9 metodologie di gestione dei progetti spiegate in modo semplice
Combina e abbina, non limitarti a raggruppare: I project manager lungimiranti combinano diverse metodologie invece di attenersi a una sola, adattandosi alle esigenze del progetto e migliorando l'efficacia complessiva.
Le metodologie: il quadro di riferimento per il successo: Le metodologie di gestione dei progetti forniscono regole e pratiche per portare a termine i progetti, spaziando da approcci basati su principi a sistemi completi.
Scegli con criterio per raggiungere il paradiso dei progetti: Le strategie efficaci derivano dalla scelta della metodologia giusta, garantendo un'esecuzione fluida attraverso l'allineamento dei processi alle esigenze del progetto e del cliente.
Quando si parla di metodologie di gestione dei progetti, esistono altrettante (se non di più) opinioni su di esse quante sono le metodologie effettive, ovvero moltissime.
I responsabili di progetto e i leader lungimiranti non si attengono a un'unica metodologia. Acquisiscono una conoscenza approfondita di molte di esse e imparano a combinare diverse pratiche per adattarsi a ciò che il progetto richiede.
Cosa sono le metodologie di gestione dei progetti?
Le metodologie di gestione dei progetti sono strutture di riferimento che definiscono il modo in cui il lavoro viene completato durante un progetto, fornendo procedure, regole e pratiche.
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Una metodologia non deve necessariamente essere un “sistema” completo e integrato per essere considerata tale.
- Alcune metodologie di gestione dei progetti definiscono semplicemente dei principi, come Agile.
- Altre definiscono una struttura metodologica “completa” composta da temi, principi e processi, come PRINCE2.
- Alcune sono un ampio elenco di standard con alcuni processi, come il Corpus di conoscenze sulla gestione dei progetti (PMBOK).
- Altre, come la metodologia Scrum, definiscono semplicemente dei processi.
Nella pratica, i responsabili di progetto seguono raramente una metodologia alla lettera. Potresti usare Scrum per organizzare la consegna, Kanban per gestire le richieste in arrivo e le linee guida del PMBOK per rafforzare la governance del progetto. L'obiettivo non è seguire ogni regola, ma scegliere pratiche adatte al progetto, alla squadra e al cliente.
Il tuo software di gestione dei progetti dovrebbe supportare queste pratiche, non imporre alla tua squadra come lavorare.
Le 9 metodologie di gestione dei progetti più popolari
Non tutte le metodologie di gestione dei progetti funzionano allo stesso modo. Alcune forniscono processi strutturati, mentre altre si concentrano su principi, flussi di lavoro della squadra o standard di governance.
Ecco un confronto tra nove approcci popolari, prima di analizzare come funziona ciascuno nella pratica.
| Approccio | Focus principale | Struttura | Principale compromesso |
|---|---|---|---|
| Agile | Consegna adattiva e iterativa | Principi flessibili | Richiede collaborazione continua |
| Scrum | Consegna del lavoro in sprint | Ruoli ed eventi definiti | Richiede un impegno regolare della squadra |
| Kanban | Visualizzazione e gestione del flusso di lavoro | Flusso flessibile e continuo | Minore struttura di pianificazione integrata |
| Scrumban | Combinazione di Scrum e Kanban | Ibrido adattabile | Richiede regole operative concordate |
| Lean | Riduzione degli sprechi e aumento del valore | Basata sui principi | Richiede un miglioramento continuo dei processi |
| Extreme Programming (XP) | Qualità dell'ingegneria del software | Pratiche tecniche definite | Richiede disciplina ingegneristica |
| Waterfall | Consegna sequenziale del progetto | Fasi strutturate | Le modifiche possono essere costose |
| PRINCE2 | Governance e controllo del progetto | Formale, basata su fasi | Può aggiungere oneri amministrativi |
| PMBOK | Standard e linee guida per la gestione dei progetti | Struttura di riferimento personalizzabile | Non è una metodologia pronta all'uso |
Agile: un processo flessibile e iterativo
La gestione Agile dei progetti si basa sui principi Agile, che mettono in evidenza la collaborazione, il feedback e la capacità di rispondere ai cambiamenti. Invece di prescrivere un unico processo, Agile fornisce principi che le squadre possono applicare attraverso diversi metodi Agile.
Nella pratica, le squadre:
- Suddividono i prodotti finali di grandi dimensioni in incrementi più piccoli.
- Raccolgono il feedback degli stakeholder durante tutto lo sviluppo.
- Adattano le priorità quando diventano disponibili nuove informazioni.
La difficoltà non consiste nell'apportare modifiche, ma nel mantenere tali modifiche allineate agli obiettivi del progetto. Le squadre hanno inoltre bisogno di strumenti Agile che supportino il flusso di lavoro scelto, invece di imporre una struttura non necessaria.
2. Scrum: consegna rapida tramite una piccola squadra
Scrum mette in pratica i principi Agile attraverso responsabilità definite, un elenco delle attività del prodotto ordinato per priorità e brevi cicli di consegna chiamati sprint. Gli sprint durano generalmente un mese o meno; durante questo periodo, la squadra lavora per raggiungere uno specifico obiettivo dello sprint.
Le pratiche principali includono:
- Pianificazione dello sprint: Decidere quale lavoro affrontare e concordare un obiettivo per lo sprint.
- Riunioni Scrum giornaliere: Verificare i progressi e adattare il piano del team attraverso riunioni quotidiane regolari.
- Revisioni dello sprint: Esaminare il risultato con gli stakeholder e raccogliere feedback.
- Retrospettive dello sprint: Individuare miglioramenti per il ciclo successivo.
Questi eventi Scrum creano un ritmo regolare, ma non tutti i team hanno bisogno dell'intero framework. Le agenzie spesso adottano alcune pratiche utili, utilizzando gli strumenti Scrum per gestire i backlog e monitorare i progressi.
3. Kanban: maggiore visibilità del lavoro in corso e limitazione del multitasking
Kanban rende visibile il lavoro, consentendo ai team di identificare i colli di bottiglia e migliorare la distribuzione. A differenza di Scrum, non richiede sprint o ruoli predefiniti. Ecco come i team lo applicano solitamente:
- Visualizzare il lavoro: Mappare il proprio flusso di lavoro Agile utilizzando una lavagna Kanban.
- Limitare il lavoro in corso (WIP): Stabilire dei limiti sul numero di attività che possono essere attive contemporaneamente.
- Gestire il flusso: Monitorare le attività bloccate, i tempi di attesa e la velocità con cui il lavoro attraversa il sistema.
- Migliorare continuamente: Esaminare i colli di bottiglia e adattare il processo.
Per i team che gestiscono richieste dei clienti soggette a cambiamenti, Kanban offre un'alternativa agli impegni fissi degli sprint. Il nostro confronto tra Kanban e Scrum spiega le differenze operative.
I team possono gestire manualmente una lavagna di base oppure utilizzare un software Kanban per monitorare il lavoro tra più collaboratori. L'approccio può essere adattato anche ai flussi di lavoro Agile delle agenzie.
4. Scrumban: limita il WIP e aggiunge ulteriore struttura e processi
Scrumban è una metodologia ibrida di gestione dei progetti che riunisce le pratiche di pianificazione di Scrum e il flusso di lavoro continuo di Kanban.
Anziché seguire ogni evento Scrum o impegnarsi a completare tutto il lavoro in sprint fissi, i team possono:
- Inserire nuove attività nel lavoro attivo quando si libera capacità.
- Stabilire limiti WIP per prevenire il multitasking e il sovraccarico.
- Organizzare sessioni di pianificazione quando cambiano le priorità o la capacità.
- Utilizzare revisioni dello sprint o retrospettive quando forniscono feedback utili.
La chiave consiste nel concordare quali pratiche mantenere. Senza regole chiare per la definizione delle priorità e l'introduzione del lavoro, Scrumban può trasformarsi in un insieme incoerente di processi.
5. Lean: ottenere di più con meno
La metodologia Lean si concentra sulla distribuzione del valore al cliente riducendo il lavoro non necessario. Esamina tre tipi di problemi operativi:
- Muda (spreco): Attività che consumano risorse senza aggiungere valore al cliente.
- Mura (irregolarità): Carichi di lavoro o processi incoerenti che generano inefficienze.
- Muri (sovraccarico): Richieste eccessive sulle persone o sui sistemi che causano errori e ritardi.
Per i responsabili di progetto, questo significa mettere in discussione le approvazioni non necessarie, i passaggi di consegne ripetuti, l'eccesso di report e i programmi sovraccarichi.
Anziché considerare Lean come un processo di realizzazione autonomo, valuta come i suoi principi possano migliorare il tuo flusso di lavoro esistente. Esistono anche utili somiglianze tra Lean e Agile, soprattutto per quanto riguarda il miglioramento continuo e il valore per il cliente. La gestione agile dei progetti Lean consiste nell'ottimizzare il flusso dei progetti attraverso tecnologie, risorse e reparti fino ai clienti. Lean può essere una mentalità utile da adottare quando esamini il processo di realizzazione dei tuoi progetti. Rifletti su come puoi ridurre il tuo processo di sviluppo agli elementi essenziali che generano valore, eliminando il superfluo e le tradizioni fini a se stesse.
6. Programmazione estrema: sviluppare in modo solido per garantire la qualità del software
Programmazione estrema (XP) è un approccio Agile allo sviluppo software che enfatizza pratiche tecniche progettate per mantenere la qualità del codice al variare dei requisiti.
Le pratiche comuni di XP includono:
- Programmazione in coppia: due sviluppatori lavorano insieme sullo stesso codice.
- Sviluppo guidato dai test: scrivere test automatizzati prima di implementare le funzionalità.
- Integrazione continua: integrare e testare frequentemente il codice.
- Rilasci frequenti e ridotti: distribuire regolarmente miglioramenti funzionanti per raccogliere feedback.
A differenza degli approcci incentrati principalmente sul coordinamento dei progetti, XP fornisce ai team di sviluppo pratiche ingegneristiche specifiche da seguire. Tali pratiche richiedono un impegno tecnico, non solo cambiamenti nel modo in cui vengono gestiti i progetti.
7. A cascata: prevedibilità per budget, tempistiche e ambito
La gestione dei progetti a cascata organizza la realizzazione in fasi sequenziali, ciascuna delle quali viene in genere completata e approvata prima dell'inizio della successiva.
Un flusso di lavoro tipico prevede:
- Definire i requisiti e creare un piano di progetto dettagliato.
- Completare la progettazione prima di iniziare l'implementazione.
- Sviluppare e testare in base ai requisiti concordati.
- Ottenere l'approvazione prima del passaggio di consegne finale.
La sfida principale consiste nel gestire i cambiamenti una volta avviato il lavoro. Se i requisiti cambiano dopo l'approvazione della progettazione, il team potrebbe dover rivedere il lavoro completato, aggiornare la pianificazione e rivalutare i costi.
Una documentazione chiara, un controllo formale delle modifiche e un software di gestione dei progetti a cascata possono aiutare i team a gestire le dipendenze e monitorare i progressi.
8. PRINCE2: processi definiti per progetti su larga scala
PRINCE2 (Progetti in ambienti controllati) fornisce un approccio strutturato alla governance dei progetti, alla responsabilità e al processo decisionale. Organizza il lavoro in fasi gestibili, con aspettative chiare in merito a pianificazione, monitoraggio e approvazione.
Le sue pratiche principali includono:
- Giustificazione aziendale: verificare regolarmente che il progetto continui a essere valido.
- Responsabilità definite: stabilire la responsabilità delle decisioni e della realizzazione.
- Confini delle fasi: esaminare i progressi e approvare la fase di lavoro successiva.
- Gestione per eccezione: sottoporre le decisioni a un livello superiore quando vengono superate le tolleranze concordate.
Sebbene un'implementazione completa di PRINCE2 possa creare un sovraccarico non necessario per i progetti più piccoli, le sue pratiche di governance possono comunque essere utili. Questo è particolarmente rilevante quando si gestiscono progetti aziendali che coinvolgono più reparti e diversi livelli di approvazione.
9. Il PMBOK di PMI: applicare le migliori pratiche per ottimizzare i progetti
La Guida PMBOK del Project Management Institute fornisce un insieme di conoscenze, principi e linee guida sulla gestione dei progetti, anziché una metodologia di realizzazione prescritta.
I project manager possono utilizzarla per:
- Stabilire la governance e la responsabilità.
- Pianificare e gestire ambito, tempistiche, costi e rischi.
- Migliorare il coinvolgimento degli stakeholder e il monitoraggio delle prestazioni.
- Adattare le pratiche di gestione alle esigenze del progetto.
Le linee guida del PMBOK possono supportare diversi approcci alla realizzazione, inclusi progetti predittivi, adattivi e ibridi.
Per ulteriore contesto, scopri come il ciclo di vita del progetto si collega alla realizzazione oppure esplora le tradizionali aree di conoscenza della gestione dei progetti di PMI.
Altre metodologie di gestione dei progetti
I nove approcci precedenti coprono molte esigenze di realizzazione dei progetti, ma non sono le tue uniche opzioni. Alcuni metodi si concentrano maggiormente sulla qualità dei processi, sulla pianificazione delle tempistiche o sui vincoli delle risorse.
Ecco sei ulteriori approcci e tecniche che vale la pena conoscere.
| Approccio o tecnica | Cosa fa | Particolarmente utile per |
|---|---|---|
| Framework adattivo per i progetti (APF) | Rivede l'ambito del progetto attraverso la pianificazione iterativa e il feedback | Progetti con requisiti incerti |
| Sei Sigma | Utilizza dati e analisi statistica per ridurre i difetti e la variabilità dei processi | Miglioramento della qualità e dei processi |
| Lean Sei Sigma | Combina la riduzione degli sprechi con il controllo della variabilità | Miglioramento dell'efficienza operativa e della qualità |
| Metodo del percorso critico (CPM) | Identifica le attività dipendenti che determinano la durata del progetto | Pianificazione di progetti con dipendenze complesse |
| Gestione dei progetti con catena critica (CCPM) | Tiene conto dei vincoli delle risorse e utilizza buffer di pianificazione | Progetti vincolati dalle risorse |
| Tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT) | Utilizza stime a tre punti per tenere conto della durata incerta delle attività | Progetti con stime delle attività incerte |
Per i progetti incentrati sulla pianificazione, esplora il metodo del percorso critico e scopri come utilizza una struttura di scomposizione del lavoro per mappare le dipendenze. Anche il metodo della catena critica considera la disponibilità delle risorse.
Come scegliere la metodologia di gestione dei progetti più adatta
Non esiste una metodologia di gestione dei progetti migliore in assoluto. La scelta giusta dipende da quanto il lavoro è prevedibile, dal livello di coinvolgimento necessario degli stakeholder e dalla flessibilità di cui dispone il team.
Prima di scegliere, considera questi cinque fattori. Per una spiegazione più dettagliata, consulta la nostra guida su come scegliere una metodologia di gestione dei progetti.
1. Grado di complessità del progetto
Considera il numero di parti interessate, dipendenze, approvazioni e vincoli del progetto. Una maggiore complessità non richiede automaticamente una metodologia più rigida, ma aumenta la necessità di una chiara assegnazione delle responsabilità e di un coordinamento efficace.
Ad esempio, i responsabili di progetto nel settore della logistica potrebbero dover coordinare fornitori, requisiti per le spedizioni internazionali e programmi di consegna tra più squadre.
2. Rigidità o flessibilità del tuo ambiente di lavoro
Quanti cambiamenti può gestire il tuo progetto? Se i requisiti sono destinati a evolversi, scegli un approccio che consenta riscontri regolari e una ridefinizione delle priorità. Se l'ambito e il processo di approvazione sono fissi, potrebbe essere appropriato un approccio più strutturato.
La tua metodologia dovrebbe inoltre integrarsi con le strategie di gestione dei progetti già adottate dalla tua organizzazione, invece di creare processi in conflitto.
3. Ciò che offre il maggior valore
Considera quando le parti interessate devono vedere i risultati. Sarebbero utili prototipi iniziali e riscontri frequenti, oppure il progetto richiede un unico risultato finale completo?
Scegli un approccio alla consegna che supporti il modo in cui il valore verrà creato e valutato, non semplicemente il modo in cui la tua squadra preferisce organizzare le attività.
4. Allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione
Utilizza gli obiettivi del progetto o gli obiettivi progettuali che hai già definito come squadra o organizzazione per guidare la scelta di una metodologia di gestione dei progetti. È chiaro che i tuoi metodi dovrebbero essere uno strumento per raggiungere i tuoi obiettivi: il metodo migliore è quello che ti guida verso i tuoi obiettivi strategici nel modo più diretto, con i maggiori vantaggi e il minore impatto negativo.
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5. Allineamento con i valori dell'organizzazione e della squadra
Considera l'esperienza della squadra, le abitudini decisionali e la capacità di gestire il cambiamento. Una metodologia che appare valida sulla carta non funzionerà se la squadra non dispone del tempo, delle competenze o del supporto delle parti interessate necessari per seguirla.
Coinvolgi le persone che svolgono il lavoro prima di impegnarti in nuovi processi, ruoli o requisiti di rendicontazione.
Quando utilizzare ciascuna metodologia di gestione dei progetti
Devi ancora decidere? Inizia dalla sfida più importante che il tuo progetto deve risolvere. La tabella seguente collega gli scenari di progetto più comuni agli approcci che vale la pena considerare.
Questi sono punti di partenza, non regole rigide. Molte squadre combinano tecniche diverse per soddisfare le proprie esigenze di consegna, governo e gestione delle parti interessate.
| Se il tuo progetto richiede... | Considera | Perché |
|---|---|---|
| Riscontri frequenti e requisiti soggetti a cambiamento | Agile | Supporta l'adattamento durante la consegna |
| Una cadenza di consegna regolare e responsabilità chiare per la squadra | Scrum | Fornisce eventi di pianificazione e revisione ripetibili |
| Un flusso continuo di lavoro in entrata e priorità in conflitto | Kanban | Aiuta a controllare il WIP e a individuare i colli di bottiglia |
| Lavoro di prodotto pianificato insieme a richieste di supporto imprevedibili | Scrumban | Combina la pianificazione con un'acquisizione flessibile del lavoro |
| Meno sprechi e meno passaggi inefficienti tra persone o squadre | Lean | Concentra il miglioramento sul valore per il cliente |
| Codice di alta qualità con cambiamenti frequenti | XP | Dà importanza ai test e a una disciplina rigorosa nello sviluppo |
| Requisiti fissi e approvazioni formali | Waterfall | Supporta un'esecuzione pianificata e sequenziale |
| Più livelli di approvazione e un governo formale | PRINCE2 | Definisce responsabilità e controlli per fasi |
| Un riferimento coerente per la gestione dei progetti tra le squadre | PMBOK | Fornisce standard e linee guida adattabili |
Se nessuno di questi approcci si adatta perfettamente, non forzare la scelta. Un approccio ibrido potrebbe essere più pratico. Ad esempio, una squadra potrebbe utilizzare PRINCE2 per il governo, Scrum per lo sviluppo e Kanban per le richieste di supporto. Assicurati solo che tutti comprendano quali pratiche si applicano e chi è responsabile delle decisioni.
Qual è il prossimo passo?
Impara a utilizzare queste metodologie in modo ottimale (e acquisisci le basi della gestione dei progetti!) grazie a una formazione pertinente, pratica e guidata da esperti. Il nostro corso online di gestione digitale dei progetti offre istruzioni da parte di esperti, così potrai guidare squadre soddisfatte e realizzare progetti di alto valore nel mondo digitale.
