Een projectteam managen: tips voor 9 teamleden
Een projectteam aansturen is niet eenvoudig—zeker niet wanneer elk teamlid zijn eigen unieke sterke en zwakke punten en werkstijlen heeft. Als projectmanager krijg je te maken met ogenschijnlijk constante misverstanden, gemiste deadlines en tegenstrijdige prioriteiten, terwijl je tegelijkertijd probeert het project op koers te houden.
Dus hoe kun je je projectteam effectief managen? In dit artikel delen we negen tips en technieken waarmee je dat eenvoudig kunt doen, terwijl je elk teamlid helpt om zijn volledige potentieel te benutten en je projectdoelen te bereiken.
Wat is projectteammanagement?
Projectteammanagement is het proces van het organiseren, motiveren en toewijzen van taken aan de mensen en middelen die aan jouw specifieke project zullen werken.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Een projectteam bestaat doorgaans uit rollen zoals de projectmanager, teamleden, belanghebbenden en inhoudelijke experts. Als team is hun gezamenlijke doel meestal om een specifiek resultaat op tijd, binnen het budget en volgens de kwaliteitsnormen op te leveren. Onderweg krijgen ze waarschijnlijk te maken met uitdagingen zoals onduidelijke communicatie, inefficiënt middelenbeheer, wijzigingen in de scope en meer.
Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het beperken van deze uitdagingen door een projectbrief, een RACI-matrix en een projectplan op te stellen, zodat het team duidelijk weet wat er moet gebeuren, wie wat doet en wanneer alles klaar moet zijn. Je kunt ook al vroeg technieken gebruiken, zoals de Delphi-techniek, om belanghebbenden te benutten bij het identificeren van risico's.
Je moet ook de werkbelasting, stressniveaus en waarschuwingssignalen voor een burn-out binnen het team in de gaten houden. Een projectmanagementdashboard kan hierbij helpen door taaktoewijzingen, werkbelasting, deadlines en de voortgang van de samenwerking op een overzichtelijke manier weer te geven.
Als je serieus wilt verbeteren hoe je team samenwerkt, zijn deze beste samenwerkingscursussen precies wat je nodig hebt om aan de slag te gaan.
Hoe manage je een projectteam?
Elk lid van je projectteam heeft zijn eigen eigenaardigheden en voorkeuren—speel daarop in. De onderstaande tips kunnen dienen als algemene beste werkwijzen voor het managen van elk soort team en de persoonlijkheden die je daarin tegenkomt.
1. Gebruik projectmanagementsoftware
Bij het managen van een project is het handig om één plek te hebben waar je alle informatie opslaat die je team over het project nodig heeft—taken, projectvereisten, deadlines, toewijzingen, resultaten, projectdoelstellingen, mijlpalen enzovoort. Die plek is meestal projectmanagementsoftware.
De juiste projectmanagementsoftware of software voor middelenbeheer vinden maakt je leven als projectmanager een stuk eenvoudiger. Tegenwoordig gaan AI-projectmanagementtools nog een stap verder door taaktoewijzingen te automatiseren, projectrisico's te voorspellen en de werkbelasting van teams te optimaliseren op basis van realtimegegevens.
Het doel van projectmanagementsoftware is bijhouden wie momenteel waaraan werkt, hoeveel voortgang er met hun taken is geboekt en hoe de werkbelasting van elk teamlid eruitziet. Zonder software is het moeilijker om de capaciteit van de werkbelasting van iedereen te beoordelen. Projectmanagementsoftware is vooral essentieel voor teams op afstand die projecten managen, omdat werk bij virtuele communicatie gemakkelijk tussen wal en schip kan vallen.
Een voorbeeld van hoe projectmanagementsoftware helpt: je kunt capaciteit, toewijzingen en totale werkbelasting in één overzicht zien. Sommige AI-hulpmiddelen analyseren zelfs prestaties uit het verleden om een optimale verdeling van de werkbelasting voor te stellen, zodat projecten met zo min mogelijk knelpunten op koers blijven.
Het is ook belangrijk bij het omgaan met de werkverslaafden in je team. Werkverslaafden zijn doorgaans gedreven, detailgericht en volhardend, maar dit kan het risico op een burn-out en een slechte balans tussen werk en privé met zich meebrengen. Als het gaat om werk afronden zijn het machines, maar ze kunnen waarschijnlijk wel een pauze gebruiken.
Met software kun je precies zien wat er op hun bord ligt, zodat je een deel van hun taken kunt verschuiven naar iemand anders met meer capaciteit. AI-gestuurd werkbelastingbeheer kan zelfs vroege signalen van een burn-out herkennen en automatisch een herverdeling van taken aanbevelen. Door hun de juiste hoeveelheid werk te geven—en regelmatige pauzes aan te moedigen—blijven ze gemotiveerd en help je hen een burn-out te voorkomen.
Pro-tip: Laat je team helpen bij het opstellen van een checklist met vereisten voor projectmanagementtools om ervoor te zorgen dat aan al hun behoeften wordt voldaan door je huidige systeem.
2. Zorg voor psychologische veiligheid binnen het team
Een psychologisch veilige omgeving is een omgeving waarin je team zich gesterkt en aangemoedigd voelt om feedback, ideeën en gedachten met de rest van het team te delen. Onderzoek toont aan dat het creëren van psychologische veiligheid binnen je team projectfouten zelfs met 25% kan verminderen. Bovendien kun je zonder psychologische veiligheid geweldige ideeën mislopen, omdat je teamleden zich niet op hun gemak voelen om hun stem te laten horen.
Psychologische veiligheid is vooral belangrijk voor de introverte mensen in je team. Introverte mensen zijn doorgaans bedachtzaam, kalm en terughoudend, waardoor ze soms het risico lopen over het hoofd te worden gezien. Ze gedijen in situaties waarin ze zich op hun gemak voelen en vrijuit durven spreken. Ze zijn al geneigd stil te blijven—zonder psychologische veiligheid hoor je misschien nooit van hen.
Hier zijn enkele tactieken die je kunt gebruiken om psychologische veiligheid te creëren:
- Stel duidelijke verwachtingen op rond communicatie en gedrag, waarbij respect en openheid centraal staan.
- Bouw feedbackloops in je processen in door regelmatig met teamleden te overleggen, feedback te vragen en die feedback vervolgens in acties om te zetten, zodat iedereen zich gehoord voelt.
- Erken en beloon teamleden voor ideeën, feedback en momenten waarop ze meer doen dan van hen wordt verwacht.
Als je team nog steeds moeite heeft met motivatie en psychologische veiligheid, bekijk dan ons artikel over neuroleiderschapsstrategieën.
3. Maak een RACI-diagram voor je projectteam
Een RACI-diagram geeft aan wie verantwoordelijk is, wie eindverantwoordelijk is, wie wordt geraadpleegd en wie wordt geïnformeerd over elke projecttaak. Teamleden kunnen het diagram raadplegen terwijl ze hun taken uitvoeren om feedback en input te krijgen van de juiste teamleden.
Projectmanagers kunnen het ook gebruiken om specifieke taken aan het team te delegeren. Als je projectmanagementsoftware gebruikt, biedt je tool waarschijnlijk een sjabloon voor een RACI- of RASCI-diagram.
De controlefreaks in je team zullen veel baat hebben bij een goed RACI-diagram. Deze detailgerichte, proactieve en grondige teamleden willen waarschijnlijk bij elke taak in het project betrokken zijn en er feedback op geven, wat soms tot micromanagement kan leiden.
Markeer hen als verantwoordelijk of eindverantwoordelijk voor taken of projectresultaten waarvan je weet dat ze die uitstekend kunnen uitvoeren, en maak duidelijk wanneer ze alleen geïnformeerd of geraadpleegd moeten worden—of wanneer ze er helemaal niet bij betrokken moeten zijn.
Hier zijn enkele best practices voor RACI:
- Probeer één persoon aan te wijzen als ‘verantwoordelijk’ voor elke taak, in plaats van meerdere mensen of een groep. Dit voorkomt verwarring over wie er daadwerkelijk aan iets werkt.
- Voorkom dat je jezelf (oftewel de projectmanager) verantwoordelijk maakt voor alles. Zo voorkom je dat je een knelpunt in het proces wordt.
- Maak het verschil tussen geraadpleegd en geïnformeerd duidelijk. Mensen die geïnformeerd zijn, geven doorgaans geen feedback, maar mensen die geraadpleegd worden wel.
4. Wees besluitvaardig maar flexibel bij het aansturen van je team
Goed leiderschap betekent dat je besluitvaardig bent en verantwoordelijkheid neemt voor de beslissingen die je maakt. Dat betekent echter niet dat je je koers in steen hoeft te beitelen. Blijf flexibel en sta open voor nieuwe ideeën, alternatieve beslissingen of veranderingen die worden veroorzaakt door iets waar je geen controle over hebt.
Hier word je beter in door vallen en opstaan naarmate je meer teams aanstuurt en meer beslissingen neemt—je ontwikkelt een intuïtief gevoel voor wanneer je een beslissing moet nemen en wanneer je beter kunt afwachten op meer informatie.
Deze vaardigheid is belangrijk bij het aansturen van de onbezongen helden in je team. Deze betrouwbare, bescheiden en toegewijde teamleden werken hard en leveren resultaat, maar hebben sterk leiderschap en duidelijke richting nodig om effectief te zijn.
Prioriteer hun werk voor hen en geef ze duidelijke instructies, maar luister naar hen wanneer ze een suggestie hebben—ze zitten voortdurend midden in de uitvoering, dus ze beschikken over veel informatie uit de eerste hand die je kan helpen bij het nemen van beslissingen.
Een projectteam efficiënt aansturen vereist effectieve projectmanagementstrategieën die samenwerking en verantwoordelijkheid bevorderen.
5. Communiceer effectief met je team
Deze ligt behoorlijk voor de hand—duidelijke communicatie is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat het plan is en waaraan ze moeten werken. Toch zou je verbaasd zijn hoe vaak managers dit verkeerd aanpakken. Volgens een onderzoek gaf 30% van de respondenten aan gefrustreerd te zijn door onduidelijke communicatie van hun leidinggevenden.
Effectieve communicatie is ook cruciaal voor de dromers die aan je project werken. Mensen die opgaan in hun gedachten met creatieve ideeën of nieuwe benaderingen zijn een waardevolle aanvulling op je team, maar ze kunnen soms belangrijke informatie missen die je aan hen geeft. Dromers zijn doorgaans innovatief, bedachtzaam en nieuwsgierig, maar hebben mogelijk duidelijke instructies nodig en kunnen snel afgeleid raken.
Stel verwachtingen vast en leer ze zich te richten op de informatie die ze nodig hebben om hun werk goed te doen en die dagdromen te benutten.
Hier zijn enkele strategieën om je communicatie te verbeteren:
- Wees actiegericht en gebruik duidelijke werkwoorden in je instructies. Schrap onnodige opsmuk en details en richt je op wat de volgende stap voor de lezer of luisteraar moet zijn.
- Houd het consistent wat betreft timing, opmaak, kanalen en zelfs kleurcodering. De ene week een statusupdate in Slack sturen en de volgende week via e-mail zal het team alleen maar in verwarring brengen.
- Betrek de juiste teamleden. Zorg dat het bericht de mensen bereikt die het nodig hebben, zonder de meldingen van alle anderen te overspoelen.
- Gebruik de juiste tools. Volgens de definitie van applicaties voor projectmanagement beschikken deze over mogelijkheden voor taakbeheer, tijdregistratie en samenwerking—alles wat je nodig hebt.
6. Stel duidelijke projectstatistieken vast
Projectbewaking stelt teamleiders in staat de bijdragen van elk teamlid te bewaken en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit met de projectdoelen. Bepaal welke KPI's je gebruikt om vast te stellen hoeveel vooruitgang het team gedurende de levenscyclus van het project boekt en of het werk volgens plan verloopt om de projectdoelen en verwachtingen van belanghebbenden te behalen.
Houd het team op de hoogte van de statistieken—als ze niet weten waar ze naartoe moeten werken, hoe kun je dan projectsucces verwachten?
Het vaststellen van duidelijke statistieken is vooral nuttig voor de vernieuwers in je team. Ze zijn vindingrijk, strategisch en flexibel en komen vaak met geweldige ideeën en duidelijke plannen voor de uitvoering. Ze hebben echter wel duidelijke grenzen nodig, omdat er een risico bestaat dat ze te ver gaan.
Vind een balans tussen het laten floreren van hun creativiteit en ervoor zorgen dat hun werk voldoet aan de behoeften en verwachtingen van het project. Geef ze creatieve vrijheid, maar zorg er tegelijkertijd voor dat hun inspanningen aansluiten bij de projectdoelen, en communiceer duidelijke statistieken om ze gericht te houden op wat nodig is voor projectsucces.
Hier zijn enkele statistieken die je kunt overwegen:
- Sprintsnelheid: Sprintsnelheid wordt gebruikt in Scrum en is een maatstaf voor hoeveel werk het team in een bepaalde sprint voltooit (een vooraf bepaalde periode, meestal twee tot vier weken). De snelheid zou moeten toenemen naarmate het team beter op elkaar ingespeeld raakt en aan het project gewend raakt.
- Beheer van verdiende waarde: Hierbij wordt een geldwaarde toegekend aan de hoeveelheid werk die is uitgevoerd en wordt deze vergeleken met het gebruikte budget. Dit geeft een nauwkeuriger beeld van de voortgang van het project dan de hoeveelheid werk die binnen een bepaalde tijd is uitgevoerd.
- Benuttingsgraad van middelen: Hiermee wordt gemeten hoeveel factureerbaar werk teamleden op hun bord hebben en of dit haalbaar is. Streef niet naar een benutting van 100%—mensen hebben tijd nodig voor zaken zoals vergaderingen, e-mails en koffiepauzes. Richt je op 70 tot 80%.
7. Organiseer teambuildingactiviteiten
Het is gemakkelijk te begrijpen waarom veel projectmanagers teambuildingactiviteiten overslaan—strakke deadlines betekenen vaak dat er nauwelijks genoeg tijd is om het projectwerk af te krijgen, laat staan voor een leuke activiteit om de onderlinge band te versterken.
Maar als je iets tussen projecten door kunt inplannen (of zelfs ijsbrekers tijdens je interne kick-offvergaderingen kunt gebruiken), draagt dat in grote mate bij aan het opbouwen van samenwerking en teamwerk binnen het team, wat zal resulteren in projecten van hogere kwaliteit en met meer succes.
Teambuildingactiviteiten zijn het moment waarop de mensen die vanwege hun persoonlijkheid zijn aangenomen in je team kunnen schitteren. Dit is geen sneer — de zogenaamde ‘persoonlijkheidsaanwerving’ is doorgaans een sterke samenwerker en sociale verbinder.
Geef hun een prominente teamrol bij welke activiteit je ook kiest, en ze zullen het team enthousiast maken en effectief teamwerk op gang brengen.
Hier zijn enkele ideeën:
- Probeer eenvoudige ijsbrekers voor interne vergaderingen, zoals het delen van leuke weetjes, een favoriete reis die ze hebben gemaakt of de vraag of ze ooit een beroemdheid hebben ontmoet.
- Plan een virtueel of fysiek evenement, zoals een speurtocht of escaperoom — dit test teamwerk en samenwerking.
- Een borrel met het team — dit is een geweldige gelegenheid voor teamleden om elkaar beter te leren kennen (maar houd rekening met teamleden die niet drinken).
8. Geef je projectteam autonomie
Onderzoek toont aan dat micromanagement negatieve effecten kan hebben op zowel de prestaties van het team als die van het project. Volgens een enquête gaf 71% van de respondenten aan dat micromanagement hun werkprestaties belemmerde, en meldde 85% dat hun moreel er negatief door werd beïnvloed.
Kort gezegd: doe niet aan micromanagement van je team. Laat hen beslissingen nemen over hoe ze willen werken. Geef hun de verantwoordelijkheid over hun creatieve ideeën en laat hen van zich horen wanneer een proces of oplevering het team of het project belemmert.
Het is jouw taak als projectmanager om mensen te managen en het team in de juiste richting te sturen, in plaats van precies voor te schrijven hoe alles moet worden gedaan.
Dit is ideaal voor de advocaat van de duivel in je team. Deze teamleden zijn vaak sceptisch, onafhankelijk en uitgesproken — eigenschappen die hen helpen de status quo en gebruikelijke processen ter discussie te stellen. Geef hun voldoende autonomie om de status quo en je gebruikelijke werkwijze uit te dagen, maar bied tegelijkertijd voldoende leiderschap en gebruik technieken voor conflictoplossing om ervoor te zorgen dat ze niet te ver afdwalen.
Omdat ze tegendraads kunnen lijken en het risico lopen geïsoleerd te raken, moet je constructieve feedback aanmoedigen en een omgeving creëren waarin hun inbreng wordt gewaardeerd en geïntegreerd, terwijl je leiderschap blijft bieden en technieken voor conflictoplossing gebruikt om ervoor te zorgen dat discussies productief blijven.
9. Vier de successen van het team
Het vieren van grote en kleine successen is een geweldige manier om je team gemotiveerd en betrokken bij hun werk te houden. Ontdek wat elk teamlid prettig vindt als het om erkenning gaat (vinden ze het bijvoorbeeld prettig om publiekelijk erkenning te krijgen? Hebben ze liever een privébericht?).
In de meeste projectteams vind je waarschijnlijk ook een aanmoediger die zijn teamleden voortdurend enthousiast aanmoedigt. Deze mensen zijn optimistisch, energiek en ondersteunend en versterken zo het moreel op een positieve manier.
Hoewel het belangrijk is dat jij als teamleider uitstekend werk benoemt, moet je je team ook in staat stellen om dat te doen. Houd er echter rekening mee dat aanmoedigers soms details over het hoofd kunnen zien of het risico lopen overenthousiast te worden. Zorg ervoor dat erkenning in balans is met constructieve feedback en neem de tijd om te ontdekken hoe elk teamlid het liefst erkenning krijgt, zodat je vieringen daarop kunt afstemmen.
Hier zijn enkele manieren waarop je overwinningen kunt vieren:
- Stuur het teamlid een kaart—virtueel of handgeschreven.
- Geef diegene een kleine beloning als dat mogelijk is. Dat kan een cadeaubon voor hun favoriete koffiezaak zijn of een lunch waarvoor je hen meeneemt.
- Creëer een speciale plek voor complimenten. Maak een speciaal Slack-kanaal of een whiteboard waar iedereen een compliment aan kan toevoegen.
Tools voor het beheren van projectteams
Het wordt een stuk moeilijker om een effectief team te beheren zonder een centrale plek om in de gaten te houden waar het team aan werkt en wat er binnenkort op de planning staat.
Verschillende typen projectmanagementtools geven je inzicht in capaciteit, werkbelasting en of iemand te veel of te weinig te doen heeft. Dat is een stuk eenvoudiger dan elke ochtend handmatig een Excel-spreadsheet bijwerken, en teamleden kunnen de tool gebruiken om over projectwerk te communiceren en elkaar feedback te geven.
De tool kan je Gantt-diagrammen en Kanban-borden ook zichtbaar maken voor iedereen in het team, wat de transparantie en verantwoordelijkheid vergroot.
Dit zijn de beste projectmanagementsoftwaretools die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Controleer bij het kiezen van een tool of deze integraties biedt met andere software die je al gebruikt (Google Drive, Slack, Microsoft Teams enzovoort), zodat gegevens en informatie zichtbaar zijn in al je platforms.
Ben je een kleinere organisatie, bekijk dan deze lijst met projectmanagementsoftware voor kleine teams.
Word lid voor meer inzichten in projectteambeheer
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en maak via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.
