Guida per Principianti al Software di Gestione dei Flussi di Lavoro
Se sei qui, significa che sei curioso di ottimizzare i processi nella tua organizzazione. Inoltre, stai cercando uno strumento che possa aiutarti a farlo, così da poterti finalmente liberare di tutti quei fogli Excel, post-it e altri metodi creativi che hai sviluppato finora per gestire i tuoi processi. Esploriamo quindi insieme che cos'è un software di gestione dei workflow e alcuni dei suoi vantaggi.
Ma prima di iniziare a rispondere alla domanda "che cos'è un software di gestione dei workflow", guardiamo il contesto. Il software di gestione dei workflow è un tema caldo al giorno d’oggi, e il suo valore di mercato lo dimostra (stimato in $10,5M USD). Si prevede che questo mercato cresca di quasi $14M USD tra il 2023 e il 2028.
Perché sta crescendo? Principalmente perché le aziende hanno deciso di lasciare che i robot vincano questa partita e si sono affidate alla potenza dell’automazione. Ora, iniziamo a parlare di gestione dei workflow!
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In poche parole, la gestione dei workflow è un processo iterativo di ottimizzazione della qualità dei workflow. Non è ancora chiaro? Per rendere tutto più semplice, parto dalle basi e ti spiego cosa si intende per workflow.
Che cos'è un workflow?
Un workflow è una serie di passaggi che rappresentano la sequenza da seguire per completare un’attività. A differenza di un processo aziendale, che è lineare, un workflow incorpora una logica condizionale che permette di prendere decisioni lungo il percorso e far sì che il flusso operativo segua strade diverse.
Il modo tradizionale per rappresentare un workflow è tramite un diagramma di flusso e molti strumenti software possono aiutarti a creare diagrammi belli sia da modelli sia da zero. L’idea è trasformare i processi manuali in diversi workflow con passaggi ripetibili che possano essere seguiti per ottenere risultati prevedibili.
Esempi di workflow sono:
- Gestione di documenti o approvazione di materiale di marketing
- Inserimento di nuovi dipendenti
- Autorizzazione o approvazione di una richiesta di viaggio o di una spesa
I software per diagrammi di flusso di solito hanno un’interfaccia intuitiva con funzionalità di drag-and-drop che ti consentono di creare workflow personalizzati in un ambiente no-code. Oltre a ciò, offrono funzionalità collaborative per permetterti di co-creare in tempo reale. Inoltre, i software per workflow di processo spesso si integrano con questi strumenti, consentendo transizioni fluide dalla pianificazione visiva all’esecuzione e monitoraggio all’interno di un sistema unificato. Questi processi spesso coinvolgono la gestione di documenti complessi, rendendo l’implementazione di un sistema di gestione documentale essenziale per approvazioni strutturate, controllo delle versioni e collaborazione sicura.
È importante notare che i workflow, a causa dei loro percorsi ramificati, possono diventare complessi man mano che più decisioni e membri del team vi partecipano. Questa complessità è esattamente ciò che la gestione dei workflow cerca di risolvere, spesso con l’aiuto di software aziendali di gestione dei workflow capaci di gestire processi intricati, automatizzare attività e garantire una collaborazione senza interruzioni tra team numerosi.
Che cos'è la gestione dei workflow?
La gestione dei workflow è una pratica che prevede la mappatura dei workflow, il loro monitoraggio e, infine, l’ottimizzazione tramite integrazione o automazione, o entrambe.
Le integrazioni di workflow di solito implicano il collegamento di diverse app affinché possano scambiarsi informazioni. Queste integrazioni possono essere configurate manualmente tramite un’API, ma anche tramite software di terze parti come Zapier.
Automatizzare i workflow richiede un tipo di software chiamato software di automazione dei workflow che consente di impostare regole aziendali che governano il flusso delle informazioni. Questi strumenti di automazione dei workflow possono trasformare attività ripetitive in processi automatizzati prevedibili che ti fanno risparmiare tempo e denaro.
La gestione dei workflow è ciclica, cioè ogni volta che ottimizzi un workflow, lo rimappi e inizi nuovamente a monitorarlo fino al prossimo miglioramento. Si tratta di perseguire costantemente il miglioramento continuo. Uno strumento di gestione dei workflow ti aiuterà in questo compito ciclico.
Leggi di più sui diversi tipi di gestione dei workflow qui.
Cos'è un software di gestione dei flussi di lavoro?
Il software di gestione dei flussi di lavoro è un programma che solitamente fa parte di uno strumento di gestione dei progetti e può aiutarti a gestire i flussi di lavoro del team. Puoi monitorare diversi flussi di lavoro di progetto tramite dashboard, creare o ottimizzare i flussi di lavoro utilizzando viste di gestione delle attività, come Kanban o timeline, definire dipendenze e identificare miglioramenti.
Un sistema di gestione dei flussi di lavoro solitamente è disponibile in tre varianti.
Tipi di software di gestione dei flussi di lavoro
On-premise
Un'installazione on-premise significa che il software risiederà sull'hardware aziendale e diventerai responsabile della sua manutenzione. Sebbene questa opzione offra vantaggi in termini di sicurezza, comporta anche spese maggiori poiché dovrai mantenere sia il software sia l'hardware.
Cloud-based
Il software basato su cloud è oggi il più comune. Questo tipo di installazione implica l'utilizzo delle risorse del fornitore, compresi hardware e storage su cloud. Pensa a qualsiasi strumento SaaS che usi attualmente, come un CRM, software di rilevazione tempi, software per la gestione dei flussi documentali o software per il controllo dei documenti.
Ibrido
Un'installazione ibrida significa che memorizzerai le informazioni in luoghi diversi, a seconda delle operazioni aziendali e degli obiettivi di business. Le informazioni più critiche per il tuo business saranno archiviate nel tuo cloud, mentre le risorse meno critiche saranno archiviate presso il fornitore. Questa è un'ottima soluzione per autorizzazioni dettagliate e controllo degli accessi.
Funzionalità comuni del software di gestione dei flussi di lavoro
Ecco alcune delle principali funzionalità del software di gestione dei flussi di lavoro.
- Gestione delle attività. Indipendentemente dal piano tariffario del software di workflow scelto, la maggior parte dei software di flusso di lavoro per progetti include funzionalità di gestione delle attività. Le viste di gestione delle attività, come la visualizzazione a elenco, sono solitamente comprese nei piani base e offrono campi personalizzabili per monitorare le metriche più importanti per te.
- Automazione dei processi. Come accennato, l'automazione aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro, principalmente consentendo l'esecuzione automatica delle attività. Un altro vantaggio dell'automazione dei processi è che invierà notifiche alle parti interessate ogni volta che è richiesto un intervento umano. Puoi anche cercare software specifici per l'automazione dei processi.
- Reportistica e analisi. Ogni strumento di gestione dei flussi di lavoro disporrà di un modulo per i report. Questo ti aiuterà a monitorare i KPI e a garantire che i tuoi flussi di lavoro rendano come previsto. La reportistica può anche aiutarti a identificare i colli di bottiglia e quando è necessario effettuare un follow-up.
- Capacità di integrazione. Le integrazioni estendono la portata del tuo flusso di lavoro collegando più app e consentendo lo scambio di informazioni tra di esse.
- Interfaccia intuitiva. Ricorda che i flussi di lavoro possono diventare complessi man mano che aumentano le variabili. Per questo motivo questi strumenti si concentrano nel fornire un'esperienza utente eccellente, così da non distrarti cercando tra le varie funzioni. Un buon esempio di questa attenzione è Microsoft Visio.
Vantaggi del software di gestione dei flussi di lavoro
I vantaggi del software di gestione dei flussi di lavoro includono:
- Aumento della produttività
- Miglioramento della collaborazione
- Processi semplificati
- Responsabilità e trasparenza migliorate
Molti di questi vantaggi vengono amplificati se applichi le best practice di gestione documentale, come storage cloud sicuro, controlli di accesso e policy di conservazione, soprattutto se i tuoi flussi di lavoro coinvolgono documentazione soggetta a normative di conformità.
Esempi dei migliori software di gestione dei flussi di lavoro
Ecco alcuni strumenti che possono aiutarti a gestire i flussi di lavoro. Se desideri maggiori informazioni su uno qualsiasi degli strumenti presenti in questo elenco, puoi trovarle nella nostra lista dei migliori software per la gestione dei flussi di lavoro.
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