14 verantwoordelijkheden van een projectmanager: een gids voor je rol
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectmanager?: Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het leiden van projecten van begin tot eind. Dit omvat plannen, roosteren, budgetten beheren, teams motiveren en ervoor zorgen dat projectdoelen aansluiten bij bedrijfsresultaten.
Verder gaan dan uitvoering: De projectmanagers van vandaag voeren niet alleen opdrachten uit—ze bepalen de strategie, beheren belanghebbenden en zorgen dat het team afgestemd blijft op bedrijfsdoelen, waardoor ze essentieel zijn voor het succes van de organisatie.
Belangrijke vaardigheden voor projectmanagers: Projectmanagers hebben technische vaardigheden nodig, zoals plannen en budgetbeheer, naast soft skills zoals leiderschap, communicatie en probleemoplossing om succesvol te zijn. Deze vaardigheden zorgen ervoor dat projecten op schema blijven en teams gemotiveerd blijven.
Vooruitgang boeken als projectmanager: Een opleiding zoals de DPM School of een PMP-certificering, gecombineerd met praktijkervaring, kan je helpen deze verantwoordelijkheden beter uit te voeren, je vaardigheden te verfijnen en je carrière in projectmanagement vooruit te helpen.
Projectmanager zijn gaat niet alleen over het afvinken van taken of het bijhouden van een tijdlijn—het gaat om het in evenwicht brengen van tegenstrijdige prioriteiten, het beheersen van risico's en het gemotiveerd houden van het team tijdens onverwachte uitdagingen.
Of je nu probeert de vereisten definitief vast te leggen, een gestreste belanghebbende probeert te kalmeren of scope creep probeert te voorkomen, je rol kan aanvoelen alsof je puzzels probeert op te lossen terwijl je een marathon loopt. Deze gids zet de belangrijkste verantwoordelijkheden van een projectmanager uiteen en biedt praktische tips om je door de chaos heen te helpen en succesvolle projecten met vertrouwen op te leveren.
Wat doet een projectmanager?
De belangrijkste verantwoordelijkheid van projectmanagers is het uitvoeren van projecten van begin tot eind. Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor de oplevering van het project op een manier die bedrijfsresultaten en waarde voor de eindgebruiker oplevert.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dit omvat:
- Het initiëren en plannen van het project
- Het beheren van budgetten (vooral in het geval van projectmanagers van kapitaalprojecten), de scope en de planning
- Toezicht houden op het team en op de afzonderlijke taken en resultaten die het team oplevert
- De kwaliteit waarborgen
- Voorkomen dat risico's het hele project ontsporen
- De samenwerking beheren tussen het projectteam, interne & externe belanghebbenden, verkopers en leveranciers.
De functieomschrijving van een projectmanager is in de loop der jaren veranderd. Tegenwoordig gaat de rol van een projectmanager verder dan het uitvoeren van opdrachten: de projectmanager bepaalt ook de strategie achter het project en toont leiderschap.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectmanager en wat is diens rol?
De rol van een projectmanager omvat het op tijd, georganiseerd en binnen budget houden van het project. De verantwoordelijkheden van een projectmanager omvatten in dit opzicht:
- Het project initiëren
- Het project aftrappen
- Vereisten vastleggen
- Het project georganiseerd houden
- Tijdlijnen opstellen
- Het budget bijhouden
- De voortgang van taken bewaken
- Statusupdates geven
- Het team motiveren
- Problemen oplossen
- Risico's beheren
- Veranderingen beheren
- Facturen versturen
- Het project afronden
1. Het project initiëren
Projectmanagers beoordelen de haalbaarheid van projecten, verkrijgen goedkeuringen en zetten het project op in hun projectmanagementsoftware.
Doordachte organisaties geven hun projectmanagementteam tijdens de verkoop- of vormgevingsfase van een project de mogelijkheid om de scope, het budget en de planning op te stellen of te beoordelen. Je bespreekt de briefing met de projectsponsors, maakt een raming en planning op hoofdlijnen en bespreekt het plan met belangrijke belanghebbenden om goedkeuringen te verkrijgen.
Vervolgens ga je:
- Je projectmanagementsoftware en bestandsmappen instellen
- Een bijgewerkte projectbrief maken
- Het benodigde team samenstellen
- Het project intern aftrappen
- Samen met je team een gedetailleerde werkbeschrijving (of mogelijk een projectinitiatie-document) opstellen met een duidelijkere planning, budget en vereisten.
2. Het project aftrappen
Projectmanagers houden officiële kick-offvergaderingen voordat het projectwerk begint, om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten wat betreft het plan, de scope, het budget en de planning.
Zodra de werkomschrijving is goedgekeurd, kan het werk beginnen. Je eerste projectmanagementtaak is om iedereen op één lijn te krijgen tijdens een externe kick-offvergadering met belangrijke belanghebbenden en de projectsponsor. Je maakt ook de basisdocumenten en -middelen die je zult gebruiken om verwachtingen rond het project te bewaken en te communiceren.
Enkele voorbeelden van deze middelen zijn:
- Een deelbaar projectplan
- Een RAID-logboek
- Het communicatieplan
- Een RACI-schema
- Je sjabloon voor statusrapporten
3. Vereisten vastleggen
Projectmanagers stellen vereisten op voor het project, hetzij in een document met projectvereisten, hetzij in gebruikersverhalen.
Raadpleeg de werkomschrijving (SOW) en de notities van de klant wanneer je het document met vereisten opstelt. Je moet ook inzicht hebben in de algemene zakelijke behoeften van het project. Je vereisten en gebruikersverhalen moeten de projectscope en de algemene reden waarom het project plaatsvindt weerspiegelen.
Als je een goed inzicht hebt in de strategie achter het project, kun je de meeste vragen van het team of andere belanghebbenden beantwoorden en het team strategische begeleiding bieden zonder te wachten op aanvullende input over zaken waarvoor geen beslissing van de klant nodig is.
4. Houd het project georganiseerd
Projectmanagers creëren een duidelijke mappenstructuur voor documenten en middelen.
Een belangrijke taak van een projectmanager is om alle informatie met betrekking tot het project op één plek te bewaren waartoe iedereen toegang heeft. Meestal staat deze informatie op een gedeelde schijf, Google Drive, Dropbox en/of in software voor digitaal middelenbeheer.
Je moet er ook voor zorgen dat middelen en informatie voor een project zo goed mogelijk geordend zijn, zodat ze klaarstaan wanneer dat nodig is. Projectmanagementsoftware of andere projectmanagementtools komen hierbij goed van pas. Doe dit aan het begin van het project om te voorkomen dat je later tijd of geld verliest aan het herstellen van iets wat voorkomen had kunnen worden.
5. Maak een planning
Projectmanagers sommen alle taken op en zetten ze uit in een planning, kalender of sprintcyclus.
Hoe je je projectplanning opstelt, hangt echt af van de projectplanning. Als de einddatum vaststaat, maak je een planning vanaf die vaste einddatum en werk je achteruit. Als de planning flexibel is, begin je bij het huidige moment en werk je toe naar een geschikte lanceringsdatum.
Je moet ook nadenken over noodscenario's. Begin te bedenken waar dingen mis kunnen gaan en wat je zult doen als dat gebeurt. Welke tactieken je ook kiest, bepaal waar je ze in je planning zou kunnen uitvoeren. Je hoeft deze niet met je klant of zelfs met je team te delen. Ze zijn vooral bedoeld om achter de hand te hebben voor het geval er iets gebeurt.
6. Bewaak het budget
Projectmanagers zorgen ervoor dat het project niet het risico loopt meer te kosten dan verwacht.
Projecten hebben meestal een vast budget dat wordt bepaald voordat de projectmanager erbij wordt betrokken. Het is jouw taak om dat budget toe te wijzen aan de verschillende fasen, mijlpalen en taken gedurende de levenscyclus van het project. Zorg ervoor dat je voldoende budget hebt om de klus te klaren, want het wordt moeilijker om meer budget te krijgen naarmate het project vordert (tenzij er duidelijke verzoeken buiten de scope zijn).
En onthoud: je budget houdt niet alleen de uitgaven voor een project bij, maar stelt ook grenzen voor elke persoon in je projectteam.
7. Bewaak de voortgang van taken
Projectmanagers controleren de voortgang van taken die in uitvoering zijn en bewaken de werkstroom ten opzichte van het projectplan in hun projectmanagementsoftware.
Bij een project met een meer watervalachtige aanpak kan dat betekenen dat je tijd besteedt aan het bijwerken van je Gantt-diagram om te zien of je het risico loopt van je kritieke pad af te wijken.
Bij een meer agile project kan dat betekenen dat je de werkelijke snelheid van het team vergelijkt met de geplande snelheid en je burndowndiagram bekijkt om te zien of er wijzigingen in de scope moeten worden aangebracht om de planning mogelijk te maken (of andersom).
8. Statusupdates geven
Projectmanagers geven regelmatig formele en/of informele statusupdates aan de projectsponsor of klant.
Deze belangrijke projectmanagementtaak zorgt ervoor dat je de voortgang communiceert en rekening houdt met wijzigingen in de scope of planning van het project. Naast frequentere updates aan projectsponsors of klanten is het een goede gewoonte om een formeel statusrapport op een specifiek moment voor je project op te stellen. Dit omvat de voortgang tot nu toe, komende mijlpalen, de status van belangrijke risico's en afhankelijkheden en kwesties die moeten worden besproken.
Je moet ook updates geven aan het bredere ecosysteem van belanghebbenden. Dit kan formele updates omvatten die naar eindgebruikers en door het project getroffen afdelingen worden gestuurd, evenals demo's en presentaties voor beveiligingsteams, compliance-teams en regelgevende instanties.
9. Het team motiveren
Projectmanagers zorgen ervoor dat het team alles heeft wat het nodig heeft om succesvol te zijn.
Je moet ervoor zorgen dat alles volgens het projectmanagementplan blijft verlopen en dat iedereen alles heeft wat nodig is om de taak van dat moment uit te voeren.
Regelmatige check-ins met het team zijn een van de belangrijkste dagelijkse projectmanagementtaken. Ze stellen je in staat te begrijpen hoe het werk vordert en bieden de mogelijkheid om de onderlinge band te versterken, het team te motiveren, transparantie en verantwoordingsplicht te behouden en iedereen te helpen begrijpen hoe hun inspanningen bijdragen aan het grotere geheel van het project.
Deze check-ins kunnen bestaan uit een dagelijkse stand-up met het team, 1-op-1-gesprekken met de mensen die het werk uitvoeren of asynchrone check-ins. Onthoud alleen: je kunt dit het beste als een gesprek benaderen, niet als een verhoor.
10. Problemen oplossen
Projectmanagers begeleiden het team bij problemen die tijdens de ontwikkelingsfasen kunnen ontstaan.
Als projectmanager is het jouw taak om problemen tijdig aan te pakken, zodat ze je budget en planning niet laten ontsporen. Geef je team het vertrouwen en de veilige ruimte voor creatieve en kritische probleemoplossing.
Dit is een van de meest verkeerd begrepen projectmanagementtaken. Bijvoorbeeld: “Wat kan een projectmanager doen om een ontwikkelaar, ontwerper of bedrijfsanalist te helpen een blokkade op te heffen?”
Het antwoord is: veel. Stel vragen die het probleem en de mogelijke oplossingen vanuit een andere invalshoek bekijken:
- Je kunt om extra ondersteuning vragen of een andere SME inschakelen voor een tweede mening.
- Je kunt het werk opnieuw prioriteren om eventuele vertragingen op te vangen.
- Je kunt ervoor zorgen dat de blokkade in het grote geheel van het project daadwerkelijk impact heeft en het team helpen eromheen te werken.
11. Risico's beheren
Projectmanagers voorspellen mogelijke risico's en stellen noodplannen op om zoveel mogelijk tijd en middelen te besparen.
Goede projectmanagers beschikken over de kennis en vaardigheden om risico's te identificeren, analyseren, prioriteren, plannen, monitoren en erop te reageren. Dit beperkt en vermindert de impact als ze werkelijkheid worden. Je moet gesprekken voeren met je team om potentiële risico's te begrijpen, hoe ze het project negatief kunnen beïnvloeden en hoe waarschijnlijk ze zijn—dit helpt je bij het opstellen van een risicobeheerplan.
Reserveer tijdens elke teamvergadering wat tijd om risico's te bespreken. Je beheert ook de verwachtingen van je klanten, je belanghebbenden en je leidinggevende team. Gebruik dagelijkse communicatie, zoals statusrapporten, om iedereen op de hoogte te houden.
12. Verandering beheren
Projectmanagers richten projecten zo in dat ze kunnen reageren op aanhoudende en blijvende veranderingen, zodat de projectdoelen en projectdoelstellingen binnen de verwachte termijn worden gerealiseerd.
Je moet nadenken over hoe het resultaat van je project wordt overgedragen en in gebruik wordt genomen. Neem contact op met het team dat de verandering beheert die het project zal teweegbrengen en bouw een relatie met hen op, zodat de informatie die zij aan medewerkers doorgeven accuraat, tijdig en nuttig is. Bespreek eventuele risico's rond de invoering met hen en vraag naar het plan om ervoor te zorgen dat zij rendement op hun investering behalen.
De andere kant van verandermanagement betreft wijzigingen in de projectscope. Naarmate het werk wordt uitgevoerd en gecommuniceerd, kunnen nieuwe vereisten aan het licht komen. Door scopewijzigingen snel aan te pakken, voorkom je vertragingen in de projectplanning, schep je vooraf duidelijke verwachtingen en bouw je vertrouwen op in je beoordelingsvermogen als projectmanager.
13. Facturen versturen
Projectmanagers houden de aan het project bestede uren bij en sturen de eindfacturen naar de klant zodra het werk is voltooid.
Zorg ervoor dat je de betalingsvoorwaarden van je leveranciers begrijpt en dienovereenkomstig betaalt. Als je bij een organisatie voor klantdiensten werkt, betekent dit ook dat je proactief je klant factureert op basis van je samenwerkingsmodel.
Je wilt bijblijven met het analyseren en goedkeuren van urenstaten van de voorgaande week in je software voor tijdregistratie, zodat je deze informatie direct beschikbaar hebt voor de factuur.
Als de facturering op mijlpalen is gebaseerd, moet je weten waar deze mijlpalen in je projectschema staan. Als het om tijd en materiaal gaat, moet je het maandelijkse factuurbedrag altijd afstemmen en voorspellen.
Je kunt hiervoor ook software voor resourcebeheer met facturering gebruiken.
14. Het project afsluiten
Projectmanagers sluiten een project af zodra het is voltooid door de laatste afstemmingen uit te voeren, een retrospectief te houden, geleerde lessen vast te leggen en het project te archiveren.
Er zal je worden gevraagd te rapporteren over hoe goed je project in werkelijkheid heeft gepresteerd ten opzichte van de verwachtingen, dus zorg dat je dit voor bent. Zorg ervoor dat alle urenstaten zijn ingediend en dat je documentatie hebt om te bespreken of en waar zaken anders liepen dan gepland, in vergelijking met geplande wijzigingen in de scope, planning en het budget.
Voer met je projectteam en de belangrijkste belanghebbenden een projectretrospectief uit (ook wel een evaluatie achteraf genoemd). Gebruik de feedback en inzichten die je ontvangt om je geleerde lessen vorm te geven en leg ze vast voor toekomstige projecten.
Archiveer vervolgens het project door alle middelen en opgeleverde resultaten te verzamelen en ze in het archiefsysteem te plaatsen dat je gebruikt. Het is ook de moeite waard om even de tijd te nemen om dit met het team te vieren. Als projectleider kun je dit op je nemen, zodat je vertrouwen, loyaliteit en een goede verstandhouding blijft opbouwen.
Hier krijg je een kijkje achter de schermen van wat projectmanagers doen en hoe je kunt beginnen:
Essentiële vaardigheden van een projectmanager
Om als projectmanager succesvol te zijn, heb je meer nodig dan alleen technische kennis of het vermogen om een takenlijst af te werken. Het draait om het vinden van de perfecte balans tussen harde vaardigheden die de uitvoering aansturen en zachte vaardigheden die samenwerking en leiderschap bevorderen. Zonder een goede combinatie van beide zul je moeite hebben om projecten op koers te houden of het vertrouwen en de samenwerking op te bouwen die nodig zijn voor succes op de lange termijn.
Laten we de essentiële vaardigheden voor projectmanagement uiteenzetten die je nodig hebt, zodat je precies weet waarop je je moet richten om in je rol uit te blinken:
- Organisatie
- Projectplanning
- Teamwerk en samenwerking
- Prioritering
- Kritisch denken
- Problemen oplossen
- Risicobeheer
- Leiderschap
- Communicatie
- Projectplanning
- Procesbeheer
- Onderzoek
- Documentatieontwikkeling
- Diplomatie
- Tijdbeheer
Deze vaardigheden beheersen gebeurt niet van de ene op de andere dag, maar met oefening vind je je ritme en begin je projecten met meer vertrouwen te leiden. Begin met het identificeren van de gebieden waarin je het sterkst bent en van de gebieden die aandacht nodig hebben. Zoek vervolgens naar mogelijkheden om projectmanagement te leren en jezelf te ontwikkelen—of dat nu gebeurt door ervaring op het werk, het volgen van een gerichte training of het leren van een mentor.
Projectmanagement draait net zo goed om aanpassingsvermogen als om planning. Hoe verder je deze vaardigheden aanscherpt, hoe beter je bent toegerust om elke uitdaging aan te gaan en je team naar succes te begeleiden.
Je carrièrepad in projectmanagement vormgeven
Als je projectmanagement als carrière overweegt, zijn er veel hulpmiddelen beschikbaar die je kunnen helpen de training en vaardigheden te krijgen die je nodig hebt om een succesvolle projectmanager te worden. Of misschien ben je een beginner die zonder voorbereiding is belast met het beheren van projecten en niet weet waar te beginnen.
Hier zijn enkele ideeën over waar je terechtkunt:
- De cursus Mastering Digital Project Management van DPM is een opleidingsprogramma dat specifiek gericht is op digitale projectmanagement en een certificering omvat. Je krijgt praktijkgericht leren op basis van scenario's, waarmee je je intuïtie, beoordelingsvermogen en leiderschapsvaardigheden aanscherpt.
- De Project Management Professional-certificering (PMP) van het Project Management Institute (PMI) is een wereldwijd erkende projectmanagementcertificering waarvoor enkele jaren ervaring nodig zijn (in tegenstelling tot de DPM-cursus, waarvoor geen vereisten gelden).
- Er zijn nog veel andere losse cursussen en opleidingsprogramma's beschikbaar, waaronder cursussen van Google en Coursera, evenals opleidingen aan erkende universiteiten voor wie een bachelor- of masterdiploma wil behalen. Je bent misschien ook geïnteresseerd in gespecialiseerde cursussen voor specifieke projectmethodologieën, zoals agile projectmanagement of Scrum.
- Een andere optie is om gewoon aan de slag te gaan en projecten te beginnen beheren. Je doet praktijkervaring op die van onschatbare waarde zal zijn voor je carrière. Je kunt tijdens dat proces boeken over projectmanagement en artikelen lezen (er zijn er veel op The DPM!) om je ervaring aan te vullen.
- Als je je wilt specialiseren in agile projectmanagement, bekijk dan onze gids om een agile projectmanager te worden.
Wat nu?
Als je op zoek bent naar mogelijkheden om te netwerken, uitdagingen in je projecten wilt bespreken of gewoon even stoom wilt afblazen, dan is DPM Membership de plek voor jou! Je krijgt ook toegang tot meer dan 100 sjablonen en voorbeelden en tot de gesprekken in Slack met honderden andere digitale projectmanagers!
