8 beheersmaatregelen om uw projecten op koers te houden

Projecten verlopen zelden zoals gepland. Er veranderen voortdurend dingen, of het nu gaat om je teamleden, verwachtingen van klanten of onvoorziene complexiteiten die invloed hebben op je plannen. Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het verkleinen van de kans dat risico’s problemen worden, maar het is ook onze taak om problemen aan te pakken wanneer ze zich voordoen.

Wat is projectbeheersing?

Projectbeheersing omvat de acties die je als projectmanager onderneemt en de documentatie die je gebruikt om je projecten op koers te houden. Het is een verzameling hulpmiddelen waarmee je projectresultaten succesvol kunt opleveren.

Bekijk de volgende definitie van projectbeheersing van het Project Management Institute (PMI):

Een systeem voor projectbeheersing heeft als doel de kloof tussen projectplanning en projectuitvoering zo klein mogelijk te maken om de projectdoelstellingen, zoals kosten, tijd en inhoud, te bereiken.

In de praktijk richt projectbeheersing zich op het monitoren van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) van een project, zoals kosten en planning, die uiteindelijk verband houden met scope en oplevering. Door realtimegegevens in de gaten te houden, kan projectbeheersing projectmanagers helpen om problemen en kansen te voorzien.

Als je project bijvoorbeeld voorloopt op schema en/of onder het budget blijft, kun je het je veroorloven iets meer uit te geven om de kwaliteit te verbeteren. Als het budget krap begint te worden, kun je manieren vinden om op andere gebieden te bezuinigen, bijvoorbeeld door een goedkopere resource in te zetten voor toekomstige opleveringen.

Projectbeheersing versus projectmanagement

Nu ik projectbeheersing heb gedefinieerd als een verzameling hulpmiddelen om een project op koers te houden, vraag je je misschien af waarin dit verschilt van projectmanagement.

Het belangrijkste verschil is de reikwijdte. Projectbeheersing richt zich op het volgen van specifieke prestatie-indicatoren — budget, planning en risico’s — terwijl projectmanagement de volledige levenscyclus van een project overziet, van initiatie tot afsluiting.

Projectmanagement draait om strategie en uitvoering. Het omvat het definiëren van projectdoelen, het op één lijn brengen van belanghebbenden, het toewijzen van middelen en het waarborgen van kwalitatieve opleveringen. Het is een combinatie van planning, leiderschap en aanpassingsvermogen om het project vooruit te helpen.

Projectbeheersing biedt daarentegen de controles en tegenwichten die managers helpen het project in de juiste richting te sturen. Deze steunt op datagestuurde inzichten, prognoses en rapportages om vertragingen en budgetoverschrijdingen te voorkomen.

Zie het zo: projectmanagement is de kapitein die het schip bestuurt, terwijl projectbeheersing fungeert als navigatiehulpmiddel — waarbij snelheid, brandstofniveau en afwijkingen van de koers worden bijgehouden om een soepele reis te garanderen. Beide zijn essentieel, maar projectbeheersing biedt de vangrails die ervoor zorgen dat het project afgestemd blijft op de oorspronkelijke doelstellingen.

Is er een verschil tussen een projectmanager en een projectcontroller?

Ja. In sommige organisaties is een projectcontroller de rechterhand van de projectmanager. 

De projectcontroller richt zich meer op projectindicatoren, het bijhouden daarvan, beheersmaatregelen en analyses, terwijl een projectmanager zich meer richt op het projectteam, de manier waarop het projectwerk wordt uitgevoerd en aan welke kwaliteitsnorm het moet voldoen, en op het beheren van relaties met klanten en belanghebbenden.

Digitale projectmanagers vervullen doorgaans zowel de rol van projectmanager als die van projectcontroller.

Waarom projectbeheersing belangrijk is

De zogenaamde ijzeren driehoek van projectmanagement—scope, planning en kwaliteit—kan je soms in lastige situaties brengen. Je hebt ongetwijfeld gesprekken zoals deze gevoerd:

Team: “De klant zou toch veel tevredener zijn als we nog twee dagen extra hadden om dit af te werken…”

Klant: “Ik vind de aanpak hier goed, maar kun je nog eens goed naar de kosten kijken en een manier bedenken om dit met de helft van het budget te doen?”

Deze evenwichtsoefening is een van de lastigste taken voor ons als projectmanagers.

Aan de ene kant moeten we een product opleveren waar de klant tevreden mee is.  Aan de andere kant moeten we altijd achter het team staan en hen de ruimte geven om hun beste werk te leveren.

Met projectbeheersing kun je goed voorbereid dit soort moeilijke klantgesprekken aangaan. Dit zijn enkele voordelen van projectbeheersing:

• Helpt je geïnformeerde beslissingen te nemen over de optimale balans tussen kosten, planning en kwaliteit
• Beperkt het risico op scope-uitbreiding door de gevolgen van het aannemen van extra taken zichtbaar te maken
• Helpt je onvoorziene kosten voor te zijn
• Stelt je in staat noodplannen op te stellen voor afwijkingen in de planning en/of uitdagingen met de inzet van middelen
• Dient als hulpmiddel om de verwachtingen van belanghebbenden over projectresultaten te beheren.

Projectbeheersing in de projectlevenscyclus

Projectbeheersing is geen eenmalige taak. Het loopt door elke fase van de projectlevenscyclus heen en helpt om scope, planning en budget onder controle te houden. Zo past het in elke fase:

• Initiatie – In deze fase legt projectbeheersing de basis voor succes. Dit omvat het definiëren van belangrijke doelstellingen, het identificeren van risico’s en het opstellen van een eerste kosten- en planningsbaseline. Zonder dit voorbereidende werk loopt het project al vóór de start het risico op scope-uitbreiding.
• Planning – Projectbeheersing geeft vorm aan het projectplan door meetbare KPI’s vast te stellen, rapportagestructuren te definiëren en de toewijzing van middelen uit te werken. Hier komen planningshulpmiddelen en budgetcontroles van pas.
• Uitvoering – Zodra het werk begint, zorgt projectbeheersing ervoor dat teams op koers blijven. Realtime monitoring, het bijhouden van kosten en risicoanalyses helpen om mogelijke problemen vroegtijdig te signaleren. Een voorbeeld hiervan is een besluitenlogboek, waarmee je belangrijke beslissingen kunt bijhouden en mensen verantwoordelijk kunt houden. Veranderingen zijn onvermijdelijk, maar met een sterk beheersingskader kunnen ze proactief in plaats van reactief worden aangepakt.
• Toezicht & beheersing – Voortdurend toezicht is essentieel. In deze fase wordt de voortgang ten opzichte van de baseline bijgehouden, worden wijzigingen beheerd en worden prognoses verfijnd. Projectbeheersing fungeert als de vangrail die voorkomt dat het project van koers raakt.
• Afsluiting – Het afronden van een project betekent niet dat projectbeheersing stopt. Evaluaties achteraf, geleerde lessen en de uiteindelijke financiële afstemming helpen allemaal om processen voor toekomstige projecten te verbeteren.

Zonder beheersing die in elke fase is ingebed, worden projecten een gokspel. Door projectbeheersing als een doorlopend proces te implementeren—in plaats van als een oplossing op het laatste moment—zorg je voor een soepele uitvoering en voorspelbare resultaten.

8 voorbeelden van projectbeheersing om je projectchaos te bedwingen

Nu ik projectbeheersing en de voordelen ervan heb behandeld, volgen hier 8 praktische voorbeelden van projectbeheersing—inclusief sjablonen—die je op je projecten kunt toepassen.

1. Documentatie voor projectplanning
2. RACI-matrix
3. Communicatieplan
4. Werkverdelingsstructuur
5. QA-checklist
6. RAID-logboek/risicoregister
7. Statusrapport
8. Wijzigingsverzoek

1. Documentatie voor projectplanning

Stop hier. Lees niet verder in dit artikel als je nog geen essentieel document voor projectplanning hebt. Dat vormt de basis voor je beheersing—het is een verslag van wat je met het project van plan was, zodat je kunt zien of het volgens plan verloopt.

Ik ga hier niet uitgebreid in op hoe je deze documenten maakt en gebruikt, omdat dat buiten het bereik van dit artikel valt. Ik bespreek alleen wat ze zijn en hoe je meer informatie kunt vinden.

Documenten voor projectplanning zijn onder andere:

Projectbrief

Hierin staan de wie, wat, wanneer, waarom, hoe en andere essentiële aspecten van je project, zodat je een solide basis voor de uitvoering kunt leggen

Ontvang een kant-en-klaar sjabloon voor een projectbrief, inclusief aanwijzingen die je helpen nadenken over het invullen van elke sectie en een voorbeeld dat laat zien hoe een ingevulde versie eruitziet.

Projectbudget/kostenraming

Om te bepalen of je project binnen of onder het budget blijft, heb je een oorspronkelijke kostenraming nodig als uitgangspunt. Hier vind je een handleiding voor het ramen van projectbudgetten en -kosten die je kunt gebruiken om een raming op te stellen.

Tijdlijn, projectplan, planning en/of Gantt-diagram

Net als bij het projectbudget heb je een uitgangspunt nodig om te bepalen of je volgens plan werkt. Een projectplan, inclusief een projectplanning, is je belangrijkste hulpmiddel om je projecten te beheersen — en ze vanaf het begin beheersbaar te maken.

Lees hier onze handleiding voor het maken van een projectplan.

Als je benieuwd bent hoe echte projecttijdlijnen eruitzien, vind je voorbeelden van tijdlijnen in DPM Membership.

Opdrachtomschrijving

Je opdrachtomschrijving bevat veel informatie waarmee je beheersmaatregelen voor de rest van je project kunt opzetten. Als het concept nieuw voor je is, kun je beginnen met de uitgebreide handleiding van DPM voor het opstellen van een opdrachtomschrijving.

2. RACI-matrix

RACI is een acroniem voor verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd. Projectmanagers gebruiken een RACI-matrix om rollen en verantwoordelijkheden voor projecttaken en besluitvorming toe te wijzen.

Wanneer heb je deze nodig?

Voor een project met complexe besluitvorming of goedkeuringsprocessen kan een RACI-matrix nodig zijn. Een RACI-matrix is vooral nuttig als er een conflict over verantwoordelijkheden bestaat.

Het kan lastig zijn om RACI-matrices goed te beheersen, maar zodra dat lukt, zul je merken dat ze kunnen helpen voorkomen dat mensen later met de vinger naar elkaar wijzen. 

Een RACI-diagram (en zijn RASCI-diagram) is nuttig omdat het vastlegt wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde taak en wie op de hoogte moet worden gehouden van de status. Het kan een oplossing bieden voor een waarschijnlijke vertraging in de besluitvorming of een ongelijke verdeling van de werklast.

Hier zijn de definities van de verschillende termen in een RACI-diagram:

• Verantwoordelijk: De persoon die de taak uitvoert. Deze persoon onderneemt de belangrijkste actie en presenteert de resultaten.
• Eindverantwoordelijk: De persoon die ervoor zorgt dat de taak of opdracht wordt voltooid. Dit is niet noodzakelijk de persoon die de taak uitvoert, maar deze persoon keurt het eindproduct goed.
• Raadplegen: De persoon of personen die informatie, advies of feedback over de taak geven.
• Informeren: De persoon of personen die op de hoogte moeten zijn van kritieke deadlines en de voortgang van het project, omdat zij belang hebben bij de uitkomst.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hoe gebruik je het?

Om een RACI-diagram te gebruiken, breng je de belangrijkste taken die binnen het project moeten worden uitgevoerd in kaart. Noteer vervolgens de leden van het projectteam en andere betrokken belanghebbenden. Wijs in elke kolom en rij van je diagram een RACI-letter (verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, raadplegen of informeren) toe om hun rol toe te lichten.

RACI-diagramsjabloon & voorbeelden

DPM-lidmaatschap biedt meerdere RACI-hulpmiddelen:

• RACI-sjabloon
• Ingevulde RACI-voorbeelden
• Workshop: RACI-diagrammen in 30 minuten beheersen
• RACI-checklist om je te helpen het goed te doen
• RACI-spiekbrief

3. Communicatieplan

Een communicatieplan is een document waarin projectbelanghebbenden worden vermeld en communicatiekanalen worden gedefinieerd op basis van voorkeur en prioriteitsniveau.

Wanneer heb je het nodig?

Je hebt een communicatieplan nodig als je project meerdere personen of groepen omvat die gedurende de hele levenscyclus van het project op de hoogte moeten worden gehouden. Kortom, je hebt voor elk project een communicatieplan nodig.

Onthoud dat het communicatieplan net zo goed voor jouw eigen voordeel is als voor dat van anderen. Het communicatieplan bepaalt hoe vaak je met de klant communiceert en laat hen al vóór de start van het project weten wat je plannen zijn.

Hoe gebruik je het?

Een communicatieplan definieert wie binnen het project met elkaar verbonden moet zijn, met welke frequentie, via welk middel en hoe vaak. Het opstellen van een communicatieplan helpt je om communicatiedoelen voor het project te definiëren, informatie over belanghebbenden vast te leggen en te bepalen welke informatie moet worden gedeeld.

Sjabloon & voorbeeld van een communicatieplan

4. Werkverdelingsstructuur

Een werkuitsplitsingsstructuur (WBS) splitst de projectscope op in de afzonderlijke taken die nodig zijn om projectdoelstellingen te behalen en toegewezen resultaten op te leveren. Het is een van de belangrijkste projectbeheersingsmiddelen, omdat het het werk dat teamleden moeten uitvoeren visueel weergeeft en daarom een goed mechanisme is om de voortgang ten opzichte van projectvereisten te volgen.

Wanneer heb je het nodig?

Je hebt een WBS nodig om rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken, ervoor te helpen zorgen dat taken op tijd en van hoge kwaliteit worden uitgevoerd, en projectactiviteiten te volgen. Het is essentieel dat je de WBS ontwikkelt tijdens de planningsfase van het project, zodat belanghebbenden een gezamenlijk begrip hebben van het werk dat nodig is om het project te voltooien.

Hoe gebruik je het?

Om een WBS te gebruiken, identificeer je de projectresultaten en splits je deze resultaten vervolgens op in de taken die nodig zijn om ze te produceren. 

Zodra je een overzicht op hoofdlijnen hebt van de resultaten en ondersteunende taken, plan je de volgorde van het werk. Schat de benodigde inspanning per taak en plan het werk dienovereenkomstig. Maak vervolgens een resourcebeheerplan voor de personele bezetting van het werk op basis van de benodigde inspanning en deel dit met belanghebbenden om draagvlak te verkrijgen.

WBS-sjabloon en -voorbeeld

Ik heb een gratis te downloaden WBS-sjabloon en een voorbeeld-WBS toegevoegd die je voor je projecten kunt gebruiken. Om het bestand te bewerken, download je het als XLSX-bestand en gebruik je het in Google Spreadsheets of Excel.

5. QA-checklist

Een checklist voor kwaliteitsborging (QA) bevat belangrijke items met betrekking tot projectprocessen, testmethodologie en/of productcategorieën.

Wanneer heb je het nodig?

Een projectmanager draagt de verantwoordelijkheid voor fouten of gemiste items. QA is een essentieel proces om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals het hoort en dat niets belangrijks over het hoofd is gezien.

Een projectmanager moet een leidende rol spelen in het QA-proces om ervoor te zorgen dat teamleden problemen correct prioriteren en registreren met behulp van een QA-checklist. De projectmanager werkt vervolgens samen met teamleden om een verantwoordelijke aan te wijzen voor het oplossen van elk item op de lijst. Die persoon test, hertest, implementeert de oplossing en legt de eindresultaten vast.

Een QA-checklist wordt vaak opgesplitst in verschillende projectcategorieën of fasen waarvoor verschillende QA-controles nodig zijn. De checklist bevat de vereiste teststappen voor elke productcategorie, zoals vereisten of beveiliging.

Hoe gebruik je het?

Een QA-checklist splitst je project op in categorieën of fasen, die elk afzonderlijk door verschillende specialisten binnen je team moeten kunnen worden getest.

QA-checklistsjabloon

De DPM QA-checklist is een snelle referentie om ervoor te zorgen dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor QA binnen je projecten hebben gecontroleerd of de inhoud en functionaliteit voldoen aan de kwaliteitsnormen van het project.

6. RAID-logboek/risicoregister

Een RAID-logboek is een hulpmiddel voor het vastleggen en beheren van risico's. Het is een risicobeheerdocument waarin je risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden registreert.

Bekijk hier onze workshop over risicobeheer.

Wanneer heb je het nodig?

RAID-logboeken zijn vooral nuttig voor projecten in complexe omgevingen met veel belanghebbenden, zoals derden, stuurgroepen, IT-afdelingen of opdrachtnemers.

Statusrapporten richten zich meestal op hoofdlijnen, terwijl RAID-logboeken een stap verder gaan en zich specifiek richten op risicobeheer. Het is een document dat teamleden en andere belanghebbenden verantwoordelijk houdt door risico's samen met toegewezen acties nauwkeurig te volgen.

Een RAID-logboek noteert alle risico’s of mogelijke aandachtspunten en creëert zo een cultuur van proactieve openheid. Het is ontzettend nuttig om meerdere perspectieven op je projectprocessen zichtbaar te maken (bijv. duurt het IT-gateproces 4 weken? Is het toegewezen aantal revisies voldoende?) 

Als je een probleem verwacht, leg dit dan vast in je RAID-logboek en bespreek het tijdens je statusvergadering. Wijs aan elk risico een eigenaar toe om een actieplan op te stellen voor de aanpak ervan (ook als het antwoord is om niets te doen en het risico te accepteren!)

Hoe gebruik je het?

Je moet aan het begin van het project een RAID-logboek starten en dit tijdens regelmatige vergaderingen bijwerken met input van de klant. Het is belangrijk dat je het ook gebruikt om beslissingen vast te leggen. Een RAID-logboek moet het volgende bevatten:

• Risico’s: bekende bedreigingen of kansen die zich nog niet hebben voorgedaan
• Acties: actiepunten uit vergaderingen, lopende taken enzovoort, inclusief toegewezen personen
• Kwesties: lopende uitdagingen die het succes van het project kunnen bedreigen
• Afhankelijkheden: taken die moeten worden voltooid voordat een andere taak kan beginnen of eindigen.

Sjabloon voor een RAID-logboek

Ga snel van start met:

• een sjabloon voor een RAID-logboek in een vooraf gemaakt spreadsheet
• een voorbeeld van een RAID-logboek dat laat zien hoe een RAID-logboek eruitziet wanneer het is ingevuld voor een project voor het vernieuwen van een website
• een webinar over risicobeheer

Je krijgt hier toegang toe door DPM-lid te worden.

7. Statusrapport

Een statusrapport zorgt ervoor dat betrokken partijen duidelijk begrijpen wat de huidige stand van zaken van het project is.

Wanneer heb je het nodig?

Consistentie bij statusrapporten is essentieel voor transparantie en effectief management. Het is belangrijk om volgens een vast ritme een bijgewerkt statusrapport klaar te hebben, zodat belanghebbenden weten wanneer ze dit kunnen verwachten.

Om een goed rapportageritme in te stellen, kun je het beste wekelijks statusrapporten over het project opstellen. Hoewel je deze asynchroon kunt aanleveren, kan het soms nuttig zijn om een synchroon gesprek met je klant te voeren. Deze vergaderingen hoeven niet lang te duren—30 minuten kan al voldoende zijn—maar ze zijn een goede manier om een relatie met je klant op te bouwen en vertrouwen te creëren.

Houd statusvergaderingen indien mogelijk persoonlijk en in een informele omgeving. Praat niet alleen over het project; toon in plaats daarvan interesse in de andere zaken die binnen het bedrijf van je klant spelen en deel enkele hoogtepunten uit je portfolio. Deze gesprekken kunnen soms zakelijke kansen opleveren waar je anders niets over zou hebben gehoord.

Hoe gebruik je het?

Sommige klanten verwachten gedetailleerde rapporten per uur, terwijl anderen de voorkeur geven aan het grotere geheel. Een statusrapport moet minimaal het volgende bevatten:

• Totale projectkosten, toegewezen budget, resterend budget
• Maandelijkse kosten/verbruikssnelheid
• Wat er de afgelopen maand is bereikt en wat er vervolgens gepland staat
• Updates over de planning
• Actiepunten
• Risico’s, blokkades en beslissingen.

Sjabloon en voorbeeld van een statusrapport

Presenteer de status van je project met behulp van een sjabloon voor een statusrapport. Gebruik ons voorbeeld van een statusrapport als leidraad en vul eenvoudig de secties in voor je managementsamenvatting, financiële samenvatting, voortgang, RAID-logboek, actiepunten en mijlpalen.

8. Wijzigingsverzoek

Een wijzigingsverzoek beschrijft en definieert een wijziging in de projectomvang ten opzichte van de oorspronkelijke opdrachtomschrijving of kostenraming.

Wanneer heb je het nodig?

Beide partijen moeten een wijzigingsverzoek formeel erkennen en goedkeuren. De documentatie van het wijzigingsverzoek moet de wijziging en de reden daarvoor uitleggen, evenals de gevolgen voor het projectbudget en de planning.

Hoewel het een veelvoorkomende misvatting is dat wijzigingsverzoeken negatief zijn, maken ze gewoon deel uit van effectief projectmanagement om duidelijk te communiceren dat de verwachte projectomvang is gewijzigd. Vooral wanneer dit later in projecten gebeurt, kunnen deze beslissingen over wijzigingen in de projectomvang met vertrouwen worden genomen en leiden ze tot betere resultaten. 

Het is essentieel om de klant al vroeg vertrouwd te maken met het proces voor wijzigingsverzoeken, zodat iedereen ermee bekend is. Aarzel niet om wijzigingsverzoeken uit te vaardigen, zelfs niet voor ogenschijnlijk eenvoudige zaken met geringe gevolgen. Wijzigingsverzoeken zonder gevolgen voor het budget helpen het proces voor verandermanagement af te dwingen en zorgen ervoor dat iedereen het eens is over de genomen beslissingen.

Hoe gebruik je het?

Wijzigingsverzoeken brengen doorgaans het volgende in kaart:

• Beschrijving van de wijziging in de projectomvang
• Reden voor de wijziging in de projectomvang
• Gevolgen van de wijziging in de projectomvang (budget, planning)
• Officiële erkenning (handtekening of bevestiging van aanvaarding.)

Sjabloon voor een wijzigingsverzoek

Download ons sjabloon voor wijzigingsverzoeken. Hiermee kun je de achtergrond, aanpak, projectomvang, op te leveren resultaten, aannames, het budget, afhankelijkheden, facturering en goedkeuringen voor wijzigingen vastleggen.

Rollen binnen projectbeheersing

Projectbeheersing regelt zichzelf niet. Verschillende rollen dragen bij aan het succes ervan en zorgen ervoor dat gegevens worden verzameld, geanalyseerd en gebruikt. Dit zijn de betrokkenen:

• Projectmanager – De kapitein van het schip, verantwoordelijk voor de implementatie en effectieve toepassing van projectbeheersing. Deze persoon bewaakt de voortgang, houdt toezicht op rapportages en neemt datagestuurde beslissingen op basis van beheersingsindicatoren. Lees meer over de dagelijkse taken van een projectmanager.
• Projectcontroller – Deze rol richt zich op het volgen van financiën, planningen en risico’s en duikt diep in de gegevens om ervoor te zorgen dat kosten en planning worden nageleefd. Deze persoon werkt nauw samen met de projectmanager om trends te identificeren en corrigerende maatregelen aan te bevelen.
• Planner – De persoon achter de Gantt-diagrammen en het volgen van de planning. Deze persoon zorgt ervoor dat taken in de juiste volgorde staan, afhankelijkheden worden beheerd en kritieke paden worden bewaakt.
• Financiën- en inkoopteam – Budgettering, contracten en resourcekosten vallen allemaal onder hun verantwoordelijkheid. Zij zorgen ervoor dat uitgaven overeenkomen met prognoses en dat financiële beheersmaatregelen goed worden gehandhaafd.
• Risicomanager – Deze rol richt zich op het identificeren, analyseren en beperken van risico’s gedurende het hele project. Deze persoon werkt samen met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat potentiële problemen worden aangepakt voordat ze escaleren.
• Belanghebbenden en sponsors – Hoewel zij niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor projectbeheersing, vertrouwen belanghebbenden op deze processen voor transparantie en besluitvorming. Hun rol is om projectbeheersing te ondersteunen door strategische input te leveren en ervoor te zorgen dat deze aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen.

Het dagelijkse proces van projectbeheersing

Als projectmanagers volgen we dagelijks een vaste routine om ervoor te zorgen dat onze projecten op koers blijven. Daarvoor moeten we weten wat er speelt. Klinkt eenvoudig! Maar in werkelijkheid bestaat projectmanagement uit een voortdurende cyclus van informatie verwerken, plannen en beslissingen nemen.

Om alles op koers te houden, moeten projectmanagers functioneren als een radarsysteem: ze peilen wat eraan komt en waarschuwen iedereen voor de mogelijkheid van een dreigende ramp.

Door een effectief proces voor projectbeheersing op te zetten, kun je de kosten en planning in de gaten houden terwijl het project zich ontwikkelt. Er wordt van je verwacht dat je je project door woelige wateren loodst — een goede voorbereiding voorkomt dat je project zinkt.

Volg deze vier fasen als onderdeel van een eenvoudig proces voor projectbeheersing:

Evalueren

Houd het projectplan, de verwachte output en de voortgang van het werk in de gaten. Je moet weten waar je staat, zodat je de verwachtingen van belanghebbenden zorgvuldig kunt beheren. Stel vragen om ervoor te zorgen dat je de status begrijpt. Gebruik bij het evalueren statusrapporten en meetgegevens van het project als basis voor besluitvorming.

Plannen

Op basis van de vastgestelde status moet je vaak bijsturen. Zorg ervoor dat dit goed wordt gepland — probeer te anticiperen op de richting waarin de zaken zich ontwikkelen. Heeft een wijziging gevolgen voor andere werkstromen? Moet je de klant erbij betrekken? Staat het hele team erachter? Als het probleem hardnekkig of systemisch lijkt, gebruik dan een oorzaakanalyse om te onderzoeken wat er onder de oppervlakte aan ten grondslag ligt. Is dit een eenmalig probleem, of zie je dat het een groter probleem wordt?

Reageren

Zodra je een plan hebt, voer je de wijzigingen door. Dit houdt in dat je de klant laat weten wat er verandert en ervoor zorgt dat het team volledig is geïnformeerd en achter de wijzigingen staat. Ken de gevolgen voor het budget en de planning en voer de juiste aanpassingen door.

Verbinden

Als projectmanager ben jij de lijm die het team bij elkaar houdt. Zorg ervoor dat je je kennis met het team deelt, zodat iedereen het volledige beeld heeft. Houd de klant en andere belanghebbenden op de hoogte.

Opvolgen

Stel herinneringen in om zowel intern als extern op te volgen en vertragingen te voorkomen.

Opvolgen met je team

We kunnen er niet van uitgaan dat ons team elk verzoek of elk verstandig advies dat we geven onthoudt. Je moet veel vriendelijke herinneringen sturen, zoals: “hé, sorry dat ik lastig ben, maar ben je al toegekomen aan X?” of “vergeet Y niet.” 

Door op te volgen krijg je meer gemoedsrust, omdat je weet dat mensen op koers liggen. Het biedt ook een snelle peiling van hoe het ervoor staat. Vaak ontdek je juist tijdens die korte opvolgmomenten dat iets niet helemaal volgens plan verloopt.

Opvolgen met je klanten of belanghebbenden

Het opvolgen met klanten en belanghebbenden houdt deels in dat je updates geeft over de projectstatus — wat er gebeurt, wat er gaat gebeuren en welke problemen er zijn. 

Maar het lijkt ook op de manier waarop we met het team opvolgen. Het is belangrijk om deze opvolgmomenten te gebruiken voor vriendelijke herinneringen aan de projectplanning of aan openstaande beslissingen waarvoor de inbreng van de klant nodig is.

Projectmanagementtools voor projectbeheersing

Projectbeheersing is afhankelijk van nauwkeurige gegevens, realtimebewaking en naadloze samenwerking. De juiste projectmanagementtools bieden inzicht in budgetten, planningen, risico’s en prestatie-indicatoren — waardoor teams op koers blijven en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Dit zijn mijn keuzes voor de momenteel beschikbare beste projectmanagementsoftware:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Het beste voor multifunctionele levering binnen ondernemingen
2. 2. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
3. 3. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
4. 4. Runn — Beste voor projectprognoses
5. 5. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
6. 6. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
7. 7. Hive — Het meest geschikt voor gezamenlijk projectbeheer
8. 8. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
9. 9. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
10. 10. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen

Veelgestelde vragen over projectbeheersing

Hier vind je de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over projectbeheersing.

Waar passen projectbeheersingsmaatregelen in de levenscyclus van het project?

Per definitie vormen projectbeheersingsmaatregelen een cruciaal onderdeel van de monitoring- en beheersingsfase van de levenscyclus van het project. Dat gezegd hebbende, zouden veel van de voorbeelden van projectbeheersing die ik in dit artikel heb besproken, tijdens de planningsfase van het project moeten worden ontwikkeld en tijdens de uitvoering beschikbaar moeten zijn. Daarom zou je kunnen stellen dat projectbeheersingsmaatregelen gedurende de hele levenscyclus worden gebruikt.

Is beheersen hetzelfde als het micromanagen van mijn projecten?

De grootste misvatting over projectbeheersing is waarschijnlijk dat jij als projectmanager je team moet beheersen (d.w.z. micromanagen) om de juiste resultaten te behalen. Maar dat is niet de juiste aanpak. 

Beheersen in de vorm van micromanagement maakt geen gebruik van de sterke punten van je team en brengt daardoor het risico met zich mee dat het project van de koers raakt (om nog maar te zwijgen over de burn-out die je waarschijnlijk zult ervaren wanneer je een te zware werklast probeert te dragen!).

Kort gezegd: projectbeheersingsmaatregelen zijn niet bedoeld om het werk of de mensen die het uitvoeren rechtstreeks te beheersen; ze zijn bedoeld om de structuur en stroom van het project zelf te managen.

Wat vind jij?

Een goed opgezet en consistent proces voor projectbeheersing vormt de ruggengraat voor het op tijd en binnen budget opleveren van projecten. Het geeft het team ook de geruststelling dat jij als projectmanager voor hen klaarstaat.

Wat zijn jouw ervaringen met projectbeheersing? Zijn er andere projectmaatstaven die je meet? Deel je ervaring of vragen in de reacties.