Slått på, koblet av: Funksjonene i prosjektstyringen team slutter å bruke
Tidsregistrering: Mange team slutter å bruke funksjoner for tidsregistrering fordi de samsvarer dårlig med de faktiske behovene for å følge prosjektets fremdrift.
Tilpassede kolonner: For mange tilpassede kolonner kan gjøre arbeidsflytene mer kompliserte og redusere teamets samlede effektivitet og oversikt.
Oppgaveavhengigheter: Oppgaveavhengigheter fungerer ofte dårlig i praksis på grunn av vedlikeholdsutfordringer og forstyrrelser i den virkelige arbeidshverdagen.
Overautomatisering: Komplisert automatisering kan forvirre team, føre til mistillit og få dem til å avvike fra de planlagte arbeidsflytene.
Enkelhet vinner: Å gå tilbake til enkle og effektive metoder fører ofte til bedre resultater innen prosjektstyring enn komplekse funksjoner.
Verktøy for prosjektstyring er fullspekket med funksjoner som er utviklet for å skape orden i komplekst arbeid. Men flere funksjoner betyr ikke alltid bedre resultater. På tvers av team i alle størrelser gjentar mønsteret seg: En lovende funksjon aktiveres, brukes i noen uker og dør stille hen. Det som står igjen, er et system som er vanskeligere å bruke enn før, og et team som har funnet sine egne omveier.
Vi spurte flere fagfolk om hvilke funksjoner de hadde kommet over i praksis, som så nyttige ut under oppsettet, men som ikke fungerte i virkeligheten. Her er det gode, det dårlige og det stygge.
Løftet om tidsregistrering (og hvorfor det brøt sammen)
Innebygd tidsregistrering er en av de vanligste – og mest forlatte – funksjonene i verktøy som Jira. Aaron Whittaker, visepresident for etterspørselsgenerering hos Thrive Agency, aktiverte Jiras innebygde arbeidslogg av nøyaktig de samme grunnene som de fleste team gjør. «Vi aktiverte den fordi det så ut som en praktisk måte å forstå hvordan innsatsen ble fordelt på betalte medier, SEO og innholdsarbeid», sier han. «Målet var tydeligere rapportering og bedre planlegging av kampanjenes tidslinjer.»
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det fikk aldri ordentlig fotfeste. Whittaker peker på et grunnleggende misforhold mellom det funksjonen måler, og det team faktisk trenger å vite. «Funksjonen registrerer timer, ikke fremdrift», forklarer han. «Hvis man registrerer fem eller seks timer på annonseoptimalisering eller oppdateringer av landingssider, forteller det deg ikke om resultatene ble bedre, eller om arbeidet nærmer seg ferdigstillelse.»
Kravet om manuell registrering gjorde saken verre. Etter at funksjonen hadde vært i bruk i omtrent en måned på over 170 arbeidselementer, hadde bare rundt 55 brukbare registreringer – og disse var inkonsekvente. «Å registrere tid betydde at man måtte hoppe innom flere oppgaver i løpet av dagen, noe som stadig brøt konsentrasjonen», sier Whittaker. «Etter en stund føltes det bare som noe du måtte gjøre, ikke noe som faktisk hjalp.»
Å registrere tid betydde at man måtte hoppe innom flere oppgaver i løpet av dagen, noe som stadig brøt konsentrasjonen. Etter en stund føltes det bare som noe du måtte gjøre, ikke noe som faktisk hjalp.
Teamet hans droppet det og gikk tilbake til en enkel tavlebasert arbeidsflyt. «Tidsregistrering så nyttig ut under oppsettet, men i reelle arbeidsflyter dupliserte den synligheten vi allerede hadde, og la til friksjon uten å forbedre leveransene.»
Tilpassede arbeidsflytkolonner: Når fleksibilitet blir en byrde
Tilpassede kolonner føles som en naturlig forlengelse av god prosessforståelse. Scott Davis, grunnlegger og CEO i Outreach.io, lærte på den harde måten at funksjonen raskt kan komme ut av kontroll. «Vi aktiverte «legg til tilpassede kolonner» i Jiras Scrum-tavler for noen år siden for å skape åpenhet i arbeidsflyten vår», sier han. «Vi aktiverte funksjonen på under ett minutt. Vi brukte flere uker på å gjøre den til en skjult ekstrakostnad.»
Vi aktiverte funksjonen på under ett minutt. Vi brukte flere uker på å gjøre den til en skjult ekstrakostnad
Det som startet som én «Til verifisering»-kolonne mellom Under arbeid og Ferdig, ble raskt til flere. «Før vi visste ordet av det, var det en gjennomgangskolonne for hvert team», sier Davis. Produkt la til en kolonne for godkjenning fra interessenter, og QA la til enda en for ytterligere kontroll. «Hver Scrum-tavle så forskjellig ut fra de andre og var ikke enkel å navigere i. Folk må sjekke tavlekonfigurasjonene bare for å vite hvordan de skal flytte den aktuelle saken.»
Kostnaden ble synlig i dataene. «Teamets gjennomløpstid under sprintene våre med høyt volum økte stadig fra 8 dager til 10,75 dager i gjennomsnitt, og det skyldtes hovedsakelig at det var uklart hva hvert ekstra tilpassede statusfelt betydde», forklarer Davis. «Tilbakemeldingsmålingene fra retrospektivene våre var fulle av «bortkastet tid på å diskutere statusnavn».»
Rådet hans til alle team som vurderer å tilpasse kolonner: «Betrakt hver ekstra kolonne som teknisk gjeld. Uten god rolledisiplin og en god grunn til å avvike fra standardinnstillingene er det vanskeligere å skalere arbeidet enn å endre standardarbeidsflyten. De fleste team vil stille og rolig droppe disse ekstra kolonnene etter noen få sprinter.»
Oppgaveavhengigheter: Ryddige i teorien, ødelagte i praksis
Oppgaveavhengigheter er en av de mest tiltalende funksjonene i ethvert prosjektstyringsverktøy. Logikken er god: Knytt oppgaver sammen slik at forsinkelser automatisk blir synlige og utløser de riktige tiltakene. I praksis har funksjonen en tendens til å bryte sammen under vekten av variasjonene i den virkelige verden.
Dmitrii Malashkin, grunnlegger og CEO i Born to Move, implementerte avhengigheter og avanserte automatiseringer for fullføring av oppgaver i Asana — og senere i monday.com — for å holde prosjekttidslinjene oppdaterte og under kontroll. "Men virkeligheten var at teammedlemmene våre egentlig aldri brukte dem utover den første uken etter implementeringen", sier han. Årsaken var enkel: "Å vedlikeholde avhengighetene og automatiseringene dine er en hel jobb i seg selv som ingen egentlig skal eller faktisk ønsker å gjøre, spesielt når det ikke håndheves."
Å vedlikeholde avhengighetene og automatiseringene dine er en hel jobb i seg selv som ingen egentlig skal eller faktisk ønsker å gjøre, spesielt når det ikke håndheves.
Da forstyrrelser i den virkelige verden oppsto — en manglende tillatelse, en endring i timeplanen i siste liten, en konflikt i kundens tilgjengelighet — brøt kjeden sammen. "Det fører til at et enkelt feilpunkt bryter hele avhengighetskjeden", forklarer Malashkin. "Arbeidsflyten ender med å sende folk en flom av generiske forespørsler om statusoppdateringer, noe som igjen fører til at alle demper disse." Resultatet var varslingstretthet over hele linjen.
Teamet hans sluttet til slutt helt å bruke funksjonen. "Prosjektlederne og arbeidslederne våre endte opp med å gå tilbake til flate, ikke-hierarkiske oppgavelister samt gruppechatter som sin primære arbeidsmåte for å koordinere innsatsen og få mer arbeid gjort."
Eric Turney, president i The Monterey Company, så det samme mønsteret. "Funksjonen jeg har sett dø ved kontakt med virkelige arbeidsflyter, er oppgaveavhengigheter i et prosjektstyringsverktøy", sier han. "Den slo aldri an fordi prioriteringene endret seg for ofte, vedlikeholdet var irriterende, og systemet ble utdatert raskere enn noen ønsket å vedlikeholde det." Teamet hans falt tilbake på enklere eierskap, tydelige forfallsdatoer og direkte kommunikasjon. "Funksjonen så smart ut i oppstartsfasen, men i virkeligheten la den til administrasjon uten å gi oss nok kontroll tilbake til at det kunne forsvares."
Oppgaveavhengigheter slo aldri an fordi prioriteringene endret seg for ofte, vedlikeholdet var irriterende, og systemet ble utdatert raskere enn noen ønsket å vedlikeholde det.
Overautomatisering: Når systemet motarbeider teamet
Automatisering er et av de største salgsargumentene for moderne prosjektstyringsplattformer — og noe av det enkleste å overdrive. Tom Jauncey, administrerende direktør i Global Sound Group, beskriver en velkjent felle: "Én ting som ser bra ut på papiret, men som egentlig ikke fungerer, er når vi gjør ting for automatiske i verktøy som monday.com. Det kan bli for komplisert for teamet å følge."
Én ting som ser bra ut på papiret, men som egentlig ikke fungerer, er når vi gjør ting for automatiske i verktøy som monday.com. Det kan bli for komplisert for teamet å følge.
Når automatiseringen blir for lagdelt, slutter teamene å stole på den. "Det som skjer, er at folk begynner å ignorere systemet eller gjøre ting på sin egen måte fordi det virker for vanskelig å forstå, eller fordi det føles som om det holder dem tilbake", sier Jauncey. Den planlagte arbeidsflyten og den faktiske arbeidsflyten skiller lag. "Måten vi planlegger arbeidet på, ser flott ut når vi planlegger det. Den samsvarer egentlig ikke med hvordan teamet arbeider fra dag til dag."
Lærdommen teamet hans landet på, var enkel: "Den beste måten å gjøre ting på er den måten folk faktisk bruker, ikke den måten som har flest funksjoner."
Felt for prosentvis fullføring og illusjonen om fremdrift
Noen funksjoner mislykkes ikke fordi de er for komplekse – de mislykkes fordi de er for reduktive. Nikita Patil Brennan, senior prosjektleder, trekker frem felt for prosentvis fullføring som et godt eksempel. "En prosjektstyringsfunksjon som finnes i MS Project/Asana, er prosentvis fullføring av oppgaver", sier hun. "Den forteller ikke hele historien – 71 % kan gjenspeile oppgaver som stort sett er fullført, oppgaver i faresonen, blokkerte oppgaver og så videre." Ett enkelt tall visker ut konteksten teamene trenger for å kunne handle. Fremdrift er ikke det samme som helsetilstand, og en måling som ikke kan skille mellom de to, gir ingen nyttig informasjon.
Den [prosentvise fullføringen av oppgaver] forteller ikke hele historien – 71 % kan gjenspeile oppgaver som stort sett er fullført, oppgaver i faresonen, blokkerte oppgaver og så videre.
More Articles
- Prosjektstyringsverktøyene prosjektlederne måtte slutte å bruke
- Det ene prosjektstyringsverktøyet jeg aldri ville gitt opp
- Teknologiverktøyene seks eksperter på prosjektledelse ville brukt hvis de måtte begynne fra bunnen av
- 14 fordeler & ulemper ved prosjektstyringsprogramvare for dagens prosjektledere
AI-funksjoner som lovet for mye og leverte for lite
Etter hvert som AI-funksjoner har blitt lansert på tvers av prosjektstyringsplattformer, har forskjellen mellom ytelsen i demonstrasjoner og den faktiske nytten i praksis vært en gjentakende kilde til frustrasjon. Megan Cotterman, deltidsprosjektleder og driftskonsulent, opplevde dette på nært hold. "Jeg hadde denne opplevelsen da Asana først lanserte AI-funksjonen sin", sier hun. "Jeg stilte spørsmål om bestemte prosjekter i bestemte sammenhenger, og hadde store problemer med å finne det jeg spurte etter."
Jeg stilte spørsmål [til Asana AI] om bestemte prosjekter i bestemte sammenhenger, og hadde store problemer med å finne det jeg spurte etter.
Problemet er ikke unikt for Asana – det gjenspeiler en bredere utfordring med AI-funksjoner som er utviklet for generelle bruksområder, men som ennå ikke er opplært på spesifisiteten og nyansene i hvordan reelle prosjektdata er strukturert og søkes frem.
Tilbake til det grunnleggende – argumentet for enkelhet
På tvers av alle funksjonskategorier fant teamene som fikk fotfestet tilbake, veien videre gjennom forenkling. James Dyble setter ord på en følelse mange fagfolk til slutt kommer frem til. "Jeg pleide å sverge til digitale oppgavebehandlere, overbevist om at alt burde ligge i en app", sier han. "Så oppdaget jeg at jeg stadig vekk grep etter penn og papir igjen."
Jeg pleide å sverge til digitale oppgavebehandlere, overbevist om at alt burde ligge i en app. Så oppdaget jeg at jeg stadig vekk grep etter penn og papir igjen.
Løsningen hans var ikke å forlate digitale verktøy helt, men å være mer bevisst på hva de brukes til. "Nå har jeg landet på en hybridtilnærming: Jeg oppbevarer de viktigste prosjektene og listene mine i et digitalt verktøy, men håndterer de daglige prioriteringene mine på en enkel lapp. Det er noe tilfredsstillende ved den fysiske handlingen det er å krysse av ting etter hvert som jeg gjør dem."
Det mest effektive prosjektstyringssystemet er ikke det som har flest funksjoner aktivert. Det er det teamet faktisk kommer til å bruke.
Vil du ha flere innsikter som dette? Opprett en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
