10 eksempler på arbeidsflyter og diagrammer [2026]
Dokumenter alle arbeidsflytene dine: Dette er avgjørende for å holde prosjektteamet ditt på rett spor, og du kan bruke (eller rett og slett stjele!) eksemplene nedenfor til å lage diagrammer for dine egne arbeidsflyter og prosesser.
Hva kan være en arbeidsflyt?: Sett opp en arbeidsflyt for alle prosessene du bruker regelmessig: onboarding av nye kunder, prosjektoppstarter, markedsføringskampanjer, godkjenninger og forespørsler om nye funksjoner.
Hvor skal du begynne?: Den enkleste måten å opprette og administrere arbeidsflytene dine på er å bruke verktøy som programvare for arbeidsflytdiagrammer, programvare for godkjenningsarbeidsflyter og programvare for arbeidsflytstyring, og integrere dem med prosjektstyringsprogramvaren din.
Ser du etter en ny tilnærming til utforming av arbeidsflyter, eller trenger du noen gode eksempler på arbeidsflyter som kan hjelpe deg med å drive arbeidet ditt fremover i år? Her er 10 vanlige eksempler på prosesser som drar nytte av tydelige og repeterbare arbeidsflyter.
Jeg har også inkludert flere arbeidsflytdiagrammer og noen andre eksempler på hvordan arbeidsflyter kan se ut i verktøyet ditt for prosjektstyring eller programvaren din for arbeidsflytstyring.
Selv om begrepene arbeidsflyt og prosess ofte brukes om hverandre, har de ulike roller. En prosess er et bredere rammeverk som beskriver trinnene som kreves for å nå et mål, mens en arbeidsflyt definerer den spesifikke rekkefølgen på oppgavene som gir prosessen liv. Tydelige arbeidsflyter sikrer konsistens, effektivitet og automatisering der det er mulig i ulike prosesser, inkludert de 10 som er oppført her.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Arbeidsflyt for onboarding av nye kunder
Hva det er: En arbeidsflyt for onboarding av en ny klient eller kunde er en av de mest kritiske arbeidsflytene du har til rådighet. Det er en av de viktigste måtene du gjør et godt førsteinntrykk på etter at kontrakten eller salgsordren er signert og du begynner å integrere kundens arbeid i teamets arbeidsflyt.
Slik fungerer det: En arbeidsflyt for onboarding av kunder består vanligvis av to sekvensielle deler, som gratis programvare for kundeonboarding kan bidra til å organisere. Internt må du sørge for at prosjektet er riktig bemannet, og at arbeidet er planlagt på en hensiktsmessig måte.
På kundesiden planlegger du en velkomst-e-post som beskriver de neste trinnene, holder et oppstartsmøte og deler hvordan dere skal kommunisere og følge opp gjennom prosjektet.
2. Arbeidsflyt for prosjektoppstart
Hva det er: En arbeidsflyt for prosjektoppstart brukes for å hjelpe med å få et prosjekt i gang.
Den innebærer å gå gjennom arbeidsbeskrivelsen eller prosjektmandatet med prosjektteamet (og relevante interessenter), sette opp prosjektstyringsverktøyet og programvaren for tidsregistrering, opprette en prosjektmappe på en delt disk, opprette dokumenter og maler og holde et oppstartsmøte.
Slik fungerer det: Arbeidsflyten for prosjektoppstart gjør prosjektteamet og interessentene klare til å begynne å arbeide sammen. Den omfatter alle nødvendige oppgaver for å komme i gang og etablere kommunikasjonsrutiner. Dette kan omfatte gjennomgang av godkjenningsprosesser og gjennomgang av tidsplanen og andre forventninger.
3. Arbeidsflyt for endringsforespørsler
Hva det er: En arbeidsflyt for endringsforespørsler er utformet for å legge til rette for endringer i et prosjekt.
Hvis omfanget, bemanningen eller tidsplanen må endres, dokumenterer og signerer både kunden og byrået (eller prosjektsponsoren og prosjektlederen) en endringsordre, som deretter kan godkjennes og lagres ved hjelp av en arbeidsflyt for dokumenthåndtering eller programvare for dokumentkontroll.
Slik fungerer det: Den beskriver forretningsprosessen som kreves for å gjennomføre en endring, og spesifiserer hvem som gjennomfører endringen, prosessen for å dokumentere endringen skriftlig, innhenting av godkjenning fra alle parter på endringen og gjennomføringen av endringen.
Slik ser dette ut i et arbeidsflytdiagram.
Lær om BPM kontra arbeidsflyter her.
4. Arbeidsflyt for e-postmarkedsføringskampanjer
Hva det er: En arbeidsflyt for e-postmarkedsføringskampanjer beskriver oppgavene som inngår i utformingen og utsendelsen av e-postmarkedsføringsmeldinger.
Det kan være deler av denne arbeidsflyten du kan automatisere (ved hjelp av programvare for automatisering av arbeidsflyter) for å effektivisere prosessen og gi prosjektteamet (og CRM-systemet) automatisk analyse av e-postytelsen.
Slik fungerer den: Arbeidsflyten går gjennom prosessen med å tildele ressurser til kampanjen, opprette e-postplanen, skrive og godkjenne alt e-postinnholdet, velge datoene e-postene skal sendes og i hvilken rekkefølge, samt følge med på resultatene for e-postene som er sendt.
Dette kan omfatte sporing av e-poståpninger, klikk og relevante konverteringer, slik at denne lærdommen kan brukes i fremtidige e-postkampanjer.
5. Godkjenningsarbeidsflyt
Hva det er: Godkjenningsarbeidsflyten din bør dokumentere kundens eller interessentenes godkjenning av leveranser eller ved en milepæl.
Hvis du for eksempel redesigner et nettsted, må kunden eller en intern interessent godkjenne utformingen av hjemmesiden, samt alle andre viktige sider og designelementer. Dette innebærer en spesifikk arbeidsflyt for deling av designressurser og dokumentasjon av godkjenningen.
Slik fungerer den: Denne arbeidsflyten innebærer å dele en ressurs eller informasjon og deretter be om godkjenning (fordi dette vanligvis omfatter et dokument, kan den også omtales som en dokumentarbeidsflyt). Legg til trinn for å innarbeide tilbakemeldinger eller endringer (se arbeidsflyt for endringsforespørsler) og sende ressursen inn på nytt for gjennomgang og godkjenning.
Arbeidsflyten din trenger også et sted der du kan dokumentere datoen ressursen ble godkjent. Programvare for godkjenningsarbeidsflyter kan være et nyttig verktøy for å sentralisere dokumentasjon og kartlegge arbeidsflyter.
6. Arbeidsflyt for sporing av risikoer og problemer
Hva det er: En arbeidsflyt for sporing av risikoer og problemer oppretter en prosess for dokumentasjon av kjente risikoer eller problemer som kan oppstå eller har oppstått i løpet av et prosjekt.
Dette gjør det mulig for prosjektlederen eller andre interessenter å følge opp og sikre at risikoer reduseres og problemer løses innen rimelig tid.
Slik fungerer den: Denne prosjektstyringsarbeidsflyten brukes til å loggføre problemer eller opprette et risikoregister, slik at risikoer og problemer kan følges opp og overvåkes på riktig måte. Programvare for dokumentarbeidsflyter er også nyttig her for å sentralisere dokumentasjon, automatisere oppdateringer og tilby versjonskontroll for å sikre nøyaktig og konsekvent sporing av risikoer og problemer.
7. Arbeidsflyt for forespørsler om nye funksjoner
Hva det er: I løpet av et prosjekt kan det oppstå behov for en funksjon som ikke var med i det opprinnelige omfanget. Dette kan være en forespørsel fra en kunde eller interessent, eller ganske enkelt et krav som av en eller annen grunn ikke kom frem under kartleggingen.
En ny arbeidsflyt for forespørsler om funksjonalitet bidrar til å definere kravene til funksjonaliteten, anslå hvor lang tid det vil ta å fullføre den, identifisere hvem som må arbeide med funksjonaliteten, og håndtere eventuelle godkjenninger eller endringsordrer før arbeidet settes i gang. Programvare for prosjektarbeidsflyt kan effektivisere denne prosessen ved å samle forespørsler på ett sted, automatisere godkjenningstrinn og sørge for at alle endringer dokumenteres.
Slik fungerer det: Denne arbeidsflyten beskriver trinnene etter at funksjonaliteten er identifisert. Teamet går mer i detalj på krav og bemanningsbehov og presenterer endringens omfang for godkjenning. Hvis den godkjennes, er neste trinn å gjennomføre en formell endringsordre og oppdatere prosjektplanen og tidsplanen.
8. Arbeidsflyt for bemanningsendringer
Hva det er: I løpet av et prosjekt, særlig et lengre prosjekt, kan det bli nødvendig å gjøre endringer i bemanningen. Dette kan skyldes at noen forlater organisasjonen, at noen har begynt i organisasjonen, eller at noen i prosjektet har en spesialisert kompetanse som trengs i et annet prosjekt.
Uansett årsak er det lurt å ha en arbeidsflyt, eventuelt støttet av en arbeidsflytapp, for å introdusere den nye medarbeideren for prosjektet og ønske vedkommende velkommen til teamet.
Slik fungerer det: Denne prosessen kan kreve flere trinn for en helt ny medarbeider, men for eksisterende medarbeidere som går over til et nytt prosjektteam, er den ganske enkel.
I begge tilfeller er det viktig at det nye teammedlemmet går gjennom viktige prosjektdokumenter, som arbeidsomfanget eller prosjektmandatet, prosjektstrategien og nylige statusoppdateringer.
Du må også legge vedkommende til i viktige møter og tildele oppgaver. Det kan også hjelpe dem med å komme à jour å la dem følge en nåværende medarbeider i teamet i en kort periode.
9. Arbeidsflyt når nettstedet er nede
Hva det er: Hva skjer når et nettsted du administrerer går ned? Du trenger en effektiv arbeidsflyt som gjør det mulig for deg og teammedlemmene dine å handle raskt og få nettstedet opp igjen.
Slik fungerer det: Denne arbeidsflyten beskriver prosessen for å få et nettsted opp og kjøre igjen raskt. Den innebærer vanligvis å kontakte webhotellet eller en IT-ekspert for å feilsøke eller gjenopprette den siste fungerende kopien av nettstedet, slik at unødvendig nedetid unngås.
10. Arbeidsflyt for prosjektavslutning
Hva det er: Denne arbeidsflyten etablerer prosesser for å avslutte eventuelle gjenværende oppgaver, arkivere ressurser og leveranser, analysere data og dokumentere læringspunkter etter et prosjekt. Avhengig av prosjektets art kan den også innebære å overføre kundeforholdet til vedlikehold eller annen løpende kundestøtte.
Slik fungerer det: Denne arbeidsflyten beskriver trinnene som kreves for å avslutte prosjektet. Begynn med å kontrollere at alle oppgaver er fullført, og at kontraktsforpliktelsene er oppfylt. De neste trinnene omfatter å forsikre seg om at den endelige fakturaen er sendt, avslutte prosjektbudsjettet og omfordele ressurser.
Ta alle prosjektdokumentene og sørg for at de arkiveres på riktig måte. Hvis du arbeider i et byrå, kan du også sende kundene en undersøkelse etter prosjektet for å få tilbakemeldinger på prosessen din og hvordan det var å samarbeide med deg. Programvare for prosessarbeidsflyt kan være nyttig for å samle lagringen av prosjektdokumenter og automatisere distribusjonen av undersøkelser.
Som en del av nedtrappingen av prosjektet kan du også holde en retrospektiv gjennomgang for å sikre at teamet har fått mulighet til å dele læringspunkter de har gjort seg, og som de ønsker å ta med videre til fremtidige prosjekter.
Bli med for mer innsikt i arbeidsflytstyring
Hvis implementering og dokumentasjon av nye arbeidsflyter (ved hjelp av programvare for arbeidsflytdiagrammer) står på listen over målene dine i år, håper jeg disse eksemplene kan bli arbeidsflytmaler som er enkle å tilpasse til behovene dine.
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser, arbeidsflyter og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøver, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
