Come scegliere un software per la gestione dei progetti
Scegliere il giusto software di gestione dei progetti può determinare il successo o il fallimento del tuo team. Ti fa risparmiare tempo, aumenta la precisione e garantisce la conformità, massimizzando al contempo il tuo ROI. Ma scegli la soluzione di gestione dei progetti sbagliata e ti ritroverai ad affrontare inefficienze, scadenze mancate e membri del team frustrati.
Questa guida è pensata per project manager, responsabili di team e chiunque sia responsabile di guidare i progetti verso il successo. Che tu voglia migliorare la collaborazione o ottimizzare i processi, ti aiuterò a trovare lo strumento di gestione dei progetti più adatto alle tue esigenze specifiche.
8 aspetti da valutare nella scelta di un software di gestione dei progetti
Valuta i software di gestione dei progetti considerando i fattori che influiscono sull'efficienza del tuo team e sul successo dei progetti. Ecco gli elementi essenziali da esaminare:
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1. Flessibilità dei piani
La flessibilità dei piani consente alla tua organizzazione di adattarsi alle esigenze in evoluzione senza essere vincolata a un piano specifico. Quando valuti un software di gestione dei progetti, verifica se puoi passare facilmente a un piano superiore o inferiore man mano che il progetto, il team o l'azienda crescono.
Informati su eventuali costi nascosti associati al cambio di piano o sull'eventuale disponibilità di componenti aggiuntivi opzionali che potrebbero esserti utili durante una fase di transizione. Conoscere in anticipo la scalabilità di un fornitore ti aiuta a pianificare il futuro, anche se stai iniziando a utilizzare solo uno strumento gratuito di gestione dei progetti.
2. Accesso ai dati e reportistica
L'accesso ai dati e agli strumenti di reportistica ti aiuta a prendere decisioni informate sui tuoi progetti, sulla gestione delle risorse e su molto altro. Cerca un software che offra dashboard e report personalizzabili, così da poter monitorare i progetti e individuare le dipendenze.
Chiedi ai fornitori quali tipi di report sono disponibili e se puoi adattarli alle tue esigenze. Uno strumento che fornisce informazioni chiare sulle prestazioni del tuo team e ti consente di monitorare l'avanzamento dei progetti ti aiuta a mantenere l'agilità e ad adattarti quando necessario.
3. Integrazione con il tuo ecosistema tecnologico
L'integrazione con i diversi strumenti che utilizzi è fondamentale per mantenere l'efficienza dei flussi di lavoro. Verifica se il software supporta le integrazioni con gli strumenti che già usi, come Slack, Google Workspace o i sistemi CRM. Assicurati inoltre che lo strumento scelto sia adatto al tuo settore. Ad esempio, le aziende edili che utilizzano il software di contabilità Xero dovrebbero cercare specificamente un software di gestione dei progetti edili compatibile con Xero.
Durante una demo o un periodo di prova gratuito, testa queste integrazioni per assicurarti che il flusso dei dati sia fluido. Un'app di gestione dei progetti ben integrata riduce il lavoro manuale e gli errori: questo è un vantaggio fondamentale del software di gestione dei progetti edili.
4. Avvio e assistenza
Un buon processo di avvio e un'assistenza efficace fanno una grande differenza nella velocità con cui il tuo team può iniziare a utilizzare il software in modo efficiente. Cerca fornitori che offrano una formazione completa e un'assistenza clienti tempestiva.
Durante la valutazione, chiedi informazioni sui processi di avvio e sui tempi di risposta dell'assistenza. Un'assistenza solida aiuta il tuo team a sfruttare al meglio uno strumento di gestione dei progetti e a utilizzarne tutte le funzionalità fin dal primo giorno.
5. Autorizzazioni basate sui ruoli
Le autorizzazioni basate sui ruoli garantiscono che i membri del team abbiano l'accesso appropriato alle informazioni sui progetti e alle funzionalità di gestione dei progetti. Cerca un software che permetta di assegnare facilmente le attività, definire i ruoli e impostare le autorizzazioni. Chiedi ai fornitori come vengono gestite le autorizzazioni e se possono essere personalizzate.
6. Opzioni di personalizzazione
A proposito di personalizzazione, la possibilità di personalizzare la piattaforma di gestione dei progetti consente di adattarla alle esigenze specifiche del tuo team. Cerca strumenti che offrano flussi di lavoro, campi e modelli personalizzabili.
Durante una dimostrazione, verifica quanto sia facile modificare questi elementi e se possano essere adattati alle diverse esigenze del team. Uno strumento personalizzabile supporta i flussi di lavoro della pianificazione dei tuoi progetti, non il contrario.
7. Funzionalità di automazione
Le funzionalità di automazione aiutano a semplificare le attività ripetitive e a ridurre gli errori manuali. Cerca un software che offra l'automazione per l'assegnazione delle attività, le notifiche e gli aggiornamenti. Automatizzare le attività di routine libera il tuo team, permettendogli di concentrarsi sul lavoro più importante.
8. Supporto per dispositivi mobili o sedi multiple
Il supporto per dispositivi mobili o sedi multiple garantisce al tuo team la possibilità di accedere al software da qualsiasi luogo. Cerca strumenti con app mobili solide, sincronizzazione in tempo reale e accesso basato sul cloud.
Prova l'app mobile per verificare se offre le stesse funzionalità della versione desktop. Uno strumento che supporta il lavoro da remoto mantiene connessi e produttivi i diversi membri del team, anche quando lavorano in contesti remoti o ibridi.
Come scegliere un software di gestione dei progetti: un modello in 5 passaggi
Si prevede che il mercato dei software di gestione dei progetti diventi un settore da 20.50 miliardi di USD entro il 2030: è quindi sicuro dire che hai molte opzioni a disposizione.
Scegliere lo strumento giusto può semplificare i tuoi progetti e migliorare la collaborazione del team, ma devi concentrarti sulle esigenze del tuo team e allineare le funzionalità dello strumento al tuo flusso di lavoro.
Ecco una guida passo dopo passo per aiutarti a scegliere il miglior software di gestione dei progetti per il tuo team:
Passaggio 1: individua le esigenze
Inizia definendo le esigenze del tuo team per assicurarti che il software di gestione dei progetti sia in linea con i tuoi obiettivi e le tue difficoltà:
Raccogli il contributo degli stakeholder
Parla con gli stakeholder principali, come i responsabili dei team, il reparto IT e i dipendenti, per comprenderne esigenze e difficoltà. Organizza workshop o sondaggi per raccogliere i loro contributi. Questo ti aiuta a individuare ciò di cui hanno bisogno i diversi reparti dal software.
Ad esempio:
- I responsabili dei team vogliono poter applicare metodologie diverse (bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, sprint, ecc.)
- Le risorse umane hanno bisogno di report completi per facilitare un'allocazione efficace delle risorse e monitorare le prestazioni del team
- Il reparto IT si concentra sulle integrazioni e sul far smettere tutti di utilizzare i fogli di calcolo Excel
Elenca e assegna la priorità ai punti critici
Raccogli i feedback per individuare i punti critici del sistema attuale. Quindi, crea un elenco e assegnagli una priorità in base all'impatto. Cerca problemi ricorrenti come lacune nella comunicazione, esigenze progettuali complesse o inefficienze nella gestione delle attività. Dare la priorità a questi aspetti ti aiuta a concentrarti sulle soluzioni che affrontano le difficoltà più importanti.
Allinea lo strumento alle politiche interne
Assicurati che il software sia conforme alle politiche interne e ai protocolli di sicurezza e verifica la conformità agli eventuali obiettivi normativi pertinenti per il tuo settore. I team del settore pubblico, ad esempio, potrebbero aver bisogno di un software per la gestione dei progetti governativi che soddisfi specifici requisiti di sicurezza e conformità. Collabora con i team IT e legale per creare una checklist dei requisiti, così da assicurarti di non tralasciare nulla.
Indispensabili e utili da avere
Distingui tra le funzionalità indispensabili e quelle semplicemente utili da avere. Le funzionalità indispensabili sono quelle essenziali per il flusso di lavoro del tuo team, come l'assegnazione delle attività, la visualizzazione della timeline e il monitoraggio del tempo.
Le funzionalità utili da avere, invece, potrebbero includere strumenti di collaborazione come la condivisione dei file o le funzionalità di messaggistica. Questa distinzione ti aiuta a concentrarti su ciò che aggiunge realmente valore, invece di inseguire novità appariscenti che non avranno un impatto concreto.
Poniti queste domande:
- Quali lamentele, ostacoli o colli di bottiglia si presentano più spesso?
- Quali esigenze non vengono soddisfatte oggi?
- Quali funzionalità chiave risolverebbero i tuoi 3 principali problemi?
- Quale ROI ti aspetti da questo investimento?
- In che modo il software è in linea con i nostri protocolli di sicurezza?
Passaggio 2: ricerca dei fornitori
Dedica del tempo alla ricerca e al confronto tra i fornitori di software per la gestione dei progetti, così da trovare la soluzione più adatta al tuo team. Gli strumenti per la gestione dei progetti presentano vantaggi e svantaggi, quindi dovrai valutare le diverse opzioni in base alle tue priorità.
Panoramica dei fornitori
Inizia effettuando una panoramica generale attraverso siti di recensioni, classifiche e casi di studio. Cerca feedback sulle prestazioni del software, sulla curva di apprendimento e sui livelli di soddisfazione degli utenti.
Presta attenzione alle recensioni specifiche del settore, se pertinenti: alcuni strumenti per la gestione dei progetti sono adatti alle startup e alle piccole imprese, ma potrebbero non funzionare altrettanto bene per un grande team di sviluppo software. Questo ti offrirà una visione generale delle opzioni disponibili e metterà in evidenza i leader del settore.
Confronta in base alle esigenze aziendali
Confronta gli strumenti in base alle dimensioni della tua azienda, alle esigenze di integrazione e alla tua preferenza per l'esternalizzazione o la creazione di modelli interni. Le aziende più piccole e gli imprenditori individuali che gestiscono i propri progetti potrebbero dare priorità a soluzioni convenienti, con un onboarding semplice e liste di cose da fare essenziali, mentre le organizzazioni più grandi potrebbero aver bisogno di integrazioni avanzate e dell'accesso alle API.
Individua gli elementi distintivi principali
Individua gli elementi distintivi principali, come il supporto all'implementazione, l'esperienza utente o la flessibilità per casi d'uso specifici. Cerca fornitori che offrano un supporto completo durante e dopo l'implementazione e valuta l'esperienza utente attraverso dimostrazioni, per assicurarti che sia intuitiva per il tuo team.
Documenta i risultati
Documenta i risultati della tua ricerca per tenere traccia dei vantaggi e degli svantaggi di ciascun fornitore. Crea una tabella comparativa che includa funzionalità, prezzi ed eventuali elementi distintivi. Questo approccio organizzato semplifica la presentazione dei risultati ai responsabili delle decisioni e ti aiuta a restringere le opzioni.
Poniti queste domande:
- Qual è il punto di forza di ciascuno strumento?
- È adatto alle dimensioni del tuo team, al tuo budget e al tuo insieme di strumenti?
- Quale supporto e quale documentazione sono disponibili?
- Come si confronta in termini di esperienza utente?
- Quali elementi distintivi lo fanno emergere?
I migliori software per la gestione dei progetti da prendere in considerazione
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Passaggio 3: crea una selezione ristretta e contatta i fornitori
Ora è il momento di restringere le opzioni dei fornitori e iniziare a interagire con potenziali partner:
Crea una selezione ristretta di fornitori
In base alla tua ricerca, crea una selezione ristretta di 2-4 fornitori che soddisfino al meglio le tue esigenze. Concentrati su quelli in linea con le dimensioni del tuo team, il budget e le funzionalità indispensabili per la gestione del lavoro. Questo approccio mirato ti aiuta a concentrare gli sforzi e a risparmiare tempo.
Invia una richiesta di informazioni (RFI) o una richiesta di proposta (RFP)
Prendi in considerazione l'invio di una richiesta di informazioni (RFI) o di una richiesta di proposta (RFP) per raccogliere informazioni dettagliate. Usale per chiarire le funzionalità dei fornitori, come l'allocazione delle risorse, la fatturazione o le opzioni di automazione. Le RFP per i software di gestione dei progetti sono particolarmente utili per valutare requisiti di progetto o livelli di prezzo differenti.
Prenota dimostrazioni
Prenota dimostrazioni con i fornitori selezionati e poni domande mirate. Sfrutta questa opportunità per vedere il software in azione: valuta le dipendenze e le sottoattività, le tempistiche e i piani di sviluppo dei progetti, oltre al modo in cui lo strumento gestisce il carico di lavoro.
Criteri di valutazione coerenti
Utilizza criteri di valutazione coerenti per tutti i fornitori, così da garantire un confronto equo. Crea una lista di controllo che includa funzionalità essenziali come aggiornamenti in tempo reale, sprint o schede attività. Questo ti aiuta a valutare obiettivamente ogni strumento e a prendere una decisione ben ponderata.
Poni queste domande:
- Potete illustrarmi un caso reale di un cliente simile a noi?
- Quali risorse di supporto o di inserimento iniziale offrite?
- Quali funzionalità richiedono un aggiornamento del piano?
- Come funziona il vostro modello di prezzi per un team delle nostre dimensioni?
- Quali integrazioni sono disponibili con gli strumenti che già utilizziamo?
Passaggio 4: costruisci il caso aziendale
Trasforma la ricerca sui fornitori in un caso aziendale che il tuo team dirigenziale possa sostenere:
Dimostra il valore
Riassumi i punti critici e i risultati attesi per dimostrare il valore della soluzione. Evidenzia come il software affronterà le sfide attuali, come scadenze non rispettate, fasi del ciclo di vita del progetto poco chiare o comunicazione inefficace.
Mostra risultati potenziali come tempi di consegna dei progetti migliori, una maggiore capacità di monitorare i progressi e una trasparenza più elevata tra le diverse iniziative. Questo aiuta il tuo team dirigenziale a comprendere i vantaggi concreti.
Presenta le stime dei costi
Trova e presenta stime di base dei costi e delle tempistiche di implementazione. Raccogli le informazioni sui prezzi dei software per la gestione dei progetti e definisci la tempistica prevista per l'implementazione e la formazione.
Riunisci quindi queste informazioni per elaborare previsioni chiare dei costi associati all'investimento in una soluzione SaaS per la gestione dei progetti. Fornire questi dati aiuta nella definizione del budget e nella pianificazione e dimostra che hai tutto sotto controllo.
I prezzi tra gli strumenti variano astronomicamente. È importante considerare quanti utenti sono necessari, come vengono gestiti gli ospiti e quali componenti aggiuntivi sono richiesti, perché i costi possono aumentare rapidamente.
Illustrare il ROI e i rischi
Illustra il ROI, i guadagni in termini di efficienza e i rischi finanziari o operativi del non fare nulla. Calcola i potenziali risparmi derivanti dalla riduzione dei superamenti dei budget dei progetti o dall'aumento della produttività. Discuti dei rischi legati al mantenimento del sistema attuale, come il perdurare delle inefficienze. Questo confronto mette in evidenza il valore dell'investimento in un nuovo software.
Poni queste domande:
- Quale problema aziendale risolverà?
- Quali sono i rischi del non fare nulla?
- Quali sono i vantaggi finanziari e operativi?
- Come migliorerà la produttività del team?
- Qual è la tempistica prevista per il ROI?
La guida all'acquisto del software di gestione progetti di DPM
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Passaggio 5: implementazione e inserimento
Hai scelto i migliori strumenti di gestione dei progetti e sei pronto per implementarli! Ecco come pianificare un processo di inserimento senza intoppi:
Comunica il piano di implementazione
Comunica chiaramente il piano di implementazione a tutti gli utenti. Condividi tempistiche, traguardi principali e ciò che ogni membro del team deve fare. Utilizza riunioni o newsletter interne per assicurarti che tutti siano informati e fornisci forum in cui le persone possano porre domande. Una comunicazione chiara aiuta a definire le aspettative e favorisce una collaborazione più solida fin dall'inizio.
Assegna i responsabili interni
Assegna i responsabili interni e i referenti per l'implementazione. Designa i membri del team che supervisioneranno il processo e gestiranno eventuali problemi, assicurandoti che abbiano canali diretti con l'assistenza del fornitore.
Questa struttura garantisce la responsabilità e consente una risoluzione rapida, soprattutto nelle fasi iniziali dei flussi di lavoro Scrum o di nuovi tipi di progetti. L'adozione di nuove soluzioni software può richiedere tempo, quindi prepara il tuo team al successo fornendo ai responsabili di progetto, ai capisquadra e ai dirigenti gli strumenti necessari per supportarli.
Garantisci una formazione coerente
Programma sessioni di formazione e monitora la partecipazione. Incoraggia gli utenti a esplorare funzionalità come la gestione delle attività, i report sui progressi e i pannelli di controllo delle iniziative. Una formazione completa è essenziale per ridurre la curva di apprendimento e aiutare i piccoli team a sviluppare fiducia nel nuovo strumento.
Crea cicli di feedback
Crea cicli di feedback durante l'implementazione, includendo le risorse del fornitore. Verifica regolarmente con gli utenti per raccogliere feedback e affrontare eventuali dubbi. Utilizza l'assistenza del fornitore per la risoluzione dei problemi e per ottenere ulteriore materiale formativo. I cicli di feedback garantiscono un miglioramento continuo e favoriscono il successo dell'adozione a lungo termine.
Poni queste domande:
- Qual è il piano di gestione del cambiamento?
- Chi è responsabile del lancio?
- Come monitorerete i primi risultati?
- Quali risorse sosterranno la formazione?
- Come verranno raccolti e utilizzati i feedback?
E adesso?
Se hai bisogno di un ulteriore aiuto per scegliere il software di gestione dei progetti più adatto al tuo team, vale la pena dare un'altra occhiata al tuo elenco di requisiti del software di gestione dei progetti per capire dove puoi restringere le tue opzioni. Puoi anche creare una RFP per il software di gestione dei progetti per ottenere maggiori informazioni dai potenziali fornitori su ciò che offrono.
Prima di andare…
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