6 prosjektledere forteller oss sine upopulære meninger om programvare for prosjektstyring
Programvare for prosjektstyring finnes overalt – og det finnes sterke meninger om den også. Vi ba aktive prosjektledere og ledere for driftsfunksjoner dele synspunktene de ikke alltid føler seg komfortable med å si høyt. Fra å holde egne verktøy for seg selv til å navngi bransjefavoritter direkte – her er hva de egentlig mener.
Hvem er disse verktøyene egentlig laget for?
Prosjektstyringsverktøyet er for prosjektlederen – ingen andre
De fleste prosjektledere vil si at prosjektsynlighet er bra – jo flere som kan se prosjektplanen, desto bedre. Men Jeff Chamberlain, leder for bredbåndstjenester og PMO i Frederick County Government, har et motargument.
Han styrer prosjektene sine med en streng tilgangspolicy: Programvaren for prosjektstyring blir hos ham, mens alle andre får informasjonen i et format de faktisk kan bruke. «Det er på en måte en upopulær mening, men prosjektstyringsverktøyet er ikke for noen andre enn prosjektlederen», sier han. «Og alt som kommer ut av verktøyet, må være i en form som folk kan ta til seg på en demokratisk måte ... Så, upopulær mening, men jeg får leke med verktøyet, og det får ikke du.»
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Prosjektstyringsverktøyet er ikke for noen andre enn prosjektlederen.
For Chamberlain handler det å beskytte verktøyets integritet ikke om kontroll – det handler om å holde komplekse tidsplaner ryddige og levere informasjon til interessenter på en måte som faktisk er nyttig for dem.
Verktøyene er laget for kjøperne, ikke brukerne
Det ligger en spenning innebygd i hvordan de fleste programvarer for prosjektstyring selges – og Yonelly Gutierrez, seniorprogramleder i Palo Alto Networks, har lagt merke til den. Personene som kjøper programvaren, og personene som bruker den hver dag, er sjelden de samme, og hun mener at dette gjenspeiles i produktet.
«Jeg synes noen ganger at verktøyene fokuserer for mye på styring på høyt nivå, rapportering og dashbord», sier hun, og legger til at verktøy for prosjektstyring «bør utvikles med tanke på prosjektlederne som faktisk bruker dem daglig, og ikke i like stor grad for personene på høyt nivå som kjøper programvaren». Resultatet er etter hennes syn programvare som ser imponerende ut i en salgsdemonstrasjon, men som skaper friksjon for fagpersonene som jobber i den.
[Verktøy for prosjektstyring] bør utvikles med tanke på prosjektlederne som faktisk bruker dem daglig, og ikke i like stor grad for personene på høyt nivå som kjøper programvaren.
Problemet med å prøve å gjøre alt
Drømmen om et «alt-i-ett»-verktøy er en myte
Det er lett å se appellen ved én plattform som håndterer alt – saker, tidsplaner, kommunikasjon og rapportering. Ifølge Chamberlain er virkeligheten mindre overbevisende.
«Mange vil at saksbehandlingssystemet og prosjektstyringssystemet skal være det samme», forklarer han. «Og jeg vet ikke om noe enkelt selskap gjør dette godt.» Verktøyet som gjør alt, men ikke mestrer noe, er en fortelling så gammel som tiden selv.
For Matthew Fox, senior prosjektleder og driftsspesialist i Fox Consulting, er ClickUp et godt eksempel på et verktøy som strekker seg lenger enn det burde. «ClickUp prøver å erstatte mange verktøy akkurat nå. Men de gjør ikke en god jobb med å faktisk løse sluttbrukernes problemer», sier Fox. «Bare fordi et verktøy kan gjøre noe, betyr ikke det at det bør gjøre det.»
Bare fordi et verktøy kan gjøre noe, betyr ikke det at det bør gjøre det.
Full integrasjon kan drepe kreativiteten
For mange integrasjoner kan føre til et lignende problem som «alt-i-ett»-verktøyet. Julia Rajic, driftssjef hos Point Blank, erfarte på nært hold hva som skjer når et team blir for avhengig av et fullt integrert system. Det som startet som et skritt mot effektivitet, endte opp med å gjøre noe uventet med kulturen i teamet hennes.
«Jeg gikk fra separate systemer og verktøy til å få alt, absolutt alt, integrert», sier hun, og «det kom til et punkt der folk sa: «Jeg gjør det ikke før jeg har en oppgave for det.» eller «Jeg tenker ikke utenfor boksen, er kreativ eller løser problemer, fordi denne oppgaven ikke ber meg om å gjøre det.»» Sjekklisten hadde, oppdaget hun, erstattet tenkningen.
Verktøyet er egentlig aldri problemet
Å bytte plattform løser ikke en ødelagt prosess
Melody MacKeand, grunnlegger av Melody MacKeand Consulting, ser stadig det samme mønsteret hos byråer: Når noe ikke fungerer, er instinktet å skylde på programvaren og finne en ny. Hun mener at dette instinktet er feil.
«Jeg ser mange byråer som bytter plattform hvert år i håp om at plattformen skal løse en prosess for dem», sier hun. «Sannheten er at ethvert verktøy kan være nyttig, og ethvert verktøy kan være skadelig. Det handler derfor egentlig om strukturene og systemene du setter på plass, og så vil verktøyet støtte dette.» Etter MacKeands syn er verktøyet aldri den egentlige årsaken – og å bytte det uten å fikse de underliggende strukturene flytter bare problemet til et nytt sted.
Ethvert verktøy kan være nyttig, og ethvert verktøy kan være skadelig. Det handler derfor egentlig om strukturene og systemene du setter på plass, og så vil verktøyet støtte dette
More Articles
- Nye funn: De nye verktøyene PM-eksperter er begeistret for akkurat nå
- Hva er digital prosjektledelse? [Den ultimate guiden]
- Å håndtere oppgaver som prosjektleder: 3 viktige strategier 2026
- Hva 12 ledere innen prosjektledelse faktisk mener om rammeverk for prosjektledelse i 2026
- Topp 5 datadrevne trender innen prosjektledelse i 2025
En dyktig prosjektleder kan jobbe i alle verktøy
Den samme logikken gjelder for enkeltpersoner. Sabrina Di Paulo, grunnlegger og hovedkonsulent hos Celeste Consulting Inc., avviser ideen om at riktig programvare kan redde et prosjekt som sliter.
«Jeg tror at vi som prosjektledere tror at et verktøy kan redde oss», sier hun, «men igjen: Som prosjektleder mener jeg at en av de viktigste ferdighetene er tilpasningsevne, og du bør kunne bruke nesten hvilket som helst verktøy.»
Jeremiah Hammon, leder- og prosjektledertrener hos Project Revolution, går enda lenger og hevder at jakten på bedre programvare ofte distraherer fra å bygge reell kompetanse. «Mange av oss løper rundt og leter etter det nyeste og beste verktøyet, uten å innse at hvis vi forstår hvordan vi skal knytte alt dette sammen, fungerer ethvert verktøy for oss», sier han. «Du kan sette meg i Asana, du kan sette meg i Jira, du kan sette meg i hva som helst ... de samme metodene fungerer.»
Det er ikke verktøyet som gjør prosjektlederen
Programvare for prosjektstyring vil fortsette å utvikle seg – nye plattformer vil lanseres, eksisterende plattformer vil utvide funksjonaliteten, og diskusjonen om hvilket verktøy som er best, vil fortsette i alle teamenes Slack-kanaler og kommentarfelt på LinkedIn.
Men prosjektlederne vi snakket med, venter ikke på at den perfekte løsningen skal dukke opp. De har allerede forstått at arbeidet blir gjort på grunn av tenkningen, tilpasningsevnen og systemene bak det – ikke på grunn av det som vises på skjermen. Verktøyet er bare verktøyet.
Vil du ha flere innsikter som disse? Opprett en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
