Een projectmanagementworkflow maken: 6 stappen

• De volgorde van taken en hun afhankelijkheden bepalen
• De verantwoordelijkheid voor elke stap in de workflow toewijzen aan personen of afdelingen

Goed ontworpen workflowprocessen zorgen voor duidelijkheid, beperken verwarring en garanderen dat het werk systematisch wordt voltooid. Ze bieden een visuele weergave van het totale proces, waarmee je potentiële obstakels kunt identificeren en afhankelijkheden tussen taken in kaart kunt brengen. 

Voorbeeld van een workflow voor projectmanagement

Hier is een voorbeeld van een type workflow dat je waarschijnlijk in je projecten zult tegenkomen: goedkeuring van projectresultaten.

1. Het projectteam maakt het projectresultaat op basis van de richtlijnen uit de briefing en van de projectmanager.
2. De projectmanager beoordeelt het projectresultaat om te controleren of het voldoet aan de verwachtingen en normen van de belanghebbenden van het project en/of de klant.
3. De projectmanager geeft feedback aan het team, dat het projectresultaat vervolgens bijwerkt om deze feedback te verwerken.
4. De projectmanager beoordeelt het projectresultaat opnieuw voordat het naar de klant of belanghebbenden wordt gestuurd.
5. De klant en belanghebbenden beoordelen het projectresultaat en keuren het goed (of geven feedback, indien van toepassing).
6. Het projectteam voert de laatste updates uit en bereidt de definitieve bestanden voor.

Soorten workflows

Verschillende workflows voor projectmanagement organiseren taken, goedkeuringen en afhankelijkheden op verschillende manieren. De juiste aanpak hangt af van de manier waarop je team werkt en of taken in een specifieke volgorde moeten worden uitgevoerd.

• Sequentiële workflows: Taken volgen een vaste volgorde, waarbij elke stap wordt voltooid voordat de volgende begint. Een projectresultaat gaat bijvoorbeeld van opstellen naar redigeren, goedkeuren en publiceren.
• Statusgebaseerde workflows: Taken gaan tussen vastgestelde statussen, zoals Te doen, In uitvoering, Ter beoordeling en Voltooid. Ze kunnen teruggaan wanneer revisies nodig zijn, waardoor deze aanpak geschikt is voor iteratieve projecten.
• Regelgebaseerde of geautomatiseerde workflows: Taken volgen vooraf bepaalde voorwaarden die bepalen wat er daarna gebeurt. Een budgetaanvraag die een bepaald bedrag overschrijdt, kan bijvoorbeeld automatisch leiden tot een aanvullende goedkeuring.
• Parallelle workflows: Meerdere taken worden gelijktijdig uitgevoerd in plaats van op elkaar te wachten. Ontwerpers en tekstschrijvers kunnen bijvoorbeeld aan afzonderlijke onderdelen van een campagne werken voordat ze hun projectresultaten combineren.
• Meerdere workflows: Verschillende verbonden workflows functioneren binnen hetzelfde project, elk met eigen taken en verantwoordelijkheden. Bij de lancering van een website kunnen bijvoorbeeld afzonderlijke workflows voor content, ontwerp en ontwikkeling betrokken zijn die worden afgestemd op gezamenlijke mijlpalen.

Projecten combineren deze benaderingen vaak om rekening te houden met verschillende taken, teams en goedkeuringsvereisten.

Hoe je in 7 stappen workflows voor projecten maakt

Hier zijn 7 stappen om een workflow voor een project te maken.

1. Bepaal de doelstellingen

Wanneer je de doelstellingen voor je project bepaalt, zorg er dan voor dat ze specifiek en meetbaar zijn. Zo kun je de voortgang volgen en bepalen of het project op weg is naar succes. Je doelstellingen kunnen concrete resultaten omvatten, zoals een volledig ontwikkelde website of een afgeronde marketingstrategie.

2. Identificeer de taken

Bre­ek je project op in kleinere taken. Hierdoor kun je je concentreren op afzonderlijke componen­ten en belangrijke details bijhouden. Elke taak moet een gede­finieerd beginpunt en een einddatum hebben, evenals specifieke voltooiingscriteria. Dit helpt scope­creep voorkomen en het project op koers te houden.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Wijs ver­antwoordelijkheden toe

Door verantwoordelijkheden toe te wijzen en rollen en verwa­chtingen duidelijk te communiceren, zorg je ervoor dat iede­reen zijn taken begrijpt.

Dit bevordert verantwoor­delijkheid en voorkomt dat taken over het hoofd worden gezie­n of verwaarloosd raken. Vergeet niet om bij het toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden rekening te houden met de­ vaardigheden en expertise van teamleden van het project.

4. Rangschik taken

Een goede manier om taken te rangschikken is via stroomdiagramtools of workflowdiagrammen, zoals Gantt-diagrammen of Kanbanborden. Door de werkstroom te visualiseren en taken in de juiste volgorde uit te voeren, help je het team de werkstroom gedurende de hele levenscyclus van het project te handhaven.

5. Houd rekening met complexiteit en afhankelijkheden

Houd bij het toewijzen van tijdlijnen voor elke taak rekening met de comple­xiteit en afhankelijkhe­den ervan en pas deze indien nodig aan. Dit kan vertra­gingen helpen voorkomen en een tijdige oplevering van de mijlpalen van het project bevorderen.

Duidelijke dead­lines helpen teamleden hun werk te prioriteren en hun tijd effectief te beheren. Software voor procesworkflows, zoals ProcessMaker of een van de alternatieven, kan helpen door taaktoewijzingen te automatiseren, de voortgang bij te houden en visuele tijdlijnen te bieden waarmee potentiële knelpunten gemakkelijker kunnen worden geïdentificeerd en planningen proactief kunnen worden aangepast.

6. Houd de voortgang voortdurend in de gaten

Volg en bewaak de voortgang gedurende het hele project. Hierdoor kun je potentiële obstake­ls identificeren en problemen of belemmeringen die zich kunnen voordoen snel aanpakken. Je houdt het project op schema en kunt snel reageren en belanghebbenden informeren als het project van koers dreigt te raken. Het gebruik van workflowsoftware voor projecten kan dit proces stroomlijnen door realtime-updates, taaktracking en gecentraliseerde communicatie te bieden.

7. Trek lessen

Neem na afronding van het project tijd om de workflow te evalueren en gebieden voor verbetering vast te stellen. Door zowel successen als moeilijkheden tijdens het project te bespreken, kun je noodzakelijke aanpassingen voor toekomstige projecten identificeren en implementeren. 

Projectmanagement versus workflowmanagement

Projectmanage­ment omvat de uitgebreide planning, uitvoe­ring en oplevering van een project, terwijl workflowmanagement specifiek betrekking heeft op de processe­n en taken binnen een project.

Met andere woorden: projectmanagement omvat het "wie, wat, wanneer, waar en waarom" van een project, terwijl workflowmanagement draait om het "hoe" van een project: de processen die het team begeleiden bij de uitvoering van het projectplan.

Aspect	Projectmanagement	Workflowmanagement
Reikwijdte	Houdt toezicht op het hele project, van planning tot oplevering.	Richt zich op de manier waarop afzonderlijke taken en processen naar voltooiing toe bewegen.
Belangrijkste focus	Het beheren van doelen, budgetten, tijdlijnen, middelen en belanghebbenden.	Het organiseren van taakvolgordes, toewijzingen, goedkeuringen en afhankelijkheden.
Tijdsbestek	Heeft doorgaans een vastgestelde begin- en einddatum.	Kan binnen verschillende projecten worden herhaald of hergebruikt.
Succesmaten	Het behalen van projectdoelstellingen binnen de overeengekomen beperkingen.	Het verminderen van knelpunten, fouten en onnodige stappen.
Voorbeeld	Het beheren van een project voor het vernieuwen van een website.	Het coördineren van inhoudsbeoordelingen, goedkeuringen van ontwerpen en publicatietaken.

Er is ook een onderscheid tussen workflows en processen. Workflows bepalen hoe taken door bredere bedrijfsprocessen bewegen, opeenvolgend, parallel of volgens specifieke regels.

Workflows beheren

Hier volgen enkele­ handige tips voor effectief workflowbeheer:

1. Duidelijke communicatie

Om digitale workflows doeltre­ffend te beheren, geef je prioriteit aan duidelijke communicatie. Deel re­gelmatig updates met teamle­den en belanghebbenden om ie­dereen op de hoogte te houden en het risico op misver­standen te minimaliseren. Pak zorgen of problemen snel aan om ze te beperken en een positieve werkomge­ving te bevorderen.

2. Dele­geren

Delegeer taken die anderen kunnen uitvoeren, zodat jij je kunt concentreren op activiteiten voor projectbe­heer op een hoger niveau, zoals strategische planning en toewijzing van middelen. Bovendien bie­dt dit teamleden de moge­lijkheid om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen, wat re­sulteert in een hogere productiviteit en meer werktevredenheid.

3. Automatiseer herha­alde taken 

Automatisering maakt tijd vrij voor belangrijkere of complexere opdrach­ten, verkleint het risico op fouten en verhoogt de algehele efficiëntie van workflows. Er zijn talloze technologiegebaseerde oplossingen voor workflowautomatisering—lees hier meer over de voordelen van workflowautomatisering.

4. Omarm technologie

Software voor workflowbeheer is ontworpen om je dagelijkse bedrijfsactiviteiten te verbeteren door taken te automatiseren en processen te optimaliseren (en ook te optimaliseren met AI). Softwareoplossingen zijn ideaal voor het stroomlijnen van herhaalbare processen (bijv. het inwerken van medewerkers of goedkeuringsworkflows), zodat je ervoor kunt zorgen dat taken op tijd en efficiënt worden uitgevoerd.

Deze tools kunnen samen met je projectmanagementsoftware worden gebruikt, en andere tools in je technologiestack beschikken mogelijk al over functionaliteit voor het beheren van workflows.

5. Bewaak de voortgang

Om ervoor te zorgen dat je workflow op schema ligt en is afgestemd op de projectdoelen, beoordeel je de voortgang re­gelmatig. Door taken voortdurend te monitoren, kun je mogelijke proble­men of knelpunten vroegtijdig signaleren en corrige­rende maatregelen nemen. Het opnemen van workflowanalyse in dit proces kan je ook helpen beoordelen hoe goed elke fase functioneert en of de algehele stroom de projectdoelstellingen ondersteunt.

Plan regelmatig overlegmomenten met je te­amleden en gebruik die tijd om uitdagingen te bespreken, oplossingen te brainstormen en waar nodig aanpassingen te maken. Deze proactieve aanpak helpt voorkomen dat proble­men escaleren.

Hoe helpen effectieve workflows je bij het beheren van projecten?

Effectieve workflows maken het gemakkelijker om projecten te beheren door verantwoordelijkheden te verduidelijken, de coördinatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat taken richting voltooiing blijven bewegen. Zo ondersteunen ze je dagelijkse projectmanagement:

• Verbeter de projectkwaliteit: Ingebouwde controle- en goedkeuringsfasen helpen je fouten vroegtijdig te signaleren en ervoor te zorgen dat resultaten voldoen aan de verwachtingen van belanghebbenden voordat ze verdergaan.
• Vergroot de verantwoordingsplicht: Duidelijk toegewezen taken en verantwoordelijkheden helpen je eigenaarschap te volgen, openstaand werk op te volgen en te voorkomen dat belangrijke resultaten over het hoofd worden gezien.
• Verminder knelpunten: Het in kaart brengen van taakafhankelijkheden en goedkeuringsstappen helpt je mogelijke vertragingen te signaleren, werklasten te herverdelen en projecten op schema te houden.
• Verbeter de productiviteit van het team: Door onnodige stappen en herhaalde taken te verwijderen, krijgen teamleden meer tijd om zich te concentreren op het voltooien van resultaten en het behalen van projectdoelen.

Samen geven deze voordelen je beter inzicht in de voortgang van projecten en helpen ze je problemen aan te pakken voordat ze deadlines of de kwaliteit van resultaten beïnvloeden.

5 beste werkwijzen voor projectworkflowbeheer

Hier zijn 5 beste werkwijzen voor workflows voor projectbeheer.

• Maak een dui­delijk plan. Breng de projectomvang, doelstellingen, projectfasen en mid­delen van het project duidelijk in kaart (het kan nuttig zijn om te beginnen met een sjabloon voor projectmanagement). Met een solide workflowplanning heeft het team een overzicht van de workflow en van wat wanneer moet worden gedaan.
• Communiceer regelmatig met belanghebbe­nden. Houd belanghebbenden op de hoogte van waar ze in de workflow nodig zijn (bijvoorbeeld voor goedkeuringen) en van de projectstatus, en betrek hen waar nodig bij de besluitvorming. Dit helpt je vertrouwen op te bouwen en verwach­tingen te managen.
• Stimuleer een werkomgeving die samenwerking aanmoedigt door open communicatie, het delen van ideeën en teamwerk te bevorderen. Crossfunctionele samenwerking helpt het team gebruik te maken van uiteenlopende exper­tise en perspec­tieven. Dit is vooral belangrijk bij workflows voor creatieve teams.
• Beoordeel je workflow voortdurend. Identificeer verbeterpunten en sta open voor feed­back van teamle­den en belanghebbenden. Breng de nodige aanpassingen aan om teamgenoten te helpen taken efficiënter uit te voeren. Deze cyclus van voortdurende feedback draagt bij aan agielere workflows.
• Vier mijlpalen! Erken en vier mijl­palen en prestaties binnen je team. Dit verhoogt het moreel en houdt teamleden gemotiveerd tijdens zware sprints.

FAQ

Wat is het verschil tussen een projectworkflow en een projectplan?

Een projectplan beschrijft de doelen, scope, planning, middelen en resultaten van het project. Een projectworkflow bepaalt hoe afzonderlijke taken van de ene fase naar de andere gaan, inclusief verantwoordelijkheden, afhankelijkheden en goedkeuringen. Het plan bepaalt wat er moet gebeuren, terwijl workflows teams helpen het werk uit te voeren.

Hoe meet je de effectiviteit van een projectworkflow?

Houd statistieken bij zoals de doorlooptijd van taken, vertragingen bij goedkeuringen, gemiste deadlines en het aantal benodigde revisies. Vergelijk deze resultaten in de loop van de tijd om knelpunten te identificeren en te bepalen of wijzigingen in de workflow de efficiëntie verbeteren.

Heb je software nodig om projectworkflows te beheren?

Niet noodzakelijk. Kleine teams kunnen eenvoudige workflows beheren met gedeelde documenten, spreadsheets of Kanban-borden. Software voor workflowbeheer wordt echter nuttiger naarmate projecten complexer worden, vooral wanneer teams geautomatiseerde herinneringen, taakafhankelijkheden, het bijhouden van goedkeuringen en realtime voortgangsupdates nodig hebben.

Hoe vaak moet je projectworkflows controleren en bijwerken?

Controleer workflows na belangrijke mijlpalen, bij de voltooiing van een project of wanneer terugkerende vertragingen en knelpunten optreden. Verzamel feedback van teamleden en pas onnodige stappen, verantwoordelijkheden of goedkeuringsprocessen aan om workflows afgestemd te houden op de behoeften van het project.

Wat nu?

Een goed­gedefinieerde workflow kan bedrijfsprocessen optimaliseren, fouten beperken en het beheer van mid­delen en effici­ëntie verbeteren. Leer workflowbeheer beheersen met deze door experts gegeven workflowcursussen.

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en leg via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.