Mappatura del Flusso di Lavoro: Processo e 3 Pratiche Consigliate da Esperti

Che cos'è la mappatura dei processi del flusso di lavoro?

La mappatura dei processi del flusso di lavoro rappresenta visivamente come le persone si muovono attraverso il loro lavoro all'interno di un'organizzazione—viene talvolta chiamata mappatura dei processi aziendali. Tuttavia, non lasciarti ingannare dal nome; i flussi di lavoro e i processi sono molto diversi.

Mentre i flussi di lavoro si concentrano sulla sequenza di compiti all'interno di una funzione specifica, i processi includono attività più ampie e da inizio a fine. La mappatura dei processi del flusso di lavoro aiuta a chiarire queste distinzioni illustrando sia i flussi di lavoro a livello di attività sia i processi aziendali generali.

È come creare un progetto che mostra come ogni attività nel flusso di lavoro sia collegata alla successiva. Si tratta di assicurarsi che tutti si adattino e comprendano il proprio ruolo per mantenere operative efficienti e garantire la soddisfazione dei clienti.

Tracciando i flussi di lavoro, puoi ottenere una visione d'insieme di come le diverse parti della tua organizzazione si integrano, identificare aree di ottimizzazione del flusso di lavoro e assicurarti che tutto funzioni senza intoppi anche quando sorgono problemi fuori dal tuo controllo.

Esempio di flusso di lavoro semplice

Ecco un esempio di flusso di lavoro semplice per la presentazione e il rimborso delle spese dei dipendenti.

1. Invio delle spese: Un dipendente compila un modulo di rimborso spese dettagliando i costi sostenuti durante le attività lavorative.
2. Revisione e approvazione: Il responsabile del dipendente esamina la richiesta per assicurarsi che rispetti le politiche e i budget aziendali. Se tutto è corretto, approva la spesa per il rimborso.
3. Verifica da parte della contabilità: Le spese approvate vengono inoltrate all'ufficio contabilità. I contabili verificano l'accuratezza delle spese e la loro coerenza con le assegnazioni di budget.
4. Elaborazione del pagamento: Una volta verificate, l'ufficio contabilità procede con il pagamento del rimborso al dipendente.
5. Registrazione contabile: Si conserva una traccia della transazione di rimborso ai fini di audit e rendicontazione.

Vantaggi della mappatura del flusso di lavoro

Esploriamo i vantaggi che derivano dalla mappatura del flusso di lavoro:

1. Definisce le migliori pratiche: Definendo in modo chiaro ciò che funziona meglio per la tua azienda e assegnando le responsabilità, la mappatura del flusso di lavoro garantisce che clienti e dipendenti ricevano un'esperienza coerente e affidabile.
2. Sostiene l'eccellenza operativa: La mappatura del flusso di lavoro permette alle organizzazioni di individuare inefficienze e snellire i flussi di lavoro, migliorando così la produttività dei membri del team.
3. Facilita la digitalizzazione aziendale: Potrai individuare aree in cui è possibile automatizzare le attività manuali, aumentando l'efficienza del flusso di lavoro e il risparmio sui costi. Fornisce una roadmap per digitalizzare i tuoi flussi di lavoro ed evidenzia opportunità di innovazione e integrazione tecnologica del flusso di lavoro.
4. Semplifica l'onboarding: Processi ben documentati rendono più semplice l'inserimento di nuovi dipendenti o clienti. Saranno così in grado di comprendere rapidamente i propri ruoli e responsabilità e contribuire immediatamente al team o al progetto.
5. Favorisce il miglioramento continuo: Utilizzando i flussi di lavoro visivi, puoi individuare aree di miglioramento e apportare modifiche iterative nel tempo. Questo promuove una cultura di miglioramento continuo dei processi, favorendo innovazione e crescita all'interno della tua organizzazione.

Tipi di Mappe di Flusso di Lavoro

Esistono molti tipi di diagrammi di flusso di lavoro. Dai tipi base di diagrammi di flusso ai diagrammi swimlane e persino ai diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti, ognuno offre un modo unico di visualizzare i tuoi processi aziendali. Ecco alcuni esempi di mappatura dei processi.

Una mappa mentale è un ottimo punto di partenza per il brainstorming, soprattutto quando si tratta di flussi di lavoro creativi. Permette di categorizzare le attività per area di business o gruppo ed è anche conosciuta come mappa creativa o non lineare.

I diagrammi di flusso sono la tecnica di mappatura più comunemente utilizzata. Essi mostrano i diversi passaggi di un processo di flusso di lavoro nella gestione dei progetti in ordine sequenziale, usando simboli definiti per la mappatura dei processi (come nel diagramma qui sotto).

I diagrammi swimlane suddividono il diagramma di flusso in "corsie", ognuna delle quali rappresenta un dipartimento, ruolo o entità differente coinvolta nel processo.

Questo diagramma viene utilizzato per chiarire le responsabilità individuali e facilitare un efficace passaggio di consegne.

La value stream mapping si concentra sull'individuazione e l'eliminazione delle inefficienze così da migliorare la produttività e aumentare il valore per il cliente. Solitamente includono informazioni aggiuntive come tempo di ciclo, lead time e metriche di processo.

Scopri di più sui tipi di gestione del flusso di lavoro qui.

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Processo di Mappatura del Flusso di Lavoro

Ecco come creare i tuoi processi aziendali e flussi di lavoro.

1. Individua cosa mappare e quali stakeholder sono coinvolti

Definisci chiaramente l'ambito della mappa di flusso identificando il nuovo processo, il processo attuale o il flusso di sistema che vuoi mappare. Comprendi i confini del processo e gli obiettivi specifici che vuoi raggiungere con l'esercizio di pianificazione dei flussi di lavoro.

Individua gli stakeholder chiave coinvolti nel processo, tra cui coloro che eseguono le fasi, forniscono input o ricevono output. Coinvolgi questi stakeholder per raccogliere feedback e integrare spunti nel processo.

2. Scegli il tipo di mappa di flusso di lavoro

Come si sceglie il tipo corretto di mappa di flusso di lavoro? Considera quanto segue:

• Valuta la complessità del tuo processo. È semplice o articolato? 
• Stabilisci il livello di dettaglio necessario per rappresentare in modo accurato ogni fase/attività.
• Individua il pubblico di destinazione della mappa di flusso di lavoro: sono membri del team, stakeholder o soggetti esterni? Puoi adattare la mappa del processo alle loro esigenze di comprensione, il che è cruciale per una comunicazione efficace.
• Chiarisci gli obiettivi specifici della tua attività di mappatura del flusso di lavoro. Vuoi semplificare i processi, migliorare la collaborazione o individuare colli di bottiglia?

Consiglio

Vi consiglio di adottare un approccio iterativo alla progettazione di una mappa del flusso di lavoro. Iniziate con una rappresentazione essenziale, poi incorporate gradualmente ulteriori complessità o sfumature. Questo approccio garantisce che la mappa finale del flusso di lavoro rifletta accuratamente il processo e serva allo scopo previsto.

 

Ad esempio, partite da una panoramica generale del processo e aggiungete più dettagli a ogni iterazione, assicurandovi che la mappa resti accurata e utile.

3. Elenca passaggi, sotto-passaggi, input e output

Utilizza gli strumenti software scelti per questa fase per ridurre il lavoro manuale. Gli strumenti facilitano la regolazione e lo spostamento degli elementi per mappare relazioni e responsabilità in modo molto più semplice.

1. Elenca i passaggi di alto livello: Queste sono le attività o tappe principali che devono essere completate per raggiungere l'obiettivo desiderato. Ad esempio, Analisi Iniziale, Redazione del Processo, Revisione & Feedback, Documentazione e Formazione e Implementazione
2. Scomponi i passaggi in sotto-passaggi: Suddividi ogni passaggio in sotto-passaggi più piccoli e dettagliati. Continua a suddividere il processo fino a raggiungere un livello di dettaglio gestibile e operativo. Ad esempio:
   1. Analisi Iniziale
      1. Interviste
      2. Identificazione delle parti interessate
      3. Revisione della documentazione
      4. Analisi delle tendenze di mercato
      5. ecc.
   2. Redazione del Processo
      1. Seleziona lo strumento
      2. Scegli il tipo di diagramma di flusso
      3. Mappa il processo iniziale
      4. Evidenzia lacune, rischi e ruoli mancanti
      5. ecc.
   3. Revisione & Feedback
      1. Invia alle parti interessate per la revisione
      2. Documenta i feedback
      3. Inserisci gli aggiornamenti nella mappa iniziale del processo
      4. ecc.
3. Identifica e documenta input e output: Individua gli input necessari per eseguire il compito e gli output prodotti per ogni passaggio e sotto-passaggio. 
   • Gli input sono le risorse, informazioni o materiali necessari per completare il passaggio.
   • Gli output sono i risultati o i deliverable generati dal passaggio. 
   • Documenta gli input e gli output associati a ciascun passaggio e sotto-passaggio. Sii specifico riguardo alla natura degli input e degli output e a come vengono utilizzati o prodotti all'interno del processo.
   • Ad esempio: gli input per le interviste potrebbero essere le domande dell'intervista e la disponibilità delle parti interessate. Gli output sarebbero gli insight raccolti dai soggetti coinvolti.

4. Metti tutto in sequenza e crea la mappa

Disponi i passaggi e i sotto-passaggi in ordine sequenziale nel tuo strumento di mappatura dei processi scelto, seguendo il flusso cronologico del processo. Usa frecce o connettori per indicare il flusso del processo da un passaggio all'altro, e scopri come realizzare un diagramma di flusso per utilizzare i simboli più adatti. Quindi:

1. Mappa le relazioni e assegna i responsabili: Mappa le relazioni tra passaggi, sotto-passaggi, input e output e chi ne ha la responsabilità. Usa connettori o frecce per indicare il flusso di informazioni o materiali tra i diversi elementi del processo per mappare le dipendenze all'interno del flusso di lavoro.
2. Considera le attività parallele: Diversi passaggi o compiti possono essere svolti in parallelo. Individua queste attività all'interno del processo e rappresentale di conseguenza sulla mappa del flusso di lavoro. Usa percorsi ramificati o linee parallele per indicare le attività parallele.

3. Includi i punti decisionali: Identifica i punti in cui sono possibili percorsi o risultati differenti. Un diagramma di flusso decisionale è particolarmente utile in questa fase, aiutando a visualizzare ogni condizione e il relativo esito in una struttura chiara e logica.
4. Mappa input e output: Collabora con i responsabili di processo, i partecipanti e i clienti in una sessione di brainstorming. Ciò ti permetterà di raccogliere e organizzare le loro idee. Utilizza il framework SIPOC (Fornitori, Input, Processi, Output e Clienti) per identificare gli input e gli output principali associati a ciascun passaggio. Documenta questi input e output nella mappa del processo per fornire contesto e chiarezza.

5. Ricevi feedback e migliora

Revisiona e verifica l'esattezza e la completezza della mappa, apportando le modifiche necessarie per migliorarne la chiarezza e l’efficienza.

1. Revisione e validazione: Esamina attentamente la mappa del flusso di lavoro per assicurarti della corretta sequenza e logica dei passaggi. Validala con le parti interessate o con esperti del settore per verificarne precisione e completezza.
2. Itera e migliora: Revisiona e aggiorna costantemente la mappa, integra i feedback e apporta le modifiche necessarie.

Strumenti per la mappatura dei flussi di lavoro

Esistono molte piattaforme software intuitive per il workflow che permettono di visualizzare ogni fase del flusso di lavoro, creare diagrammi dettagliati per aumentare la produttività e migliorare l’efficienza complessiva.

Ci sono vari elementi da considerare quando scegli un software per diagrammi di flusso, come Camunda o una delle sue alternative:

1. Integrazione con altri sistemi
2. Personalizzazione e flessibilità
3. Capacità di analisi e visualizzazione dei dati
4. Scalabilità e prestazioni

Spesso puoi trovare strumenti specifici per il tuo settore, come software di workflow per l’edilizia.

Opzioni di strumenti gratuiti

Questi strumenti offrono generalmente un piano base gratuito per chi inizia e non può ancora giustificare il costo di una piattaforma completa.

1. Miro è una piattaforma di whiteboard online versatile che supporta la creazione di diagrammi di workflow, oltre ad altri tipi di diagrammi. Offre uno strumento AI per la generazione di flowchart, oltre a funzionalità collaborative come la modifica in tempo reale, commenti e integrazione con videoconferenze utili per il lavoro in team interfunzionali.
2. Lucidchart è un software per flowchart flessibile che permette agli utenti di generare mappe di workflow. Offre una vasta selezione di forme, modelli e funzionalità collaborative e si integra con Microsoft Office e Google Workspace. 
3. Google Disegni è uno strumento gratuito basato sul web all’interno della suite Google Workspace. Pur offrendo meno funzionalità rispetto agli strumenti di diagrammazione dedicati, consente comunque di creare workflow di base utilizzando forme, linee e testo.
4. Cacoo offre un piano gratuito con funzionalità limitate che permette agli utenti di creare fino a 6 diagrammi. Fornisce un’interfaccia intuitiva, diverse forme e modelli per mappe di processo, nonché strumenti di collaborazione per progetti di team.
5. Diagrams.net (precedentemente draw.io) è uno strumento gratuito e open source per la creazione di diagrammi, con un’interfaccia intuitiva e una vasta gamma di funzionalità, tra cui la mappatura dei workflow. Può essere utilizzato sia online che offline, con supporto all’integrazione con diverse piattaforme di cloud storage.

Suggerimento dell’esperto

Se siete un piccolo team, potete utilizzare uno degli strumenti che già pagate in un altro reparto, oppure scegliere uno strumento gratuito di mappatura online. Molti dispongono di modelli e funzioni base per la creazione delle mappe o di un piano gratuito che potrebbe essere sufficiente alle esigenze di una piccola azienda.

Il software di workflow open source è spesso un'altra opzione conveniente che offre funzionalità avanzate e personalizzazione per le vostre esigenze specifiche.

Opzioni a pagamento

Ci sono ulteriori opzioni di software per diagrammi di flusso se hai il budget necessario. Ecco alcune soluzioni che potresti voler esplorare:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Jotform Workflows — Best for e-signature collection
2. 2. Lucidchart — Best for collaborative diagrams
3. 3. Miro — Best for industry-specific workflow templates
4. 4. Qntrl — Best for automating business processes
5. 5. FigJam — Best for 300+ built-in templates
6. 6. Process Street — Best for drag-and-drop workflow diagrams
7. 7. Visio — Best for organizational visualizations
8. 8. Camunda Platform — Best for people and system processes
9. 9. SmartDraw — Best for automated diagram formatting
10. 10. Pneumatic Workflow — Best for building workflow templates

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Opzioni di strumenti con AI

L'intelligenza artificiale non scomparirà, quindi perché non accoglierla e usarla per rendere più semplice la mappatura dei tuoi flussi di lavoro e lasciare che la tecnologia faccia per te il lavoro di analisi?  

Nota importante sulle funzionalità AI all'interno degli strumenti

Dopo aver ricercato e testato vari strumenti di workflow con funzionalità AI, ho capito che presentano limitazioni in quasi tutti i tool. Le funzionalità AI devono ancora essere perfezionate e migliorate per poterci fare affidamento completamente, specialmente se si utilizza uno strumento in cui l’AI è solo una componente secondaria di offerte molto più ampie.

1. Flowster semplifica la gestione dei processi aziendali con l'intelligenza artificiale. Utilizza tecnologia innovativa per individuare problemi e migliorare i flussi di lavoro. L'intelligenza artificiale verifica i tuoi flussi di lavoro e crea mappe automaticamente, risparmiando tempo e fatica manuale.
2. Decisions—Workflow Manager ti permette di integrare l'AI nei flussi di lavoro della tua organizzazione. Questo porta a automazione dei processi e maggiore efficienza. Grazie al motore di regole della piattaforma, puoi codificare la logica aziendale e automatizzare le decisioni. La funzionalità di process mining aiuta inoltre gli utenti a identificare e risolvere problemi per ottimizzare ulteriormente le operazioni aziendali.

Errori da evitare

Evita questi errori comuni quando crei mappe di workflow o di processi aziendali.

1. Complicare eccessivamente. Mappe troppo complesse possono confondere invece di chiarire i processi.
2. Essere vaghi o generici. Fornisci passaggi e azioni specifiche all'interno di ogni processo.
3. Non coinvolgere gli stakeholder rilevanti. Assicurati che tutte le parti interessate forniscano input affinché sia possibile rappresentare in modo accurato il processo.
4. Ignorare i feedback può portare a perdere opportunità di ottimizzazione.
5. Non aggiornare regolarmente la mappa del workflow per riflettere i cambiamenti e mantenerla aggiornata. In caso contrario, gli utenti seguiranno un processo obsoleto, il che può portare a un'esperienza meno coerente per stakeholder o clienti.
6. Non dare priorità a ciò che mappare per primo. Dà priorità alla mappatura dei processi essenziali per garantire un uso efficace delle risorse.
7. Mancanza di coerenza. Mantieni coerenza nei simboli, nella terminologia e nella formattazione durante tutta la mappa per migliorarne la leggibilità e comprensione.

Consigli degli esperti

Ecco alcuni suggerimenti che ho scoperto in tanti anni di realizzazione di mappe di workflow.

1. Chiedi un parere esterno sul tuo workflow

In qualità di manager, assegno un processo aziendale a un nuovo assunto e gli chiedo di mapparlo. Questo collaborerà con individui e gruppi dell’azienda, affiancherà altri dipendenti coinvolti nel processo specifico e costruirà la mappa sulla base di ciò che apprende.  

Questo metodo consente loro di imparare facendo domande e comprendendo davvero i ruoli e i compiti all’interno del processo. Inoltre, ottieni un nuovo punto di vista su come viene percepito e funziona il processo. Se siamo troppo immersi nella routine rischiamo di non vedere lacune o opportunità di miglioramento.

2. Mappa più scenari

Prova a creare diverse versioni della mappa del workflow basate su vari scenari o casi d’uso.

Questo consente ai partecipanti di comprendere come il processo possa variare in situazioni diverse, preparandoli a gestire efficacemente diversi contesti. Tuttavia, è fondamentale anche assicurarsi che siano coinvolti e adottino davvero il nuovo workflow o le sue migliorie.

3. Rendila visivamente attraente

Incorpora elementi visuali come icone, illustrazioni e codici colore per rendere la mappa più interessante e comprensibile. Questo aiuta a chiarire e aumenta la partecipazione.

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