Een beginnersgids voor workflowautomatiseringssoftware
We hebben allemaal weleens ervaren hoe vervelend het is om handmatig informatie uit een Excel-spreadsheet of een andere handmatige taak in te voeren. Terwijl je daar gefrustreerd zit door de tijdrovende activiteit, vraag je je af of er geen betere manier is. In dit artikel vertel ik je wat software voor workflowautomatisering is en hoe je deze kunt gebruiken om frustratie te voorkomen.
Volgens een recent rapport van Zapier ervaren 65% van de kenniswerkers minder stress omdat ze handmatige taken hebben geautomatiseerd. Van de stress die ontstaat doordat je handmatige taken moet uitvoeren tot de stress van het maken van fouten, wat vaak gebeurt: een platform voor workflowautomatisering kan helpen inefficiënties weg te nemen.
Daarom wil ik workflowautomatisering bespreken, wat automatisering voor je projecten kan doen en enkele tools die je op weg kunnen helpen naar meer werkgeluk. Als je ervaring hebt met workflows, wil je misschien direct naar de vraag gaan die je wilt beantwoorden. Zo niet, laten we dan beginnen met definiëren wat een workflow is.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is een workflow?
Een workflow is een reeks stappen die beschrijft hoe mensen werk van begin tot eind uitvoeren. Door deze stappen telkens in exact dezelfde volgorde te volgen, wordt iedere keer hetzelfde resultaat bereikt. Daarom is het gebruikelijk om workflows visueel weer te geven met behulp van workflowdiagrammen, die handmatig of met software voor workflowdiagrammen kunnen worden gemaakt. Dit diagram kan je helpen om elke stap of taak in het project te identificeren en te volgen naarmate het project naar de gewenste resultaten vordert.
Voorbeelden van workflows zijn:
- Socialmediacontent maken
- Nieuwe medewerkers inwerken
- Goedkeuring van een reisaanvraag
- Workflows voor documentgoedkeuring
Hoe zit het met workflowautomatisering?
Nu je een workflowdiagram hebt dat de verschillende betrokken stappen duidelijk weergeeft, is het tijd voor de volgende stap. Voor workflowautomatisering moet je regels rond deze stappen opstellen. Deze regels bepalen hoe menselijke taken, documenten of gegevens binnen de workflow worden doorgestuurd.
Workflowautomatisering in projectmanagement kan worden gebruikt om workflows en processen te automatiseren, zoals het maken van takenlijsten, het toewijzen van taken aan teamleden, het volgen van de voortgang en het versturen van herinneringen. Daarnaast kan workflowautomatisering ook worden gebruikt om rapporten te maken en projectkosten bij te houden.
De regels voor workflowautomatisering bestaan meestal uit als-dan-instructies die de verschillende paden beschrijven die de informatie kan volgen. Zodra de regels zijn vastgesteld, zijn we klaar om deze informatie in software voor procesautomatisering in te voeren.
Voorbeelden van workflowautomatisering zijn:
- Het afhandelen van activiteiten rond taakbeheer, zoals het toewijzen van werkitems aan de persoon die verantwoordelijk is voor de volgende stap.
- Notificatieberichten die je in Slack ontvangt, maar afkomstig zijn uit een CRM, ERP of een andere tool.
- Gegevenssynchronisatie die plaatsvindt nadat een formulier is ingediend, zoals het aanmaken van een record in een CMS.
Wat is software voor workflowautomatisering?
Software voor workflowautomatisering is een digitale oplossing met weinig of geen code waarmee je taken kunt automatiseren en uitvoeren zonder menselijke tussenkomst. Software voor intelligente procesautomatisering bevat meestal:
- Een bouwer met functionaliteit voor slepen en neerzetten die je helpt bedrijfsprocesautomatisering te stroomlijnen
- Een notificatiesysteem waarin je informatieweergaven in de app of e-mailmeldingen kunt configureren
- Een lijst met triggers die je kunt gebruiken om besluitvorming te stimuleren.
- Audittrails waarin je de stappen kunt bekijken die in elke workflow zijn uitgevoerd
Er zijn ook gespecialiseerde AI-softwaretools voor workflowautomatisering die de bovenstaande functies combineren met het gebruik van kunstmatige intelligentie in workflows.
Wat zijn de voordelen van workflowautomatiseringssoftware?
De voordelen van een workflowautomatiseringssysteem zijn onder andere:
- Bespaar tijd. Tools voor digitale procesautomatisering besparen tijd omdat ze handmatige processen met repetitieve taken stroomlijnen, zoals het invoeren van gegevens uit spreadsheets. Denk vervolgens aan de regels die een voorspelbare workflow creëren. Voer ten slotte de taken voor je uit, zodat je tijd vrijmaakt die je anders aan deze taken zou hebben besteed.
- Verhoog de productiviteit. De regels die je instelt, zorgen ervoor dat informatie soepel door verschillende stappen stroomt. Je kunt ook AI in workflowautomatisering gebruiken om deze regels in te stellen. Hierdoor kost het bijvoorbeeld minder tijd voordat iemand moet ingrijpen om communicatie door te sturen of handmatig opvolging te geven.
Door zaken zoals datums voor opvolging en meldingen te automatiseren, bespaar je veel tijd en mentale ruimte.Je hoeft er daarna niet meer aan te denken.
Denk aan een goedkeuringsproces waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. Als het systeem de overdracht van het bestand voor beoordeling afhandelt, kun jij je richten op andere, belangrijkere zaken.
- Beperk fouten. Met fouten bedoelen we menselijke fouten. Het is bekend dat handmatige gegevensinvoer tot vergissingen leidt, en het aantal fouten neemt toe naarmate de werkdruk stijgt.
- Bespaar geld. Doordat automatisering iemand vrijmaakt, bespaar je geld, vooral als je medewerkers per uur betaalt.
- Verwijder knelpunten. Menselijke middelen (oftewel mensen) kunnen een proces vertragen als ze niet snel genoeg zijn of informatie nooit op tijd lijken te vinden. Denk maar aan Brad, die al een week niets met je laatste e-mail heeft gedaan. Automatiseringssoftware zou Brad elke dag een melding sturen totdat hij zijn taak voltooit en deze naar de volgende stap doorstuurt.
Als dit artikel je aan het denken heeft gezet over hoe je je workflows effectiever kunt automatiseren, kan het nuttig zijn om enkele cursussen in bedrijfsprocesautomatisering te volgen om je kennis te verdiepen en nieuwe manieren te ontdekken om je bedrijfsvoering te stroomlijnen.
Wat zijn voorbeelden van workflowautomatiseringstools die ik zou moeten kiezen?
Verschillende workflowtools zijn geschikt voor verschillende gebruikssituaties. Misschien heb je zelfs iets nodig zoals tools voor workfloworkestratie als je complexe workflows over meerdere teams probeert te automatiseren. Hier vind je echter een lijst met mogelijke opties die je kunt bekijken terwijl je zoekt naar een automatiseringsoplossing die informatie volgens je workflowproces kan gaan routeren.
Als je meer informatie wilt over deze cloudgebaseerde tools, de prijzen van workflowsoftware, de belangrijkste functies van workflowsoftware en hoe ze je kunnen helpen bedrijfsregels op te stellen, een bedrijfsproces te automatiseren en via API-integraties verbinding te maken met andere tools, bekijk dan de lijst met de beste workflowautomatiseringssoftware.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Lees meer: Wil je weten hoe je workfloworkestratie beter kunt implementeren in je bedrijf? Bekijk onze gids voor workfloworkestratie.
Workflowautomatisering is blijvend
Ik beschouw workflowbeheer als onderdeel van de digitale transformatie van een bedrijf. Automatisering omarmen betekent efficiëntie van workflows omarmen en balanceren op de dunne lijn tussen wat robots en mensen zouden moeten uitvoeren. Daarover gesproken: ik vertel je een andere keer over robotgestuurde procesautomatisering, maar het is echt geweldig. Deze functie is doorgaans inbegrepen in software voor procesautomatisering voor ondernemingen en zorgt voor het creëren van robots die menselijke interacties met software en systemen nabootsen.
