een projectteam is het handig om één plek te hebben waar je alle informatie opslaat die je team over het project nodig heeft—taken, projectvereisten, vervaldatums, toewijzingen, eindproducten, projectdoelstellingen, mijlpalen, enzovoort. Die plek is meestal projectbeheersoftware.
De juiste projectbeheersoftware of software voor middelenbeheer vinden, maakt je leven als projectmanager een stuk eenvoudiger. Tegenwoordig gaan AI-tools voor projectbeheer nog een stap verder door taaktoewijzingen te automatiseren, projectrisico’s te voorspellen en de werkdruk van teams te optimaliseren op basis van realtimegegevens.
Het doel van projectbeheersoftware is om bij te houden wie momenteel waaraan werkt, hoeveel voortgang ze met hun taken hebben geboekt en hoe de werkdruk van elk teamlid eruitziet. Zonder software is het moeilijker om de werkcapaciteit van iedereen te beoordelen. Projectbeheersoftware is vooral belangrijk voor teams die op afstand projecten beheren, omdat werk bij virtuele communicatie gemakkelijk tussen wal en schip kan vallen.
Een voorbeeld van hoe projectbeheersoftware helpt: je kunt capaciteit, toewijzingen en de totale werkdruk in één overzicht bekijken. Sommige AI-tools analyseren zelfs eerdere prestaties om een optimale verdeling van de werkdruk voor te stellen, zodat projecten op schema blijven met zo min mogelijk knelpunten.
Het is ook belangrijk bij het omgaan met de werkverslaafden in je team. Werkverslaafden zijn doorgaans gedreven, detailgericht en volhardend, maar dit kan het risico op een burn-out en een slechte balans tussen werk en privé met zich meebrengen. Als het gaat om werk afkrijgen, zijn het machines, maar waarschijnlijk kunnen ze wel een pauze gebruiken.
Met software kun je precies zien wat er op hun bord ligt, zodat je een deel van hun taken kunt verschuiven naar iemand anders met meer capaciteit. AI-gestuurd werkdrukbeheer kan zelfs vroege signalen van een burn-out herkennen en automatisch voorstellen om taken opnieuw te verdelen. Door hen de juiste hoeveelheid werk te geven—and hen aan te moedigen regelmatig pauze te nemen—houd je hen gemotiveerd en help je hen een burn-out te voorkomen.
Professionele tip: Laat je team helpen bij het opstellen van een checklist met vereisten voor projectmanagementtools om ervoor te zorgen dat aan al hun behoeften wordt voldaan door je huidige systeem.
2. Zorg voor psychologische veiligheid binnen het team
Een psychologisch veilige omgeving is een omgeving waarin je team zich gesterkt en aangemoedigd voelt om feedback, ideeën en gedachten met de rest van het team te delen. Onderzoek toont aan dat het creëren van psychologische veiligheid binnen je team projectfouten zelfs met 25% kan verminderen. Bovendien loop je zonder psychologische veiligheid geweldige ideeën mis, omdat je teamleden zich niet prettig voelen om hun mening te geven.
Psychologische veiligheid is vooral belangrijk voor de introverte mensen in je team. Introverte mensen zijn doorgaans bedachtzaam, kalm en gereserveerd, waardoor ze soms het risico lopen over het hoofd te worden gezien. Ze gedijen in situaties waarin ze zich prettig en veilig voelen om hun mening te geven. Ze zijn al geneigd stil te blijven—zonder psychologische veiligheid hoor je misschien nooit van hen.
Hier zijn enkele tactieken die je kunt gebruiken om psychologische veiligheid te creëren:
- Stel duidelijke verwachtingen op rond communicatie en gedrag, waarbij respect en openheid centraal staan.
- Bouw feedbacklussen in je processen in door regelmatig met teamleden te overleggen, feedback te vragen en die feedback vervolgens om te zetten in acties, zodat iedereen zich gehoord voelt.
- Erken en beloon teamleden voor ideeën, feedback en situaties waarin ze meer doen dan van hen wordt verwacht.
Als je team nog steeds moeite heeft met motivatie en psychologische veiligheid, bekijk dan ons artikel over neuroleiderschapsstrategieën.
3. Maak een RACI-matrix voor je projectteam
Een RACI-matrix geeft aan wie verantwoordelijk is voor, eindverantwoordelijk is voor, geraadpleegd wordt en geïnformeerd wordt over elke projecttaak. Teamleden kunnen de matrix raadplegen terwijl ze hun taken uitvoeren om feedback en input te krijgen van de juiste teamleden.
Projectmanagers kunnen de matrix ook gebruiken om specifieke taken aan het team te delegeren. Als je projectmanagementsoftware gebruikt, is de kans groot dat je tool een sjabloon voor een RACI- of RASCI-matrix biedt.
De controlefreaks in je team zullen veel baat hebben bij een goede RACI-matrix. Deze detailgerichte, proactieve en grondige teamleden willen waarschijnlijk bij elke taak in het project betrokken zijn en feedback geven, wat soms tot micromanagement kan leiden.
Wijs hen aan als verantwoordelijke of eindverantwoordelijke voor taken of projectopleveringen waarvan je weet dat ze die uitstekend kunnen uitvoeren, en maak duidelijk wanneer ze alleen geïnformeerd of geraadpleegd moeten worden—of wanneer ze er helemaal niet bij betrokken moeten worden.
Hier zijn enkele beste werkwijzen voor RACI-matrices:
- Probeer één persoon als ‘verantwoordelijke’ aan elke taak toe te wijzen, in plaats van meerdere mensen of een groep. Dit voorkomt verwarring over wie daadwerkelijk aan iets werkt.
- Voorkom dat je jezelf (oftewel de projectmanager) verantwoordelijk maakt voor alles. Zo voorkom je dat je een flessenhals in het proces wordt.
- Maak het verschil tussen geraadpleegd en geïnformeerd duidelijk. Mensen die geïnformeerd zijn, geven doorgaans geen feedback, maar mensen die geraadpleegd worden kunnen dat wel.
4. Wees besluitvaardig maar flexibel bij het aansturen van je team
Goed leiderschap betekent dat je besluitvaardig bent en verantwoordelijkheid neemt voor de beslissingen die je maakt. Dat betekent echter niet dat je je koers in steen hoeft te beitelen. Blijf flexibel en sta open voor nieuwe ideeën, alternatieve beslissingen of veranderingen die worden veroorzaakt door iets waar je geen controle over hebt.
Je wordt hier beter in door vallen en opstaan naarmate je meer teams aanstuurt en meer beslissingen neemt—je ontwikkelt een intuïtief gevoel voor wanneer je een beslissing moet nemen en wanneer je beter kunt wachten op meer informatie.
Deze vaardigheid is belangrijk bij het aansturen van de stille krachten in je team. Deze betrouwbare, bescheiden en toegewijde teamleden werken onverstoorbaar door, maar hebben sterk leiderschap en duidelijke sturing nodig om effectief te zijn.
Stel prioriteiten voor hun werk en geef ze duidelijke instructies, maar luister naar hen wanneer ze een suggestie hebben—ze zitten voortdurend midden in de praktijk, dus ze beschikken over veel informatie uit eerste hand die je kan helpen bij het nemen van beslissingen.
Een projectteam efficiënt aansturen vereist effectieve strategieën voor projectmanagement die samenwerking en verantwoordelijkheid bevorderen.
5. Communiceer effectief met je team
Deze ligt nogal voor de hand—duidelijke communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat het plan is en waar hij of zij aan moet werken. Maar het zal je verbazen hoe vaak managers dit verkeerd aanpakken. Volgens één onderzoek gaf 30% van de respondenten aan gefrustreerd te zijn door onduidelijke communicatie van hun leidinggevenden.
Effectieve communicatie is ook cruciaal voor de dromers die aan je project werken. Mensen die opgaan in gedachten over creatieve ideeën of nieuwe benaderingen zijn geweldig om in je team te hebben, maar ze kunnen soms belangrijke informatie missen die je hun geeft. Dromers zijn doorgaans innovatief, bedachtzaam en nieuwsgierig, maar ze hebben mogelijk duidelijke instructies nodig en kunnen gemakkelijk afgeleid raken.
Stel verwachtingen vast en leer ze om zich te concentreren op de informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen en die dagdromen te benutten.
Hier zijn enkele strategieën om je communicatie te verbeteren:
- Wees actiegericht en gebruik duidelijke werkwoorden in je instructies. Laat onnodige opsmuk en details achterwege en richt je op wat de volgende stap voor de lezer of luisteraar moet zijn.
- Houd het consistent wat betreft timing, opmaak, kanalen en zelfs kleurcodering. Als je de ene week een statusupdate in Slack verstuurt en de volgende week via e-mail, zal dat het team alleen maar verwarren.
- Betrek de juiste teamleden. Breng de boodschap over aan degenen die deze nodig hebben, zonder de meldingen van alle anderen te overspoelen.
- Gebruik de juiste hulpmiddelen. Volgens de definitie van applicaties voor projectmanagement beschikken deze over mogelijkheden voor taakbeheer, tijdregistratie en samenwerking—alles wat je nodig hebt.
6. Stel duidelijke projectstatistieken vast
Projecttracking stelt teamleiders in staat om de bijdragen van elk teamlid te monitoren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met de projectdoelen. Bepaal welke KPI's je gebruikt om vast te stellen hoeveel voortgang het team gedurende de levenscyclus van het project boekt en of hun werk op schema ligt om aan de projectdoelen en verwachtingen van belanghebbenden te voldoen.
Betrek het team bij de statistieken—als ze niet weten waar ze naartoe moeten werken, hoe kun je dan verwachten dat het project succesvol wordt?
Het vaststellen van duidelijke statistieken is bijzonder nuttig voor de vernieuwers in je team. Ze zijn vindingrijk, strategisch en flexibel en komen vaak met geweldige ideeën en duidelijke implementatieplannen. Ze hebben echter richtlijnen nodig, omdat er een risico bestaat dat ze te ver gaan.
Vind een balans tussen het laten opbloeien van hun creativiteit en ervoor zorgen dat hun werk voldoet aan de behoeften en verwachtingen van het project. Geef ruimte voor creatieve vrijheid en zorg er tegelijkertijd voor dat hun inspanningen aansluiten bij de projectdoelen. Communiceer duidelijke statistieken om hen gericht te houden op wat nodig is voor projectsucces.
Hier zijn enkele statistieken die je zou kunnen gebruiken:
- Sprintsnelheid: Sprintsnelheid wordt gebruikt in Scrum en is een maatstaf voor de hoeveelheid werk die het team in een bepaalde sprint voltooit (een vooraf bepaalde periode, meestal twee tot vier weken). De snelheid zou moeten toenemen naarmate het team beter op elkaar ingespeeld raakt en gewend raakt aan het project.
- Verdiendewaardebeheer: Hierbij wordt een geldwaarde toegekend aan de hoeveelheid werk die is uitgevoerd en wordt deze vergeleken met het gebruikte budget. Dit geeft een nauwkeuriger beeld van de voortgang van het project dan de hoeveelheid werk die in een bepaalde tijd is uitgevoerd.
- Benuttingsgraad van middelen: Hiermee wordt gemeten hoeveel factureerbaar werk teamleden op hun bord hebben en of dit haalbaar is. Streef niet naar een benutting van 100%—mensen hebben tijd nodig voor zaken als vergaderingen, e-mails en koffiepauzes. Richt je op een percentage tussen 70 en 80%.
7. Organiseer teambuildingactiviteiten
Het is gemakkelijk te begrijpen waarom veel projectmanagers teambuildingactiviteiten overslaan—strakke deadlines betekenen vaak dat er nauwelijks genoeg tijd is om het projectwerk af te krijgen, laat staan voor een leuke activiteit om de onderlinge band te versterken.
Maar als je iets tussen projecten door kunt inplannen (of zelfs ijsbrekers kunt toevoegen aan je interne kick-offvergaderingen), draagt dat in grote mate bij aan samenwerking en teamwork binnen het team, wat zal resulteren in projecten van hogere kwaliteit die succesvoller zijn.
Teambuildingactiviteiten zijn momenten waarop de mensen die vanwege hun persoonlijkheid zijn aangenomen in je team kunnen schitteren. Dit is geen kritiek—de zogenaamde ‘persoonlijkheidsaanwerving’ is doorgaans iemand die goed samenwerkt en mensen met elkaar verbindt.
Geef hun een prominente teamrol in welke activiteit je ook kiest, en ze zullen het team mobiliseren en effectief teamwork op gang brengen.
Hier zijn enkele ideeën:
- Probeer eenvoudige ijsbrekers voor interne vergaderingen, zoals het delen van leuke weetjes, een favoriete reis die ze hebben gemaakt of de vraag of ze ooit een beroemdheid hebben ontmoet.
- Plan een virtueel of fysiek evenement, zoals een speurtocht of escaperoom—dit test teamwork en samenwerking.
- Een borrel met het team—dit is een geweldige gelegenheid voor teamleden om elkaar beter te leren kennen (maar houd rekening met teamleden die niet drinken).
8. Geef je projectteam autonomie
Onderzoek toont aan dat micromanagement negatieve gevolgen kan hebben voor zowel de prestaties van het team als die van het project. Volgens een onderzoek gaf 71% van de respondenten aan dat micromanagement hun werkprestaties belemmerde, en meldde 85% dat hun moraal er negatief door werd beïnvloed.
Kort gezegd: pas geen micromanagement toe op je team. Laat hen beslissingen nemen over hoe ze willen werken. Geef hun de ruimte om eigenaar te zijn van hun creatieve ideeën en laat hen hun mening geven wanneer een proces of resultaat het team of het project belemmert.
Jouw taak als projectmanager is om mensen te managen en het team in de juiste richting te sturen, in plaats van precies voor te schrijven hoe alles moet worden gedaan.
Dit is ideaal voor de advocaat van de duivel in je team. Deze teamleden zijn vaak sceptisch, onafhankelijk en moedig—eigenschappen die hen helpen de status quo en gebruikelijke processen ter discussie te stellen. Geef hun voldoende autonomie om de status quo en je gebruikelijke werkwijze uit te dagen, maar bied tegelijkertijd voldoende leiderschap en gebruik technieken voor conflictoplossing om ervoor te zorgen dat ze niet te ver afdwalen.
Omdat ze tegendraads kunnen lijken en het risico lopen geïsoleerd te raken, moet je constructieve feedback aanmoedigen en een omgeving creëren waarin hun inbreng wordt gewaardeerd en geïntegreerd, terwijl je leiderschap blijft bieden en technieken voor conflictoplossing gebruikt om ervoor te zorgen dat discussies productief blijven.
9. Vier successen van het team
Het vieren van grote en kleine successen is een geweldige manier om je team gemotiveerd en betrokken bij hun werk te houden. Ontdek wat elk teamlid prettig vindt als het om erkenning gaat (bijvoorbeeld: vinden ze het fijn om publiekelijk erkenning te krijgen? Hebben ze liever een privébericht?).
In de meeste projectteams vind je waarschijnlijk ook een aanmoediger die zijn teamleden voortdurend enthousiast maakt. Deze mensen zijn optimistisch, energiek en ondersteunend en dragen zo positief bij aan het moreel van het team.
Hoewel het belangrijk is dat jij als teamleider uitstekend werk onder de aandacht brengt, moet je je team ook in staat stellen dit te doen. Houd er wel rekening mee dat aanmoedigers soms details over het hoofd zien of het risico lopen overdreven enthousiast te worden. Zorg ervoor dat erkenning in balans is met constructieve feedback en neem de tijd om te ontdekken hoe elk teamlid het liefst erkenning krijgt, zodat je vieringen daarop kunt afstemmen.
Hier zijn een paar manieren waarop je overwinningen kunt vieren:
- Stuur het teamlid een kaart—virtueel of met de hand geschreven.
- Geef diegene een kleine beloning als dat kan. Dat kan een cadeaubon voor hun favoriete koffiezaak zijn of een uitnodiging om samen te lunchen.
- Maak een speciale plek voor complimenten. Maak een speciaal Slack-kanaal of een whiteboard waaraan iedereen een compliment kan toevoegen.
Hulpmiddelen voor het managen van projectteams
Het wordt een stuk moeilijker om een effectief team te managen zonder een centrale plek om in de gaten te houden waar het team aan werkt en wat er nog op de planning staat.
Verschillende soorten projectmanagementtools geven je inzicht in capaciteit, werklast en of iemand te veel of te weinig te doen heeft. Dat is een stuk eenvoudiger dan elke ochtend handmatig een Excel-werkblad bijwerken, en teamleden kunnen de tools gebruiken om over projectwerk te communiceren en elkaar feedback te geven.
Ze kunnen er ook voor zorgen dat je Gantt-diagrammen en Kanbanborden voor iedereen in het team zichtbaar zijn, wat de transparantie en verantwoordelijkheid vergroot.
Dit zijn momenteel de beste projectmanagementsoftwaretools die op de markt verkrijgbaar zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Controleer bij het kiezen van een hulpmiddel of deze kan worden geïntegreerd met andere software die je al gebruikt (Google Drive, Slack, Microsoft Teams enzovoort), zodat gegevens en informatie op al je platforms zichtbaar zijn.
Ben je een kleinere organisatie? Bekijk dan deze lijst met projectmanagementsoftware voor kleine teams.
Word lid voor meer inzichten in het managen van projectteams
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers op Slack.
