Cos’è la collaborazione? Definizione, tipi e migliori pratiche
La collaborazione è una di quelle parole che ultimamente ricorrono ovunque. Molte persone ne parlano, ma non tutti la praticano o la praticano in modo efficace.
Esaminerò la collaborazione di squadra, perché è particolarmente importante nei progetti digitali, le implicazioni del lavoro da remoto e alcune best practice e strumenti software.
Che cos'è la collaborazione?
La collaborazione è il processo di creazione di qualcosa insieme a un'altra persona o a un gruppo di persone. Nei progetti digitali, è la linfa vitale di ciò che fate: creare esperienze digitali con clienti, membri del team, stakeholder, risorse tecniche e designer (solo per citarne alcuni).
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La collaborazione da remoto, oggi più presente che mai, consiste nel fare tutto questo con l'ulteriore ostacolo rappresentato dalla distanza e dalla tecnologia. Utilizzando strumenti di collaborazione e strumenti di comunicazione, potete migliorare l'ambiente di lavoro, renderlo più coinvolgente e incoraggiare la condivisione delle conoscenze, rendendo il team più resiliente, efficace e capace di ottenere risultati!
Quali sono i diversi tipi di collaborazione?
Ecco alcuni dei numerosi tipi di collaborazione rilevanti per i progetti digitali.
- Collaborazione di squadra: questo tipo di collaborazione coinvolge il team di progetto, che si riunisce per lavorare verso un obiettivo comune (ovvero il completamento del progetto). Questo è probabilmente il tipo di collaborazione più ovvio e ogni progetto che coinvolge più di una persona ne richiederà l'utilizzo.
- Collaborazione della comunità o collaborazione sociale: questa forma di collaborazione coinvolge un gruppo più ampio del solo team di progetto. Nei progetti che sono programmi o iniziative comunitarie o sociali, ad esempio, avrete bisogno del contributo della comunità o del gruppo che sarà interessato dal progetto.
- Collaborazione interfunzionale: consiste nel riunire persone di discipline diverse per lavorare a un progetto. I progetti digitali coinvolgono spesso sviluppatori, designer e professionisti del marketing, e la collaborazione interfunzionale consente loro di lavorare insieme in modo efficace e di valorizzare i propri punti di forza. Tuttavia, tenete presente che la collaborazione interfunzionale può essere impegnativa.
Gli sviluppatori adorano Jira, soprattutto per la gestione delle distribuzioni e delle automazioni, ma i designer lo trovano molto rigido e poco adatto ai designer. È un continuo avanti e indietro nel tentativo di far collaborare entrambi i team.
- Collaborazione sul cloud: se il vostro team utilizza strumenti di collaborazione ai progetti basati sul cloud, noti anche come strumenti di collaborazione sul cloud, valutate come il team collaborerà e gestirà il proprio lavoro nel cloud. Ad esempio, se più membri del team lavorano contemporaneamente su un documento nel vostro strumento di collaborazione sui documenti, definite una procedura per assicurarvi che non sovrascrivano il lavoro degli altri.
- Collaborazione virtuale: con la diffusione del lavoro da remoto, molti team collaborano virtualmente (anziché di persona) utilizzando strumenti di collaborazione video. La collaborazione virtuale richiede un po' più di lavoro per mantenere tutti aggiornati e voi, in qualità di project manager, dovete organizzare orari e riunioni specifici per incoraggiare la collaborazione e assicurarvi che il team non lavori a compartimenti stagni.
- Collaborazione asincrona: si verifica quando i team non collaborano in tempo reale (a differenza della collaborazione sincrona, che avviene in tempo reale). I membri del team possono trovarsi in luoghi diversi o lavorare in fusi orari differenti. Invece di una riunione quotidiana di aggiornamento, potreste chiedere ai membri del team di inviare un messaggio nel vostro strumento di comunicazione del team con le loro note della giornata.
- Collaborazione interorganizzativa: questo tipo di collaborazione si verifica quando organizzazioni diverse devono lavorare insieme a un progetto. Potrebbe significare che due agenzie collaborano e condividono risorse per realizzare un progetto di grandi dimensioni, per il quale una sola agenzia non dispone delle risorse necessarie.
- Collaborazione creativa: questo tipo di collaborazione è simile alla collaborazione interfunzionale, ma è specifico di discipline creative come le arti, il design e i media. Se il vostro progetto è una produzione teatrale o un'installazione artistica, è probabile che utilizziate questo tipo di attività collaborativa.
Perché la collaborazione è importante per la tua organizzazione?
La collaborazione offre numerosi vantaggi alla tua organizzazione. Ecco alcuni motivi per cui la collaborazione è importante:
- La collaborazione ti aiuta a rimanere competitivo: le alleanze aziendali offrono alle aziende un accesso rapido alla tecnologia, alle competenze e ai dati che favoriscono l'innovazione, oltre a una maggiore agilità e resilienza.
- Gli ecosistemi collaborativi consentono alle aziende di diventare più redditizie aumentando l'efficienza o riducendo i costi, espandendosi in nuove aree geografiche e creando nuovi prodotti e prodotti congiunti.
- La collaborazione consente di accedere alle risorse di cui hai bisogno attraverso partnership strategiche che colmano le lacune nelle tue competenze o in quelle del team.
- Per realizzare i progetti sono necessari team con competenze e conoscenze specialistiche: molto probabilmente saranno composti da combinazioni di risorse del cliente, del fornitore e del prestatore di servizi.
- La collaborazione abbatte i silos nelle organizzazioni per accedere a un patrimonio di conoscenze con cui risolvere i problemi, migliorare la cultura della collaborazione e raggiungere obiettivi condivisi o aziendali.
Qual è il ruolo della collaborazione nella tua azienda?
La collaborazione offre l'opportunità di coinvolgere maggiormente i dipendenti, liberare la creatività del team, attrarre e trattenere i migliori talenti e realizzare i progetti rapidamente.
La collaborazione interfunzionale è alla base delle pratiche agili, che sempre più organizzazioni stanno adottando. Utilizzano queste pratiche per affrontare la VUCA (gli aspetti incontrollabili dell'ambiente aziendale) e il suo antidoto, VUCA Prime (una risposta alla VUCA ottenuta applicando metodi agili).
Le «grandi dimissioni» sono un fenomeno reale, in particolare nel mondo digitale, quindi attrarre e trattenere i dipendenti è fondamentale per il successo dell'organizzazione. I dipendenti cercano costantemente modi significativi per contribuire, migliorando la soddisfazione lavorativa e sostenendo la crescita delle loro conoscenze e competenze.
Una collaborazione efficace aiuta a coinvolgere i dipendenti, valorizzare le loro competenze e sfruttare appieno le loro capacità. Per supportare questo obiettivo, molte organizzazioni investono in corsi sulla collaborazione che rafforzano le competenze comunicative, l'empatia e la capacità di risolvere i problemi, essenziali per un lavoro di squadra ad alte prestazioni.
Negli ambienti di lavoro digitali, dove le conoscenze specialistiche abbracciano più discipline, una collaborazione efficace diventa una competenza indispensabile. Inoltre, molti progetti digitali richiedono di lavorare oltre i confini dell'organizzazione, sia tra reparti interni (come contenuti e design) sia tra agenzie e clienti.
Qual è il ruolo della leadership nella collaborazione sul posto di lavoro?
I leader sono fondamentali per individuare e stabilire le priorità delle considerazioni aziendali che influenzeranno la capacità dell'organizzazione di collaborare efficacemente. Tra queste:
- Presenza aziendale: sedi dei clienti e dei dipendenti, sedi dei principali fornitori e sedi dei prestatori di servizi
- Infrastruttura IT: il tuo ufficio è incentrato su Microsoft? Quali sono i tuoi pilastri tecnologici (CRM, gestione dei documenti, contabilità, ecc.)?
- Cultura: stili di leadership, stili comunicativi, stili di gestione, competenze tecnologiche, preferenze relative alle modalità di lavoro
- Interazioni chiave: interazioni con i clienti rispetto a quelle interne, co-creazione, processo decisionale, costruzione delle relazioni
- Attrazione e fidelizzazione: collaborazione e lavoro di squadra; generazioni diverse; diversità, equità e inclusione
Non ci sono risposte giuste o sbagliate, ma questi aspetti influenzano il modo in cui puoi rendere la collaborazione più efficace e individuare le priorità. Ad esempio, se la tua infrastruttura IT è fortemente orientata verso strumenti incentrati su Microsoft (come OneNote), cerca strumenti di collaborazione IT che ne sfruttino le potenzialità.
Un altro esempio potrebbe essere il caso in cui le interazioni su una pagina web rappresentino un punto critico importante per il cliente: cerca strumenti che ti consentano di collaborare da remoto con i clienti alla progettazione, ottenere riscontri e annotare i contenuti creati. Questo è un vantaggio fondamentale degli strumenti di collaborazione.
Quali sono le migliori pratiche per la collaborazione?
Ho individuato alcune aree critiche della collaborazione su cui concentrarsi nei progetti digitali:
- Utilizzare la co-creazione
- Costruire e mantenere team basati sulla fiducia
- Avere sempre un ordine del giorno per le riunioni
- Prendere le decisioni in modo collaborativo
Co-creazione
La co-creazione (basata sulla pratica dell'ingegneria concorrente) è una tecnica che i responsabili di progetto digitali possono utilizzare per migliorare la collaborazione nei loro team e con i clienti. Presenta le seguenti caratteristiche:
- Team interfunzionali: i progetti digitali riuniscono competenze specifiche e diversi ruoli collaborativi, come creatori di contenuti, progettisti e professionisti con competenze tecniche. Assicurati di tenere conto di tutta la diversità cognitiva che cerchi di sfruttare nelle tue pratiche e nel tuo insieme di strumenti per la collaborazione.
- Sviluppo simultaneo del prodotto: è un modo elegante per dire sviluppare più prodotti contemporaneamente. Devi avere una visione d'insieme del progetto e, allo stesso tempo, progettare e costruire i sottocomponenti. Chiarisci la visione generale e assicurati che tutti sappiano dove si trovano le intersezioni principali tra gli elementi del progetto.
- Condivisione incrementale delle informazioni: dovrebbe essere facile per la maggior parte dei team digitali riconoscersi in questo aspetto. Pensa ai tuoi sprint, alle riunioni del team e alle riunioni quotidiane. Questi tipi di rituali e pratiche sono un ottimo supporto per la collaborazione; detto questo, non dimenticare di coinvolgere i clienti in modo appropriato.
- Gestione integrata dei progetti: potresti svolgere le attività contemporaneamente (il che si presta maggiormente alle pratiche agili), ma dovrai integrare pratiche di gestione dei progetti per gestire tempi e budget.
Costruire e mantenere team basati sulla fiducia
Dedica del tempo a costruire il tuo team remoto, offrigli uno spazio per conoscersi attraverso attività di costruzione del team e aiutalo a definire norme e pratiche di squadra per essere più efficace. Continua a svolgere retrospettive di progetto e verifiche periodiche per capire come sta procedendo.
Dedica del tempo a capire cosa funziona e cosa non funziona per il team e quali tattiche sono efficaci per costruire e mantenere la cultura giusta, che consenta al team di avere successo. Potrai quindi replicare questo approccio nei progetti successivi.
Avere sempre un ordine del giorno per le riunioni
Uno degli strumenti più semplici per aumentare l'efficacia delle riunioni è avere sempre un ordine del giorno! Non partecipare a una riunione se non ne è previsto uno e non organizzare una riunione senza averlo preparato. In questo modo ti assicuri di avere nella stanza le persone giuste per ottenere i risultati giusti durante la riunione.
Le riunioni non sono il luogo in cui condividere informazioni. Rispetta il tempo delle persone: utilizza strumenti e tecniche asincroni ogni volta che è possibile. Se vuoi ottenere riscontri da prospettive diverse, usa strumenti progettati specificamente per raccogliere commenti.
Prendere le decisioni in modo collaborativo
L'utilizzo di tecniche decisionali collaborative dà più potere ai team. Permetterà loro di prendere decisioni più consapevoli e contribuirà a rafforzare l'impegno all'interno del team. Inoltre, comunica a tutte le persone che devono saperlo che cosa hai deciso e perché lo hai deciso.
Alcune buone pratiche e tecniche di collaborazione da esplorare sono:
- Processo decisionale del gruppo nominale: porta il brainstorming a un livello superiore e garantisce che ogni voce venga ascoltata.
- Tecnica della scala progressiva: consente al team di sintetizzare le informazioni attraverso sessioni separate e poi prendere una decisione.
Strumenti che aiutano a migliorare la collaborazione da remoto
La collaborazione avviene spontaneamente negli ambienti faccia a faccia. Stare fisicamente insieme può aumentare il cameratismo, le interazioni spontanee, i legami più profondi, la risoluzione dinamica dei problemi in tempo reale e le conversazioni nei corridoi, elementi che contribuiscono tutti a creare un team produttivo, concentrato e appassionato.
È difficile replicare tutto questo in un ambiente da remoto. Probabilmente ricorrerai a una serie di strumenti di collaborazione, che potrebbero essere simili a questi:
- Strumenti per la comunicazione aziendale, come email, messaggi vocali, strumenti per videoconferenze come Webex e app di chat e messaggistica.
- Piattaforme per le community, come Mighty Networks, Discord o Clubhouse.
- Strumenti Office online, come Office 365 o Google Drive.
- Strumenti aziendali per la collaborazione, come strumenti di archiviazione cloud o di condivisione dei file.
- Strumenti di collaborazione basati sull'IA, che offrono funzionalità in grado di velocizzare e ridurre le attività ripetitive e manuali che i project manager utilizzano per facilitare la collaborazione.
- Software per la gestione dei progetti e software per la gestione delle attività, come Jira, Asana e Trello, possono aiutare i team a rimanere organizzati, mentre software come Milanote offre ulteriori opzioni per l'organizzazione visiva e la collaborazione sui progetti.
È fondamentale che gli strumenti aziendali per la collaborazione e qualsiasi altro strumento utilizzato offrano integrazioni che consentano loro di comunicare tra loro, in modo che le informazioni siano aggiornate e pertinenti per i membri del team su tutte le piattaforme utilizzate. Anche il prezzo del software di collaborazione è un fattore da considerare: assicurati di trovare un'opzione adatta al tuo budget.
Ecco un elenco dei migliori strumenti di collaborazione da utilizzare nei progetti digitali e tra i team di progetto.
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