8 projectbeheersingsmaatregelen om je projecten op koers te houden

Projecten verlopen zelden zoals gepland. Dingen veranderen voortdurend, of het nu gaat om je teamleden, verwachtingen van klanten of onvoorziene complexiteiten die van invloed zijn op je plannen. Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het verkleinen van de kans dat risico’s problemen worden, maar het is ook onze taak om problemen aan te pakken wanneer ze zich voordoen.

Wat is projectbeheersing?

Projectbeheersing omvat de acties die je als projectmanager onderneemt en de documentatie die je gebruikt om je projecten op koers te houden. Het is een verzameling hulpmiddelen die je helpen om projectresultaten succesvol op te leveren.

Bekijk de volgende definitie van projectbeheersing van het Project Management Institute (PMI):

Een systeem voor projectbeheersing is gericht op het minimaliseren van de kloof tussen projectplanning en projectuitvoering om de projectdoelstellingen te behalen, namelijk kosten, tijd en inhoud.

In de praktijk richt projectbeheersing zich op het monitoren van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) van het project, zoals kosten en planning, die uiteindelijk verband houden met de scope en oplevering. Door real-timegegevens in de gaten te houden, kan projectbeheersing projectmanagers helpen om problemen en kansen te voorzien.

Als je project bijvoorbeeld voorloopt op schema en/of onder het budget blijft, kun je het je veroorloven iets meer uit te geven om de kwaliteit te verbeteren. Als het budget krap begint te worden, kun je manieren vinden om op andere gebieden te besparen, bijvoorbeeld door een goedkopere medewerker in te zetten voor het opleveren van toekomstige projectresultaten.

Projectbeheersing versus projectmanagement

Nu ik projectbeheersing heb gedefinieerd als een verzameling hulpmiddelen om een project op koers te houden, vraag je je misschien af waarin dit verschilt van projectmanagement.

Het belangrijkste verschil is de scope. Projectbeheersing richt zich op het volgen van specifieke prestatiemaatstaven—budget, planning en risico—terwijl projectmanagement toezicht houdt op de volledige levenscyclus van het project, van initiatie tot afsluiting.

Projectmanagement draait om strategie en uitvoering. Het omvat het definiëren van projectdoelen, het op één lijn brengen van belanghebbenden, het toewijzen van middelen en het waarborgen van kwalitatief hoogwaardige projectresultaten. Het is een combinatie van planning, leiderschap en aanpassingsvermogen om het project vooruit te helpen.

Projectbeheersing biedt daarentegen de controles en tegenwichten die managers helpen het project in de juiste richting te sturen. Hierbij wordt gebruikgemaakt van datagestuurde inzichten, prognoses en rapportages om vertragingen en budgetoverschrijdingen te voorkomen.

Zie het zo: projectmanagement is de kapitein die het schip bestuurt, terwijl projectbeheersing fungeert als navigatiehulpmiddel—waarbij snelheid, brandstofniveau en koersafwijkingen worden gevolgd om een soepele reis te garanderen. Beide zijn essentieel, maar projectbeheersing biedt de vangrails die ervoor zorgen dat het project afgestemd blijft op de oorspronkelijke doelstellingen.

Is er een verschil tussen een projectmanager en een projectcontroller?

Ja. In sommige organisaties is een projectcontroller de rechterhand van de projectmanager. 

De projectcontroller richt zich meer op projectmaatstaven, het bijhouden ervan, beheersmaatregelen en analyses, terwijl een projectmanager zich meer richt op het projectteam, de manier waarop het projectwerk wordt uitgevoerd en aan welke kwaliteitsnorm het moet voldoen, en op het onderhouden van relaties met klanten en belanghebbenden.

Doorgaans vervullen digitale projectmanagers zowel de rol van projectmanager als die van projectcontroller.

Waarom projectbeheersing belangrijk is

De zogenaamde ijzeren driehoek van projectmanagement—scope, planning en kwaliteit—kan je soms in lastige situaties brengen. Je hebt ongetwijfeld gesprekken zoals deze gehad:

Team: “De klant zou toch veel tevredener zijn als we nog maar twee dagen extra hadden om dit af te werken…”

Klant: “Ik vind de aanpak hier goed, maar kun je nog eens goed naar de kosten kijken en een manier bedenken om dit met de helft van het budget te doen?”

Deze evenwichtsoefening is een van de moeilijkste taken voor ons als projectmanagers.

Aan de ene kant moeten we een product opleveren waar de klant tevreden mee is.  Aan de andere kant moeten we altijd achter het team staan en hen de ruimte geven om hun beste werk te leveren.

Met projectbeheersing kun je goed voorbereid zulke moeilijke gesprekken met klanten aangaan. Dit zijn enkele voordelen van projectbeheersing:

• Helpt je weloverwogen beslissingen te nemen over de optimale balans tussen kosten, planning en kwaliteit
• Beperkt het risico op scope-uitbreiding door de gevolgen van het aannemen van extra taken inzichtelijk te maken
• Helpt je onvoorziene kosten voor te zijn
• Stelt je in staat om noodplannen op te stellen voor afwijkingen in de planning en/of uitdagingen op het gebied van middelen
• Dient als hulpmiddel om de verwachtingen van belanghebbenden ten aanzien van projectresultaten te beheren.

Projectbeheersing in de levenscyclus van een project

Projectbeheersing is geen eenmalige taak. Het loopt door elke fase van de levenscyclus van een project heen en helpt om scope, planning en budget onder controle te houden. Zo past het in elke fase:

• Initiatie – In deze fase legt projectbeheersing de basis voor succes. Dit omvat het definiëren van belangrijke doelstellingen, het identificeren van risico’s en het vaststellen van een eerste kosten- en planningsbasislijn. Zonder dit voorbereidende werk loopt het project al vóór de start het risico op scope-uitbreiding.
• Planning – Projectbeheersing geeft vorm aan het projectplan door meetbare KPI’s vast te stellen, rapportagestructuren te definiëren en de toewijzing van middelen gedetailleerd uit te werken. Hier komen planningshulpmiddelen en budgetcontroles van pas.
• Uitvoering – Zodra het werk begint, zorgt projectbeheersing ervoor dat teams op koers blijven. Realtime monitoring, kostenbewaking en risicoanalyses helpen om mogelijke problemen vroegtijdig te signaleren. Een voorbeeld hiervan is een besluitenlogboek, waarmee je belangrijke beslissingen kunt bijhouden en mensen verantwoordelijk kunt houden. Veranderingen zijn onvermijdelijk, maar met een sterk beheersingskader kunnen ze proactief in plaats van reactief worden beheerd.
• Bewaking & beheersing – Voortdurend toezicht is essentieel. In deze fase worden de voortgang ten opzichte van de basislijn gevolgd, veranderingen beheerd en prognoses verfijnd. Projectbeheersing fungeert als vangrail die voorkomt dat het project van koers raakt.
• Afsluiting – Het afronden van een project betekent niet dat projectbeheersing stopt. Evaluaties achteraf, geleerde lessen en de definitieve financiële afstemming helpen allemaal om processen voor toekomstige projecten te verbeteren.

Zonder beheersing die in elke fase is ingebed, worden projecten een gokspel. Door projectbeheersing als een doorlopend proces te implementeren—in plaats van als een oplossing op het laatste moment—zorg je voor een soepele uitvoering en voorspelbare resultaten.

8 voorbeelden van projectbeheersing om je projectchaos te bedwingen

Nu ik projectbeheersing en de voordelen ervan heb behandeld, volgen hier 8 praktische voorbeelden van projectbeheersing—inclusief sjablonen—die je op je projecten kunt toepassen.

1. Documentatie voor projectplanning
2. RACI-matrix
3. Communicatieplan
4. Werkverdelingsstructuur
5. Checklist voor kwaliteitsborging
6. RAID-logboek/risicoregister
7. Voortgangsrapportage
8. Wijzigingsverzoek

1. Documentatie voor projectplanning

Stop hier. Lees dit artikel niet verder als je nog geen essentieel document voor projectplanning hebt. Dat vormt de basis voor je beheersing: het is een verslag van wat je met het project van plan was, zodat je kunt zien of het volgens plan verloopt.

Ik ga hier niet uitgebreid in op het maken en gebruiken van deze documenten, omdat dat buiten het bestek van dit artikel valt. Ik bespreek alleen wat ze zijn en waar je meer informatie kunt vinden.

Documenten voor projectplanning zijn onder andere:

Projectbrief

Dit omvat het wie, wat, wanneer, waarom, hoe en andere essentiële onderdelen van je project, zodat je een solide basis voor de uitvoering kunt opbouwen

Ontvang een kant-en-klaar sjabloon voor een projectsamenvatting, inclusief aanwijzingen die je helpen nadenken over hoe je elke sectie invult, en een voorbeeld dat laat zien hoe een voltooide versie eruitziet.

Projectbudget/kostenraming

Om te bepalen of je project binnen of onder het budget blijft, heb je een oorspronkelijke kostenraming nodig als uitgangspunt. Hier vind je een gids voor het ramen van projectbudget en -kosten die je kunt gebruiken om een raming op te stellen.

Tijdlijn, projectplan, planning en/of Gantt-diagram

Net als bij het projectbudget heb je een uitgangspunt nodig om te bepalen of je volgens plan werkt. Een projectplan, inclusief een projectplanning, is je meest basale hulpmiddel om je projecten te beheersen — en ze vanaf het begin beheersbaar te maken.

Lees hier onze gids voor het maken van een projectplan.

Als je benieuwd bent hoe echte projecttijdlijnen eruitzien, vind je voorbeelden van tijdlijnen in DPM Membership.

Opdrachtomschrijving

Je opdrachtomschrijving bevat veel informatie waarmee je beheersmaatregelen voor de rest van je project kunt opzetten. Als het concept nieuw voor je is, kun je beginnen met de uitgebreide gids van DPM over het schrijven van een opdrachtomschrijving.

2. RACI-matrix

RACI is een acroniem voor verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd. Projectmanagers gebruiken een RACI-matrix om rollen en verantwoordelijkheden voor projecttaken en besluitvorming toe te wijzen.

Wanneer heb je dit nodig?

Voor een project met complexe besluitvorming of goedkeuringsprocessen kan een RACI-matrix nodig zijn. Een RACI-matrix is vooral nuttig als er een conflict over verantwoordelijkheid bestaat.

Het kan lastig zijn om RACI-matrices onder de knie te krijgen, maar zodra dat lukt, zul je merken dat ze kunnen helpen voorkomen dat er later met de vinger wordt gewezen. 

Een RACI-matrix (en zijn verwant, de RASCI-matrix) is nuttig omdat deze vastlegt wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde taak en wie over de voortgang moet worden geïnformeerd. Het kan een oplossing bieden voor een waarschijnlijke vertraging in de besluitvorming of een ongelijke verdeling van de werklast.

Hier zijn de definities van de verschillende termen in een RACI-matrix:

• Verantwoordelijk: De persoon die de taak uitvoert. Deze persoon onderneemt de belangrijkste actie en presenteert de resultaten.
• Eindverantwoordelijk: De persoon die ervoor zorgt dat de taak of het werk wordt voltooid. Dit is niet noodzakelijkerwijs de persoon die de taak uitvoert, maar deze persoon keurt het eindproduct goed.
• Raadplegen: De persoon of personen die informatie, advies of feedback over de taak verstrekken.
• Informeren: De persoon of personen die op de hoogte moeten zijn van kritieke deadlines en de voortgang van het project, omdat zij belang hebben bij het resultaat.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hoe gebruik je het?

Om een RACI-matrix te gebruiken, breng je de belangrijkste taken die binnen het project moeten worden uitgevoerd in kaart. Noteer vervolgens de leden van het projectteam en andere betrokken belanghebbenden. Wijs in elke kolom en rij van je matrix een RACI-letter (verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, raadplegen of informeren) toe om hun rol toe te lichten.

RACI-matrixsjabloon en voorbeelden

DPM-lidmaatschap biedt meerdere RACI-hulpmiddelen:

• RACI-sjabloon
• Ingevulde RACI-voorbeelden
• Workshop: RACI-matrices in 30 minuten beheersen
• RACI-checklist om je te helpen het goed te doen
• RACI-spiekbrief

3. Communicatieplan

Een communicatieplan is een document waarin de belanghebbenden van een project worden vermeld en communicatiekanalen worden vastgesteld op basis van voorkeur en prioriteitsniveau.

Wanneer heb je het nodig?

Je hebt een communicatieplan nodig als bij je project meerdere personen of groepen betrokken zijn die gedurende de hele levenscyclus van het project op de hoogte moeten worden gehouden. Kortom, voor elk project heb je in principe een communicatieplan nodig.

Houd er rekening mee dat het communicatieplan net zo goed in jouw belang is als in dat van anderen. Het communicatieplan bepaalt hoe vaak je met de klant communiceert en laat de klant al vóór de start van het project weten wat je intenties zijn.

Hoe gebruik je het?

Een communicatieplan bepaalt wie binnen het project met elkaar in contact moet staan, met welke frequentie, via welk kanaal en hoe vaak. Het opstellen van een communicatieplan helpt je om communicatiedoelen voor het project te definiëren, informatie over belanghebbenden vast te leggen en te bepalen welke informatie moet worden gedeeld.

Sjabloon en voorbeeld van een communicatieplan

4. Werkopbouwstructuur

Een werkopbouwstructuur (WBS) verdeelt de projectscope in de afzonderlijke taken die nodig zijn om de projectdoelstellingen te behalen en de toegewezen resultaten op te leveren. Het is een van de belangrijkste projectbeheersingsinstrumenten, omdat het visueel weergeeft welk werk teamleden moeten voltooien en daardoor een goed middel is om de voortgang ten opzichte van de projectvereisten te volgen.

Wanneer heb je het nodig?

Je hebt een WBS nodig om rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken, ervoor te helpen zorgen dat taken op tijd en van hoge kwaliteit worden uitgevoerd, en projectactiviteiten bij te houden. Het is van cruciaal belang dat je de WBS tijdens de planningsfase van het project ontwikkelt, zodat belanghebbenden een gezamenlijk begrip hebben van het werk dat nodig is om het project te voltooien.

Hoe gebruik je het?

Om een WBS te gebruiken, identificeer je de projectopleveringen en splits je deze opleveringen vervolgens op in de taken die nodig zijn om ze te produceren. 

Zodra je een overzicht op hoog niveau hebt van de opleveringen en ondersteunende taken, bepaal je de volgorde van het werk. Schat de benodigde inspanning per taak in en plan het werk dienovereenkomstig. Maak vervolgens een resourcebeheerplan voor de manier waarop je het werk bemant op basis van de benodigde inspanning, en deel dit met belanghebbenden om draagvlak te verkrijgen.

WBS-sjabloon en voorbeeld

Ik heb een gratis downloadbaar WBS-sjabloon en een voorbeeld-WBS toegevoegd die je voor je projecten kunt gebruiken. Om het bestand te bewerken, download je het als XLSX-bestand en gebruik je het in Google Sheets of Excel.

5. QA-checklist

Een kwaliteitsborgingschecklist (QA) bevat belangrijke items met betrekking tot projectprocessen, testmethodologie en/of productcategorieën.

Wanneer heb je het nodig?

Een projectmanager neemt de verantwoordelijkheid op zich voor fouten of gemiste items. QA is een essentieel proces om ervoor te zorgen dat alles werkt zoals het hoort en dat er niets belangrijks over het hoofd is gezien.

Een projectmanager moet een leidende rol spelen in het QA-proces om ervoor te zorgen dat teamleden problemen op de juiste manier prioriteren en registreren met behulp van een QA-checklist. De projectmanager werkt vervolgens samen met teamleden om een verantwoordelijke aan te wijzen voor het oplossen van elk item op de lijst. Die persoon test, hertest, implementeert de oplossing en registreert de eindresultaten.

Een QA-checklist wordt vaak opgesplitst in verschillende projectcategorieën of fasen die elk verschillende QA-controles vereisen. De checklist bevat de vereiste teststappen voor elke productcategorie, zoals vereisten of beveiliging.

Hoe gebruik je het?

Een QA-checklist splitst je project op in categorieën of fasen, die elk onafhankelijk getest kunnen worden door verschillende specialisten binnen je team.

QA-checklistsjabloon

De DPM QA-checklist is een snelle referentie om ervoor te zorgen dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor QA in je projecten hebben gecontroleerd of de inhoud en functionaliteit overeenkomen met de kwaliteitsnormen van het project.

6. RAID-logboek/risicoregister

Een RAID-logboek is een hulpmiddel om risico's vast te leggen en te beheren. Het is een document voor risicobeheer waarin je risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden registreert.

Bekijk hier onze workshop over risicobeheer.

Wanneer heb je het nodig?

RAID-logboeken zijn bijzonder nuttig voor projecten in complexe omgevingen met veel belanghebbenden, zoals externe partijen, stuurgroepen, IT-afdelingen of aannemers.

Statusrapporten richten zich meestal op hoofdlijnen, terwijl RAID-logboeken een stap verder gaan en zich specifiek richten op risicobeheer. Het is een document dat teamleden en andere belanghebbenden verantwoordelijk houdt door risico's nauwkeurig bij te houden, samen met de toegewezen acties.

Een RAID-logboek noteert alle risico's of mogelijke aandachtspunten en creëert zo een cultuur van proactieve openheid. Het is bijzonder nuttig om meerdere perspectieven op je projectprocessen zichtbaar te maken (bijv. Duurt het IT-goedkeuringsproces 4 weken? Is het toegewezen aantal revisies voldoende?) 

Als je een probleem voorziet, documenteer dit dan in je RAID-logboek en bespreek het tijdens je statusvergadering. Wijs aan elk risico een eigenaar toe om een actieplan op te stellen voor de aanpak ervan (zelfs als het antwoord is om niets te doen en het risico te accepteren!)

Hoe gebruik je het?

Je moet aan het begin van het project een RAID-log starten en deze tijdens regelmatige vergaderingen bijwerken met de input van de klant. Het is belangrijk dat je de log ook gebruikt om beslissingen te documenteren. Een RAID-log moet het volgende bevatten:

• Risico's: bekende bedreigingen of kansen die zich nog niet hebben voorgedaan
• Acties: actiepunten uit vergaderingen, lopende taken enzovoort, inclusief toegewezen personen
• Kwesties: lopende uitdagingen die het succes van het project kunnen bedreigen
• Afhankelijkheden: taken die moeten worden voltooid voordat een andere taak kan beginnen of eindigen.

RAID-logsjabloon

Ga snel van start met:

• een RAID-logsjabloon in een vooraf opgesteld spreadsheet
• een voorbeeld van een RAID-log om te laten zien hoe een RAID-log eruitziet wanneer deze is ingevuld voor een website-herontwerpproject
• een webinar over risicobeheer

Je krijgt toegang tot deze hulpmiddelen door DPM-lid te worden.

7. Statusrapport

Een statusrapport zorgt ervoor dat betrokken partijen duidelijk begrijpen wat de huidige status van het project is.

Wanneer heb je het nodig?

Consistentie in statusrapporten is essentieel voor transparantie en effectief management. Het is belangrijk om volgens een vaste frequentie een bijgewerkt statusrapport op te stellen, zodat belanghebbenden weten wanneer ze dit kunnen verwachten.

Streef voor een goede rapportagefrequentie naar wekelijkse projectstatusrapporten. Hoewel je deze asynchroon kunt leveren, kan het soms nuttig zijn om een synchroon gesprek met je klant te voeren. Deze vergaderingen hoeven niet lang te duren—30 minuten kan al voldoende zijn—maar het is een goede manier om een relatie met je klant op te bouwen en vertrouwen te creëren.

Houd statusvergaderingen indien mogelijk persoonlijk en in een informele omgeving. Praat niet alleen over het project; toon in plaats daarvan interesse in de andere zaken die binnen het bedrijf van je klant spelen en deel enkele hoogtepunten uit je portfolio. Deze gesprekken kunnen soms zakelijke kansen opleveren waarover je anders niets zou hebben gehoord.

Hoe gebruik je het?

Sommige klanten verwachten gedetailleerde rapporten per uur, terwijl anderen de voorkeur geven aan het grote geheel. Een statusrapport moet minimaal het volgende bevatten:

• Totale projectkosten, toegewezen budget, resterend budget
• Maandelijkse kosten/verbruikssnelheid
• Wat er de afgelopen maand is bereikt en wat er vervolgens gepland staat
• Bijgewerkte informatie over de tijdlijn
• Actiepunten
• Risico's, blokkades en beslissingen.

Sjabloon en voorbeeld van een statusrapport

Presenteer de status van je project met behulp van een statusrapport-sjabloon. Gebruik ons voorbeeld van een statusrapport als leidraad en vul eenvoudig de secties in voor je managementsamenvatting, financiële samenvatting, voortgang, RAID-log, actiepunten en mijlpalen.

8. Wijzigingsverzoek

Een wijzigingsverzoek beschrijft en definieert een wijziging in de projectomvang ten opzichte van de oorspronkelijke opdrachtomschrijving of kostenraming.

Wanneer heb je het nodig?

Beide partijen moeten een wijzigingsverzoek formeel erkennen en ermee instemmen. De documentatie van het wijzigingsverzoek moet de wijziging en de reden daarvoor toelichten, evenals de gevolgen voor het projectbudget en de planning.

Hoewel het een veelvoorkomende misvatting is dat wijzigingsverzoeken negatief zijn, maken ze simpelweg deel uit van effectief projectmanagement om te communiceren dat de verwachte reikwijdte is veranderd. Vooral wanneer dit later in projecten gebeurt, kunnen deze beslissingen over wijzigingen in de reikwijdte met vertrouwen worden genomen en leiden ze tot betere resultaten. 

Het is essentieel om de klant al vroeg vertrouwd te maken met het proces voor wijzigingsverzoeken, zodat iedereen ermee bekend is. Aarzel niet om wijzigingsverzoeken in te dienen, zelfs niet voor ogenschijnlijk eenvoudige zaken met beperkte gevolgen. Wijzigingsverzoeken zonder gevolgen voor het budget helpen het proces voor wijzigingsbeheer te handhaven en zorgen ervoor dat iedereen dezelfde beslissingen volgt.

Hoe gebruikt u het?

In wijzigingsverzoeken worden doorgaans de volgende zaken uiteengezet:

• Beschrijving van de wijziging in de reikwijdte
• Reden voor de wijziging in de reikwijdte
• Gevolgen van de wijziging in de reikwijdte (budget, planning)
• Officiële erkenning (handtekening of bevestiging van aanvaarding.)

Sjabloon voor wijzigingsverzoeken

Download ons sjabloon voor wijzigingsverzoeken. Hiermee kunt u de achtergrond, aanpak, reikwijdte, op te leveren resultaten, aannames, het budget, afhankelijkheden, facturering en goedkeuringen voor wijzigingen vastleggen.

Rollen binnen projectbeheersing

Projectbeheersing regelt zichzelf niet. Verschillende rollen dragen bij aan het succes ervan en zorgen ervoor dat gegevens worden verzameld, geanalyseerd en benut. Dit zijn de betrokken partijen:

• Projectmanager – De kapitein van het schip, verantwoordelijk voor de implementatie en effectieve toepassing van projectbeheersing. Deze persoon bewaakt de voortgang, houdt toezicht op de rapportage en neemt datagestuurde beslissingen op basis van beheersingsmetingen. Lees meer over de dagelijkse taken van een projectmanager.
• Projectcontroller – Deze rol richt zich op het volgen van financiën, planningen en risico’s en duikt diep in de gegevens om ervoor te zorgen dat kosten en planning worden nageleefd. De projectcontroller werkt nauw samen met de projectmanager om trends te identificeren en corrigerende maatregelen aan te bevelen.
• Planner – De persoon achter de Gantt-diagrammen en het volgen van de planning. Deze persoon zorgt ervoor dat taken correct worden geordend, afhankelijkheden worden beheerd en kritieke paden worden bewaakt.
• Team Financiën & Inkoop – Budgettering, contracten en resourcekosten vallen allemaal onder hun verantwoordelijkheid. Zij zorgen ervoor dat uitgaven in overeenstemming zijn met prognoses en dat financiële beheersmaatregelen goed worden gehandhaafd.
• Risicomanager – Richt zich op het identificeren, analyseren en beperken van risico’s gedurende het hele project. Deze persoon werkt samen met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat mogelijke problemen worden aangepakt voordat ze escaleren.
• Belanghebbenden & sponsors – Hoewel belanghebbenden niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor projectbeheersing, vertrouwen zij op deze processen voor transparantie en besluitvorming. Hun rol is het ondersteunen van projectbeheersing door strategische input te leveren en ervoor te zorgen dat alles in overeenstemming is met de bedrijfsdoelstellingen.

Het dagelijkse proces van projectbeheersing

Als projectmanagers volgen we een dagelijkse routine om ervoor te zorgen dat onze projecten op koers blijven. Hiervoor moeten we weten wat er speelt. Klinkt eenvoudig! Maar in werkelijkheid is projectmanagement een voortdurende cyclus van informatie verwerken, plannen en beslissingen nemen.

Om alles op koers te houden, moeten projectmanagers functioneren als een radarsysteem: ze peilen wat eraan komt en waarschuwen iedereen voor de mogelijkheid van een dreigende ramp.

Door een proces voor projectbeheersing effectief in te richten, kunt u de kosten en planning tijdens de ontwikkeling van het project in de gaten houden. Er wordt van u verwacht dat u uw project door woelige wateren loodst — een goede voorbereiding voorkomt dat uw project overboord valt.

Volg deze vier fasen als onderdeel van een eenvoudig proces voor projectbeheersing om verder te gaan:

Evalueren

Houd het projectplan, de verwachte output en de voortgang van het werk nauwlettend in de gaten. Je moet weten waar je staat, zodat je de verwachtingen van belanghebbenden zorgvuldig kunt beheren. Stel vragen om ervoor te zorgen dat je de status begrijpt. Gebruik bij het evalueren statusrapporten en meetgegevens van het project als basis voor besluitvorming.

Plannen

Op basis van de vastgestelde status moet je vaak bijsturingen doorvoeren. Zorg ervoor dat deze goed worden gepland en probeer te anticiperen op de richting waarin alles zich ontwikkelt. Heeft een wijziging gevolgen voor andere werkstromen? Moet je de klant erbij betrekken? Staat het hele team erachter? Als het probleem hardnekkig of structureel lijkt, gebruik dan een analyse van de onderliggende oorzaak om te onderzoeken wat er onder de oppervlakte aan ten grondslag ligt. Gaat het om een eenmalig probleem, of zie je het uitgroeien tot een groter probleem?

Reageren

Voer je wijzigingen door zodra je een plan hebt. Dit houdt in dat je de klant laat weten wat er verandert en ervoor zorgt dat het team volledig is geïnformeerd en achter de wijzigingen staat. Weet wat de gevolgen zijn voor het budget en de planning en voer de juiste aanpassingen door.

Verbinden

Als projectmanager ben jij de lijm die het team bij elkaar houdt. Zorg ervoor dat je je kennis met het team deelt, zodat iedereen het volledige beeld heeft. Houd de klant en andere belanghebbenden op de hoogte.

Opvolgen

Stel herinneringen in om zowel intern als extern op te volgen en vertragingen te voorkomen.

Opvolgen met je team

We kunnen er niet van uitgaan dat ons team elk verzoek of elk goed advies dat we geven onthoudt. Je moet veel vriendelijke herinneringen sturen, zoals: “hé, sorry dat ik lastigval, maar ben je al toegekomen aan X?” of “vergeet Y niet.” 

Door op te volgen krijg je de geruststelling dat mensen op schema liggen en krijg je ook snel een beeld van hoe de zaken ervoor staan. Vaak ontdek je tijdens die korte controles dat iets niet helemaal volgens plan verloopt.

Opvolgen met je klanten of belanghebbenden

Het opvolgen met klanten en belanghebbenden houdt gedeeltelijk in dat je updates geeft over de projectstatus—dat wil zeggen: wat er gebeurt, wat er gaat gebeuren en welke problemen er zijn. 

Maar het lijkt ook op de manier waarop we het team opvolgen. Het is belangrijk om deze opvolgmomenten te gebruiken voor vriendelijke herinneringen aan de projectplanning of aan openstaande beslissingen waarvoor input van de klant nodig is.

Projectmanagementtools voor projectbeheersing

Projectbeheersing is afhankelijk van nauwkeurige gegevens, realtime monitoring en naadloze samenwerking. De juiste projectmanagementtools bieden inzicht in budgetten, planningen, risico’s en prestatie-indicatoren, zodat teams op schema blijven en goed geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.

Dit zijn mijn keuzes voor de beste projectmanagementsoftware die momenteel beschikbaar is:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
2. 2. Wrike — Het meest geschikt voor grote projecten en groei
3. 3. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
4. 4. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
5. 5. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
6. 6. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
7. 7. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen
8. 8. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
9. 9. Workzone — Het beste voor uitgebreid inzicht in projecten
10. 10. Quire — Het meest geschikt voor het opsplitsen van taken

Veelgestelde vragen over projectbeheersing

Hier vind je de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over projectbeheersing.

Waar past projectbeheersing binnen de levenscyclus van een project?

Projectbeheersing is per definitie een essentieel onderdeel van de monitoring- en beheersingsfase van de levenscyclus van een project. Dat gezegd hebbende, moeten veel van de voorbeelden van projectbeheersing die ik in dit artikel heb besproken tijdens de planningsfase van het project worden ontwikkeld en tijdens de uitvoering beschikbaar zijn. Daarom kun je stellen dat projectbeheersing gedurende de hele levenscyclus wordt toegepast.

Is beheersen hetzelfde als het micromanagen van mijn projecten?

De grootste misvatting over projectbeheersing is waarschijnlijk dat je als projectmanager je team moet beheersen (oftewel micromanagen) om de juiste resultaten te behalen. Maar dat is niet de juiste aanpak. 

Beheersen in de vorm van micromanagement maakt geen gebruik van de sterke punten van je team en brengt daarom het risico met zich mee dat het project van de koers raakt (om nog maar te zwijgen over de burn-out die je waarschijnlijk zult ervaren wanneer je probeert een te zware werklast op je te nemen!)

Kort gezegd: projectbeheersing gaat niet over het rechtstreeks beheersen van het werk of de mensen die het uitvoeren; het is bedoeld om de structuur en voortgang van het project zelf te beheren.

Wat vind jij?

Een goed opgezet en consistent proces voor projectbeheersing vormt de ruggengraat voor het op tijd en binnen budget opleveren van projecten. Het geeft het team ook de gemoedsrust dat jij als projectmanager voor hen klaarstaat.

Wat zijn jouw ervaringen met projectbeheersing? Zijn er andere projectmetingen die je bijhoudt? Deel je ervaring of vragen in de reacties.