Workflowautomatisering: proces, voorbeelden & tools
Efficiëntieverbetering: Workflowautomatisering vermindert de tijd die aan terugkerende taken wordt besteed aanzienlijk, zodat je je kunt richten op strategischer werk.
Foutreductie: Het automatiseren van workflows verbetert de nauwkeurigheid en kwaliteit door de kans op menselijke fouten bij routinematige processen te verkleinen.
Aanpassingsmogelijkheden: Je kunt workflowautomatisering afstemmen op de specifieke behoeften van je project, waardoor deze toepasbaar is op verschillende sectoren en taken.
Voordelen voor verschillende afdelingen: Workflowautomatisering kan worden toegepast binnen verschillende afdelingen, van IT tot HR, om processen en samenwerking te verbeteren.
Toolselectie: Het kiezen van de juiste automatiseringstools is cruciaal. Er zijn opties variërend van eenvoudige apps voor taakautomatisering tot uitgebreide software voor bedrijfsprocesbeheer.
Kort gezegd: hulpmiddelen voor workflowautomatisering maken projectbeheer eenvoudiger. In plaats van onnodig veel tijd en energie te besteden aan repetitieve taken en bedrijfsprocessen, kun je workflows creëren die het routinewerk uit je werkdag halen zonder een stap over te slaan.
Stel bijvoorbeeld dat je samenwerkt met een leverancier om creatieve content op te stellen. Binnen een snel werkend en goed functionerend marketingteam kan het lastig zijn om creatieve verzoeken bij te houden, binnenkomende content te beoordelen en concepten goed te keuren voor publicatie. In plaats van door je DM's te moeten spitten om je te herinneren wat je aanvankelijk ook alweer had gevraagd, kun je een eenmalige workflow instellen die is afgestemd op jouw proces en je stap voor stap laat zien wat er nodig is voor succes.
In dit artikel bespreken we hoe je je workflows kunt automatiseren, hoe automatisering je kan helpen bij het beheren van projecten en voorbeelden van software voor workflowautomatisering om je op weg te helpen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is workflowautomatisering?
Workflowautomatisering houdt in: 1) vaststellen welke elementen van een proces zonder menselijke tussenkomst kunnen worden uitgevoerd en 2) software voor workflowautomatisering gebruiken om die automatiseringen in te stellen en uit te voeren. Veelvoorkomende functies van software voor workflowautomatisering zijn taakplanning, e-mail- en documentbeheer en integratie met andere bedrijfsapplicaties.
Je kunt workflowautomatisering gebruiken voor taken die uiteenlopen van gegevensinvoer en documentbeheer tot taaktoewijzing en e-mailcommunicatie. Workflowautomatisering valt ook vaak binnen het bredere gebied van projectmanagement. Bekijk de verschillen tussen workflowautomatisering en projectmanagement.
Waarom workflowautomatisering gebruiken?
Zowel kleine als grote bedrijven kunnen profiteren van de voordelen van workflowautomatisering. Wanneer workflowautomatisering correct wordt ingesteld:
- Verbetert het de efficiëntie van workflows. Repetitieve handmatige taken zijn nodig om alles soepel te laten verlopen, maar kunnen tijdrovend en kostbaar zijn wanneer ze handmatig worden uitgevoerd.
- Verbetert het de nauwkeurigheid en kwaliteit door de kans op menselijke fouten te verkleinen. Je kunt workflowtaken ook automatiseren en digitaliseren om naleving van bedrijfsbeleid en -procedures te bevorderen.
- Maakt het tijd van medewerkers vrij, zodat zij zich kunnen richten op strategischere taken. Tijd is een schaarse, niet-hernieuwbare hulpbron. Workflowautomatisering zorgt ervoor dat je minder tijd besteedt aan handmatige processen en meer tijd aan de zaken die er echt toe doen.
Als je net begint, kun je overwegen je in te schrijven voor cursussen over bedrijfsprocesautomatisering om beter te begrijpen hoe automatisering activiteiten kan stroomlijnen, fouten kan verminderen en tijd kan besparen binnen verschillende afdelingen.
Hoe verschillende afdelingen van organisaties workflowautomatisering benutten
Workflowautomatisering kan van alles betekenen, van het automatiseren van e-mailreacties tot het instellen van afspraakherinneringen. In sommige gevallen kan het zelfs worden gebruikt om volledige afdelingen of bedrijfsfuncties te automatiseren. Er zijn gespecialiseerde AI-tools voor workflowautomatisering waarmee je AI kunt inzetten bij workflowautomatisering.
Hier volgen enkele voorbeelden van hoe workflowautomatisering binnen ondernemingen succesvol kan worden gebruikt door projectmanagers in grote organisaties met verschillende afdelingen:
- IT en softwareontwikkeling: IT-afdelingen kunnen workflows zoals code-implementaties, testprocessen en het bijhouden van problemen automatiseren. In plaats van herhaalbare processen, zoals releases, elke twee weken opnieuw te moeten coördineren via meerdere communicatiekanalen, kun je je proces eenmalig documenteren en de uitvoering ervan vervolgens automatiseren, zodat je geen belangrijke details over het hoofd ziet.
- Marketing en communicatie: Workflowautomatisering kan worden gebruikt voor creatieve workflowprocessen, zoals campagneplanning, workflows voor contentgoedkeuring en rapportage over analyses.
- Verkoop en bedrijfsontwikkeling: Automatisering helpt bij leadbeheer, het volgen van verkooptrechters en prestatierapportage.
- Personeelszaken (HR): HR-managers gebruiken workflowautomatisering voor wervingsprocessen, het inwerken van medewerkers en trainingsprogramma's. Door het inwerkproces te automatiseren, zorg je ervoor dat je medewerkers vanaf dag één goed van start gaan met de juiste apparatuur, trainingsvereisten, toegangsrechten en een lijst met belanghebbenden die ze moeten ontmoeten.
- Financiën en boekhouding: Financiële afdelingen kunnen automatisering gebruiken voor budgetbewaking, financiële rapportage en auditprocessen.
- Klantenservice en ondersteuning: Medewerkers van de klantenservice en teamleiders kunnen automatisering gebruiken voor het routeren van tickets, het verzamelen van feedback en het monitoren van serviceniveaus. Dit verbetert de responstijden en automatiseert veelvoorkomende verzoeken, zodat teams hun tijd kunnen besteden aan strategische kwesties.
- Onderzoek en ontwikkeling (R&D): R&D-teams kunnen automatisering gebruiken voor het plannen van experimenten en het verzamelen van gegevens.
Bovendien kunnen sectoren workflowautomatisering afstemmen op specifieke behoeften. In de bouw stroomlijnt het de planning, de toewijzing van middelen en het volgen van de voortgang.
De gezondheidszorg profiteert van het automatiseren van de intake van patiënten, het plannen van afspraken en nalevingstaken, terwijl software voor retailworkflows het voorraadbeheer, de orderverwerking en de klantbetrokkenheid kan optimaliseren. VFX-bedrijven kunnen projectmanagementsoftware voor VFX gebruiken om automatiseringen in te stellen voor goedkeuringen, overdrachten en andere onderdelen van het creatieve proces.
Voorbeelden van workflowautomatisering
Voor projectmanagers omvatten toepassingen van workflowautomatisering het maken van takenlijsten, het toewijzen van taken aan teamleden, het volgen van de voortgang en het versturen van herinneringen. Daarnaast kan workflowautomatisering worden gebruikt om rapporten te maken en projectkosten bij te houden.
Hier volgen enkele voorbeelden van workflowautomatisering in projectmanagement:
- Wanneer een taak nog twee dagen tot de deadline heeft en niet als voltooid is gemarkeerd, stuur je de taakeigenaar een melding dat de taak eraan komt. Stuur vervolgmeldingen op de deadline en vervolgens elke twee dagen totdat de taak is voltooid.
- Stuur op donderdag een kopie van het projectdashboard naar een distributielijst.
- Wanneer een bug wordt geregistreerd, plaats je een realtime melding in het Slack-kanaal van het team om de zichtbaarheid te vergroten.
- Volg een goedkeuringsproces voor wanneer een document klaar is voor beoordeling. Stuur een link naar het document, samen met een melding, naar de aangewezen SME en stuur elke twee dagen vervolgmeldingen totdat het document is goedgekeurd of met wijzigingen is teruggestuurd. Wanneer het document wordt teruggestuurd, wijzig je de toegewezen persoon voor de taak in de persoon die verantwoordelijk is voor het beoordelen van de opmerkingen. Je kunt dit proces ook vereenvoudigen door software voor documentworkflows of software voor documentbeheer te gebruiken.
- Wanneer de datum van een mijlpaal verandert, vraag je de projectmanager of de persoon die de datum wijzigt om een notitie toe te voegen over de reden voor de wijziging. Stuur de projectsponsor een melding over de wijziging van de mijlpaaldatum en een notitie met de reden.
- Herinner belanghebbenden eraan om drie dagen voor de deadline een statusrapport in te vullen. Verspreid het statusrapport op de deadline onder de relevante belanghebbenden.
- Maak een intakeformulier om interne aanvragen voor gedeelde diensten te beheren, zoals Helpdesktickets, ondersteuning op het gebied van datawetenschap of tekstredactie. Maak een ticket aan, categoriseer het en wijs een contactpersoon en deadline toe op basis van de manier waarop de aanvrager het intakeformulier invult.
Bekijk hier aanvullende voorbeelden van workflows.
Workflowprocessen automatiseren
Dit zijn de stappen die je moet volgen wanneer je tools voor digitale procesautomatisering gebruikt om processen te automatiseren voor zowel eenvoudige als complexe workflows:
1. Bepaal welke specifieke taken je wilt automatiseren
De eerste stap bij het implementeren van workflowautomatisering is bepalen welke van je bestaande processen baat zouden hebben bij automatisering. Let op signalen dat je proces geschikt is voor automatisering:
- Taken die jij of je teamleden herhaaldelijk uitvoeren
- Taken waarbij jij een knelpunt vormt
- Processen die het team omschrijft als “defect” of “ingewikkeld”, of die niet eenvoudig aan een extern publiek kunnen worden uitgelegd
- Taken waarbij voornamelijk op een specifiek moment of na een specifieke triggerconditie op knoppen wordt geklikt
2. Leg de huidige situatie vast
Interview relevante belanghebbenden om te begrijpen hoe het proces vandaag werkt. Leg elk van de betrokken stappen vast en voeg links toe naar relevante documentatie.
Je kunt ook overwegen een werkstroomdiagram te maken om het proces te documenteren (mogelijk met behulp van software voor werkstroomdiagrammen).
Zorg ervoor dat je eventuele knelpunten verzamelt (d.w.z. waar is het proces repetitief, traag of foutgevoelig?).
3. Bepaal de gewenste toekomstige situatie
Breng na het beoordelen van de knelpunten in het huidige proces in kaart hoe het proces idealiter zou moeten werken. Maak de benodigde werkstromen of pas deze aan. Bepaal welke hulpmiddelen of software voor procesautomatisering je nodig hebt om de automatisering te voltooien.
4. Implementeer de werkstroomautomatisering
Om het nieuwe proces te implementeren, kun je uitgaan van bestaande werkstromen die je al hebt ingesteld of aangepaste werkstromen maken (als je agile werkt, moet je agile werkstromen instellen). Stel de werkstroomautomatisering in en laat deze op de achtergrond draaien.
Richt je vervolgens op andere aspecten van je bedrijf of project!
Top 10 automatiseringstools om je werkstroom te verbeteren
Je kunt geen werkstroomautomatisering hebben zonder software. Bedenk welke taken je wilt automatiseren en ga op zoek naar functies van werkstroomtools, zoals automatiseringssjablonen, configuratie met weinig code en het maken van automatiseringen met slepen en neerzetten.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Professionele tip: De meeste SaaS- of cloudgebaseerde oplossingen voor werkstroomautomatisering bieden een gratis proefperiode of een account met een beperkt aantal gebruikers. Er zijn veel tools voor werkstroomautomatisering en werkstroombeheer beschikbaar om verschillende apps met elkaar te verbinden. Connectoren, API's en integratietools zoals Zapier kunnen afzonderlijke werkstromen die het team gebruikt met elkaar verbinden.
Enkele andere software voor werkstroombeheer die je misschien nuttig vindt:
- Werkstroomapps (voor werkstromen onderweg)
- Robuustere tools voor bedrijfsprocesautomatisering en beheer van bedrijfsprocessen (BPM) (lees hier over BPM versus werkstromen)
- Software voor projectwerkstromen voor gebruik met je werkstromen voor projectbeheer, in plaats van meer algemene bedrijfswerkstromen
- Software voor goedkeuringswerkstromen voor werkstromen met een goedkeuringsstap, ongeacht of de werkstroom interne of externe goedkeuring vereist
- Alternatieven voor ProcessMaker als je momenteel ProcessMaker gebruikt, maar er niet helemaal tevreden mee bent en iets wilt dat beter bij je behoeften past
Wat nu?
Leer werkstroombeheer beheersen met deze door experts gegeven cursussen over werkstromen of ga nog een stap verder met je werkstromen met technieken voor werkstroomoptimalisatie.
Welke automatiseringen heb je het nuttigst gevonden in je dagelijkse werk? Praat mee in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM Membership!
