8 controlli di progetto per mantenere i tuoi progetti sulla buona strada

I progetti raramente procedono come previsto. Le cose cambiano continuamente, che si tratti dei membri del tuo team, delle aspettative dei clienti o di complessità impreviste che influiscono sui tuoi piani. I responsabili di progetto sono responsabili di ridurre al minimo la possibilità che i rischi si trasformino in problemi, ma è anche nostro compito affrontare i problemi quando si verificano.

Cosa sono i controlli di progetto?

I controlli di progetto sono le azioni che intraprendi in qualità di responsabile di progetto e la documentazione che utilizzi per mantenere i tuoi progetti sulla buona strada. Sono un insieme di strumenti che ti aiutano a produrre con successo i risultati del progetto.

Consulta la seguente definizione di controllo di progetto del Project Management Institute (PMI):

Un sistema di controllo di progetto mira a ridurre al minimo il divario tra la pianificazione e l'esecuzione del progetto per raggiungere gli obiettivi del progetto, ovvero costi, tempi e contenuti.

Nella pratica, i controlli di progetto si concentrano sul monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI) del progetto, come costi e tempistiche, che sono infine collegati all'ambito e alla consegna. Tenendo sotto controllo le metriche in tempo reale, i controlli di progetto possono aiutare i responsabili di progetto ad anticipare problemi e opportunità.

Ad esempio, se il tuo progetto è in anticipo rispetto alla tabella di marcia e/o al di sotto del budget, puoi permetterti di spendere qualcosa in più per migliorare la qualità. Se il budget sembra essere limitato, puoi individuare modi per ridurre i costi in altre aree, ad esempio sostituendo una risorsa più economica per produrre i risultati futuri.

Controlli di progetto e gestione dei progetti

Ora che ho definito i controlli di progetto come un insieme di strumenti per mantenere un progetto sulla buona strada, potresti chiederti in cosa differiscano dalla gestione dei progetti.

La differenza principale riguarda l'ambito. I controlli di progetto si concentrano sul monitoraggio di metriche specifiche delle prestazioni — budget, tempistiche e rischi — mentre la gestione dei progetti supervisiona l'intero ciclo di vita del progetto, dall'avvio alla chiusura.

La gestione dei progetti riguarda la strategia e l'esecuzione. Comprende la definizione degli obiettivi del progetto, l'allineamento degli stakeholder, l'allocazione delle risorse e la garanzia di risultati di qualità. È un insieme di pianificazione, leadership e capacità di adattamento per mantenere il progetto in movimento.

I controlli di progetto, d'altra parte, forniscono i controlli e gli equilibri che aiutano i responsabili a guidare il progetto nella direzione giusta. Si basano su analisi basate sui dati, previsioni e reportistica per prevenire ritardi e sforamenti dei costi.

Pensala in questo modo: il responsabile di progetto è il capitano che guida la nave, mentre i controlli di progetto fungono da strumenti di navigazione, monitorando velocità, livelli di carburante e deviazioni dalla rotta per garantire un viaggio senza intoppi. Entrambi sono essenziali, ma i controlli di progetto forniscono i limiti di sicurezza che mantengono il progetto allineato ai suoi obiettivi originali.

C'è differenza tra un responsabile di progetto e un responsabile del controllo di progetto?

Sì. In alcune organizzazioni, il responsabile del controllo di progetto è come il braccio destro del responsabile di progetto. 

Il responsabile del controllo di progetto si concentra maggiormente sulle metriche, sul monitoraggio, sui controlli e sull'analisi del progetto, mentre il responsabile di progetto si concentra maggiormente sul team di progetto, sulle modalità di esecuzione del lavoro e sullo standard qualitativo da rispettare, oltre che sulla gestione dei rapporti con clienti e stakeholder.

In genere, i responsabili di progetto digitali svolgono sia il ruolo di responsabile di progetto sia quello di responsabile del controllo di progetto.

Perché i controlli di progetto sono importanti

Il cosiddetto triangolo di ferro della gestione dei progetti—ambito, pianificazione e qualità—può talvolta metterti in situazioni complicate. Sicuramente ti sarà capitato di avere conversazioni come queste:

Squadra: “Sicuramente il cliente sarebbe molto più soddisfatto se avessimo soltanto altri due giorni per perfezionare questo…”

Cliente: “Mi piace l’approccio adottato, ma puoi fare un ulteriore sforzo e trovare un modo per farlo con metà del budget?”

Questo gioco di equilibrio è uno dei compiti più difficili per noi responsabili di progetto.

Da un lato, dobbiamo consegnare un prodotto che soddisfi il cliente.  Dall’altro lato, dovremmo sempre sostenere la squadra e permetterle di dare il meglio di sé.

I controlli di progetto ti consentono di affrontare questo tipo di conversazioni difficili con i clienti preparato al meglio. Ecco alcuni dei vantaggi dei controlli di progetto:

• Ti aiutano a prendere decisioni informate riguardo all’equilibrio ottimale tra costi, pianificazione e qualità
• Mitigano il rischio di ampliamento incontrollato dell’ambito mostrando l’impatto dell’accettazione di attività aggiuntive
• Ti aiutano ad anticipare i costi imprevisti
• Ti permettono di formulare piani di contingenza per affrontare gli scostamenti dalla pianificazione e/o le difficoltà relative alle risorse
• Servono come strumento per gestire le aspettative dei portatori di interesse riguardo ai risultati del progetto.

I controlli di progetto nel ciclo di vita del progetto

I controlli di progetto non sono un’attività da svolgere una volta e poi dimenticare. Si intrecciano con ogni fase del ciclo di vita del progetto, aiutando a tenere sotto controllo ambito, pianificazione e bilancio. Ecco come si integrano in ciascuna fase:

• Avvio – In questa fase, i controlli di progetto stabiliscono le basi per il successo. Ciò include la definizione degli obiettivi principali, l’identificazione dei rischi e l’impostazione di una linea di base iniziale dei costi e della pianificazione. Senza queste fondamenta, il progetto rischia un ampliamento incontrollato dell’ambito ancora prima di iniziare.
• Pianificazione – I controlli di progetto definiscono il piano di progetto stabilendo KPI misurabili, definendo le strutture di reportistica e specificando l’allocazione delle risorse. È qui che entrano in gioco gli strumenti di pianificazione e i controlli di bilancio.
• Esecuzione – Quando il lavoro prende il via, i controlli di progetto assicurano che le squadre restino in linea con il piano. Il monitoraggio in tempo reale, il controllo dei costi e le valutazioni dei rischi aiutano a individuare tempestivamente i potenziali problemi. Un esempio è un registro delle decisioni, che può aiutarti a tenere traccia delle decisioni principali e a garantire che le persone ne rispondano. I cambiamenti sono inevitabili, ma con un solido sistema di controllo possono essere gestiti in modo proattivo anziché reattivo.
• Monitoraggio e controllo – Una supervisione continua è fondamentale. Questa fase prevede il monitoraggio dei progressi rispetto alla linea di base, la gestione dei cambiamenti e l’affinamento delle previsioni. I controlli di progetto fungono da barriere di sicurezza che impediscono al progetto di deviare dalla rotta.
• Chiusura – Concludere un progetto non significa che i controlli di progetto si interrompano. Le analisi retrospettive, le lezioni apprese e le riconciliazioni finanziarie finali contribuiscono a migliorare i processi per i progetti futuri.

Senza controlli integrati in ogni fase, i progetti diventano un gioco di supposizioni. Implementare i controlli di progetto come processo continuo—anziché come soluzione dell’ultimo minuto—garantisce un’esecuzione fluida e risultati prevedibili.

8 esempi di controlli di progetto per domare il caos del tuo progetto

Ora che ho illustrato i controlli di progetto e i loro vantaggi, ecco 8 esempi pratici di controlli di progetto—compresi i modelli—che puoi applicare ai tuoi progetti.

1. Documentazione di pianificazione del progetto
2. Matrice RACI
3. Piano di comunicazione
4. Struttura di scomposizione del lavoro
5. Lista di controllo della garanzia di qualità
6. Registro RAID/registro dei rischi
7. Relazione sullo stato di avanzamento
8. Richiesta di modifica

1. Documentazione di pianificazione del progetto

Fermati qui. Non proseguire nella lettura di questo articolo se non disponi ancora di un documento essenziale per la pianificazione del progetto. È la base dei tuoi controlli: un documento che mostra ciò che avevi previsto per il progetto, così puoi verificare se sta procedendo secondo i piani.

Non entrerò nei dettagli su come creare e utilizzare questi documenti, poiché esula dall'ambito dell'articolo. Mi limiterò a spiegare cosa sono e come trovare ulteriori informazioni.

I documenti di pianificazione del progetto includono:

Brief del progetto

Questo documento illustra chi, cosa, quando, perché, come e altri elementi essenziali del progetto, così da consentirti di costruire solide basi per l'esecuzione

Scarica un modello di brief del progetto già pronto, completo di suggerimenti per aiutarti a riflettere su come compilare ogni sezione, e un esempio che mostra come appare una versione completata.

Budget/stima dei costi del progetto

Per determinare se il progetto è in linea con il budget o al di sotto di esso, hai bisogno di una stima dei costi iniziale da utilizzare come riferimento. Ecco una guida alla stima dei costi del budget di progetto che puoi utilizzare per elaborare una stima.

Cronologia, piano di progetto, calendario e/o diagramma di Gantt

Come per il budget del progetto, hai bisogno di un riferimento per determinare se stai procedendo secondo il piano. Un piano di progetto, che includa un calendario del progetto, è lo strumento di base per controllare i tuoi progetti e renderli controllabili fin dall'inizio.

Leggi qui la nostra guida alla creazione di un piano di progetto.

Se vuoi vedere l'aspetto di alcune cronologie di progetto reali, puoi trovare esempi di cronologie nell'abbonamento DPM.

Dichiarazione del lavoro

La tua dichiarazione del lavoro contiene molte informazioni utili per impostare i controlli necessari per il resto del progetto. Se non conosci ancora questo concetto, puoi iniziare con la guida completa di DPM su come redigere una dichiarazione del lavoro.

2. Tabella RACI

RACI è un acronimo che indica responsabile, titolare della responsabilità, consultato e informato. I project manager utilizzano una tabella RACI per assegnare ruoli e responsabilità relativi alle attività del progetto e al processo decisionale.

Quando ne hai bisogno?

Un progetto con processi decisionali o flussi di approvazione complessi può richiedere una tabella RACI. Una tabella RACI è particolarmente utile se c'è un conflitto riguardo alle responsabilità.

Può essere difficile padroneggiare le tabelle RACI ma, una volta imparato a utilizzarle, scoprirai che possono aiutare a evitare di scaricare la colpa sugli altri in seguito. 

Un diagramma RACI (e il suo equivalente, il diagramma RASCI) è utile perché documenta chi è responsabile del completamento di una determinata attività e chi deve essere informato sullo stato di avanzamento. Può essere una soluzione per un probabile ritardo nel processo decisionale o per una distribuzione non uniforme del carico di lavoro.

Ecco le definizioni dei vari termini presenti in un diagramma RACI:

• Responsabile: la persona che esegue l'attività. Questa persona intraprende l'azione principale e presenta i risultati.
• Referente: la persona che garantisce il completamento dell'attività o del lavoro. Non è necessariamente la persona che esegue l'attività, ma approva il prodotto finale.
• Consultato: la persona o le persone che forniscono informazioni, consigli o feedback sull'attività.
• Informato: la persona o le persone che devono essere a conoscenza delle scadenze critiche e dei progressi del progetto, poiché hanno un interesse nel risultato.

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Come si usa?

Per utilizzare un diagramma RACI, definisci le attività principali da svolgere nel progetto. Quindi, elenca i membri del team di progetto e gli altri stakeholder coinvolti. In ogni colonna e riga del diagramma, assegna una lettera RACI (responsabile, referente, consultato o informato) per spiegare il loro ruolo.

Modello ed esempi di diagramma RACI

L'abbonamento DPM offre diverse risorse RACI:

• Modello RACI
• Esempi di diagrammi RACI compilati
• Workshop: padroneggiare i diagrammi RACI in 30 minuti
• Checklist RACI per aiutarti a svolgere correttamente l'attività
• Scheda rapida RACI

3. Piano di comunicazione

Un piano di comunicazione è un documento che elenca gli stakeholder del progetto e definisce i canali di comunicazione in base alle preferenze e al livello di priorità.

Quando ne hai bisogno?

Hai bisogno di un piano di comunicazione se il tuo progetto coinvolge più persone o gruppi che devono essere tenuti al corrente durante l'intero ciclo di vita del progetto. Quindi, in sostanza, hai bisogno di un piano di comunicazione per ogni progetto.

Ricorda che il piano di comunicazione è utile tanto a te quanto a chiunque altro. Il piano di comunicazione stabilisce la frequenza con cui comunichi con il cliente e gli fa conoscere le tue intenzioni prima ancora che il progetto inizi.

Come si usa?

Un piano di comunicazione definisce chi, all'interno del progetto, deve essere coinvolto, con quale frequenza, attraverso quale meccanismo e quanto spesso. La creazione di un piano di comunicazione ti aiuta a definire gli obiettivi di comunicazione del progetto, documentare le informazioni sugli stakeholder e individuare quali informazioni condividere.

Modello ed esempio di piano di comunicazione

4. Struttura di scomposizione del lavoro

Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) scompone l'ambito del progetto nelle singole attività necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto e completare i prodotti finali assegnati. È uno dei controlli di progetto più importanti perché rappresenta visivamente il lavoro che i membri del team devono completare ed è quindi un buon meccanismo per monitorare i progressi rispetto ai requisiti del progetto.

Quando serve?

Serve una WBS per chiarire ruoli e responsabilità, contribuire a garantire che le attività siano completate nei tempi previsti e con un'elevata qualità e monitorare le attività del progetto. È fondamentale sviluppare la WBS durante la fase di pianificazione del progetto per garantire che le parti interessate condividano una comprensione comune del lavoro necessario per completare il progetto.

Come si usa?

Per usare una WBS, identifica i prodotti finali del progetto e suddividi poi tali prodotti nelle attività necessarie per produrli. 

Una volta ottenuta una panoramica di alto livello dei prodotti finali e delle attività di supporto, ordina il lavoro in sequenza. Stima il livello di impegno richiesto per ogni attività e pianifica il lavoro di conseguenza. Quindi, prepara un piano di gestione delle risorse per stabilire come assegnare il personale al lavoro in base al livello di impegno e condividilo con le parti interessate per ottenere il loro consenso.

Modello e esempio di WBS

Ho incluso un modello di WBS scaricabile gratuitamente e un esempio di WBS che puoi usare nei tuoi progetti. Per modificare il file, scaricalo come file XLSX e usalo in Google Sheets o Excel.

5. Checklist QA

Una checklist di assicurazione della qualità (QA) contiene elementi importanti relativi ai processi di progetto, alla metodologia di test e/o alle categorie di prodotto.

Quando serve?

Un responsabile di progetto si assume la responsabilità degli errori o degli elementi mancanti. La QA è un processo essenziale per garantire che tutto funzioni come dovrebbe e che nulla di importante sia stato trascurato.

Un responsabile di progetto dovrebbe assumere un ruolo guida nel processo di QA per garantire che i membri del team diano la giusta priorità ai problemi e li registrino utilizzando una checklist QA. Il responsabile di progetto collabora quindi con i membri del team per assegnare a una persona responsabile il compito di gestire ogni elemento dell'elenco. Questa persona esegue i test, li ripete, implementa la correzione e registra i risultati finali.

Una checklist QA è spesso suddivisa in diverse categorie o fasi del progetto che richiedono controlli QA differenti. La checklist elenca i passaggi di test richiesti per ogni categoria di prodotto, come i requisiti o la sicurezza.

Come si usa?

Una checklist QA suddivide il progetto in categorie o fasi, ognuna delle quali può richiedere test indipendenti da parte di diversi specialisti del team.

Modello di checklist QA

La checklist QA di DPM è un riferimento rapido per assicurarsi che le persone responsabili della QA nei tuoi progetti abbiano verificato che i contenuti e le funzionalità siano conformi agli standard di qualità del progetto.

6. Registro RAID/registro dei rischi

Un registro RAID è uno strumento per acquisire e gestire i rischi. È un documento di gestione dei rischi in cui registri rischi, assunzioni, problemi e dipendenze.

Scopri il nostro laboratorio sulla gestione dei rischi qui.

Quando serve?

I registri RAID sono particolarmente utili per i progetti in ambienti complessi con numerose parti interessate, come soggetti terzi, comitati direttivi, reparti IT o appaltatori.

I report sullo stato di avanzamento hanno solitamente un orientamento di alto livello, mentre i registri RAID fanno un passo ulteriore concentrandosi nello specifico sulla gestione dei rischi. È un documento che responsabilizza i membri del team e le altre parti interessate monitorando accuratamente i rischi insieme alle azioni assegnate.

Un registro RAID annota tutti i rischi o i potenziali segnali d’allarme, creando una cultura di apertura proattiva. È incredibilmente utile per far emergere molteplici prospettive sui processi del progetto (ad es. Il processo di approvazione dell’IT richiede 4 settimane? Il numero di revisioni assegnato è sufficiente?) 

Se prevedi un problema, documentalo nel registro RAID e parlane durante la riunione sullo stato di avanzamento. Assegna un responsabile a ciascun rischio affinché formuli un piano d’azione su come affrontarlo (anche se la risposta consiste nel non fare nulla e accettare il rischio!)

Come si usa?

Dovresti iniziare un registro RAID all’inizio del progetto e aggiornarlo durante riunioni regolari con il contributo del cliente. È importante utilizzarlo anche per documentare le decisioni. Un registro RAID dovrebbe includere:

• Rischi: minacce o opportunità note che non si sono ancora concretizzate
• Azioni: elementi d’azione emersi dalle riunioni, attività in corso, ecc., inclusi gli assegnatari
• Problemi: difficoltà in corso che possono minacciare il successo del progetto
• Dipendenze: attività che devono essere completate prima che un’altra attività possa iniziare o terminare.

Modello di registro RAID

Inizia rapidamente con:

• modello di registro RAID in un foglio di calcolo già predisposto
• esempio di registro RAID per mostrare come appare un registro RAID compilato per un progetto di riprogettazione di un sito web
• seminario online sulla gestione dei rischi

Accedi a questi contenuti diventando membro DPM.

7. Report sullo stato di avanzamento

Un report sullo stato di avanzamento garantisce che le parti coinvolte abbiano una chiara comprensione della situazione del progetto.

Quando serve?

La costanza nei report sullo stato di avanzamento è fondamentale per la trasparenza e una gestione efficace. È essenziale preparare un report aggiornato secondo una cadenza regolare, che gli stakeholder possano aspettarsi.

Per stabilire una cadenza di reporting adeguata, punta a redigere report settimanali sullo stato del progetto. Sebbene tu possa consegnarli in modalità asincrona, a volte è utile tenere una conversazione sincrona con il cliente. Queste riunioni non devono essere lunghe: 30 minuti potrebbero essere sufficienti, ma sono un buon modo per instaurare un rapporto con il cliente e creare fiducia.

Se possibile, organizza le riunioni sullo stato di avanzamento faccia a faccia, in un contesto più informale. Non limitarti a parlare del progetto; mostra invece interesse per le altre attività che si svolgono nell’azienda del cliente e condividi alcuni dei punti salienti del tuo portfolio. Queste conversazioni possono talvolta generare opportunità commerciali di cui altrimenti non saresti venuto a conoscenza.

Come si usa?

Alcuni clienti si aspettano report orari dettagliati, mentre altri preferiscono una visione d’insieme. Come minimo, un report sullo stato di avanzamento dovrebbe includere:

• Costo totale del progetto, budget assegnato, budget rimanente
• Costo mensile/tasso di consumo del budget
• Risultati raggiunti nell’ultimo mese e attività previste per il periodo successivo
• Aggiornamenti sulla tempistica
• Elementi d’azione
• Rischi, impedimenti e decisioni.

Modello ed esempio di report sullo stato di avanzamento

Presenta lo stato del progetto utilizzando un modello di report sullo stato di avanzamento. Usa il nostro esempio di report come guida e compila semplicemente le sezioni relative al riepilogo esecutivo, al riepilogo finanziario, ai progressi, al registro RAID, agli elementi d’azione e alle tappe fondamentali.

8. Richiesta di modifica

Una richiesta di modifica descrive e definisce una variazione dell'ambito verificatasi nel progetto rispetto alla dichiarazione iniziale dei lavori o alla stima dei costi.

Quando serve?

Entrambe le parti devono riconoscere e approvare formalmente una richiesta di modifica. La documentazione della richiesta di modifica deve spiegare la variazione e le relative motivazioni, nonché l'impatto sul budget e sulla tempistica del progetto.

Sebbene sia un'idea comune ma errata che le richieste di modifica siano negative, sono semplicemente parte di una gestione efficace del progetto per comunicare che l'ambito previsto è cambiato. Soprattutto quando ciò accade nelle fasi successive dei progetti, queste decisioni relative alla modifica dell'ambito possono essere prese con sicurezza e portare a risultati migliori. 

È essenziale informare il cliente sul processo di richiesta di modifica fin dalle prime fasi, affinché tutti lo conoscano. Non esitare a emettere richieste di modifica, anche per elementi apparentemente semplici con impatti minimi. Le richieste di modifica senza impatto sul budget aiutano a far rispettare il processo di gestione delle modifiche e a mantenere tutti allineati sulle decisioni.

Come si usa?

Le richieste di modifica generalmente definiscono i seguenti elementi:

• Descrizione della modifica dell'ambito
• Motivo della modifica dell'ambito
• Implicazioni della modifica dell'ambito (budget, tempistica)
• Riconoscimento ufficiale (firma o conferma dell'accettazione.)

Modello di richiesta di modifica

Scarica il nostro modello di richiesta di modifica, che ti aiuta a registrare il contesto, l'approccio, l'ambito, i risultati, le ipotesi, il budget, le dipendenze, la fatturazione e le approvazioni relative alle modifiche.

Ruoli nella gestione del controllo del progetto

I controlli di progetto non si gestiscono da soli. Ruoli diversi contribuiscono al loro successo, garantendo che i dati vengano raccolti, analizzati e utilizzati. Ecco chi partecipa:

• Responsabile di progetto – Il capitano della nave, responsabile di garantire che i controlli di progetto siano implementati e utilizzati efficacemente. Monitora i progressi, supervisiona la reportistica e prende decisioni basate sui dati e sulle metriche di controllo. Scopri di più sulle attività quotidiane di un responsabile di progetto.
• Controller di progetto – Concentrato sul monitoraggio dei dati finanziari, delle pianificazioni e dei rischi, questo ruolo analizza in profondità i dati per garantire il rispetto dei costi e delle tempistiche. Collabora strettamente con il responsabile di progetto per individuare le tendenze e raccomandare azioni correttive.
• Pianificatore – La persona che si occupa dei diagrammi di Gantt e del monitoraggio delle tempistiche. Garantisce che le attività siano sequenziate correttamente, che le dipendenze siano gestite e che i percorsi critici siano monitorati.
• Team finanziario e approvvigionamenti – Budget, contratti e costi delle risorse rientrano tutti nelle loro responsabilità. Garantiscono che la spesa sia in linea con le previsioni e che i controlli finanziari siano adeguatamente mantenuti.
• Responsabile dei rischi – Si concentra sull'identificazione, l'analisi e la mitigazione dei rischi durante tutto il progetto. Collabora con tutte le parti interessate per garantire che i potenziali problemi vengano affrontati prima che si aggravino.
• Parti interessate e finanziatori – Sebbene non siano direttamente responsabili dei controlli di progetto, le parti interessate si affidano a questi processi per garantire trasparenza e supportare il processo decisionale. Il loro ruolo consiste nel sostenere i controlli di progetto fornendo indicazioni strategiche e garantendo l'allineamento con gli obiettivi aziendali.

Il processo quotidiano di controllo dei progetti

In qualità di responsabili di progetto, seguiamo una routine quotidiana per assicurarci che i nostri progetti rimangano in linea con i piani. Questo richiede di sapere cosa sta succedendo. Sembra semplice! Ma, nella realtà, la gestione dei progetti è un ciclo costante di elaborazione delle informazioni, pianificazione e processo decisionale.

Per mantenere tutto in linea con i piani, i responsabili di progetto devono funzionare come un sistema radar, effettuando scansioni per vedere cosa li attende e avvisando tutti del potenziale pericolo imminente.

Impostare in modo efficace un processo di controllo del progetto consente di tenere sotto controllo costi e tempistiche man mano che il progetto si sviluppa. Ci si aspetterà che sappiate condurre il progetto attraverso acque agitate: essere preparati eviterà che il vostro progetto finisca fuori bordo.

Per procedere, seguite queste quattro fasi come parte di un semplice processo di controllo del progetto:

Valutare

Tenete sotto controllo il piano del progetto, i risultati previsti e l'andamento del lavoro. Dovete sapere a che punto vi trovate per poter gestire diligentemente le aspettative degli stakeholder. Ponete domande per assicurarvi di comprendere lo stato del progetto. Durante la valutazione, utilizzate i report sullo stato del progetto e le metriche come base per il processo decisionale.

Pianificare

In base allo stato accertato, spesso sarà necessario apportare correzioni di rotta. Assicuratevi che siano pianificate adeguatamente e cercate di prevedere in quale direzione si stanno dirigendo le cose. Un cambiamento avrà effetto su altri flussi di lavoro? Dovrete coinvolgere il cliente? L'intero team è d'accordo? Se il problema sembra persistente o sistemico, utilizzate l'analisi delle cause alla radice per esplorare cosa lo determina sotto la superficie. Si tratta di un caso isolato o pensate che possa trasformarsi in un problema più grande?

Reagire

Una volta definito un piano, implementate le modifiche. Ciò include informare il cliente di cosa sta cambiando e assicurarsi che il team sia pienamente informato e d'accordo. Conoscete l'impatto sul budget e sulle tempistiche e apportate gli adeguamenti appropriati.

Comunicare

In qualità di responsabili di progetto, siete il collante che tiene unito il team. Assicuratevi di condividere le vostre conoscenze con il team, in modo che tutti abbiano una visione completa. Tenete il cliente e gli altri stakeholder aggiornati.

Fare un follow-up

Impostate dei promemoria per fare un follow-up sia internamente sia esternamente, così da evitare ritardi.

Fare un follow-up con il team

Non possiamo dare per scontato che il nostro team ricordi ogni richiesta o ogni buon consiglio che gli forniamo. Dovete dare molti promemoria amichevoli, come «ehi, scusa se insisto, sei riuscito a occuparti di X?» oppure «non dimenticarti di Y». 

Fare un follow-up vi dà la tranquillità che le persone siano sulla buona strada e offre anche un rapido controllo della situazione. Spesso è proprio durante questi brevi aggiornamenti che scoprirete che qualcosa non sta andando esattamente secondo i piani.

Fare un follow-up con i clienti o gli stakeholder

In parte, fare un follow-up con clienti e stakeholder significa fornire aggiornamenti sullo stato del progetto, ovvero su cosa sta succedendo, cosa succederà e su eventuali problemi. 

Ma è anche simile al modo in cui facciamo un follow-up con il team. È importante utilizzare questi follow-up per fornire promemoria amichevoli sulle tempistiche del progetto o su eventuali decisioni ancora da prendere che richiedono il contributo del cliente.

Strumenti di gestione dei progetti per il controllo dei progetti

Il controllo dei progetti si basa su dati accurati, monitoraggio in tempo reale e collaborazione fluida. Gli strumenti giusti per la gestione dei progetti offrono visibilità su budget, tempistiche, rischi e metriche delle prestazioni, aiutando i team a rimanere in linea con i piani e a prendere decisioni informate.

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Domande frequenti sul controllo dei progetti

Ecco le risposte ad alcune domande frequenti sul controllo dei progetti.

Dove si inseriscono i controlli di progetto nel ciclo di vita del progetto?

Per definizione, i controlli di progetto sono una componente fondamentale della fase di monitoraggio e controllo del ciclo di vita del progetto. Detto questo, molti degli esempi di controllo del progetto che ho illustrato in questo articolo dovrebbero essere sviluppati durante la fase di pianificazione del progetto e resi disponibili durante l'esecuzione. Pertanto, si potrebbe sostenere che i controlli di progetto vengano utilizzati durante l'intero ciclo di vita.

Controllare equivale a gestire nei minimi dettagli i miei progetti?

Il più grande malinteso sui controlli di progetto è probabilmente che tu, in qualità di responsabile di progetto, debba controllare, ovvero gestire nei minimi dettagli, il tuo team per ottenere i risultati giusti. Ma non è questa la soluzione. 

Controllare sotto forma di gestione eccessivamente dettagliata non sfrutta i punti di forza del tuo team e rischia quindi di portare il progetto fuori rotta (per non parlare dell'esaurimento professionale che probabilmente sperimenterai cercando di assumerti un carico di lavoro eccessivo!)

In sintesi: i controlli di progetto non riguardano il controllo diretto del lavoro o delle persone che lo svolgono; servono a gestire la struttura e il flusso del progetto stesso.

Cosa ne pensi?

Un processo di controllo del progetto ben definito e coerente è la spina dorsale per portare a termine i progetti nei tempi e nei limiti di budget previsti. Inoltre, dà al team la tranquillità di sapere che tu, in qualità di responsabile di progetto, lo sostieni.

Quali sono le tue esperienze con i controlli di progetto? Ci sono altre metriche di progetto che misuri? Condividi la tua esperienza o le tue domande nei commenti.