Slik unngår du prosjektkonflikter ved å administrere ressurser bedre
Ressurskonflikter i prosjektene dine er uunngåelige. Å bruke dagene på å løse den ene konflikten etter den andre er kjedelig, men det er en del av utfordringen ved å være prosjektleder.
Hvis du vil at prosjektet ditt skal bli vellykket – og la oss innrømme det, det vil vi alle – må du minimere konflikter fra prosjektets start og benytte de beste strategiene for å løse ressurskonflikter.
Hvorfor er ressursstyring viktig?
Tro det eller ei, ressursstyring i prosjekter kan være avgjørende for om prosjektet lykkes eller mislykkes. Stadig skiftende mål og team som ikke overholder frister, er vanlige klager fra prosjektledere overalt. Men effektiv tildeling, styring og fordeling av ressurser kan gjøre disse altfor vanlige ressurskonfliktene enklere å løse eller helt unngå.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Å sørge for at du har riktig mengde ressurser for at prosjektet skal lykkes – uten å legge hindringer i veien for andre deler av virksomheten – gjør alle fornøyde. Det er imidlertid lettere sagt enn gjort.
Les mer om hvorfor ressursstyring er viktig her.
5 strategier for å løse ressurskonflikter i prosjekter
Her er fem strategier for ressursstyring du kan bruke til å løse ressurskonflikter i prosjektene dine.
- Vær tydelig på hvilken verdi prosjektet ditt tilfører
- Tildel de riktige ressursene til prosjektet ditt
- Beskriv ressursbehov og formål
- Forbered deg på konkurranse om ressurser
- Invester i programvare for ressursstyring
Det er også verdt å investere i å forbedre ferdighetene dine innen ressursstyring, ettersom dette vil gi deg flere muligheter til å unngå konflikter.
1. Vær tydelig på hvilken verdi prosjektet ditt tilfører
Å ta opp verdifulle ressurser uten å tydelig forklare hvorfor kan føre til en arbeidsplasskultur som misliker belastningen prosjektet ditt påfører virksomheten.
Det er viktig å vise hvilken verdi prosjektet ditt tilfører, slik at interne team bedre forstår hvorfor du bruker bestemte ressurser, og hva gevinsten blir på lang sikt.
Det er alltid stor etterspørsel etter ressurser, mens tilgangen er begrenset, så ta hensyn til at kompetansen, økonomien og materialene prosjektet ditt trenger, kan føre til at et annet team føler seg overbelastet og lite verdsatt.
Når prosjektet ditt blir sett på som en belastning på ressursene med liten eller ingen gevinst, kan spenningene øke. Det er slike situasjoner som øker sannsynligheten for ressurskonflikter og forsterker deres omfang, noe som kan være skadelig for prosjektets suksess.
Litt intern markedsføring kan gjøre en stor forskjell. Du trenger ikke å være pågående, men ved å forklare formålet med prosjektet, hvor lang tid det forventes å ta, og hvor mange ressurser det vil kreve, kan du få alle til å føle seg litt mer forberedt og tålmodige.
2. Tildel de riktige ressursene til prosjektet ditt
Prosjekter er midlertidige av natur. Det kan være vanskelig å få virksomheter til å bidra med kompetansen sin, og det kan være enda mer utfordrende å få budsjett til de riktige konsulentene. Det er avgjørende å bestemme hvordan du skal håndtere ressurstildeling og -styring tidlig.
Hvis virksomheten din er stor og har mulighet til å flytte medarbeidere rundt, er det vanligvis best å bruke de eksisterende ressursene. Eksisterende ansatte kjenner allerede virksomhetens prosesser og kan sannsynligvis komme raskt i gang når de blir med i prosjektteamet ditt. Pass bare på at tildelingen av ressurser ikke overbelaster teamet ditt. Ekstra konsulenter kan bidra til å gjøre arbeidsmengden mer håndterlig.
På den annen side kan konsulenter fungere godt hvis virksomheten din ikke har mulighet til å omfordele teammedlemmer i en periode. Ved å bruke de økonomiske ressursene dine på å skaffe riktig kompetanse fra første dag kan du unngå interne ressurskonflikter om teammedlemmer senere.
For å unngå konflikter er det avgjørende å bruke strategier for å håndtere flere prosjekter som prioriterer effektiv ressursstyring.
3. Beskriv ressursbehov og formål
Det er et godt mål å utarbeide en plan for ressursstyring som beskriver hvilke ressurser du trenger. Selv om du kanskje ikke får alle ressursene du trenger (hei – vi kan jo drømme!), kan en tydelig oversikt over nøyaktig hva prosjektet ditt krever, bidra til at alle interessenter får en felles forståelse tidlig i prosessen.
Det betyr også at du kan gi en velbegrunnet begrunnelse for hvorfor du trenger ressursene du trenger, noe som reduserer sannsynligheten for at det blir reist innvendinger mot dem.
I tillegg til å gi en oversikt over ressursene som trengs, bør du også tydelig fordele ansvaret for disse ressursene til de interne teamene dine, inkludert andre prosjektledere og interessenter. På den måten vil hele teamet forstå verdien av ressursene sine og forvalte dem mer effektivt.
Gjør ansvarsfordelingen tydelig, og prøv å få alle til å godkjenne den tidlig. På den måten har du noe å støtte deg på og kan holde folk ansvarlige.
Alle vil ha en tydelig forståelse av rollen sin, slik at ressurskonflikter som oppstår på grunn av misforståelser, kan unngås. I tillegg blir det enklere å se når folk ikke forvalter ressursene sine effektivt, ettersom du kan finne ut hvem som ikke har oppfylt sin del av avtalen, og løse problemene tidlig.
4. Forbered deg på konkurranse om ressurser
En del av det å lede et prosjekt handler om å være realistisk. Og la oss innse det: Det er stor konkurranse om ressursene i organisasjoner.
Selv om du kan ha som mål å beholde ressursene dine selv, betyr manglende utarbeidelse av en ressursplan ofte at du planlegger å mislykkes når det gjelder prosjektledelse. Det er avgjørende å ha en beredskapsplan for situasjoner der du ikke får tilgang til eller klarer å beholde ressursene du trenger.
En del av denne prosessen handler om å holde interessentene ansvarlige for hvordan de bruker ressursene. Gjør konsekvensene av å ikke dele ressurser tydelige, og sørg for at de tar eierskap til dem.
Skriv ned en beredskapsplan, og gjør den lett tilgjengelig for teamet ditt. Beredskapsplanen bør inneholde tiltakene som skal iverksettes for å løse ressurskonflikter som kan oppstå, for eksempel når en frist ikke overholdes og et annet team får for stor arbeidsbelastning.
Lag et sett med handlingsprosedyrer, og få interessentene til å godkjenne dem før det oppstår en ressurskonflikt. Det kan virke som mye arbeid på forhånd, men det betaler seg mange ganger i det lange løp.
Vær heller ikke egoistisk. Konflikter krever at man gir og tar. Noen ganger går ting galt, og du vil ha for få ressurser i en periode.
Det er ideelt å finne måter å forhindre at dette skjer på, men du må også ha forståelse for andre team. Kompromisser er nødvendige for å finne løsninger der alle vinner (eller i det minste unngå at alle taper).
5. Invester i programvare for ressursstyring
Det er krevende nok å implementere disse strategiene – å gjøre det samtidig som du holder øye med konkurrerende prosjekter, primadonnaer, uforutsigbare interessenter og kunder, er overveldende. Når du også må ta hensyn til sykefravær og ferier, kan du ende opp med å gi opp. Det er her programvare for ressursstyring kan hjelpe. Blant de mange funksjonene som tilbys av ulike verktøy for ressursstyring, kan varsler om ressurskonflikter fra enkelte verktøy proaktivt varsle deg om potensielle problemer, slik at du kan håndtere dem før de eskalerer.
Det kan være krevende å få selskapet ditt til å støtte innkjøpet av et nytt verktøy (du mener at du vil ha alle de ressursene OG nye programvareverktøy?), men det kan spare deg for mye bry. Hvis du har et lite team, kan et gratis verktøy for ressursstyring hjelpe deg med å komme i gang.
Hvis du argumenterer for programvare for ressursstyring, men fortsatt ikke får gjennomslag, bør du finne en prosess og holde deg til den. Regneark for ressursfordeling kan være et virkelig beist, men hvis det er alt du har, må du forplikte deg til å bruke det. Halvhjertede prosesser for ressursstyring kan gjøre konfliktløsning til et stort rot senere.
Hvis du har ett sentralt sted der all informasjon om ressursene oppbevares, mister du aldri oversikten over dem. Det gjør det enklere å støtte seg på dokumentasjonen når det oppstår potensielle konflikter om ressursfordeling, og å holde de ansvarlige personene til ansvar.
Hva skjer videre?
Hva er strategien du tyr til når du møter en ressurskonflikt i prosjektene dine? Bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere gjennom DPM-medlemskap!
