Prosjektlederens snarvei: Verktøy som faktisk eliminerer tidstyveri
KI-genererte møtenotater: KI-verktøy som Fathom og Read AI gjør det enklere å holde fokus i møter ved å automatisere oppgaver knyttet til notatskriving.
Effektiv planlegging: Verktøy for arrangementsplanlegging som WhenAvailable forenkler bestillingsprosessen og minimerer tiden som brukes på utveksling av e-post.
Oppretting av standardiserte arbeidsprosedyrer: Med Loom kan teammedlemmer dokumentere fremgangsmåter muntlig, noe som gjør opprettingen av standardiserte arbeidsprosedyrer enklere og mer effektiv.
Datagjenfinning: Glean forenkler innhenting av data ved oppstart av prosjekter ved å gi rask tilgang til nødvendig informasjon.
Kunnskapsbase for kunder: Notebook LLM samler kundeinformasjon på ett sted, slik at du raskere får tilgang til viktige detaljer og bruker mindre tid på søk.
Prosjektledere kjenner godt til det administrative arbeidet – timene som går med til å ta notater, følge opp bekreftelser på avtaler, bygge oppgavelister manuelt og lete gjennom systemer etter informasjon som burde være et klikk unna. Det faktiske arbeidet med å lede et prosjekt – strategi, kommunikasjon og problemløsning – blir ofte begravd under et fjell av oppgaver med lav verdi og høyt volum.
Men stadig flere prosjektledere opplever at de riktige prosjektstyringsverktøyene, inkludert noen uventede alternativer, reduserer denne belastningen betydelig. Her er det de faktisk bruker.
KI-møtenotater: Vær til stede uten å miste detaljene
En av de mest vedvarende kildene til tidkrevende rutinearbeid for prosjektledere er selve møtet – eller mer presist, alt som må skje under og etter det. Å ta notater, følge opp tiltak og lage en oppsummering som faktisk er nyttig, krever både tid og mental kapasitet. KI-drevne møteverktøy har begynt å endre denne situasjonen på en meningsfull måte.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Megan Cotterman, innleid prosjektleder og driftskonsulent, har gjort Fathom til en fast del av arbeidsflyten sin nettopp av denne grunnen. «Et av favorittverktøyene mine er Fathom», sier hun. «Når det gjelder generering av KI-møtenotater, var det en stor forandring for meg det siste året å kunne være til stede i et møte uten å bekymre meg for å ta notater i rasende fart, kombinert med KI-funksjonen som lar deg stille spørsmål etterpå.» Muligheten til å være fullt til stede i en samtale – i stedet for å dele oppmerksomheten mellom å lytte og skrive – er en endring som får større betydning for hvert møte i prosjektlederens kalender.
Et av favorittverktøyene mine er Fathom for generering av KI-møtenotater.
Ryan Gilbreath, teknisk prosjektleder i RTS Labs, bruker Read AI av samme grunn, men med det ekstra presset det innebærer å håndtere mange parallelle arbeidsoppgaver. «Read AI, min KI-notatskriver», sier han, «har virkelig blitt min andre hjerne. Det er som min personlige prosjektlederassistent som hjelper meg med å dokumentere neste steg og høydepunkter fra møter.» Gilbreath håndterer mellom ni og ti prosjekter om gangen, og beskriver verktøyet som det som hjelper ham med å holde tritt med alt.
Planlegging uten endeløs frem og tilbake
Planlegging – særlig ved bemanning, kontraktsinngåelse eller koordinering på tvers av en stor gruppe – er en av de oppgavene som ser enkle ut, men som i det stille sluker enorme mengder tid. E-postene som går frem og tilbake, svarene som uteblir og konflikter mellom tilgjengelighet: Alt legger seg sammen. Alexandria O'Bannon, bemanningsansvarlig i JUMP! Foundation, fant en løsning utenfor den tradisjonelle teknologistakken for prosjektledelse i et planleggingsverktøy for arrangementer kalt WhenAvailable.
«Et nytt verktøy jeg har brukt, er ikke et prosjektstyringsverktøy, men jeg har gjort det til et prosjektstyringsverktøy», forklarer O'Bannon. «WhenAvailable er egentlig et kalenderverktøy for svar på invitasjoner – det reduserer frem og tilbake i e-postene. Jeg sender én e-post, personene jeg bestiller med, sjekker den, og så får jeg en liste over tilgjengelige datoer som passer for alle. Det kutter ned to dager med e-poster.» Det minner oss om at det å redusere rutinearbeid ikke alltid krever en spesialutviklet prosjektstyringsløsning – noen ganger gjør et enkelt verktøy som brukes på riktig måte jobben bedre.
Et nytt verktøy jeg har brukt, er ikke et prosjektstyringsverktøy, men jeg har gjort det til et. Det heter WhenAvailable.
Utarbeid standardiserte arbeidsprosesser uten manuell skriving
Standardiserte arbeidsprosesser er verdifulle, men å få et team til å lage dem er en annen sak. Dokumentasjonsprosessen føles omfattende, og det å be folk skrive ned arbeidsprosessene sine samtidig som de gjør jobben, er en sikker måte å møte motstand på. Derek Fredrickson, grunnlegger og administrerende direktør i The COO Solution, fant en måte å omgå denne motstanden på.
«Når jeg introduserer ideen om SOP-er for teammedlemmer eller kunder, føles det for dem som om jeg vil at de skal dokumentere det de gjør, mens de gjør det, noe som virker vanskelig», sier Fredrickson. «Så i stedet sa jeg: Hvorfor ikke bruke et verktøy som Loom og bare snakke gjennom hvordan dere gjør det dere gjør? Deretter kan de hente transkripsjonen fra Loom. Du legger den inn i KI, og den genererer en SOP, i stedet for at du må skrive inn hele SOP-en fra bunnen av.» Resultatet er dokumentasjon som faktisk blir opprettet, uten den manuelle innsatsen som vanligvis tar livet av prosessen før den kommer i gang.
Bruk Loom og snakk gjennom hvordan dere gjør det dere gjør. Deretter kan du hente transkripsjonen fra Loom. Du legger den inn i KI, og den genererer en SOP.
Å finne frem i overfloden av virksomhetsdata
For prosjektledere som jobber i store organisasjoner med omfattende teknologistakker, kan en betydelig del av dagen forsvinne i arbeidet med å finne informasjon. Det å klikke seg gjennom systemer, navigere mellom faner og kryssjekke oppføringer – det er friksjon som bygger seg opp. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager i Palo Alto Networks, bruker Glean for å komme raskere gjennom dette.
«Jeg bruker Glean for å spare tid mens vi går gjennom trinnene for prosjektoppstart», forklarer Gutierrez. «Tidligere måtte vi klikke oss manuelt inn i Salesforce og deretter gå gjennom alle disse separate fanene for å finne informasjonen vi trengte. Med Glean kan du i stedet bare gi det en instruks, så gir det deg svaret med én gang.» Bare det å eliminere denne søketiden under prosjektoppstart representerer en betydelig reduksjon i arbeid med lav verdi i en av prosjektets mest kritiske faser.
Jeg bruker Glean for å spare tid mens vi går gjennom trinnene for prosjektoppstart,
Å bygge en smartere kunnskapsbase for kunder
Å holde oversikt over hva kunder har sagt, besluttet eller rapportert gjennom flere måneders samarbeid, er en utfordring for enhver prosjektleder – og det å lete gjennom gamle notater og rapporter etter en bestemt detalj er akkurat den typen oppgave som bremser alt. Jennifer Goebel, prosjektkoordinator i Baker Marketing Laboratory, bruker Notebook LLM for å gjøre denne institusjonelle kunnskapen umiddelbart tilgjengelig.
«Notebook LLM er noe jeg definitivt har brukt mye. Teamet mitt legger inn kundenes månedsrapporter og all ny informasjon om kunden der», sier Goebel, og legger til at «hvis noen skriver et blogginnlegg eller trenger å referere til for eksempel noe en kunde sa i et møte forrige måned, kan de finne det frem i stedet for å måtte lete etter notater. Det har helt klart gjort dette mye raskere.» Ved å samle kundeinformasjonen i et verktøy som kan søkes opp direkte, har teamet hennes gjort en tidkrevende søkeprosess om til et nesten øyeblikkelig oppslag.
Notebook LLM er noe jeg definitivt har brukt mye. Teamet mitt legger inn kundenes månedsrapporter og all ny informasjon om kunden der.
Å løse det riktige problemet
Det som knytter alle disse verktøyene sammen, er ikke en kategori eller et prisnivå – det er problemet de løser. Hvert av dem retter seg mot en bestemt type arbeid med lav verdi og høyt volum, som i det stille tapper prosjektledernes kapasitet: notatskriving, planlegging, registrering av oppgaver, dokumentasjon og innhenting av data.
Prosjektlederne som oppnår de største gevinstene, bruker ikke nødvendigvis de mest avanserte plattformene eller automatiserer de mest kompliserte arbeidsflytene. Det er de som har sett ærlig på hvor tiden deres faktisk går, og funnet verktøy som fjerner friksjonen. Den gjennomgangen er verdt å gjøre.
Vil du ha flere innsikter som dette? Meld deg på en gratis DPM-konto for å høre fra flere eksperter som disse.
