Cos’è la Collaborazione? Definizione, Tipi e Best Practice
La collaborazione è una di quelle parole che ultimamente è onnipresente. Molti ne parlano, ma non tutti la praticano o la praticano in modo efficace.
Voglio approfondire la collaborazione tra i membri del team, spiegare perché è particolarmente importante nei progetti digitali, le implicazioni del lavoro da remoto e alcune best practice e strumenti software.
Che cos'è la collaborazione?
La collaborazione è il processo di creare qualcosa insieme a qualcun altro o con un gruppo di persone. Nei progetti digitali, è la linfa vitale di ciò che fai: creare esperienze digitali con clienti, membri del team, stakeholder, risorse tecniche e designer (giusto per citarne alcuni).
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La collaborazione da remoto, oggi più presente che mai, consiste nel fare tutto questo superando l'ulteriore barriera della distanza e della tecnologia. Utilizzando strumenti di collaborazione e strumenti di comunicazione, puoi migliorare l'ambiente di lavoro, renderlo più coinvolgente e incentivare la condivisione della conoscenza, rendendo il team più resiliente, efficace e in grado di raggiungere i risultati!
Quali sono i diversi tipi di collaborazione?
Ecco alcuni dei tanti diversi tipi di collaborazione che sono rilevanti per i progetti digitali.
- Collaborazione di team: Questo tipo di collaborazione prevede che il team di progetto si unisca per lavorare verso un obiettivo comune (ad esempio, il completamento del progetto). Probabilmente è la forma di collaborazione più ovvia, e ogni progetto che coinvolge più di una persona ne avrà bisogno.
- Collaborazione di comunità o sociale: Questa forma di collaborazione coinvolge un gruppo più ampio rispetto al solo team di progetto. In progetti che riguardano programmi o iniziative comunitarie o sociali, ad esempio, sarà necessario il contributo della comunità o del gruppo che il progetto andrà a impattare.
- Collaborazione interfunzionale: Consiste nel mettere insieme persone provenienti da discipline diverse per lavorare a un progetto. I progetti digitali spesso coinvolgono sviluppatori, designer e marketer, e la collaborazione interfunzionale permette loro di lavorare efficacemente insieme e valorizzare le proprie competenze. Tuttavia, è importante essere consapevoli che la collaborazione interfunzionale può essere una sfida.
Gli sviluppatori adorano Jira, soprattutto per gestire i deployment e le automazioni, ma i designer lo trovano molto rigido, poco adatto a chi si occupa di design. È un continuo tira e molla per cercare di far collaborare efficacemente i due team.
- Collaborazione in cloud: Se il tuo team utilizza strumenti di collaborazione per progetti basati su cloud, noti anche come strumenti di collaborazione in cloud, considera come il team collaborerà e gestirà il proprio lavoro online. Ad esempio, se più membri del team stanno lavorando simultaneamente su un documento nel tuo strumento di collaborazione sui documenti, stabilisci un processo per garantire che non si sovrascrivano a vicenda il lavoro.
- Collaborazione virtuale: Con la diffusione del lavoro da remoto, molti team collaborano virtualmente (anziché in presenza) utilizzando strumenti di collaborazione video. La collaborazione virtuale richiede un po' più di impegno per mantenere tutti aggiornati e, come project manager, dovrai fissare orari e riunioni specifici per favorire la collaborazione e garantire che il team non lavori a compartimenti stagni.
- Collaborazione asincrona: Si verifica quando i team non collaborano in tempo reale (al contrario della collaborazione sincrona, che avviene in tempo reale). I membri del team possono trovarsi in luoghi diversi o lavorare in fusi orari differenti. Invece di una riunione di allineamento quotidiana, potresti chiedere ai membri del team di inviare un messaggio nel tuo strumento di comunicazione del team con le loro annotazioni per la giornata.
- Collaborazione interorganizzativa: Questo tipo di collaborazione si verifica quando diverse organizzazioni devono lavorare insieme su un progetto. Può significare, ad esempio, che due agenzie collaborino e condividano risorse per portare a termine un grande progetto che una sola agenzia non sarebbe in grado di realizzare da sola.
- Collaborazione creativa: Questo tipo di collaborazione è simile alla collaborazione interfunzionale, ma è specifica delle discipline creative come le arti, il design e i media. Se il tuo progetto è una produzione teatrale o un'installazione artistica, probabilmente utilizzerai questa modalità di collaborazione.
Perché la collaborazione è importante per la tua organizzazione?
Ci sono molti vantaggi nella collaborazione per la tua organizzazione. Ecco alcune ragioni per cui la collaborazione è importante:
- La collaborazione ti aiuta a rimanere competitivo: le alleanze aziendali offrono alle imprese un accesso rapido alla tecnologia, alle competenze e ai dati che portano all'innovazione, oltre ad aumentare agilità e resilienza.
- Gli ecosistemi collaborativi consentono alle aziende di diventare più redditizie aumentando l'efficienza o riducendo i costi, espandendosi in nuove aree geografiche e creando nuovi prodotti e prodotti congiunti.
- La collaborazione ci permette di accedere alle risorse di cui abbiamo bisogno tramite partnership strategiche che colmano le lacune nelle tue competenze o nelle competenze del team.
- I team con competenze e conoscenze specializzate sono necessari per consegnare i progetti: questi sono più probabilmente composti da una combinazione di risorse di clienti, fornitori e partner.
- La collaborazione abbatte i silos nelle organizzazioni per accedere a una ricchezza di conoscenza utile a risolvere problemi, migliorare la cultura della collaborazione e raggiungere obiettivi condivisi o obiettivi aziendali.
Qual è il Ruolo della Collaborazione nella Tua Azienda?
La collaborazione offre opportunità per rendere i dipendenti più coinvolti, liberare la creatività del team, attrarre e trattenere i migliori talenti e consegnare i progetti con maggiore rapidità.
La collaborazione cross-funzionale è al centro delle pratiche agili, che vengono adottate da un numero sempre maggiore di organizzazioni. Queste pratiche sono utilizzate per affrontare la VUCA (gli aspetti incontrollabili dell’ambiente di business) e il suo antidoto VUCA Prime (una risposta alla VUCA tramite l’applicazione di metodi agili).
La "great resignation" è un fenomeno reale, soprattutto nel mondo digitale, quindi attrarre e trattenere i dipendenti è fondamentale per il successo dell'organizzazione. I dipendenti cercano costantemente modi significativi di contribuire, il che aumenta la soddisfazione sul lavoro e supporta la loro crescita in conoscenza e competenze.
Una collaborazione di successo aiuta a coinvolgere i dipendenti, sfruttare la loro esperienza e utilizzare appieno le loro capacità. Per supportare ciò, molte organizzazioni investono in corsi di collaborazione che rafforzano le competenze di comunicazione, empatia e problem solving essenziali per un lavoro di squadra ad alte prestazioni.
Negli ambienti digitali, dove le conoscenze specialistiche si estendono su diverse discipline, la collaborazione efficace diventa una competenza indispensabile. Inoltre, molti progetti digitali richiedono di lavorare attraversando i confini organizzativi — sia tra dipartimenti interni (come contenuti e design) che tra agenzie e clienti.
Qual è il Ruolo della Leadership nella Collaborazione Aziendale?
I leader sono fondamentali per identificare e dare priorità agli aspetti aziendali che influiranno sulla capacità dell’organizzazione di collaborare in modo efficace. Tra questi, troviamo:
- Presenza aziendale: sedi di clienti e dipendenti, sedi di fornitori chiave, sedi di partner
- Infrastruttura IT: Il tuo ufficio è orientato a Microsoft? Quali sono i tuoi pilastri tecnologici (CRM, gestione documentale, contabilità, ecc.)?
- Cultura: Stili di leadership, stili di comunicazione, stili di management, dimestichezza con la tecnologia, preferenze di lavoro
- Interazioni chiave: interazioni con i clienti rispetto a quelle interne, co-creazione, presa di decisione, costruzione di relazioni
- Attrazione e fidelizzazione: collaborazione e lavoro di squadra; diverse generazioni; diversità, equanimità e inclusione
Qui non ci sono risposte giuste o sbagliate, ma questi aspetti influenzano il modo in cui puoi rendere la collaborazione più efficace e identificare dove sono le priorità. Ad esempio, se la tua infrastruttura IT è fortemente orientata a strumenti Microsoft (come OneNote), cerca strumenti di collaborazione IT che lo valorizzino.
Un altro esempio è se le interazioni su una pagina web rappresentano un punto dolente per i clienti: cerca strumenti che ti permettano di collaborare a distanza con i clienti sul design, ricevere feedback e annotare i contenuti in fase di creazione. Questo è un importante beneficio degli strumenti di collaborazione.
Quali sono le best practice per la collaborazione?
Ho individuato alcune aree critiche della collaborazione su cui concentrarsi nei progetti digitali:
- Utilizzare la co-creazione
- Costruire e mantenere team ad alta fiducia
- Avere sempre un ordine del giorno per le riunioni
- Prendere decisioni in modo collaborativo
Co-Creazione
La co-creazione (basata sulla pratica dell'ingegneria concorrente) è una tecnica che i project manager digitali possono adottare per migliorare la collaborazione all'interno dei team e con i clienti. Presenta le seguenti caratteristiche:
- Team cross-funzionali: I progetti digitali riuniscono competenze uniche e diversi ruoli collaborativi come creatori di contenuti, designer e competenze tecniche. Assicurati di valorizzare tutta quella diversità cognitiva che cerchi di far emergere attraverso le tue pratiche e i tuoi strumenti di collaborazione.
- Realizzazione concorrente del prodotto: È un modo elegante per dire che si sviluppano più prodotti contemporaneamente. Vuoi mantenere una visione d'insieme del progetto mentre progetti e costruisci i suoi sottocomponenti. Fornisci chiarezza sulla visione generale e assicurati che tutti sappiano dove si trovano le intersezioni chiave tra gli elementi del progetto.
- Condivisione incrementale delle informazioni: Questo dovrebbe essere facile da comprendere per la maggior parte dei team digitali. Pensa agli sprint, agli incontri quotidiani e alle riunioni di allineamento. Questi tipi di rituali e pratiche favoriscono la collaborazione, ma non dimenticare di coinvolgere anche i clienti in modo adeguato.
- Project management integrato: Anche se lavori in modo simultaneo (il che favorisce pratiche più agili), dovrai sovrapporre pratiche di project management per gestire tempi e budget.
Costruire e mantenere team ad alta fiducia
Dedica tempo a costruire il tuo team remoto, dando spazio affinché i membri si conoscano attraverso attività di team building e permettendo loro di stabilire regole e pratiche del team per lavorare in modo più efficace. Continua a svolgere retrospective di progetto e controlli periodici per vedere come stanno andando.
Dedica tempo a capire cosa funziona per il gruppo e cosa no, e quali tattiche sono efficaci per costruire e mantenere la cultura giusta affinché il team abbia successo. Potrai così replicare queste strategie nei progetti successivi.
Avere sempre un ordine del giorno per le riunioni
Uno degli strumenti più semplici per aumentare l'efficacia delle riunioni è avere sempre un ordine del giorno! Non partecipare a una riunione se non c'è e non organizzarne una senza. Ciò garantisce che siano presenti le persone giuste per raggiungere gli obiettivi della riunione.
Le riunioni non sono il momento per condividere informazioni. Rispetta il tempo delle persone—usa strumenti e tecniche asincrone ogni volta che è possibile. Se vuoi ottenere feedback da prospettive diverse, usa strumenti progettati appositamente per raccogliere commenti.
Prendere decisioni in modo collaborativo
L'utilizzo di tecniche decisionali collaborative responsabilizza i team. Prenderanno decisioni più informate e questo rafforzerà l'impegno del gruppo. Inoltre, comunica a tutti coloro che devono saperlo: cosa hai deciso e perché.
Alcune best practice per la collaborazione e tecniche da esplorare sono:
- Decisione di gruppo nominale: Porta il brainstorming a un livello superiore e garantisce che ogni voce sia ascoltata.
- Tecnica della scaletta: Permette al team di sintetizzare le informazioni durante le sessioni separate e poi decidere insieme.
Strumenti che aiutano a potenziare la collaborazione da remoto
La collaborazione avviene in modo organico nelle situazioni faccia a faccia. Essere fisicamente insieme può aumentare la solidarietà, le interazioni spontanee, creare legami più profondi, risolvere problemi in modo dinamico in tempo reale e favorire conversazioni informali nei corridoi, tutti elementi che contribuiscono a creare un team produttivo, concentrato e appassionato.
È difficile replicare tutto ciò in un ambiente remoto. Probabilmente ti affiderai a una manciata di strumenti di collaborazione, che potrebbero includere ad esempio:
- Strumenti di comunicazione aziendale, come e-mail, segreteria telefonica, videoconferenza e app di chat & messaggistica.
- Piattaforme di community, come Mighty Networks, Discord o Clubhouse.
- Strumenti per ufficio online, come Office 365 o Google Drive.
- Strumenti di collaborazione aziendale come servizi di archiviazione cloud o strumenti per la condivisione di file.
- Strumenti di collaborazione AI, che offrono funzionalità in grado di velocizzare e ridurre le attività ripetitive e manuali che i project manager usano per facilitare la collaborazione.
- Software di project management & software di gestione delle attività, come Jira, Asana, Trello e altri.
È fondamentale che i strumenti di collaborazione aziendale e tutti gli altri strumenti che stai utilizzando offrano integrazioni che consentano loro di "dialogare" tra loro, così da mantenere le informazioni aggiornate e rilevanti per i membri del team su tutte le piattaforme utilizzate. Anche il costo dei software di collaborazione è un fattore da considerare: assicurati di trovare un'opzione che si adatti al tuo budget.
Ecco un elenco dei migliori strumenti di collaborazione da utilizzare nei progetti digitali e tra i team di progetto.
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Puoi trovare altri strumenti di collaborazione per il team qui.
