Een projectmanagementworkflow maken: 6 stappen

• Definiëren in welke volgorde taken worden uitgevoerd en welke afhankelijkheden ze hebben
• Verantwoordelijkheid toewijzen aan personen of afdelingen voor elke stap in de werkstroom

Goed ontworpen werkstroomprocessen zorgen voor duidelijkheid, beperken verwarring en garanderen dat het werk systematisch wordt voltooid. Ze bieden een visuele weergave van het totale proces, waarmee je potentiële obstakels kunt identificeren en taakafhankelijkheden in kaart kunt brengen. 

Hier is een voorbeeld van een type werkstroom dat je waarschijnlijk in je projecten tegenkomt: goedkeuring van projectresultaten.

1. Het projectteam maakt het projectresultaat op basis van de richtlijnen uit de briefing en van de projectmanager.
2. De projectmanager controleert het projectresultaat om er zeker van te zijn dat het voldoet aan de verwachtingen en normen van de projectbelanghebbenden en/of de klant.
3. De projectmanager geeft feedback aan het team, dat het resultaat vervolgens bijwerkt om deze feedback te verwerken.
4. De projectmanager controleert het projectresultaat opnieuw voordat het naar de klant of belanghebbenden wordt gestuurd.
5. De klant/belanghebbenden controleren het projectresultaat en keuren het goed (of geven feedback, indien van toepassing).
6. Het projectteam voert de laatste updates door en maakt de definitieve bestanden gereed.

Voordelen van projectmanagementwerkstromen

Dit zijn enkele voordelen die een efficiënte projectmanagementwerkstroom biedt:

• Verbeterde projectkwaliteit: Projectmanagementwerkstromen bevatten fases voor goedkeuringen en kwaliteitscontroles, zodat je er zeker van kunt zijn dat elk door het team geproduceerd projectresultaat aan de hoogst mogelijke norm voldoet.
• Meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap: Met een duidelijke werkstroom kan iedereen in het team zien voor welke taken hij of zij verantwoordelijk is en waaraan andere teamleden werken. Het is minder waarschijnlijk dat projectresultaten en taken worden gemist, en teamleden krijgen de ruimte om het werk vooruit te helpen.
• Minder knelpunten: Anticipeer bij het opzetten van je werkstroom op mogelijke knelpunten (bijvoorbeeld goedkeuringen voor ontwerpen die blijven steken bij een senior ontwerper) en bouw stappen in het proces in om deze te verlichten (bijvoorbeeld meer goedkeurders voor ontwerpen toevoegen).
• Meer resultaat: Je kunt onnodige stappen of processen uit de werkstroom verwijderen, zodat je team zich kan richten op het daadwerkelijke werk. Hierdoor kunnen teamleden productiever werken.

Projectwerkstromen maken in 7 stappen

Hier zijn 7 stappen om een projectwerkstroom te maken.

1. De doelstellingen definiëren

Wanneer je de doelstellingen voor je project definieert, zorg er dan voor dat ze specifiek en meetbaar zijn. Hierdoor kun je de voortgang volgen en bepalen of het project op de juiste weg naar succes is. Je doelstellingen kunnen tastbare resultaten omvatten, zoals een volledig ontwikkelde website of een afgeronde marketingstrategie.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. De taken identificeren

Breek je project op in kleinere taken. Zo kun je je concentreren op afzonderlijke onderdelen en belangrijke details bijhouden. Elke taak moet een duidelijk startpunt en een deadline hebben, evenals specifieke criteria voor voltooiing. Dit helpt ongecontroleerde scope-uitbreiding te voorkomen en het project op koers te houden.

3. Verantwoordelijkheden toewijzen

Door verantwoordelijkheden toe te wijzen en rollen en verwachtingen duidelijk te communiceren, kun je ervoor zorgen dat iedereen zijn taken begrijpt.

Dit bevordert verantwoordelijkheid en voorkomt dat taken over het hoofd worden gezien of worden verwaarloosd. Vergeet niet om bij het toewijzen van specifieke verantwoordelijkheden rekening te houden met de vaardigheden en expertise van projectteamleden.

4. Taken in volgorde plaatsen

Een goede manier om taken in volgorde te plaatsen is via stroomdiagramtools of werkstroomdiagrammen, zoals Gantt-diagrammen of Kanbanborden. Door de werkstroom te visualiseren en taken in de juiste volgorde uit te voeren, help je het team de werkstroom gedurende de hele projectlevenscyclus te behouden.

5. Houd rekening met complexiteit en afhankelijkheden

Houd bij het toewijzen van tijdlijnen voor elke taak rekening met de complexiteit en afhankelijkheden ervan en pas deze indien nodig aan. Dit kan vertragingen helpen voorkomen en een tijdige oplevering van de projectmijlpalen stimuleren.

Duidelijke deadlines helpen teamleden hun werk te prioriteren en hun tijd effectief te beheren. Software voor proceswerkstromen, zoals ProcessMaker of een van de alternatieven, kan helpen door taaktoewijzingen te automatiseren, de voortgang bij te houden en visuele tijdlijnen te bieden waarmee potentiële knelpunten gemakkelijker kunnen worden geïdentificeerd en planningen proactief kunnen worden aangepast.

6. Houd de voortgang voortdurend in de gaten

Volg en controleer de voortgang gedurende het hele project. Zo kun je potentiële obstakels identificeren en eventuele problemen of blokkades die zich kunnen voordoen snel aanpakken. Je houdt het project op schema en kunt snel reageren en belanghebbenden informeren als het project dreigt af te wijken. Het gebruik van software voor projectwerkstromen kan dit proces stroomlijnen door realtime updates, taaktracking en gecentraliseerde communicatie te bieden.

7. Trek lessen

Neem na afloop van het project tijd om de werkstroom te evalueren en verbeterpunten vast te stellen. Door zowel successen als moeilijkheden tijdens het project te analyseren, kun je noodzakelijke aanpassingen voor toekomstige projecten identificeren en doorvoeren. 

Projectmanagement versus werkstroombeheer

Projectmanagement omvat de uitgebreide planning, uitvoering en oplevering van een project, terwijl werkstroombeheer zich specifiek richt op de processen en taken binnen een project.

Met andere woorden: projectmanagement omvat het "wie, wat, wanneer, waar en waarom" van een project, terwijl werkstroombeheer draait om het "hoe" van een project: de processen die het team begeleiden bij de uitvoering van het projectplan.

Er is ook een onderscheid tussen werkstromen en processen. Werkstromen zijn de specifieke, opeenvolgende taken binnen bredere bedrijfsprocessen die helpen organisatiedoelen te bereiken.

Werkstromen beheren

Hier volgen enkele nuttige tips voor effectief werkstroombeheer:

1. Duidelijke communicatie

Geef bij het effectief beheren van digitale werkstromen prioriteit aan duidelijke communicatie. Deel regelmatig updates met teamleden en belanghebbenden om iedereen op de hoogte te houden en het risico op misverstanden te beperken. Pak zorgen of problemen direct aan om deze te beperken en een positieve werkomgeving te bevorderen.

2. Delegeer

Delegeer taken die anderen kunnen uitvoeren, zodat je je kunt richten op projectmanagementactiviteiten op een hoger niveau, zoals strategische planning en toewijzing van middelen. Bovendien krijgen teamleden zo de kans nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen, wat leidt tot een hogere productiviteit en meer werktevredenheid.

3. Automatiseer repetitieve taken 

Automatisering maakt tijd vrij voor belangrijkere of complexere opdrachten, verkleint het risico op fouten en verhoogt de algehele efficiëntie van de werkstroom. Er zijn talloze technologische oplossingen voor werkstroomautomatisering. Lees hier meer over de voordelen van werkstroomautomatisering.

4. Omarm technologie

Software voor workflowbeheer is ontworpen om je dagelijkse bedrijfsactiviteiten te verbeteren door taken te automatiseren en processen te optimaliseren (en ook met AI te optimaliseren). Softwareoplossingen zijn ideaal voor het stroomlijnen van herhaalbare processen (bijvoorbeeld het inwerken van medewerkers of goedkeuringsworkflows), zodat je ervoor kunt zorgen dat taken op tijd en efficiënt worden voltooid.

Deze tools kunnen samen met je projectmanagementsoftware worden gebruikt, en andere tools in je technologiestack beschikken mogelijk al over functionaliteit voor het beheren van workflows.

5. Bewaak de voortgang

Om ervoor te zorgen dat je workflow op schema ligt en afgestemd is op de doelen van het project, moet je de voortgang re­gelmatig beoordelen. Door taken voortdurend te monitoren, kun je mogelijke proble­men of knelpunten signaleren en corrigerende actie ondernemen. Door workflowanalyse in dit proces op te nemen, kun je ook beoordelen hoe goed elke fase functioneert en of het algehele verloop de projectdoelstellingen ondersteunt.

Plan regelmatig overlegmomenten met je te­amleden en gebruik die tijd om uitdagingen te bespreken, oplossingen te brainstormen en waar no­dig aanpassingen te maken. Deze proactieve aanpak helpt voorkomen dat proble­men escaleren.

5 beste praktijken voor projectworkflowbeheer

Hier zijn 5 beste praktijken voor projectmanagementworkflows.

• Maak een goed gedefinieerd plan. Omschrijf duidelijk de scope, doelstellingen, projectfasen en hulpbronnen van het project (misschien vind je het handig om te beginnen met een projectmanagementsjabloon). Met een solide plan heeft het team een overzicht van de workflow en van wat wanneer moet worden uitgevoerd.
• Communiceer regelmatig met belanghebbende­n. Houd belanghebbenden op de hoogte van waar ze nodig zijn in de workflow (bijvoorbeeld voor goedkeuringen) en van de projectstatus, en betrek hen waar nodig bij de besluitvorming. Dit helpt je vertrouwen op te bouwen en verwachtingen te beheren.
• Stimuleer een werkomgeving die samenwerking aanmoedigt door open communicatie, het delen van ideeën en teamwerk te bevorderen. Cross-functionele samenwerking helpt het team gebruik te maken van uiteenlopende expe­rtise en perspectieven. Dit is vooral belangrijk bij workflows voor creatieve teams.
• Beoordeel je workflow voortdurend. Identificeer verbeterpunten en sta open voor fe­edback van teamlede­n en belanghebbenden. Voer noodzakelijke aanpassingen door om teamgenoten te helpen taken efficiënter te voltooien. Deze cyclus van voortdurende feedback draagt bij aan agielere workflows.
• Vier mijlpalen! Erken en vier mijlpalen en prestaties binnen je team. Dit verhoogt het moreel en houdt teamleden gemotiveerd tijdens zware sprints.

Wat nu?

Een goed gedefinieerde workflow kan bedrijfsprocessen optimaliseren, fouten beperken en het beheer van hulpbronnen en de efficiëntie verbeteren. Leer workflowbeheer beheersen met deze door experts gegeven workflowcursussen.

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpbronnen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.