8 Controlli di Progetto per Mantenere i Tuoi Progetti Sulla Buona Strada

Raramente i progetti vanno come previsto. Le cose cambiano continuamente, che si tratti dei membri del tuo team, delle aspettative del cliente o di complessità impreviste che influenzano i tuoi piani. I project manager sono responsabili di ridurre al minimo le possibilità che i rischi si trasformino in problemi, ma è anche nostro compito affrontarli quando si presentano.

Cosa sono i controlli di progetto?

I controlli di progetto sono le azioni che compi come project manager e la documentazione che utilizzi per mantenere i tuoi progetti sulla giusta rotta. Sono una serie di strumenti che ti aiutano a realizzare con successo i deliverable di progetto.

Vedi la seguente definizione di controlli di progetto dell'Institute of Project Management (PMI):

Un sistema di controllo di progetto mira a ridurre al minimo il divario tra la pianificazione del progetto e l’esecuzione per raggiungere gli obiettivi di progetto, cioè, costi, tempi e contenuto.

Nella pratica, i controlli di progetto si concentrano sul monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) del progetto, come costi e tempi, che infine si collegano con l’ambito e la consegna. Tenendo sotto controllo i dati in tempo reale, i controlli di progetto possono aiutare i project manager ad anticipare problemi e opportunità.

Per esempio, se il tuo progetto è in anticipo rispetto ai tempi e/o sotto budget, puoi permetterti di spendere qualcosa in più per aumentare la qualità. Se il budget è stretto, puoi individuare modi per risparmiare in altre aree, ad esempio sostituendo una risorsa a basso costo per produrre deliverable futuri.

Controlli di Progetto vs. Gestione di Progetto

Ora che ho definito i controlli di progetto come un insieme di strumenti per mantenere un progetto sulla giusta direzione, potresti chiederti in cosa si differenziano dalla gestione di progetto.

La differenza principale sta nell’ambito. I controlli di progetto si concentrano sul monitoraggio di particolari metriche di prestazione—budget, tempi e rischi—mentre la gestione di progetto supervisiona l’intero ciclo di vita del progetto, dall’avvio alla chiusura.

La gestione di progetto riguarda strategia ed esecuzione. Comprende la definizione degli obiettivi del progetto, l’allineamento delle parti interessate, l’allocazione delle risorse e la garanzia della qualità dei deliverable. È un mix di pianificazione, leadership e adattabilità per mantenere lo slancio del progetto.

I controlli di progetto, invece, forniscono i controlli e le verifiche che aiutano i manager a mantenere la rotta corretta. Si basano su analisi dei dati, previsioni e report per prevenire ritardi e sforamenti di budget.

Pensala così: la gestione di progetto è il capitano che guida la nave, mentre i controlli di progetto sono gli strumenti di navigazione: monitorano velocità, livelli di carburante e deviazioni di rotta per garantire un viaggio senza intoppi. Entrambi sono essenziali, ma i controlli di progetto forniscono le linee guida che mantengono il progetto allineato con gli obiettivi originali.

C’è differenza tra un project manager e un project controller?

Sì. In alcune organizzazioni, il project controller è come la mano destra del project manager. 

Il project controller è più concentrato sulle metriche, il monitoraggio, i controlli e l’analisi, mentre il project manager si concentra maggiormente sul team di progetto, su come viene svolto il lavoro e sullo standard di qualità, oltre a gestire i rapporti con clienti e stakeholder.

Solitamente, i digital project manager svolgono sia il ruolo di project manager che di project controller.

Perché i controlli di progetto sono importanti

L’ormai celebre triangolo di ferro del project management—ambito, tempi e qualità—può talvolta metterti in situazioni complicate. Sicuramente ti è già capitato di affrontare conversazioni come queste:

Team: “Sicuramente il cliente sarebbe molto più soddisfatto se avessimo solo due giorni in più per rifinire questo…”

Cliente: “Mi piace l’approccio qui, ma puoi rivedere la stima e trovare un modo per farlo con la metà del budget?”

Questo equilibrio è uno dei compiti più difficili per noi project manager.

Da una parte dobbiamo offrire un prodotto che renda soddisfatto il cliente. Dall’altra, dovremmo sempre supportare il team e permettere loro di dare il meglio.

I project controls ti permettono di affrontare questo tipo di conversazioni delicate con i clienti ben preparato. Ecco alcuni dei vantaggi dei project controls:

• Ti aiutano a prendere decisioni informate riguardo il migliore equilibrio tra costi, tempi e qualità
• Mitigano il rischio di scope creep mostrandoti l’impatto di aggiungere attività extra
• Ti aiutano ad anticipare costi imprevisti
• Ti consentono di formulare piani di contingenza per affrontare variazioni sulla pianificazione e/o sfide nelle risorse
• Sono uno strumento per gestire le aspettative degli stakeholder rispetto ai risultati di progetto.

Project Controls nel Ciclo di Vita del Progetto

I project controls non sono un’attività una tantum. Si intrecciano in ogni fase del ciclo di vita di un progetto, aiutando a mantenere sotto controllo ambito, tempi e budget. Ecco come si inseriscono in ciascuna fase:

• Inizio – In questa fase, i project controls stabiliscono le basi per il successo. Questo include la definizione degli obiettivi chiave, l’identificazione dei rischi e la creazione delle baseline iniziali su costi e tempi. Senza questo lavoro preliminare, il progetto rischia di subire scope creep prima ancora di partire.
• Pianificazione – I project controls danno forma al piano di progetto tramite l’impostazione di KPI misurabili, la definizione delle strutture di reportistica e il dettaglio dell’allocazione delle risorse. È qui che strumenti di pianificazione e controlli di budgeting diventano fondamentali.
• Esecuzione – Quando il lavoro entra nel vivo, i project controls assicurano che i team restino in carreggiata. Il monitoraggio in tempo reale, il controllo dei costi e la valutazione dei rischi aiutano a individuare tempestivamente problemi potenziali. Un esempio pratico è un decision log, che può aiutarti a tenere traccia delle decisioni chiave e delle responsabilità. I cambiamenti sono inevitabili, ma con un solido framework di controllo, possono essere gestiti in modo proattivo anziché reattivo.
• Monitoraggio e Controllo – Una sorveglianza costante è essenziale. In questa fase si monitora l’avanzamento rispetto alle baseline, si gestiscono i cambiamenti e si affinano le previsioni. I project controls agiscono come guardrail che impediscono al progetto di deragliare.
• Chiusura – La conclusione di un progetto non significa che i project controls si interrompano. Post-mortem, lezioni apprese e le ultime riconciliazioni finanziarie aiuteranno a migliorare i processi per i progetti futuri.

Senza controlli integrati in ogni fase, i progetti diventano un gioco d’azzardo. Implementare i project controls come processo continuo—e non come soluzione all’ultimo minuto—assicura un’esecuzione fluida e risultati prevedibili.

8 Esempi di Project Controls per Domare il Caos del Tuo Progetto

Ora che ho parlato dei project controls e dei loro vantaggi, ecco 8 esempi pratici di project controls—inclusi template—che puoi applicare ai tuoi progetti.

1. Documentazione di pianificazione del progetto
2. Matrice RACI
3. Piano di comunicazione
4. Scomposizione del lavoro (WBS)
5. Checklist di QA
6. Registro RAID/Registro dei rischi
7. Report di stato
8. Richiesta di modifica

1. Documentazione di pianificazione del progetto

Fermati qui. Non andare oltre in questo articolo se ancora non hai qualche tipo di documento fondamentale di pianificazione del progetto. Questa è la base dei tuoi controlli—è una traccia che mostra cosa avevi previsto per il progetto, in modo da poter verificare se sei in linea rispetto ai piani.

Non entrerò nei dettagli su come creare e utilizzare questi documenti qui, perché sarebbe fuori tema. Mi limiterò a spiegare cosa sono e come trovare più informazioni.

I documenti di pianificazione del progetto includono:

Project brief

Questo copre chi, cosa, quando, perché, come e altri elementi essenziali del tuo progetto così da poter costruire una solida base per l'esecuzione

Scarica un modello precompilato di project brief, con spunti per aiutarti a riflettere su come compilare ciascuna sezione e un esempio che mostra come appare una versione completata.

Budget/stima dei costi del progetto

Per determinare se il tuo progetto è in linea o sotto budget, hai bisogno di una stima dei costi originaria da usare come base di riferimento. Ecco una guida alla stima dei costi e del budget di progetto che puoi utilizzare per sviluppare la tua stima.

Timeline, piano di progetto, programma e/o diagramma di Gantt

Come per il budget di progetto, hai bisogno di una base di riferimento per determinare se stai rispettando il piano. Un piano di progetto, che include un programma di progetto, è lo strumento più basilare per controllare i tuoi progetti — e permettere che siano controllabili fin dall'inizio.

Leggi la nostra guida su come creare un piano di progetto qui.

Se sei curioso di vedere come sono fatte alcune vere timeline di progetto, puoi trovare esempi di timeline nella Membership DPM.

Statement of work

Il tuo statement of work contiene molte informazioni per aiutarti ad impostare i controlli per il resto del progetto. Se sei nuovo a questo concetto, puoi iniziare con la guida definitiva di DPM su come scrivere uno statement of work.

2. Tabella RACI

RACI è un acronimo che sta per responsabile, accountable (colui che è chiamato a rispondere), consultato, informato. I project manager utilizzano una tabella RACI per assegnare ruoli e responsabilità ai compiti e alle decisioni di progetto.

Quando serve?

Un progetto con processi decisionali o approvativi complicati può richiedere una tabella RACI. Una tabella RACI è particolarmente utile se c'è un conflitto di responsabilità.

È difficile padroneggiare le tabelle RACI ma, una volta fatto, scoprirai che aiutano a prevenire lo scaricabarile in seguito. 

Una tabella RACI (e la sua "cugina", la tabella RASCI) è utile perché documenta chi è responsabile di completare un determinato compito e chi deve essere informato sullo stato. Può essere la soluzione a un probabile ritardo nelle decisioni o a una distribuzione diseguale del carico di lavoro.

Ecco le definizioni dei diversi termini presenti in una tabella RACI:

• Responsabile: La persona che esegue il compito. Questa persona prende l'iniziativa principale e presenta i deliverable.
• Approvante: La persona che si assicura che il compito o il lavoro venga completato. Non necessariamente esegue il compito, ma approva il prodotto finale.
• Consulente: La persona o le persone che forniscono informazioni, consigli o feedback sul compito.
• Informato: La persona o le persone che devono essere a conoscenza delle scadenze critiche e dei progressi del progetto, poiché hanno un interesse nell'esito finale.

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Come si usa?

Per utilizzare una matrice RACI, elenca le attività chiave da svolgere nel progetto. Quindi, inserisci i membri del team di progetto e gli altri stakeholder coinvolti. In ogni colonna e riga della matrice, assegna una lettera RACI (responsabile, approvante, consulente o informato) per spiegare il loro ruolo.

Template e Campioni di Matrice RACI

DPM Membership offre molteplici risorse sulla matrice RACI:

• Template RACI
• Esempi di RACI compilati
• Workshop: Padroneggia la matrice RACI in 30 minuti
• Checklist RACI per aiutarti a farlo nel modo giusto
• RACI cheat sheet

3. Piano di comunicazione

Un piano di comunicazione è un documento che elenca gli stakeholder del progetto e definisce i canali di comunicazione in base alle preferenze e al livello di priorità.

Quando serve?

Hai bisogno di un piano di comunicazione se il tuo progetto coinvolge più persone o gruppi che devono essere tenuti aggiornati durante tutto il ciclo di vita del progetto. Quindi, in sostanza, serve un piano di comunicazione per ogni progetto.

Ricorda che il piano di comunicazione è utile tanto a te quanto agli altri. Stabilisce ogni quanto comunicherai con il cliente e permette loro di conoscere le tue intenzioni ancora prima dell'inizio del progetto.

Come si usa?

Un piano di comunicazione definisce chi nel progetto deve essere in contatto, con quale frequenza, attraverso quali mezzi e quanto spesso. Creare un piano di comunicazione aiuta a definire gli obiettivi di comunicazione del progetto, documentare le informazioni sugli stakeholder e identificare quali informazioni condividere.

Esempio e modello di piano di comunicazione

4. Struttura di scomposizione del lavoro

Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) scompone l'ambito del progetto nelle singole attività necessarie a raggiungere gli obiettivi e completare i deliverable assegnati. È uno dei controlli di progetto più importanti perché rappresenta visivamente il lavoro che i membri del team devono completare e costituisce quindi un ottimo strumento per monitorare il progresso rispetto ai requisiti di progetto.

Quando serve?

Hai bisogno di una WBS per chiarire ruoli e responsabilità, aiutare a garantire che le attività siano completate in tempo e con alta qualità, e tenere traccia delle attività di progetto. È fondamentale sviluppare la WBS durante la fase di pianificazione del progetto affinché tutti gli stakeholder abbiano una comprensione condivisa del lavoro necessario per completare il progetto.

Come si usa?

Per utilizzare una WBS, si identificano i deliverable del progetto e poi si suddividono quei deliverable nelle attività necessarie per produrli. 

Una volta che hai una panoramica ad alto livello dei deliverable e delle attività di supporto, ordina il lavoro. Stima il livello di impegno richiesto per ciascuna attività e pianifica il lavoro di conseguenza. Poi, crea un piano di gestione delle risorse per il personale in base al livello di impegno, e condividilo con gli stakeholder per ottenerne il consenso.

Template & esempio di WBS

Ho incluso un template WBS scaricabile gratuitamente e un esempio di WBS che puoi utilizzare nei tuoi progetti. Per modificare il file, scaricalo come file XLSX e usalo su Google Sheets o Excel.

5. Checklist QA

Una checklist di quality assurance (QA) contiene elementi importanti relativi ai processi di progetto, alla metodologia di test e/o alle categorie di prodotto.

Quando serve?

Un project manager si assume la responsabilità degli errori o degli elementi mancati. La QA è un processo essenziale per garantire che tutto funzioni come dovrebbe e che nulla di importante venga trascurato.

Un project manager dovrebbe svolgere un ruolo guida nel processo di QA per assicurarsi che i membri del team diano la giusta priorità ai problemi e li registrino correttamente usando una checklist QA. Il project manager lavora poi con i membri del team per assegnare una persona responsabile per ciascun elemento della lista. Quella persona testa, ritesta, implementa la soluzione e registra i risultati finali.

Una checklist QA è spesso suddivisa in diverse categorie o fasi di progetto che richiedono diversi controlli QA. La checklist cataloga i passaggi di test necessari per ogni categoria di prodotto, come i requisiti o la sicurezza.

Come si usa?

Una checklist QA suddivide il tuo progetto in categorie o fasi, ciascuna delle quali può richiedere test indipendenti da parte di vari specialisti del tuo team.

Template checklist QA

La checklist QA DPM è un riferimento rapido per assicurarsi che le persone responsabili della QA sui tuoi progetti abbiano verificato che contenuti e funzionalità siano allineati agli standard qualitativi del progetto.

6. RAID log/registro rischi

Un RAID log è uno strumento per registrare e gestire i rischi. È un documento di gestione del rischio in cui annoti rischi, assunzioni, problemi e dipendenze.

Dai un'occhiata al nostro workshop sulla gestione del rischio qui.

Quando serve?

I RAID log sono particolarmente utili per i progetti in ambienti complessi con molti stakeholder, come terze parti, comitati direttivi, dipartimenti IT o fornitori.

I report di stato di solito hanno una panoramica ad alto livello, mentre i RAID log fanno un passo in più focalizzandosi specificatamente sulla gestione del rischio. È un documento che rende responsabili i membri del team e gli altri stakeholder monitorando accuratamente i rischi insieme alle azioni assegnate.

Un RAID log annota qualsiasi rischio o possibile campanello d’allarme, creando una cultura di apertura proattiva. È estremamente utile per far emergere molteplici punti di vista sui processi di progetto (es. Il processo di validazione IT richiede 4 settimane? Il numero di revisioni previsto è sufficiente?) 

Se prevedi un problema, documentalo nel RAID log e affrontalo nella tua riunione di stato. Assegna un responsabile a ciascun rischio per formulare un piano d’azione su come affrontarlo (anche se la risposta è non fare nulla e accettare il rischio!)

Come si usa?

Dovresti iniziare un registro RAID all'inizio del progetto e aggiornarlo regolarmente durante le riunioni con il contributo del cliente. È importante utilizzarlo anche per documentare le decisioni prese. Un registro RAID dovrebbe includere:

• Rischi: minacce o opportunità conosciute che non si sono ancora materializzate
• Azioni: attività emerse dalle riunioni, compiti in corso, ecc., inclusi i responsabili
• Problemi: sfide in corso che potrebbero minacciare il successo del progetto
• Dipendenze: attività che devono essere completate prima che un'altra possa iniziare o concludersi.

Modello di registro RAID

Inizia subito con:

• Modello di registro RAID in un foglio di calcolo precompilato
• Esempio di registro RAID per mostrare come appare un registro RAID compilato per un progetto di restyling di un sito web
• Webinar sulla gestione dei rischi

Accedi a questi strumenti diventando un Membro DPM.

7. Report di stato

Un report di stato garantisce che tutte le parti coinvolte abbiano una comprensione chiara della situazione attuale del progetto.

Quando serve?

Essere costanti con i report di stato è fondamentale per la trasparenza e per una gestione efficace. È essenziale avere sempre un report di stato aggiornato e preparato con regolarità, così che gli stakeholder possano aspettarsi la consueta comunicazione.

Per stabilire una corretta cadenza di reporting, mira a preparare dei report di stato settimanali per il progetto. Pur potendo essere inviati in modo asincrono, a volte può essere utile organizzare una conversazione sincrona con il cliente. Queste riunioni non devono essere lunghe—30 minuti possono bastare—ma sono un buon modo per instaurare un rapporto con il cliente e costruire fiducia.

Se possibile, tieni le riunioni di stato di persona in un contesto più informale. Non parlare solo del progetto; mostra interesse anche per ciò che accade nella realtà del cliente e condividi alcuni dei tuoi migliori lavori. Queste conversazioni possono talvolta generare nuove opportunità di business che altrimenti non avresti scoperto.

Come si usa?

Alcuni clienti si aspettano di vedere report dettagliati per ore lavorate, mentre altri preferiscono un quadro generale. Un report di stato, almeno, dovrebbe includere quanto segue:

• Costo totale del progetto, budget assegnato, budget residuo
• Costo mensile/tasso di consumo
• Cosa è stato realizzato nell’ultimo mese e cosa è pianificato per il prossimo
• Aggiornamenti sulla tempistica
• Azioni da svolgere
• Rischi, blocchi e decisioni.

Modello e esempio di report di stato

Presenta lo stato del tuo progetto utilizzando un modello di report di stato. Usa il nostro esempio di report di stato come guida e inserisci semplicemente i dati relativi al tuo sommario esecutivo, il riepilogo finanziario, l’avanzamento, il registro RAID, le azioni e le principali milestone.

8. Change request

Una change request delinea e definisce una modifica all’ambito verificatasi nel progetto rispetto alla dichiarazione d’opera iniziale o alla stima dei costi.

Quando serve?

Entrambe le parti devono riconoscere e accettare formalmente una richiesta di modifica. La documentazione della richiesta di modifica dovrebbe spiegare il cambiamento e le relative motivazioni, oltre agli impatti sul budget e sulla tempistica del progetto.

Sebbene sia una convinzione comune che le richieste di modifica siano negative, esse rappresentano semplicemente una parte integrante della gestione efficace dei progetti, perché comunicano che l’ambito previsto è cambiato. Soprattutto quando questo avviene in una fase avanzata del progetto, queste decisioni di modifica dell’ambito possono essere prese con sicurezza e portare a risultati migliori. 

È fondamentale educare il cliente al processo di richiesta di modifica fin dall’inizio, in modo che tutti ne siano a conoscenza. Non esitare a emettere richieste di modifica, anche per elementi apparentemente semplici con impatti minori. Le richieste di modifica senza impatto sul budget aiutano a rafforzare il processo di gestione delle modifiche e a mantenere tutti allineati sulle decisioni.

Come si usa?

Le richieste di modifica solitamente includono quanto segue:

• Descrizione della modifica dell’ambito
• Motivazione della modifica dell’ambito
• Implicazioni della modifica dell’ambito (budget, tempistiche)
• Riconoscimento ufficiale (firma o conferma di accettazione.)

Modello di richiesta di modifica

Scarica il nostro modello di richiesta di modifica, che ti aiuta a registrare il contesto, l’approccio, l’ambito, le consegne, le assunzioni, il budget, le dipendenze, la fatturazione e le approvazioni riguardanti le modifiche.

Ruoli nella gestione del controllo di progetto

I controlli di progetto non si gestiscono da soli. Diversi ruoli contribuiscono al loro successo, assicurando la raccolta, l’analisi e l’impiego dei dati. Ecco chi partecipa:

• Project Manager – Il capitano della nave, responsabile dell’implementazione e dell’uso efficace dei controlli di progetto. Monitora i progressi, supervisiona la reportistica e prende decisioni basate sui dati raccolti tramite i controlli. Scopri di più sulle attività giornaliere di un project manager.
• Project Controller – Concentrato sul monitoraggio di aspetti finanziari, pianificazioni e rischi, questo ruolo va a fondo nei dati per garantire la conformità a costi e tempistiche. Collabora strettamente con il project manager per individuare tendenze e suggerire azioni correttive.
• Scheduler – La persona dietro i diagrammi di Gantt e il monitoraggio delle tempistiche. Si assicura che le attività siano sequenziate correttamente, che le dipendenze siano gestite e che i percorsi critici siano monitorati.
• Team Finanza & Approvvigionamento – Budgeting, contratti e costi delle risorse sono sotto la loro responsabilità. Verificano che la spesa sia in linea con le previsioni e che i controlli finanziari siano correttamente mantenuti.
• Risk Manager – Focalizzato sull’identificazione, analisi e mitigazione dei rischi lungo tutto il progetto. Collabora con tutte le parti interessate per affrontare tempestivamente possibili criticità.
• Stakeholder & Sponsor – Sebbene non siano direttamente responsabili dei controlli di progetto, gli stakeholder si affidano a questi processi per la trasparenza e il supporto alle decisioni. Il loro ruolo è supportare i controlli di progetto fornendo input strategici e garantendo l’allineamento con gli obiettivi aziendali.

Il processo quotidiano di controllo dei progetti

Come project manager, seguiamo una routine quotidiana per assicurarci che i nostri progetti rimangano in carreggiata. Ciò richiede di sapere sempre cosa sta accadendo. Sembra semplice! Ma, in realtà, la gestione dei progetti consiste in un ciclo continuo di elaborazione delle informazioni, pianificazione e presa di decisioni.

Per mantenere tutto sotto controllo, i project manager devono comportarsi come un sistema radar, che scandaglia ciò che sta davanti e avvisa tutti della possibilità di rischi imminenti.

Impostare efficacemente un processo di controllo di progetto consente di monitorare costi e tempistiche via via che il progetto si evolve. Sarai chiamato a guidare il tuo progetto attraverso acque agitate—essere preparato salverà il tuo progetto dal naufragio.

Per procedere, segui queste quattro fasi come parte di un semplice processo di controllo del progetto:

Valuta

Tieni d'occhio il piano di progetto, i risultati previsti e l'andamento del lavoro. Devi sapere dove ti trovi per gestire con attenzione le aspettative degli stakeholder. Fai domande per assicurarti di comprendere lo stato. Quando valuti, usa i rapporti di stato del progetto e le metriche come base per prendere decisioni.

Pianifica

In base allo stato determinato, spesso dovrai applicare delle correzioni di rotta. Assicurati che siano pianificate correttamente—cerca di anticipare dove le cose stanno andando. Un cambiamento influenzerà altri flussi di lavoro? Dovrai coinvolgere il cliente? Tutto il team è allineato? Se il problema sembra persistente o sistemico, usa la analisi delle cause profonde per approfondire cosa lo sta causando al di sotto della superficie. È un caso isolato, o pensi che possa diventare un problema più grande?

Reagisci

Una volta che hai un piano, implementa i tuoi cambiamenti. Questo include informare il cliente su cosa sta cambiando e assicurarsi che il team sia completamente informato e d'accordo. Conosci l'impatto su budget e tempistiche, e apporta le dovute modifiche.

Connetti

Come project manager, sei il collante che tiene unito il team. Assicurati di condividere le tue conoscenze con il team affinché tutti abbiano una visione completa. Tieni informati il cliente e gli altri stakeholder.

Segui

Imposta dei promemoria per seguire sia internamente che esternamente, in modo da evitare ritardi.

Fai follow up con il tuo team

Non possiamo presumere che il nostro team ricordi ogni richiesta o ogni utile consiglio dato. Devi dispensare molti promemoria amichevoli come "Ehi, scusa se ti disturbo, ma sei riuscito a fare X?" oppure "non dimenticarti di Y." 

Seguire i progressi ti dà tranquillità che le persone siano sulla buona strada e serve anche come rapido controllo su come stanno andando le cose. Spesso durante questi brevi check-in scoprirai che qualcosa non sta andando proprio secondo i piani.

Fai follow up con i clienti o gli stakeholder

In parte, il follow-up con clienti e stakeholder consiste nell'aggiornare sullo stato del progetto—cioè su cosa sta succedendo, cosa accadrà e su eventuali problemi. 

Ma è anche simile a come si fa follow up con il team. È importante utilizzare questi follow-up per dare promemoria gentili sulle tempistiche del progetto o su qualsiasi decisione in sospeso che richieda input dal cliente.

Strumenti di Project Management per il Controllo del Progetto

I controlli di progetto si basano su dati accurati, monitoraggio in tempo reale e collaborazione senza intoppi. Gli strumenti di project management giusti offrono visibilità su budget, tempistiche, rischi e metriche di performance—aiutando i team a rimanere nei tempi e a prendere decisioni informate.

Ecco le mie scelte per i migliori software di project management attualmente disponibili:

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Domande Frequenti sui Controlli di Progetto

Ecco le risposte ad alcune domande frequenti sui controlli di progetto.

Dove si inseriscono i controlli di progetto nel ciclo di vita del progetto?

Per definizione, i controlli di progetto sono una componente fondamentale della fase di monitoraggio e controllo del ciclo di vita di progetto. Detto ciò, molti degli esempi di controllo di progetto discussi in questo articolo dovrebbero essere sviluppati durante la fase di pianificazione del progetto e resi disponibili durante l'esecuzione. Quindi, si potrebbe dire che i controlli di progetto vengono utilizzati durante tutto il ciclo di vita.

Controllare significa fare micromanagement dei miei progetti?

Il più grande malinteso sui controlli di progetto è probabilmente che tu, come project manager, debba controllare (cioè fare micromanagement) il tuo team per ottenere i giusti risultati. Ma non è questa la strada giusta. 

Il controlling sotto forma di micromanagement non valorizza i punti di forza del tuo team e rischia quindi di far deragliare il progetto (per non parlare dell'esaurimento che probabilmente sperimenterai cercando di assumerti un carico di lavoro troppo pesante!)

In sintesi: i controlli di progetto non servono a controllare direttamente il lavoro o le persone che lo svolgono; sono pensati per gestire la struttura e il flusso del progetto stesso.

Cosa ne pensi?

Un processo di controllo di progetto ben strutturato e coerente è la base per consegnare i progetti rispettando tempi e budget. Inoltre, offre al team la tranquillità di sapere che, come project manager, sei una guida affidabile.

Quali sono le tue esperienze con i controlli di progetto? Ci sono altri indicatori di progetto che misuri? Condividi la tua esperienza o le tue domande nei commenti.