Gestire Progetti Complessi: Consigli per Potenziare le Tue Competenze
Quando si tratta di gestire progetti complessi, ci sono moltissimi aspetti da considerare. Piccoli problemi potrebbero non sembrare gravi all'inizio, ma più il progetto diventa complesso, più anche un piccolo passo falso può causare grandi ripercussioni.
Affrontare progetti complessi richiede una profonda conoscenza delle tecniche di gestione di progetti di successo per superare le sfide.
Anche se i progetti complessi sono spesso molto seri, gestirli può essere come giocare a un videogioco. In questo gioco, incontrerai diversi livelli, ognuno dei quali presenta uno specifico "cattivo" che rappresenta una tipica sfida nella gestione dei progetti.
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Cos'è un progetto complesso?
Un progetto complesso è un tipo di progetto con un elevato grado di difficoltà, complessità, incertezza e rischio dovuti a vari fattori. Questi possono includere un team numeroso, un grande budget, molti stakeholder con priorità in conflitto, o l'utilizzo di tecnologie nuove o emergenti.
Questa è l'opposto di un progetto semplice. In un progetto semplice, hai un piccolo team, un obiettivo chiaro e probabilmente una durata breve. Ad esempio, un piccolo progetto potrebbe consistere nel creare una serie di banner pubblicitari digitali, mentre un progetto complesso potrebbe essere la realizzazione di un intero sito web da zero.
Lo scopo del software di project management è aiutare a gestire i progetti complessi e può essere uno strumento essenziale in questo processo.
Pianificare il tuo gioco—Definire gli obiettivi e raccogliere le risorse
Quando si avvia un progetto complesso, il processo non è così diverso dal prepararsi a giocare a un nuovo videogioco.
Prima di tutto, devi installare il gioco. Nel tuo progetto, potresti iniziare raccogliendo il tuo documento di inizio progetto o una dichiarazione di lavoro firmata dal cliente o da altri stakeholder.
Successivamente, puoi scegliere o personalizzare il tuo personaggio. Decidi il nome, l'aspetto, gli accessori e le abilità che avrà durante il gioco. Questo è simile a una riunione di avvio del progetto in cui si chiariscono i ruoli di ognuno. Potresti perfino utilizzare un diagramma RACI per mostrare questi aspetti a tutto il team.
Poi, vuoi confermare le tue impostazioni. Assicurati che le impostazioni audio e video del tuo gioco siano come le preferisci. Mettiti comodo sulla sedia o sul divano. Per un progetto complesso nella vita reale, questo può voler dire mettere a punto il software, gestire le notifiche e predisporre le SOP oltre al modello di piano di comunicazione, piano di progetto e registro dei rischi.
Se il gioco lo prevede, potresti fare il tutorial per assicurarti di aver compreso tutte le regole. In un progetto complesso, questo potrebbe assomigliare a una riunione interna di kickoff o a un piccolo incarico di prova per garantirsi che tutti siano allineati su come lavorare insieme.
Infine, puoi iniziare a giocare… o a gestire con successo il tuo progetto!
Dedicare il tempo necessario alla preparazione assicura che tu e il tuo team siate sulla stessa lunghezza d'onda, abbiate affrontato tutte le domande e ottenuto tutto il necessario per avere successo—che si tratti di un progetto o di una sessione di gioco divertente!
Affrontare i nemici nei progetti complessi (e come sconfiggerli)
Livello 1: Allineamento degli stakeholder - I gremlins delle riunioni
Nemico: I gremlins delle riunioni
Al primo livello del nostro gioco, incontriamo un nemico mortale: il gremlin delle riunioni. Questo personaggio rappresenta lo stakeholder che richiede costantemente aggiornamenti sullo stato di avanzamento, di solito sotto forma di riunioni. Un gremlin delle riunioni può anche pretendere una chiamata urgente, una riunione su Zoom o una Huddle su Slack, mettendo te o i tuoi colleghi alla prova e costringendovi a prepararvi in fretta.
In un progetto davvero complesso con molti dettagli e temi da affrontare, questo nemico può attuare una mossa tipica chiamata 'lo swoop and poop', ovvero irrompono in una riunione programmata, deviano totalmente la discussione e poi escono lasciando tutti senza parole.
In certi casi, un gremlin delle riunioni può essere uno stakeholder senior più distante dalle attività operative quotidiane del progetto. Potrebbe essere la persona che ha l’approvazione finale o che controlla il budget. Sebbene abbiano bisogno di aggiornamenti regolari, il modo in cui ricercano queste informazioni può diventare estenuante per te come project manager e, di conseguenza, per i membri del tuo team.
La sfida
A questo livello del nostro gioco, spesso ci sono più di un folletto delle riunioni presente. Questi folletti possono differire nelle loro priorità, negli stili di comunicazione e perfino nelle specifiche esigenze riguardo al tipo di aggiornamento che cercano.
Ad esempio, il CIO dell’azienda del tuo cliente potrebbe chiedere riunioni e cercare informazioni su infrastrutture e sicurezza dei dati. Allo stesso tempo, il CMO potrebbe voler avere un incontro settimanale per parlare dei KPI di marketing e di come il tuo progetto possa sostenere la crescita.
Sconfiggere i tuoi folletti delle riunioni può sembrare più un gioco acchiappa-talpe che una sfida professionale, ma utilizzare software efficienti per la gestione dei progetti può aiutare a semplificare la comunicazione. Tuttavia, stabilire aspettative e comprendere le esigenze di ogni folletto ti aiuterà a batterli al loro stesso gioco.
Come Superare il Livello
Il trucco qui è mitigare l’impatto dei tuoi folletti delle riunioni e massimizzare il tempo del team per lavorare e concentrarsi. Può essere necessario qualche abile manovra difensiva e organizzativa da parte tua. Puoi farlo tramite:
- Creare un piano di comunicazione a cui tutti (compreso il folletto delle riunioni) aderiscono.
- Stabilire una cadenza regolare delle riunioni.
- Definire agende e obiettivi chiari per le riunioni programmate.
- Utilizzare strumenti di gestione progetti per tracciare decisioni e azioni, così i folletti delle riunioni possono ricevere aggiornamenti sul progresso in tempo reale.
- Inviare aggiornamenti proattivi ma asincroni ai folletti delle riunioni a intervalli regolari.
- Stabilire alcuni blocchi senza incontri per consentire al team periodi di lavoro concentrato — e farli rispettare.
Livello 2: Scope Creep e Feature Creep – Il Mutaforma
Personaggio Villain: Il Mutaforma
Al secondo livello potresti incontrare il mutaforma. Questo villain cambia forma facilmente, aggiungendo arti (o altre caratteristiche) o trasformando completamente il suo aspetto, talvolta più volte in pochi minuti.
Questo ricorda il comportamento degli stakeholder in un progetto complesso, che spesso chiedono revisioni aggiuntive, nuove funzionalità o anche cambiamenti direzionali all’improvviso.
La Sfida
La tua missione qui è provare a fermare il mutaforma dal cambiare, e se non è possibile, almeno tentare di ridurre il numero di volte in cui cambia forma.
In un progetto complesso, forse non riuscirai mai a eliminare del tutto lo scope creep o il feature creep, ma puoi cercare di ridurli e limiterne l’impatto quanto più possibile sul team di progetto.
Come Superare il Livello
Per superare questo livello, dovresti mettere in campo alcune strategie per:
- Stabilire confini chiari per il progetto.
- Rivedere regolarmente il perimetro del progetto con gli stakeholder.
- Implementare processi di gestione delle modifiche.
Livello 3: Ambienti ad Alto Rischio
Personaggio Villain: L’Elemento di Incertezza
Anche se non puoi sempre vedere questo villain, ne sentirai sicuramente la presenza. Mentre procedi in questo livello, potresti trovarti a dover prendere decisioni senza disporre di tutte le informazioni necessarie. Oppure, anche quando pensi di avere tutte le informazioni utili, questo villain può sbucare dall’ombra, portando nuovi dettagli, requisiti o aspettative che non erano stati comunicati a te e al tuo team di progetto.
Se hai mai lavorato o gestito un progetto complesso, probabilmente conosci molto bene questo villain. L’imprevedibilità e i rischi sono intrinsechi nei progetti complessi, che spesso sono anche ambienti ad alto rischio.
La Sfida
La sfida che affronti a questo livello consiste nel ridurre al minimo il numero di volte in cui si presenta l’elemento dell’incertezza. Potresti non riuscire mai ad azzerare completamente questo numero, ma l’obiettivo resta arrivare il più vicino possibile allo zero.
Anche in un progetto, vuoi minimizzare la quantità di incertezza o ambiguità che il tuo team deve affrontare. Di conseguenza, rendere i requisiti e i compiti il più chiari possibile è una componente fondamentale dell’essere project manager.
Come superare il livello
Nonostante ci sia sempre una certa dose di incertezza quando si avvia un progetto ampio e complesso, ci sono alcune cose che puoi fare per ridurre le ambiguità, aiutare il team a comprendere le dipendenze e continuare a fare progressi. Ecco alcune strategie:
- Porre domande ed effettuare interviste con gli stakeholder
- Dare priorità alla fase di scoperta prima di iniziare il progetto
- Eseguire valutazioni dei rischi approfondite e sviluppare piani di gestione del rischio.
- Utilizzare metodologie flessibili come Agile per sviluppare piani iterativi e gestire gli elementi sconosciuti.
- Mantenere un coinvolgimento continuo e una comunicazione costante con gli stakeholder.
Livello 4: Vincoli sulle Risorse
Personaggio Villain: l’Idra delle Risorse
In questo livello, uno dei più difficili del nostro gioco, ti troverai a combattere contro l’Idra delle Risorse. Ogni volta che tu e il tuo compagno gestite un vincolo sulle risorse, ne compariranno altri tre—spesso, tutti insieme.
Questo villain rappresenta la sfida implacabile di gestire risorse limitate nella gestione di progetti complessi. Anche con tempistiche più lunghe, risorse maggiori e budget più ampi che solitamente accompagnano progetti più grandi e articolati, i vincoli rimangono. A volte, risolvere i vincoli delle risorse nei progetti complessi è persino più difficile che nei progetti più piccoli e lineari.
La Sfida
I vincoli sulle risorse possono influire negativamente sulle tempistiche di progetto e compromettere la capacità di consegnare tutto il perimetro previsto. Riduci questi vincoli utilizzando app semplici per la gestione dei progetti. Sentiti libero di prendere decisioni difficili e di proporre soluzioni creative ai vincoli che emergono nel corso del gioco o del progetto vero e proprio.
Come superare il livello
Per sconfiggere l'idra, ci sono alcune azioni che puoi intraprendere per gestire le risorse della tua organizzazione tenendo conto delle interdipendenze o dei cambiamenti in programma, perimetro o budget. Queste includono:
- Prioritizzare gli elementi del progetto in base al valore e all’impatto per l’azienda o per gli utenti.
- Essere efficienti nell’allocazione e gestione delle risorse.
- Aggiungere tempo di buffer o riserva al piano di progetto quando possibile.
- Negoziare risorse aggiuntive o adattare il perimetro del progetto se necessario.
- Usare una dashboard di project management robusta per monitorare in modo accurato carichi di lavoro e priorità
- Rivedere e affinare le tue competenze nella gestione delle risorse con regolarità per rimanere allenato
Padroneggiare il gioco—Tecniche avanzate di project management
La pratica rende perfetti. Quindi, man mano che giochi o gestisci più progetti, acquisisci nuove tecniche di pianificazione dei progetti per superare ogni villain che potresti incontrare. Ecco alcuni modi per migliorare le tue competenze e giocare al livello superiore.
Strategie adattive e risposte agili
Un modo per vincere è adottare alcuni principi associati alle metodologie Agile, così da aumentare la flessibilità e la capacità di risposta nella gestione dei progetti.
Questo potrebbe assomigliare al lavorare in sprint, così il tuo team può concentrarsi nel fornire valore in incrementi più piccoli. Alla fine dello sprint dovresti mostrare una dimostrazione del lavoro svolto, il che potrebbe soddisfare chi vuole numerose riunioni dandogli una visibilità frequente sui progressi. Tuttavia, se questo non dovesse bastare, potresti invitarli al daily standup, al backlog grooming o alle sessioni di refinement. Poiché l’Agile promuove la collaborazione quotidiana tra il team di sviluppo e gli stakeholder aziendali, questa non è una strategia insolita.
Un altro modo in cui l’uso dell’Agile può aiutarti a sconfiggere i tuoi "cattivi" è fornendo un framework (lo sprint e l’obiettivo di sprint) che mantiene lo scope creep sotto controllo. Una volta fissato l’obiettivo e pianificato lo sprint, c’è pochissimo margine per aggiungere nuovi elementi. Qualsiasi nuova funzionalità può essere aggiunta al backlog e pianificata per sprint futuri, riducendo al minimo le distrazioni per il team.
Uno sprint breve può anche aiutare a eliminare parte dell’incertezza a breve termine, dato che il team potrà concentrarsi sul compito attuale e considerare i prossimi bisogni negli sprint futuri.
Dinamiche di Team e Distribuzione dei Ruoli
Un altro modo per vincere la partita, o gestire un progetto molto complesso, è essere estremamente chiari su ruoli e responsabilità.
In ogni gioco multiplayer, ogni giocatore del team ha un ruolo per superare il livello e sconfiggere il cattivo. Questo vale anche nel ciclo di vita di un progetto complesso. Nel tuo progetto, potresti documentare questi ruoli in una matrice RACI che puoi condividere con tutto il team per ridurre al minimo la confusione.
Come project manager, saresti anche responsabile della pianificazione ad ogni livello e della risoluzione dei problemi insieme agli altri giocatori.
Puoi iniziare assicurandoti di avere il giusto numero di giocatori con le competenze adatte a ciascun livello. Poi puoi passare alla gestione delle attività e pianificare la roadmap e i compiti che dovrai portare a termine per sconfiggere il cattivo.
La cosa più importante da ricordare è che non devi affrontare tutto da solo. Il lavoro di squadra è ciò che ti aiuterà a tenere a bada i "cattivi".
Non è diverso da un progetto complesso o da un megaprogetto che affronti sul lavoro. Si parte mappando le tappe fondamentali del progetto e i membri del team o le risorse di cui avrai bisogno per arrivare al traguardo. Può essere utile confrontarsi con il team già nelle prime fasi per discutere di eventuali rischi che ciascuno vede in base al proprio ruolo e alla propria esperienza nei progetti precedenti.
Questo ti aiuterà, insieme al team, ad essere proattivi nell’assicurarti che i tuoi "cattivi" (cioè i rischi di progetto) non ti fermino o facciano deragliare il progetto.
Aggiungi al Tuo Inventario—Strumenti di Project Management
Proprio come hai strumenti diversi e codici segreti in un videogioco, nella gestione dei progetti complessi hai a disposizione moltissimi strumenti che ti aiutano a impedire che qualcosa si frapponga tra te e il successo del progetto. Questo è il motivo per cui le persone utilizzano soluzioni di project management.
I tipi di software includono (ma non si limitano a):
- Strumenti di Pianificazione dei Progetti - Gli strumenti di pianificazione dei progetti possono aiutarti a creare il piano di progetto, assegnare le risorse e garantire che tutti siano allineati. Oltre a condividere il piano con il tuo team interno, potrebbe essere saggio condividerlo anche con i clienti o altri stakeholder come parte della tua strategia di comunicazione efficace.
- Software di Gestione delle Risorse - Alcuni strumenti di pianificazione dei progetti includono anche funzionalità di gestione delle risorse. Tuttavia, se il tuo non le ha, potrebbe essere saggio investire in un software di gestione delle risorse per aiutarti a capire quando i membri del team sono sovraccarichi o sottoutilizzati.
- Strumenti di Collaborazione - Gli strumenti di collaborazione sono essenziali nei progetti complessi. Questi possono includere strumenti per videoconferenze come Zoom o Google Meet, strumenti di messaggistica come Slack e Microsoft Teams, software per lavagne virtuali come Mural o Miro, o anche strumenti per la registrazione dello schermo come Loom o Vidyard, utili quando una riunione potrebbe quasi essere una email ma necessita di elementi visivi.
- Software di Gestione dei Flussi di Lavoro - Questo tipo di software può aiutarti a gestire i flussi di lavoro comuni durante il ciclo di vita del progetto. Se hai flussi di lavoro ripetibili, come l’onboarding di nuovi membri, un processo di QA o il rilascio in produzione, questo software può aiutarti ad automatizzare tali processi, risparmiando tempo per attività più importanti, come la gestione degli stakeholder e la consegna complessiva del progetto.
- Software di Monitoraggio dei Progetti - Per i progetti di grandi dimensioni, disporre di un software di monitoraggio dei progetti è fondamentale. Anche se il tuo software di pianificazione può già offrire questa funzione, assicurati di avere una soluzione a disposizione. Dal monitoraggio dei tempi per vari milestone o deliverable all’osservazione degli obiettivi generali del progetto, è importante sapere come il team sta procedendo rispetto alle scadenze previste.
- Software di Gestione dei Rischi - Con la complessità dei progetti aumentano anche i rischi. Creare e implementare un piano di gestione dei rischi può aiutare il team (e gli stakeholder) a prevenire problemi prima che si presentino. Se desideri uno strumento che ti supporti in questo compito, prendi in considerazione l’aggiunta di un software di gestione dei rischi al tuo stack tecnologico per il progetto. Come project manager, potresti organizzare incontri di gestione dei rischi durante il progetto per aggiornare il registro dei rischi e il piano di gestione degli stessi.
Esplorando le tipologie di software per la gestione dei progetti puoi individuare strumenti che migliorano la produttività e la collaborazione. Puoi restringere la scelta su quale software utilizzare una volta che avrai stilato un elenco delle caratteristiche più importanti di un sistema di project management di cui la tua squadra ha bisogno.
Imparare da Ogni Partita
Proprio come potresti aver bisogno di qualche tentativo per superare ogni livello di un videogioco difficile, più fai pratica nel monitoraggio di progetti complessi, più sarà facile individuare ed eliminare i "cattivi" o le problematiche che si nascondono nell’ombra e rischiano di compromettere il tuo successo.
Tuttavia, più giochi affronti, più strategie potresti dover sviluppare per sconfiggere tutti i "cattivi". Il modo in cui affronti un “folletto delle riunioni” in una partita può essere molto diverso rispetto a come superi lo stesso folletto che incontri in un’altra partita.
In questo articolo abbiamo presentato diversi modi per salire di livello nella gestione di progetti complessi. Scegliere alcune strategie da applicare può aiutarti a migliorare il processo attuale e rendere il tuo lavoro più semplice, trasparente ed efficiente.
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Un ringraziamento speciale a Sara Fisher e Kelsey Pierson per le loro idee e contributi preziosi a questo articolo. Ho avuto la possibilità di connettermi con Sara e Kelsey attraverso la Community DPM. Se anche tu vuoi connetterti con altri project manager digitali per condividere risorse e best practice, puoi iscriverti alla nostra community per accedere a oltre 100 template, esempi e modelli e per connetterti con centinaia di altri digital project manager su Slack.
