Middelenbelasting: essentiële tips voor projectmanagers
Resourcebelasting betekent dat je het aantal werkuren dat nodig is om een project te voltooien, deelt door het aantal beschikbare uren van je projectteam.
Een fluitje van een cent, toch?
Zoals met alles wat te maken heeft met resourceplanning en -toewijzing, komt er bij resourcebelasting veel meer kijken dan je op het eerste gezicht zou denken. Laten we de details induiken, zodat je begrijpt hoe je resourcebelasting effectief kunt gebruiken. Het is de moeite waard om software voor resourcetoewijzing te overwegen; die helpt enorm om resources optimaal te belasten.
Wat is resourcebelasting?
Resourcebelasting berekent hoeveel tijd het kost om projecttaken te voltooien op basis van de beschikbaarheid van resources, oftewel de hoeveelheid werk die je projectteam volgens de planning op zich kan nemen.
Software voor resourcebeheer of projectplanning kan je helpen de vergelijking op te stellen, maar het is goed om de redenering achter de formule te begrijpen. Gelukkig is het een vrij eenvoudig concept.
Als het een wiskundeprobleem was, zou het er zo uitzien:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Benodigde werkuren om het project te voltooien
————————————————————
Beschikbare uren om het werk uit te voeren
Uiteraard is de eerste stap het invullen van je cijfers. Bekijk voor een schatting van de teller de handleiding van DPM over het proces voor resourcebeheer van projecten.
Hier gaan we de noemer berekenen: de beschikbaarheid van resources.
De verkeerde aanpak
Als je ervan uitgaat dat teamleden 100% beschikbaar zijn voor het project en de standaardwerkweek 40 uur bedraagt, vermenigvuldig je eenvoudigweg 40 uur met het aantal beschikbare resources en vervolgens met het aantal weken.
Wat is er mis met die berekening? We hebben het over mensen, niet over robots. Wanneer heb je voor het laatst acht uur lang onafgebroken gewerkt? En vergaderingen dan? Koffiepauzes? Toiletpauzes? Om nog maar te zwijgen over betaald verlof en ziekteverlof.
De juiste aanpak
In tegenstelling tot wat je voormalige baas denkt, zou resourcebenutting dus niet gelijk moeten zijn aan 100%.
Als acht uur per dag geen realistische schatting van de resourcebenutting is voor projectplanning, welk getal is dan redelijk?
Belanghebbenden zullen waarschijnlijk geen bezwaar maken tegen een uitgangspunt van 5-6 uur per dag, waarbij rekening wordt gehouden met toiletpauzes, het schakelen tussen projecttaken en de onvermijdelijke crisissituaties.
Inzicht in resourcebelasting is essentieel bij het ontwikkelen van strategieën voor het beheren van meerdere projecten, om overtoewijzing te voorkomen en het projectsucces te waarborgen.
Resourcebelasting versus resourceafvlakking
Nu ik resourcebelasting heb behandeld, vraag je je misschien af hoe het zit met een andere veelgebruikte techniek voor resourcebeheer: resourceafvlakking. De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen tussen resourcebelasting en resourceafvlakking samen.
| Aspect van het project | Resourcebelasting | Resourceafvlakking |
|---|---|---|
| Het berekenen van de hoeveelheid werk die je verwacht dat teamleden uitvoeren op basis van hun beschikbare capaciteit (oftewel resourcebenutting) | Ja | Nee |
| Het aanpassen van de omvang van de resourcetoewijzing op basis van prioriteit, projectplanning, mijlpalen en budget | Nee | Ja |
| Start- en einddatum van het project | Vast | Kunnen worden aangepast om resourceconflicten op te lossen |
Lees dit artikel over technieken voor resourceafvlakking voor meer informatie.
Wanneer resourcebelasting toepassen
Je moet resourcebelasting uitvoeren tijdens de planningsfase van het project om een uitgangspunt vast te stellen voor hoeveel tijd mensen beschikbaar hebben om aan het project te besteden. Dit is echter geen kwestie van “instellen en vergeten”.
Je zult de resourcebelasting opnieuw willen beoordelen tijdens de monitoring- en beheersingsfase van een project, omdat veel factoren de beschikbaarheid van resources kunnen beïnvloeden:
- Er ontstaan nieuwe projecten die tijd vragen van kritieke resources
- De projectvereisten veranderen, wat gevolgen heeft voor de projectduur en/of de vereiste vaardigheden
- Het team heeft zijn workflow geoptimaliseerd en kan projecttaken in een korter tijdsbestek voltooien.
Een resourcebelastingdiagram maken
Resourcebelastingdiagrammen laten zien hoe het werk binnen je team wordt verdeeld. Het beste eraan? Een resourcebelastingdiagram hoeft niet veel geavanceerder te zijn dan een spreadsheet (hoewel het gebruik van software voor resourceplanning het proces kan stroomlijnen). Volg deze stappen om je sjabloon voor een resourcebelastingdiagram te maken:
- Maak een matrix waarin teamleden worden vergeleken met projecttaken
- Bereken het aantal uren dat aan projecttaken wordt besteed
- Vergelijk het werkelijke aantal uren met de beoogde benuttingsgraad.
1. Maak een matrix waarin teamleden worden vergeleken met projecttaken
Vermeld op de Y-as de teamleden die je project ondersteunen. Vermeld op de X-as de taken die nodig zijn om het project af te ronden.
2. Bereken het aantal uren dat aan projecttaken wordt besteed
Vraag je teamleden hoeveel uur ze elke week aan projecttaken besteden. In dit voorbeeld ga ik uit van een standaardwerkweek van 40 uur.
3. Vergelijk het werkelijke aantal uren met de beoogde benuttingsgraad
Nu je begrijpt wat resourceplanning inhoudt, wil je dit vergelijken met de beoogde benuttingsgraad. In dit voorbeeld heb ik besloten dat teamleden ernaar moeten streven om 6 uur per dag aan projecttaken te besteden. Stel voorwaardelijke opmaak in om je te waarschuwen als iemand de beoogde benuttingsgraad overschrijdt.
Omdat de begin- en einddatum van het project vaststaan, moet je enkele afwegingen maken. Verklein de omvang van bepaald werk of identificeer mogelijkheden voor procesverbetering als je wilt verminderen hoeveel tijd Bertram en Lisa aan projecttaken besteden.
Waarom is resourcebelasting belangrijk in projectmanagement?
Resourcebelasting is een belangrijk onderdeel van het beheren van resources. Het komt je belanghebbenden, teamleden en jouzelf ten goede! Als resourcebelasting goed wordt uitgevoerd:
- Houdt je belanghebbenden tevreden door realistische verwachtingen te scheppen over het succes van projecten. Met een robuuste middelenkalender en door rekening te houden met beperkingen op het gebied van beschikbare middelen, is de kans groter dat je meer levert dan je belooft dan dat je te weinig levert.
- Vermindert het risico op een burn-out door ervoor te zorgen dat je je team niet overbelast.
- Vereenvoudigt je werk als projectmanager door nauwkeurig de beschikbare middelen te voorspellen en in te schatten welk werk je team kan uitvoeren.
Lees meer over het belang van middelenbeheer.
Wat nu?
Wil je de fijne kneepjes van capaciteitsplanning beheersen? Bekijk dan de door experts ontwikkelde training van onze DPM School.
