Hva er digital prosjektledelse? [Den ultimate guiden]
Det finnes et brennende spørsmål i miljøet for digital prosjektledelse: I vår digitale verden i stadig utvikling, er digital prosjektledelse en rolle eller en ferdighet?
Hva er digital prosjektledelse?
Digital prosjektledelse (DPM) handler om å lede, planlegge, organisere, motivere og levere nettbaserte prosjekter; det er å bygge ting i en digital verden, for en digital verden. Det er å håndtere prosjekter med digitale leveranser – data, piksler, grensesnitt og skjermer.
Digitale prosjektledere bruker nettbasert teknologi til å levere alt fra nettsteder til mobilapper, videoer til spill, netthandel til e-poster, kampanjer i sosiale medier til VR, eller annonsering i rike medier til digital utendørsreklame. Det handler om å levere prosjekter i en sammenkoblet, nettbasert verden der merkevarer og organisasjoner kommuniserer direkte med kundene.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Digitale leveranser er det som gjør at et prosjekt krever digital prosjektledelse, i stedet for bare en annen type prosjektledelse.
Disse leveransene og de kreative arbeidsflytene som brukes til å skape dem (ofte av et byrå, et studio, et internt nettteam eller i et konsulentmiljø), har ført til en type prosjektledere som bruker en annen tankegang, et annet ferdighetssett og et annet verktøysett for å levere digitalt.
Tilnærmingen til digital prosjektledelse
- Tankesett: DPM-er er verdidrevne, smidige og iterative, og fokuserer på å maksimere verdileveransen raskt og effektivt.
- Ferdighetssett: Harde ferdigheter er viktige, men myke ferdigheter bestemmer. Emosjonell intelligens og sosial intelligens er avgjørende for samarbeid, og DPM-er må opptre som strategiske ledere.
- Verktøysett: Vi håndterer flere prosjekter og leveranser med mindre penger og tid, og vi fokuserer på å utnytte verktøy og teknologi for å fremme effektiviteten.
Digital prosjektledelse: en rolle, en ferdighet eller begge deler?
Den økende samarbeidsorienteringen i mange organisasjoner er drivkraften bak dette spørsmålet. Fristelsen er selvsagt å spare penger og redusere det til bare et ferdighetssett, og sette et teammedlem med gode kommunikasjonsevner til å ha ansvaret som prosjektleder.
Vi må erkjenne vår egen skjevhet her, men gang på gang kommer vi tilbake til det samme klare svaret: Digital prosjektledelse er mer enn bare et ferdighetssett – det er en viktig rolle som krever et tankesett for å bygge bro mellom alle interessentene i et bestemt prosjekt og oppnå optimale resultater som ellers ikke ville vært mulig å oppnå.
Vi befinner oss på den unike plassen midt i edderkoppnettet, der vi hele tiden skanner i alle retninger og bruker verktøysettet og teknologien vår til å føle og reagere på vibrasjoner fra alle de ulike trådene. Som det kritiske informasjonssenteret tolker vi deretter disse signalene og oversetter hva de betyr for det samlede resultatet, de andre delene av nettet og kunden selv.
Og vi er alltid på utkikk etter problemer og prosjektrisikoer som kan rive et hull i nettet og forsinke prosjektet.
I bunn og grunn er helheten større enn summen av delene; det er ingen tvil om at digital prosjektledelse er en avgjørende rolle.
Hva er stillingsbeskrivelsen til en digital prosjektleder?
Galen Low, medgrunnlegger av The Digital Project Manager, sa det best en dag i en uformell telefonsamtale: DPM-er samler inn, kuraterer, oversetter og kommuniserer for å levere et prosjekt til rett tid og innenfor budsjett.
DPM-er spesialiserer seg på å få ting gjort, og med det mener vi å sørge for at alle i teamet har ressursene, tiden og ferdighetene de trenger for å gjøre jobben sin.
Hvis det fortsatt høres litt vagt ut, kan vi bli mer konkrete. Jeg ba Mackenzie Dysart, som er profesjonell prosjektleder (PMP) og sertifisert Scrum-master, fortelle oss hvordan en typisk prosjektlivssyklus ser ut for henne:
- Omfang og forventninger: Å forstå prosjektets omfang og de involverte digitale produktene, samt hva som ble solgt (noe som faktisk kan være annerledes!)
- Interne og eksterne oppstartsmøter: Fastsette kundens foretrukne system for prosjektstyring og kommunisere metodene og rammeverkene dine for prosjektstyring, møte prosjektteamet, sette prosjektplanen og fastslå nøkkelmålinger for prosjektets suksess.
- Daglige standup-møter: Å følge opp teamet og ledelsen daglig for å sikre at alle er på rett spor, vurdere ressursstyring og tidsstyring, og kommunisere disse oppdateringene mellom teamene og ledelsen.
- Budsjettrapporter og planleggingslogistikk: Følge opp og kommunisere budsjettoppdateringer, planlegge for avtalte ferier og pauser, og håndtere uforutsette problemer slik de påvirker det samlede budsjettet, tidsplanen og omfanget.
- Få kundens godkjenning og gå live: Innhente endelig godkjenning og få minimumsproduktet ut på markedet for vurdering
- Håndtere bekymringer og optimalisere for best mulig ytelse og resultater: Vurdere ytelsen og lede forbedringer av produktet i sanntid.
Når du ser på denne omfattende listen, får det deg til å lure: Hvorfor skulle noen lansere et digitalt produkt av noe slag uten en digital produktleder ved roret?
En digital prosjektleder har mange navn
Mennesker elsker å komplisere enkle ting, og stillingsbetegnelsen DPM er et perfekt eksempel. En digital prosjektleder kan kalles noe annet avhengig av hvilken bransje du arbeider i, eller hvilket byrå du arbeider for.
Du kan bli ansatt som webprosjektleder, logistikkprosjektleder, digital produsent, teknisk prosjektleder – listen fortsetter. Mackenzie Dysart sier at en DPM noen ganger også tar på seg en strategrolle, selv om dette vanligvis ikke er et kjennetegn ved rollen.
Hva er et kjennetegn? Logistisk akrobatikk. Vi snakker om funksjonell logistikk (prosjektomfang, tidslinjer, priser, hvem som gjør hva og når, osv.) og, kanskje enda viktigere, emosjonell logistikk.
«‘Kommando-og-kontroll’-stilen blir mindre effektiv i arbeidslivet vårt, og det gjør at ledere og prosjektledere av den ‘nyere skolen’ kan være mer empatiske og menneskeorienterte», sier Galen Low.
Mennesker er ikke maskiner – de har mye på gang, og vi er ikke bare droner. Det er en svært hårfin balanse mellom menneskelighet.
Denne observasjonen gjenspeiler en nylig rapport om fremtidens arbeidsplasser fra World Economic Forum, som identifiserte en økende global etterspørsel etter emosjonell intelligens og andre sosiale ferdigheter.
Myke ferdigheter som konfliktløsning i prosjekter, forhandling, veiledning, delegering, opplæring, beslutningstaking og teambygging blir raskt svært verdifulle egenskaper hos jobbkandidater generelt. Det betyr at dyktige prosjektledere ligger an til å bli enda viktigere nøkkelaktører i den digitale verdenen, og tilføre enda mer verdi.
Finn ut mer om trender innen prosjektstyring og fremtiden for DPM.
Verktøy for digital prosjektstyring kontra egenskaper
Fleksibilitet er det mest verdifulle verktøyet i verktøykassen din for prosjektstyring. Greit nok, kanskje fleksibilitet er mindre et verktøy og mer en egenskap, men det er den beste egenskapen en DPM kan ha.
De faktiske verktøyene du bruker, er ikke alltid opp til deg. Jobben din er å ta i bruk de arbeidsflytprosessene kunden arbeider med, for å lage en prosjektplan og drive leveransene fremover.
Alle kan følge Scrum, Kanban, fossefallsmodellen eller smidige systemer for prosjektstyring, men det som skiller et vellykket digitalt prosjekt fra et katastrofalt prosjekt, er å ha en DPM som stadig videreutvikler sine ferdigheter innen prosjektstyring.
Hvorfor? Fordi hastighet er viktig i den digitale verdenen.
«Tradisjonell prosjektledelse har all denne tiden og plassen til å håndtere rettelser. Det digitale rommet går mye raskere. Du må være smidig», sier Mackenzie Dysart. «Det er mange spørsmål, svar og beslutninger som tas på kort tid i løpet av noen timer», ikke dager eller måneder. Men denne iterative naturen ved digitale prosjekter er spennende, både for kunden og brukeren.
Vi itererer fordi vi kan – det er programvare, og det er enkelt å endre – men også fordi brukerne krever det, bemerker Galen Low. Brukerne er ikke bare vant til trinnvise forbedringer, men også til å ha direkte innflytelse på hva disse forbedringene skal være.
Det er denne tilbakemeldingssløyfen som gjør digital prosjektledelse til et så spennende område; «produktet vil bli bedre mens det er i mine hender», sier han.
Digital prosjektledelse kontra digital markedsføring
Greit, så du har nettopp lansert et digitalt produkt: Du har satt opp hele teknologigrunnlaget for kunden din, ferdig kodet med tilpasset CSS og HTML og en forbedret brukeropplevelse, innenfor budsjett og tidsplan. Nettprosjektet eller app-produktet er klart til å skape trafikk og innhold, med modeller for digitalt engasjement allerede på plass.
Så … det var alt, ikke sant? Da er vi ferdige!
Nei, langt ifra. Det finnes en hel annen livssyklus å ta hensyn til her, og det er optimalisering og digital markedsføring.
Med andre ord er digital markedsføring ofte neste fase i det digitale prosjektet, etter at det er levert. Det faller perfekt inn under paraplyen for digital prosjektledelse, ettersom du nå leder gjennomføringen av engasjerende sosiale medier- og markedsføringskampanjer for kunden din. Denne neste fasen kan kreve spesialisert programvare for prosjektledelse innen digital markedsføring eller programvare for markedsføringsprosjektledelse.
La oss endre fortellingen fra kostnad til verdiøkende investering
Digitale prosjektledere kommer vanligvis sist, sier Mackenzie Dysart, og legger til at de vanligvis blir hentet inn til nye prosjekter først etter at en virksomhet har opplevd en viss vekst. Det skyldes at rollen ses på som en administrativ kostnad, og ikke som den verdiøkningen den faktisk kan bidra med på et tidligere tidspunkt.
Jeg tror ikke mange av organisasjonene er rigget for å være digitale. Særlig under pandemien måtte mange virksomheter tilpasse det digitale rommet sitt. Plutselig ble digitale byråer ryggraden i virksomhetene til mange av disse organisasjonene, fordi nettstedet var butikkfasaden.
Hun har rett. En rapport fra International Project Management Association fremhevet at bare 30 prosent av organisasjonene mente at evnen deres til å håndtere organisatoriske endringer faktisk var effektiv, da pandemien nettopp var i ferd med å skyte fart. Dette betyr at flere organisasjoner i dag plutselig vender seg til prosjektledere for å drive endringsinitiativer, noe som oftest betyr digitale transformasjoner.
Dette skiftet skjedde raskt og var til en viss grad tvunget frem, noe som førte til at en skremmende stor andel organisasjoner ansatte digitale prosjektledere uten å ha full forståelse for hvor kompleks jobben, prosjektet og/eller den nøyaktige rollen til en digital prosjektleder er.
Her er et godt eksempel fra et Reddit-innlegg: Forfatteren er medgrunnlegger av et lite, ikke navngitt digitalbyrå som ønsker å ansette en digital prosjektleder for å frigjøre tid for medgrunnleggeren og levere flere prosjekter med bedre kvalitet.
Problemet er, ifølge forfatteren, at «alle spørsmålene jeg googlet etter til jobbintervjuer for prosjektledere [virker] enten for generelle eller for åpne, eller så er det ikke tydelig hvilket svar som vil være godt/dårlig/utmerket».
Deretter forklarer de at de allerede har et lite utvalg kandidater og leter etter intervjuspørsmål eller tester for å sile ut de 5 prosent beste søkerne. De ønsker å gi spesifikke spørreskjemaer til «HR-lederen sin med gode/dårlige/utmerkede alternativer, slik at det ikke [er] nødvendig med ekstra erfaring/kunnskap for å oppdage gode/dårlige svar».
De ønsker også noe som bare de øverste 5–15 prosentene i det hele tatt kan svare på, og de vil at det skal være «så raskt og kort som mulig».
Varsellampene blinker voldsomt på dette tidspunktet. Og som du kan forestille deg, var svarene på Reddit lite vennlige.
Problemet er at denne situasjonen ikke er et avvik.
Digitale prosjektledere er beryktet for å bli undervurdert og overbelastet, sier Dysart.
På et tidspunkt drev jeg 23 prosjekter på tvers av 14 kunder samtidig og … på det tidspunktet gir det deg ikke engang mulighet til å bruke mer enn én dag i måneden på hvert prosjekt,» forklarer hun.
Ironisk nok blir en god prosjektleder sjelden lagt merke til. Når prosjektlederen virkelig støtter teamet, legger teamet knapt merke til at vedkommende finnes; all den avgjørende innsamlingen, kurateringen, oversettelsen og kommunikasjonen foregår stille i bakgrunnen for å hindre at branner oppstår.
Ingen legger merke til en brann som aldri oppstår. Men kanskje, i takt med den iterative utviklingen i det digitale markedet, begynner kundene å innse den virkelige verdien av forebygging.
Anbefalte programvareverktøy for digitale prosjektledere
Digitale prosjektledere trenger digitale samarbeidsverktøy for å få prosjektene i gang og følge dem helt frem til målstreken. Det riktige programvareverktøyet sørger for at du kan holde oversikt over prosjektbudsjettet, hvem som jobber med hva, samt statusen for leveranser og oppgaver.
Her er mine anbefalinger av den beste prosjektstyringsprogramvaren på markedet, som du kan bruke som utgangspunkt for å finne en løsning som fungerer for deg.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hva skjer videre?
Mens vi digitale prosjektledere fortsetter å lære kundene om vår virkelige verdi, må vi ta ledelsen når det gjelder kompetanseutvikling og oppgradering. Den beste måten å gjøre det på er å melde seg inn i medlemsfellesskapet til The Digital Project Manager. Du får muligheter til å bygge nettverk og knytte kontakt med kollegene dine, samt tilgang til malene, eksemplene og mønstrene våre for viktig prosjektdokumentasjon.
