Guida per principianti al software di gestione dei flussi di lavoro
Se ti trovi qui, significa che sei curioso di sapere come semplificare i processi della tua organizzazione. Inoltre, stai cercando uno strumento che possa aiutarti a farlo, così da liberarti finalmente di tutti quei fogli di calcolo Excel, post-it e altri metodi creativi che hai sviluppato finora per tenere sotto controllo i tuoi processi. Esploriamo quindi insieme che cos'è il software per la gestione dei flussi di lavoro e quali sono alcuni dei suoi vantaggi.
Ma prima di iniziare a rispondere alla domanda su che cos'è il software per la gestione dei flussi di lavoro, esaminiamo il contesto. Oggi il software per i flussi di lavoro è molto importante, e il valore del suo mercato lo dimostra (stimato a $10.5M USD). Si prevede che questo mercato cresca di quasi $14M USD tra il 2023 e il 2028.
Perché sta crescendo? Principalmente perché le aziende hanno deciso di dare una vittoria ai robot e si sono arrese al potere dell'automazione. Ora iniziamo a parlare della gestione dei flussi di lavoro!
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In poche parole, la gestione dei flussi di lavoro è un processo iterativo di ottimizzazione della qualità dei flussi di lavoro. Chiaro come il fango? Per migliorare la situazione, inizierò dalle basi e ti spiegherò che cos'è un flusso di lavoro.
Che cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è una serie di passaggi che rappresentano la sequenza da seguire per completare un'attività. A differenza di un processo aziendale, che è lineare, un flusso di lavoro incorpora una logica condizionale per prendere decisioni lungo il percorso, consentendo al processo del flusso di lavoro di seguire percorsi diversi.
Il modo tradizionale di rappresentare un flusso di lavoro consiste nell'utilizzare un diagramma di flusso e molti strumenti software possono aiutarti a creare splendidi diagrammi a partire da modelli o da zero. L'aspettativa è che tu possa trasformare i processi manuali in flussi di lavoro diversi, composti da passaggi ripetibili che possono essere seguiti per generare risultati prevedibili.
Esempi di flussi di lavoro sono:
- Gestione dei documenti o approvazione dei materiali di marketing
- Inserimento dei dipendenti
- Instradamento di una richiesta di autorizzazione per un viaggio o approvazione di una spesa
Il software per diagrammi di flusso offre in genere un'interfaccia intuitiva con funzionalità di trascinamento che ti consentono di creare flussi di lavoro personalizzati in un ambiente senza codice. Inoltre, offre funzionalità di collaborazione che permettono di creare insieme in tempo reale. Il software per i flussi di lavoro dei processi spesso si integra con questi strumenti, consentendo transizioni fluide dalla pianificazione visiva all'esecuzione e al monitoraggio all'interno di un sistema unificato. Questi processi spesso comportano una gestione complessa dei documenti, rendendo l'implementazione di un sistema di gestione dei documenti essenziale per approvazioni strutturate, controllo delle versioni e collaborazione sicura.
È importante notare che i flussi di lavoro, a causa dei loro percorsi ramificati, possono diventare complessi quando al flusso di lavoro partecipano più persone e vengono prese più decisioni. È proprio questa complessità che la gestione dei flussi di lavoro cerca di affrontare, spesso con l'aiuto di un software aziendale per la gestione dei flussi di lavoro in grado di gestire processi articolati, automatizzare le attività e garantire una collaborazione fluida tra team numerosi.
Che cos'è la gestione dei flussi di lavoro?
La gestione dei flussi di lavoro è una pratica che consiste nel mappare i flussi di lavoro, monitorarli e infine ottimizzarli attraverso l'integrazione o l'automazione, oppure entrambe.
Le integrazioni dei flussi di lavoro consistono in genere nel collegare app diverse per scambiare informazioni. Queste integrazioni possono essere configurate manualmente utilizzando un'API, ma anche tramite software di terze parti, come Zapier.
Per automatizzare i flussi di lavoro è necessario un tipo di software chiamato software per l'automazione dei flussi di lavoro che consente di impostare regole aziendali che governano il flusso delle informazioni. Questi strumenti per l'automazione dei flussi di lavoro possono trasformare le attività ripetitive in processi automatizzati prevedibili, facendoti risparmiare tempo e denaro.
La gestione dei flussi di lavoro è ciclica: ogni volta che semplifichi un flusso di lavoro, lo rimappi e inizi nuovamente a monitorarlo fino alla successiva ottimizzazione. Si tratta di perseguire costantemente il miglioramento. Uno strumento per la gestione dei flussi di lavoro ti aiuterà a svolgere questa attività ciclica.
Scopri di più sui diversi tipi di gestione dei flussi di lavoro qui.
Che cos'è il software per la gestione dei flussi di lavoro?
Il software per la gestione dei flussi di lavoro è un programma che generalmente fa parte di uno strumento di gestione dei progetti e può aiutarti a gestire i flussi di lavoro del team. Puoi monitorare diversi flussi di lavoro dei progetti utilizzando dashboard, creare o ottimizzare i flussi di lavoro usando visualizzazioni per la gestione delle attività, come Kanban o la sequenza temporale, definire le dipendenze e individuare miglioramenti.
Un sistema di gestione dei flussi di lavoro è generalmente disponibile in tre varianti.
Tipi di software per la gestione dei flussi di lavoro
Installato localmente
Una distribuzione installata localmente significa che il software risiederà sul tuo hardware e che sarai responsabile della sua manutenzione. Sebbene questa opzione offra vantaggi in termini di sicurezza, significa anche spendere più denaro, poiché dovrai mantenere sia il software sia l'hardware.
Basato sul cloud
Oggi, il software per la gestione dei flussi di lavoro basato sul cloud è l'opzione più comune. Questo tipo di distribuzione significa che utilizzi le risorse del fornitore, inclusi hardware e spazio di archiviazione cloud. Pensa a qualsiasi strumento SaaS che utilizzi attualmente, come un CRM, un software per il monitoraggio del tempo, un software per i flussi di lavoro dei documenti o un software per il controllo dei documenti.
Ibrido
Una distribuzione ibrida significa che archivierai le tue informazioni in luoghi diversi, a seconda delle operazioni e degli obiettivi aziendali. Le informazioni più critiche per la tua azienda saranno archiviate nel tuo cloud, mentre le risorse meno critiche saranno archiviate presso il fornitore. Questa è un'ottima opzione per autorizzazioni granulari e controllo degli accessi.
Funzionalità comuni del software per la gestione dei flussi di lavoro
Ecco alcune delle principali funzionalità del software per la gestione dei flussi di lavoro.
- Gestione delle attività. Indipendentemente dal piano tariffario del software per i flussi di lavoro che scegli, la maggior parte dei software per i flussi di lavoro dei progetti include funzionalità di gestione delle attività. Le visualizzazioni per la gestione delle attività, come quelle a elenco, sono comunemente incluse nei piani base e offrono campi personalizzabili, così puoi monitorare le metriche che contano di più per te.
- Automazione dei processi. Come abbiamo detto, l'automazione aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro, principalmente consentendo l'esecuzione automatica delle attività. Un altro vantaggio dell'automazione dei processi è che invierà notifiche alle parti interessate ogni volta che è necessario l'intervento umano. Puoi anche cercare uno specifico software per l'automazione dei processi.
- Report e analisi. Ogni strumento di gestione dei flussi di lavoro avrà un modulo per i report. Questo ti aiuterà a monitorare i KPI e ad assicurarti che i tuoi flussi di lavoro producano i risultati previsti. I report possono anche aiutarti a individuare i colli di bottiglia e a capire quando è necessario effettuare una verifica successiva.
- Funzionalità di integrazione. Le integrazioni estenderanno la portata del tuo flusso di lavoro collegando più app e consentendo lo scambio di informazioni tra loro.
- Interfaccia intuitiva. Ricorda che i flussi di lavoro possono diventare complessi quando entrano in gioco più variabili. Pertanto, questi strumenti si concentreranno sull'offrirti un'esperienza utente eccellente, così non ti distrarrai cercando elementi all'interno dello strumento. Un buon esempio è Microsoft Visio.
Vantaggi del software per la gestione dei flussi di lavoro
I vantaggi del software per la gestione dei flussi di lavoro includono:
- Maggiore produttività
- Collaborazione migliorata
- Processi ottimizzati
- Maggiore responsabilità e trasparenza
Molti di questi vantaggi sono amplificati quando applichi le migliori pratiche di gestione dei documenti, come l'archiviazione sicura nel cloud, i controlli degli accessi e le politiche di conservazione, soprattutto se i tuoi flussi di lavoro prevedono una documentazione soggetta a numerosi requisiti di conformità.
Esempi dei migliori software per la gestione dei flussi di lavoro
Ecco alcuni strumenti che possono aiutarti a gestire i flussi di lavoro. Se desideri maggiori informazioni su uno qualsiasi degli strumenti presenti in questo elenco, puoi trovarle nel nostro elenco dei migliori software per la gestione dei flussi di lavoro.
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Diverse di queste piattaforme utilizzano anche l'IA per l'automazione e l'orchestrazione, funzionalità sempre più comuni nei software per la gestione dei flussi di lavoro basati sull'IA.
