Gestire progetti complessi: consigli per migliorare le tue competenze
Quando si tratta di gestire progetti complessi, sono tantissimi gli aspetti da considerare. All'inizio, i piccoli problemi potrebbero non sembrare così gravi, ma più il progetto diventa complesso, maggiore sarà l'effetto a catena che un piccolo passo falso può provocare.
Affrontare progetti complessi richiede una profonda conoscenza delle tecniche per una gestione di progetto efficace per riuscire a superare le difficoltà.
Sebbene i progetti complessi siano spesso molto seri, gestirli può essere come giocare a un videogioco. In questo gioco incontrerai diversi livelli, ognuno caratterizzato da uno specifico "cattivo" che rappresenta una sfida comune nella gestione dei progetti.
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Che cos'è un progetto complesso?
Un progetto complesso è un tipo di progetto caratterizzato da un elevato grado di difficoltà, complessità, incertezza e rischio dovuto a diversi fattori. Tra questi possono esserci un team numeroso, un budget elevato, molti stakeholder con priorità in conflitto oppure una tecnologia nuova o emergente.
È l'opposto di un progetto semplice. In un progetto semplice hai un team ridotto, un obiettivo chiaro e probabilmente una durata breve. Ad esempio, un piccolo progetto potrebbe consistere nella creazione di una serie di banner pubblicitari digitali, mentre un progetto complesso potrebbe consistere nella creazione di un intero sito web da zero.
Lo scopo del software di gestione dei progetti è aiutare a governare i progetti complessi e può essere uno strumento essenziale in questo processo.
Pianificare la partita: definire gli obiettivi e raccogliere le risorse
Quando avvii un progetto complesso, il processo non è poi così diverso dal prepararsi a giocare a un nuovo videogioco.
Per prima cosa, devi installare il gioco. Nel tuo progetto, potresti iniziare raccogliendo l'atto costitutivo del progetto o il documento di definizione del lavoro firmato dal cliente o da altri stakeholder.
Successivamente, puoi scegliere o personalizzare il tuo personaggio. Scegli il nome, l'aspetto, gli eventuali accessori, nonché le abilità e le capacità che avrà durante il gioco. È simile a organizzare una riunione di avvio del progetto in cui chiarisci i ruoli di tutti. Potresti persino utilizzare un diagramma RACI per mostrarli a tutti i membri del team.
Poi devi confermare le impostazioni. Assicurati che le impostazioni audio e video del gioco siano esattamente come le desideri. Mettiti comodo sulla sedia o sul divano. Per un progetto complesso nella vita reale, potrebbe significare preparare il software, gestire le notifiche e configurare le SOP insieme al modello di piano di comunicazione, al piano di progetto e al registro dei rischi.
Se il gioco ne prevede uno, potresti seguire il tutorial per assicurarti di comprendere tutte le regole. In un progetto complesso, questo potrebbe assumere la forma di una riunione interna di avvio o di un piccolo incarico di prova per assicurarti che tutti siano d'accordo su come lavorerete insieme.
Infine, puoi giocare o portare a termine con successo il tuo progetto!
Dedicare alla preparazione tutto il tempo necessario garantisce che tu e il tuo team siate sulla stessa lunghezza d'onda, abbiate affrontato tutte le domande e disponiate di tutto ciò che serve per avere successo, che si tratti di un progetto o di una divertente sessione di gioco!
Affrontare i cattivi dei progetti complessi (e come sconfiggerli)
Livello 1: allineamento degli stakeholder: i gremlin delle riunioni
Cattivo: i gremlin delle riunioni
Nel primo livello del nostro gioco incontriamo un nemico mortale: il gremlin delle riunioni. Questo personaggio rappresenta lo stakeholder che richiede costantemente aggiornamenti sullo stato di avanzamento, solitamente sotto forma di riunioni. Un gremlin delle riunioni potrebbe anche pretendere una chiamata immediata, una riunione su Zoom o uno Slack Huddle, mettendo te o i tuoi compagni di squadra sotto pressione e costringendovi a prepararvi di corsa.
In un progetto davvero complesso, con molti piccoli dettagli e tanto terreno da coprire, questo cattivo potrebbe anche tentare una mossa speciale chiamata «mordi e fuggi», entrando in una riunione programmata, facendone deragliare completamente l'obiettivo e poi lasciandola con tutti che lo fissano mentre se ne va.
In alcuni casi, un gremlin delle riunioni potrebbe essere un importante stakeholder che è più distante dalle attività quotidiane del progetto. Potrebbe essere la persona che fornisce l'approvazione finale o che controlla il budget. Quindi, sebbene abbia bisogno di aggiornamenti regolari, il modo in cui cerca le informazioni può essere estenuante per te in qualità di project manager e, di conseguenza, per i membri del tuo team.
La sfida
A questo livello del nostro gioco, spesso è presente più di un gremlin delle riunioni. Questi gremlin possono avere priorità, stili comunicativi e persino esigenze specifiche diverse riguardo al tipo di aggiornamento che stanno cercando.
Ad esempio, il CIO dell'azienda del tuo cliente potrebbe chiedere riunioni e informazioni sull'infrastruttura e sulla sicurezza dei dati. Allo stesso tempo, il CMO potrebbe volere una riunione settimanale per parlare degli indicatori chiave di prestazione del marketing e di come il tuo progetto contribuirà alla crescita.
Sconfiggere i tuoi gremlin delle riunioni potrebbe sembrare più una partita a colpisci la talpa che una battaglia professionale, ma l'uso di software efficienti per la gestione dei progetti può contribuire a semplificare la comunicazione. Tuttavia, definire le aspettative e comprendere le esigenze di ogni gremlin ti aiuterà a batterli al loro stesso gioco.
Come superare il livello
Qui il codice segreto consiste nel ridurre al minimo l'impatto dei tuoi gremlin delle riunioni e massimizzare il tempo del team da dedicare al lavoro e alla concentrazione. Potrebbe essere necessario adottare qualche soluzione creativa da parte tua. Puoi farlo:
- Creando un piano di comunicazione che tutti, compreso il gremlin delle riunioni, accettino.
- Stabilendo una cadenza regolare per le riunioni.
- Definendo ordini del giorno e obiettivi chiari per le riunioni programmate.
- Utilizzando strumenti di gestione dei progetti per monitorare decisioni e azioni, in modo che i gremlin delle riunioni possano ricevere aggiornamenti sui progressi in tempo reale.
- Inviando regolarmente aggiornamenti proattivi ma asincroni ai gremlin delle riunioni.
- Stabilendo alcuni intervalli senza riunioni affinché il team possa lavorare senza distrazioni — e facendoli rispettare.
Livello 2: Deriva dell'ambito e delle funzionalità – Il Mutaforma
Personaggio antagonista: il Mutaforma
Nel secondo livello potresti incontrare il mutaforma. Questo antagonista cambia forma con facilità, aggiungendo arti (o altre caratteristiche) oppure modificando completamente il proprio aspetto, a volte più volte nell'arco di pochi minuti.
È simile a ciò che accade quando gli stakeholder di un progetto complesso chiedono ulteriori revisioni, nuove funzionalità o persino un cambiamento di direzione con breve preavviso.
La sfida
La tua missione qui è cercare di impedire al mutaforma di cambiare forma e, se non ci riesci, provare a ridurre al minimo il numero di volte in cui lo fa.
In un progetto complesso, potresti non riuscire mai a eliminare completamente la deriva dell'ambito o delle funzionalità, ma puoi cercare di ridurla al minimo e limitarne il più possibile l'impatto sul team di progetto.
Come superare il livello
Per superare questo livello, dovresti mettere in atto alcune strategie per:
- Definire limiti chiari per il progetto.
- Rivedere regolarmente l'ambito del progetto con gli stakeholder.
- Implementare processi di controllo delle modifiche.
Livello 3: Ambienti ad alto rischio
Personaggio antagonista: l'elemento di incertezza
Anche se non sempre riesci a vedere questo malvagio, sentirai certamente la sua presenza. Mentre attraversi questo livello, potresti dover prendere decisioni senza avere tutte le informazioni necessarie. Oppure, anche se pensi di avere tutte le informazioni necessarie, questo malvagio potrebbe uscire dall'ombra, portando ulteriori dettagli, requisiti o aspettative che non erano stati comunicati a te e al team di progetto.
Se hai mai lavorato a un progetto complesso o ne hai gestito uno, probabilmente questo malvagio ti è molto familiare. Imprevedibilità e rischi sono intrinseci ai progetti complessi, che spesso sono anche ambienti ad alto rischio.
La sfida
La sfida che affronti a questo livello consiste nel ridurre al minimo il numero di volte in cui compare l'elemento di incertezza. Potresti non riuscire mai a portare questo numero a zero, ma l'obiettivo è comunque ridurlo il più possibile.
In un progetto, vuoi anche ridurre al minimo la quantità di incertezza o ambiguità che il tuo team deve affrontare. Di conseguenza, rendere i requisiti e le attività il più chiari possibile è una parte importante del lavoro di un project manager.
Come superare il livello
Sebbene ci sia sempre una certa incertezza quando si avvia un progetto complesso e di grandi dimensioni, puoi fare alcune cose per ridurre al minimo l'ambiguità, aiutare il team a comprendere le dipendenze e continuare a far avanzare il progetto. Tra queste:
- Porre domande e condurre interviste con gli stakeholder
- Dare priorità alla fase di analisi prima di iniziare il progetto
- Eseguire valutazioni complete dei rischi e sviluppare piani di gestione dei rischi.
- Utilizzare metodologie di progetto flessibili come Agile per sviluppare piani iterativi e gestire gli elementi sconosciuti.
- Garantire il coinvolgimento e la comunicazione continui con gli stakeholder.
Livello 4: Vincoli delle risorse
Personaggio malvagio: l'Idra delle risorse
A questo livello, uno dei più impegnativi del nostro gioco, dovrai affrontare l'Idra delle risorse. Ogni volta che tu e il tuo compagno di squadra riuscite a gestire un vincolo delle risorse, ne compariranno altri tre, a volte tutti contemporaneamente.
Questo malvagio rappresenta la sfida incessante di gestire risorse limitate nella gestione di progetti complessi. Anche con le tempistiche più lunghe, le risorse aumentate e i budget più elevati che caratterizzano i progetti più grandi e complessi, i vincoli continuano a esistere. A volte, i vincoli dei progetti complessi sono persino più difficili da risolvere rispetto a quelli dei progetti più piccoli e semplici.
La sfida
I vincoli delle risorse possono avere un impatto negativo sulle tempistiche del progetto e mettere a rischio la tua capacità di rispettare l'intero ambito. Mitiga i vincoli delle risorse con app per la gestione dei progetti facili da usare. Sentiti in grado di prendere decisioni difficili e fornire soluzioni creative ai vincoli delle risorse che emergono mentre giochi o porti avanti il progetto.
Come superare il livello
Per sconfiggere l'Idra, puoi fare alcune cose per gestire le risorse della tua organizzazione in base alle interdipendenze o ai cambiamenti nella pianificazione, nell'ambito o nel budget. Tra queste:
- Dare priorità agli elementi del progetto in base al valore e all'impatto sull'azienda o sugli utenti.
- Essere efficienti nell'allocazione e nella gestione delle risorse.
- Aggiungere, quando possibile, tempo cuscinetto o margine al piano del progetto.
- Negoziare risorse aggiuntive o modificare l'ambito del progetto secondo necessità.
- Utilizzare un solido cruscotto di gestione dei progetti per monitorare meticolosamente i carichi di lavoro e le priorità
- Esaminare e sviluppare regolarmente le proprie competenze nella gestione delle risorse per mantenersi preparati
Padroneggiare il gioco—tecniche avanzate di gestione dei progetti
La pratica rende perfetti. Quindi, mentre giochi o gestisci un numero maggiore di progetti, acquisisci nuove tecniche di pianificazione dei progetti per superare qualsiasi antagonista tu possa incontrare. Ecco alcuni modi per migliorare le tue competenze e riuscire a competere a livelli più alti.
Strategie adattive e risposte agili
Un modo per vincere la partita consiste nell'utilizzare alcuni dei principi associati alle metodologie Agile per aumentare la flessibilità e la capacità di risposta nella gestione dei progetti.
Potresti lavorare per sprint, in modo che il tuo team possa concentrarsi sulla distribuzione del valore in incrementi più piccoli. Al termine dello sprint dovrebbe esserci una dimostrazione del lavoro completato, che potrebbe soddisfare i gremlin delle riunioni offrendo loro una visibilità frequente sui progressi. Tuttavia, se questo non dovesse sembrargli sufficiente, potresti invitarli alla riunione quotidiana di aggiornamento, alle sessioni di revisione o di perfezionamento del backlog. Poiché Agile favorisce la collaborazione quotidiana tra il team di sviluppo e gli stakeholder aziendali, questa non è affatto una strategia insolita.
Un altro modo in cui Agile può aiutarti a sconfiggere i tuoi antagonisti consiste nel fornire un quadro di riferimento (lo sprint e l'obiettivo dello sprint) per tenere sotto controllo l'espansione incontrollata dell'ambito. Una volta stabilito l'obiettivo dello sprint e pianificato lo sprint, c'è ben poco margine per aggiungere elementi all'ambito. Le nuove funzionalità possono essere aggiunte al backlog e pianificate per gli sprint futuri, riducendo al minimo le distrazioni per il team.
Uno sprint breve può anche contribuire a eliminare parte dell'incertezza nel prossimo futuro, poiché il team potrà concentrarsi sull'attività da svolgere e poi prendere in considerazione altre esigenze negli sprint futuri.
Dinamiche del team e distribuzione dei ruoli
Un altro modo per vincere la partita, o gestire un progetto molto complesso, consiste nell'essere estremamente chiari riguardo a ruoli e responsabilità.
In qualsiasi gioco multigiocatore, ogni giocatore del team ha un ruolo nel conquistare il livello e abbattere l'antagonista. Lo stesso vale per il ciclo di vita di un progetto complesso. Nel tuo progetto, potresti documentare questi ruoli in una matrice RACI da condividere con il team più ampio per ridurre al minimo la confusione.
In qualità di project manager, saresti anche responsabile della creazione di un piano a ogni livello e della risoluzione dei problemi insieme al resto dei giocatori.
Puoi iniziare assicurandoti di avere il numero giusto di giocatori con le competenze adatte al livello. Successivamente, puoi passare alla gestione delle attività e pianificare il percorso e le attività corrispondenti che completerai per sconfiggere l'antagonista.
Il punto fondamentale è che non devi affrontare tutto da solo. È il lavoro di squadra che ti aiuterà a tenere sotto controllo gli antagonisti.
Questo non è molto diverso da un progetto complesso o megaproggetto che affronti sul lavoro. Inizi delineando le tappe fondamentali del progetto e i membri del team o le risorse di cui avrai bisogno per raggiungerle. Potresti voler parlare presto con il tuo team per discutere dei rischi che ciascuno individua in base al proprio ruolo specifico e alla precedente esperienza di lavoro nei team di progetto.
Questo aiuterà te e il tuo team ad adottare un approccio proattivo per assicurarti che gli antagonisti (o i rischi del progetto) non abbiano la meglio su di voi né facciano deragliare il progetto.
Aggiungi strumenti al tuo inventario—strumenti di gestione dei progetti
Proprio come in un videogioco hai a disposizione diversi strumenti e codici segreti, disponi di moltissimi strumenti per aiutarti a gestire progetti complessi e impedire che qualsiasi cosa si frapponga tra te e il successo del progetto. È questo il motivo per cui si utilizzano soluzioni di gestione dei progetti.
I tipi di software includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- Strumenti per la pianificazione dei progetti - Gli strumenti per la pianificazione dei progetti possono aiutarti a creare il piano del progetto, assegnare le risorse e fare in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Oltre a condividere il piano con il team interno, potrebbe essere saggio condividerlo anche con i clienti o altri stakeholder nell’ambito della tua strategia di comunicazione efficace.
- Software per la gestione delle risorse - Alcuni strumenti per la pianificazione dei progetti includono anche funzionalità di gestione delle risorse. Se il tuo non le include, tuttavia, potrebbe essere saggio investire in un software per la gestione delle risorse che ti aiuti a capire quando i membri del team sono sovraccarichi di lavoro o non vengono utilizzati a sufficienza.
- Strumenti di collaborazione - Gli strumenti di collaborazione sono essenziali nei progetti complessi. Possono includere strumenti per le videoconferenze come Google Meet o Zoom, strumenti di messaggistica come Slack e Microsoft Teams, software per lavagne digitali come Mural o Miro, oppure persino strumenti per la registrazione dello schermo come Loom o Vidyard, per quelle volte in cui una riunione potrebbe quasi essere un’email, ma ha bisogno di alcuni elementi visivi.
- Software per la gestione dei flussi di lavoro - Questo software può aiutarti a gestire i flussi di lavoro comuni durante l’intero ciclo di vita del progetto. Se hai flussi di lavoro ripetibili, come l’inserimento dei membri nel progetto, un processo di controllo qualità o la distribuzione in produzione, questo software può aiutarti ad automatizzare tali processi, risparmiando tempo da dedicare ad attività più importanti, come la gestione degli stakeholder e la realizzazione complessiva del progetto.
- Software per il monitoraggio dei progetti - Nei progetti di grandi dimensioni, avere un software per il monitoraggio dei progetti è un altro elemento essenziale. Sebbene il software per la pianificazione del progetto possa svolgere anche questa funzione, devi assicurarti di avere una soluzione a disposizione. Dal monitoraggio dell’andamento di diversi traguardi intermedi o risultati finali all’analisi degli obiettivi complessivi del progetto, devi sapere come il team sta procedendo verso il completamento del progetto nei tempi previsti.
- Software per la gestione dei rischi - Con la complessità dei progetti arrivano rischi aggiuntivi. Creare e implementare un piano di gestione dei rischi può aiutare il team e gli stakeholder a mantenere un approccio proattivo nei confronti dei rischi. Se vuoi uno strumento che ti aiuti in questo, valuta la possibilità di aggiungere un software per la gestione dei rischi al tuo insieme di strumenti tecnologici per il progetto. In qualità di responsabile di progetto, potresti organizzare riunioni sulla gestione dei rischi nel corso del progetto per aggiornare il registro dei rischi e il piano di gestione dei rischi.
Esplorare i tipi di software per la gestione dei progetti può rivelare strumenti che migliorano la produttività e la collaborazione. Puoi restringere la scelta del software da utilizzare una volta stilato un elenco delle funzionalità più importanti dei sistemi di gestione dei progetti di cui il tuo team ha bisogno.
Imparare da ogni partita
Proprio come potrebbero servirti diversi tentativi per superare ogni livello di un gioco difficile, più ti eserciti nel monitoraggio dei progetti complessi, più sarà facile individuare ed eliminare i nemici o i problemi che si nascondono nell’ombra, in attesa di compromettere il tuo successo.
Tuttavia, più giochi affronti, più strategie potresti dover sviluppare per sconfiggere tutti i nemici. Il modo in cui gestisci il gremlin delle riunioni in una partita potrebbe essere molto diverso da quello con cui affronti il gremlin delle riunioni che incontri in un’altra partita.
In questo articolo abbiamo presentato diversi modi per salire di livello nella gestione dei progetti complessi. Scegliere alcune strategie da implementare può aiutarti a migliorare il processo attuale e a rendere il tuo lavoro più semplice, trasparente ed efficiente.
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Un ringraziamento speciale a Sara Fisher e Kelsey Pierson per le loro preziose idee e i contributi a questo articolo. Ho avuto modo di entrare in contatto con Sara e Kelsey tramite The DPM Community. Se anche tu vuoi entrare in contatto con altri responsabili di progetti digitali per condividere risorse e migliori pratiche, puoi iscriverti alla nostra community per accedere a oltre 100 modelli, materiali di esempio ed esempi e connetterti su Slack con centinaia di altri responsabili di progetti digitali.
