5 kriterier for evaluering av prosjektstyringsprogramvare 2026
Det kan være overveldende å velge et verktøy for prosjektstyring som teamet ditt skal bruke. Det finnes mange alternativer, og mange av dem har skinnende, tiltalende funksjoner som kan være svært fristende.
Hvordan går du frem for å ta en objektiv beslutning om hvilket verktøy du skal velge? Denne artikkelen gir deg noen kriterier for evaluering av programvare for prosjektstyring, slik at beslutningsprosessen blir enklere.
5 evalueringskriterier for programvare for prosjektstyring
Her er noen konkrete faktorer du bør vurdere når du veier fordeler og ulemper ved verktøy for prosjektstyring opp mot hverandre:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Tilstedeværelse av viktige funksjoner
Først og fremst bør programvaren for prosjektstyring du velger, ha funksjonene som hjelper deg og teammedlemmene dine med å planlegge og gjennomføre prosjektet.
Det er ingen grunn til å velge et verktøy for prosjektstyring fordi det høres kult ut, eller fordi en kjendis har anbefalt det. Det må ha funksjoner som er verdifulle for deg.
Her er noen av funksjonene du bør se etter i programvare for prosjektstyring:
- Oppgavehåndtering: Programvaren bør kunne opprette, tildele og spore oppgaver, enten du følger fossefallsmetoden, smidige eller hybride metoder. Dette hjelper med prosjektplanleggingen, og det samme gjør funksjoner som kan prioritere oppgaver basert på frister eller avhengigheter.
- Samarbeidsverktøy: Se etter funksjonalitet som fildeling og dokumenthåndtering, kommentarer og meldinger samt varsler. Undersøk også om programvaren har maler som kan bidra til bedre samarbeid.
- Tidsregistrering: Verktøyet bør ha funksjoner for registrering av timer og håndtering av timelister for teamet.
- Ressursstyring: Se etter muligheten til å fordele og administrere ressurser i og på tvers av prosjekter. Programvare for arbeidsflytstyring kan bidra til å effektivisere prosesser med automatisering, og programvare for prosjektplanlegging kan bidra til å optimalisere ressursfordelingen ved å visualisere tidslinjer, arbeidsmengder og avhengigheter.
- Budsjettstyring: Programvaren bør ha verktøy for å følge med på utgifter og styre prosjektkostnader. Funksjoner som oversikter og økonomiske prognoser er også nyttige.
- Rapportering og analyse: Muligheten til å generere rapporter, prosjektoversikter og få innsikt i prosjektets ytelse og måleverdier er viktig. Du bør kunne dele prosjektinformasjon med interessenter og følge med på prosjektets fremdrift og suksess.
2. Integrasjonsmuligheter
Det finnes mye teknologi der ute. Hadde det ikke vært fint om de kunne fungere godt sammen og komme overens?
Den riktige prosjektstyringsprogramvaren vil tilby integrasjoner med tredjepartsapper eller i det minste ha en viss kompatibilitet med andre verktøy og annen programvare (f.eks. e-post, kalendere, CRM osv.).
Hvis du ennå ikke har annen programvare som du trenger å integrere, tillater programvaren skalering slik at du kan legge til integrasjoner på et senere tidspunkt?
Integrasjoner gjør ikke bare programvaren mer attraktiv for teamet ditt å bruke, men kan også bidra til å gjøre prosjektet mer effektivt. Hvis du for eksempel integrerer prosjektstyringsprogramvaren med kalenderen din, bidrar det til at du ikke går glipp av viktige prosjektmøter og milepæler.
En moderne tilnærming til virksomhetsprosjektstyring har en tendens til å inkludere en digital teknologistakk som er sammenkoblet, og som fungerer sammen gjennom sømløs toveisintegrasjon, som en kritisk komponent.
3. Brukervennlighet
Prosjektstyringsprogramvare bør være intuitiv og enkel å navigere i. Med andre ord: Finner du enkelt det du trenger når du bruker appen?
Vurder brukervennligheten i sammenheng med hvordan du og teamet ditt utfører oppgaver og styrer prosjekter. Er menyene enkle å bruke? Kan brukerne fullføre prosjektoppgavene sine raskt?
Det tar også litt tid å bli kjent med ny programvare. Prosjektteamet kan trenge litt opplæring for å komme i gang, så sørg for at verktøyet du velger, tilbyr veiledninger, guider og kundestøtte. En gjennomgang av de brukervennlige prosjektstyringsappene kan gi deg nyttig innsikt.
4. Tilgjengelighet
Det er viktig å vurdere tilgjengelighet når du velger et prosjektstyringsverktøy, spesielt hvis noen av teammedlemmene dine jobber eksternt.
Sørg for at programvaren tilbyr mobiltilgang, er skybasert og inkluderer et eget skrivebordsprogram ved behov. Er programvaren tilgjengelig via mobilapper for iOS og Android (prøv disse prosjektstyringsprogrammene for iPad)?
Tilbyr den prosjektstyringsprogramvare for skrivebord for Windows- og macOS-brukere? Er den kompatibel på tvers av plattformer? Vurder hvor konsistente funksjonene og ytelsen er på tvers av ulike enheter og operativsystemer, inkludert datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner.
5. Pris
Velg prosjektstyringsprogramvare som ikke sprenger budsjettet (dvs. som passer organisasjonens budsjett).
Det er noen ting du bør vurdere når du ser på kostnadene for programvaren:
- Prismodell: Forstå prisstrukturen (f.eks. om den er abonnementsbasert eller innebærer en engangsavgift).
- Valuta for pengene: Vurder kostnaden opp mot funksjonene og fordelene som tilbys. Du bør forsikre deg om at du ikke betaler for mye for funksjoner prosjektteamet ditt ikke trenger nå eller i nær fremtid.
Evalueringsprosess for prosjektstyringsprogramvare
La oss se på utvelgelsesprosessen du kan bruke for å vurdere om en programvare passer til det du ser etter.
1. Skill mellom behovene og ønskene dine
Det første steget er å finne ut hva du faktisk trenger. Du og prosjektteamet ønsker kanskje de kule, skinnende funksjonene, men tenk på hva prosjektteamet faktisk trenger. Det finnes mange funksjoner som kan friste deg.
Hvilke funksjoner er viktige for de daglige oppgavene teamet utfører? Hvilke kriterier fra listen ovenfor må programvaren oppfylle? Spør deg selv om du trenger en bestemt funksjon for å gjøre jobben din, og om prosjektet vil bli negativt påvirket hvis du ikke har denne funksjonen. Hvis det ikke får noen negative konsekvenser, er det sannsynligvis et ønske.
Sørg også for at prosjektstyringsmetodikken organisasjonen din bruker, støttes av programvaren.
Har programvaren funksjonalitet som gjør det mulig å planlegge prosjekter etter fossefallsmodellen, smidige eller hybride prosjekter? Hvis organisasjonen din liker Gantt-diagrammer eller Kanban-tavler, må du sørge for at programvaren har disse funksjonene.
2. Fastsett budsjettet
Som ABBA sa i den berømte sangen sin: «penger, penger, penger …»: Det er viktig, og det kommer definitivt til å påvirke hvilken programvare du kan kjøpe. Akkurat som med et prosjekt må du fastsette et budsjett for programvaren du skal kjøpe.
Ta høyde for eventuelle ekstrakostnader i budsjettet, for eksempel skatter. Noen ganger medfører også tilleggstjenester fra programvareleverandøren, som opplæring og kundestøtte, ekstra kostnader.
3. Lag en kortliste og test programvaren
Når du har sett på et par forskjellige programvareprodukter, bør du bruke litt tid på å teste dem. Mange programvareleverandører tilbyr gratis prøveperioder av programvaren sin, slik at potensielle brukere kan prøve den før de kjøper. Her er en liste over verktøy med gratisabonnementer (samt helt gratis prosjektstyringsprogramvare).
Utnytt dette til å sette opp et testprosjekt som etterligner et typisk prosjekt i organisasjonen din. Prøv funksjonene som teamet ditt mest sannsynlig kommer til å bruke. Finnes det prosesser og oppgaver du ikke kan utføre? Er programvaren brukervennlig?
Etter at du har testet et par alternativer, snevrer du inn valget til de to eller tre beste. Deretter velger du programvaren som best oppfyller teamets behov og passer innenfor budsjettet.
Som en del av dette steget kan du vurdere å lage en forespørsel om forslag for prosjektstyringsprogramvare for å snevre inn alternativene. Dette er en formell prosess der potensielle leverandører sender inn løsningene sine og beskriver i detalj hvordan verktøyet deres kan oppfylle de spesifikke behovene dine.
Beste programvare for prosjektstyring
Størrelsen på det globale markedet for prosjektstyringssystemer drives av den økende etterspørselen etter effektive verktøy for prosjektstyring.
Å velge programvare for organisasjonen din er ikke en oppgave som bør tas lett på. Det innebærer ofte en langsiktig forpliktelse som binder organisasjonen din til en bestemt leverandør.
Usikker på hvor du skal lete etter prosjektstyringsprogramvare? Frykt ikke, vi har satt sammen denne praktiske listen over programvare og leverandører for å hjelpe deg i gang.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hva skjer videre:
Hvis du er i gang med å undersøke evalueringskriterier for prosjektstyringsprogramvare, ta kontakt med en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.
Du fyller ut et skjema og tar en kort prat der de går gjennom detaljene i behovene dine. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De støtter deg til og med gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.
