Come Scegliere un Software di Gestione dei Progetti

1. Flessibilità dei piani

La flessibilità dei piani permette alla tua organizzazione di adattarsi alle esigenze che cambiano senza essere vincolati a un solo piano. Quando valuti un software di project management, verifica se puoi facilmente passare a un piano superiore o inferiore via via che il progetto, il team o l’azienda crescono o cambiano.

Chiedi se ci sono costi nascosti associati al cambio di piano, o se sono disponibili moduli aggiuntivi facoltativi che potrebbero esserti utili in una fase intermedia. Conoscere a priori la scalabilità del fornitore ti aiuta a pianificare il futuro, anche se stai iniziando con un software di project management gratuito.

2. Accesso ai dati e reportistica

L’accesso ai dati e agli strumenti di reportistica ti aiuta a prendere decisioni informate sui progetti, sulla gestione delle risorse e molto altro. Scegli un software che offra dashboard e report personalizzabili, così potrai monitorare i progetti e individuarne le dipendenze.

Chiedi ai fornitori quali tipi di report sono disponibili e se puoi personalizzarli in base alle tue esigenze. Uno strumento che offre approfondimenti chiari sulle performance del team e consente di monitorare lo stato di avanzamento dei progetti ti aiuta a restare agile e ad adattarti quando necessario.

3. Integrazione con il tuo ecosistema tecnologico

L’integrazione tra i diversi strumenti è fondamentale per mantenere efficiente il flusso di lavoro. Verifica se il software supporta integrazioni con strumenti che già utilizzi, come Slack, Google Workspace o sistemi CRM. Assicurati anche che lo strumento scelto sia adatto al tuo settore. Ad esempio, le aziende edili che usano il software contabile Xero dovrebbero cercare specificamente soluzioni di project management per l’edilizia compatibili con Xero.

Durante la demo o il periodo di prova gratuita, testa queste integrazioni per assicurarti che il flusso di dati sia fluido. Un’app di project management ben integrata riduce il lavoro manuale e gli errori: questo è un importante vantaggio del project management per l’edilizia.

4. Onboarding e supporto

Un buon processo di onboarding e un supporto efficace fanno una grande differenza su quanto velocemente il tuo team riesce a utilizzare il software in modo produttivo. Scegli fornitori che offrano formazione completa e assistenza clienti tempestiva.

Nella fase di valutazione, chiedi dettagli sui processi di onboarding e sui tempi di risposta dell’assistenza. Un supporto solido permette al tuo team di sfruttare al massimo le potenzialità di uno strumento di project management sin dal primo giorno.

5. Permessi basati sui ruoli

I permessi basati sui ruoli garantiscono che i membri del team abbiano l'accesso appropriato alle informazioni di progetto e alle funzionalità di gestione del progetto. Cerca software che permettano di assegnare facilmente i compiti, definire i ruoli e impostare i permessi. Chiedi ai fornitori come vengono gestiti i permessi e se possono essere personalizzati.

6. Opzioni di personalizzazione

A proposito di personalizzazione, la possibilità di personalizzare la tua piattaforma di project management permette di adattarla alle esigenze specifiche del tuo team. Cerca strumenti che offrano flussi di lavoro, campi e modelli personalizzabili.

Durante una demo, esplora quanto sia semplice modificare questi elementi e se possano essere adattati a diversi requisiti di team. Uno strumento personalizzabile supporta i tuoi flussi di lavoro di pianificazione dei progetti, non il contrario.

7. Funzionalità di automazione

Le funzionalità di automazione aiutano a semplificare le attività ripetitive e a ridurre gli errori manuali. Cerca software che offrano automazioni per assegnazione delle attività, notifiche e aggiornamenti. Automatizzare le attività di routine libera il tuo team per concentrarsi su lavori più importanti.

8. Supporto mobile o multi-sede

Il supporto mobile o multi-sede garantisce che il tuo team possa accedere al software da qualsiasi luogo. Cerca strumenti con app mobili solide, sincronizzazione in tempo reale e accesso basato su cloud.

Testa l'app mobile per verificare se offre la stessa funzionalità della versione desktop. Uno strumento che supporta il lavoro da remoto mantiene i membri del team connessi e produttivi, anche quando lavorano in maniera remota o in modalità ibrida.

Come scegliere un software di project management: un framework in 5 fasi

Il mercato dei software di project management si stima che diventerà un settore da 20,50 miliardi di USD entro il 2030—quindi è sicuro dire che hai molte opzioni.

Selezionare lo strumento giusto può ottimizzare i tuoi progetti e migliorare la collaborazione, ma devi concentrarti sulle esigenze del tuo team e allineare le funzionalità dello strumento con i tuoi flussi di lavoro.

Ecco una guida passo-passo per aiutarti a scegliere il miglior software di gestione progetti per il tuo team:

Fase 1: Identifica le esigenze

Inizia definendo le esigenze del tuo team per assicurarti che il software di project management sia allineato ai tuoi obiettivi e alle tue sfide:

Raccogli input dagli stakeholder

Parla con gli stakeholder chiave come responsabili di team, responsabili IT e dipendenti per comprendere le loro esigenze e sfide. Organizza workshop o sondaggi per raccogliere i loro feedback. Questo ti aiuta a individuare di cosa hanno bisogno i vari dipartimenti dal software.

Ad esempio:

• I team lead vogliono la possibilità di applicare diverse metodologie (lavagne Kanban, diagrammi di Gantt, sprint, ecc.)
• Le risorse umane necessitano di reportistica avanzata per facilitare l'allocazione efficace delle risorse e il monitoraggio delle performance del team
• L'IT è focalizzato sulle integrazioni e vuole smettere di usare fogli Excel per tutto

Elenca e prioritizza i punti critici

Raccogli feedback per individuare i punti critici nel sistema attuale. Poi fai un elenco e classificali per impatto. Cerca problemi ricorrenti come lacune nella comunicazione, esigenze progettuali complesse o inefficienze nella gestione dei compiti. Priorizzare questi aspetti ti aiuta a concentrarti su soluzioni che risolvano le sfide maggiori.

Allinea con le policy interne

Assicurati che il software rispetti le policy interne e i protocolli di sicurezza, e verifica la conformità con eventuali requisiti regolatori rilevanti nel tuo settore. Collabora con i tuoi team IT e legale per creare una checklist di requisiti così da non dimenticare nulla.

Requisiti indispensabili vs. desiderabili

Distingui tra le funzionalità che devi assolutamente avere e quelle che sarebbe bello possedere. Le indispensabili sono le caratteristiche essenziali per il flusso di lavoro del tuo team, come l’assegnazione delle attività, la visualizzazione delle tempistiche e il monitoraggio del tempo.

Al contrario, le funzionalità "nice-to-have" possono includere strumenti di collaborazione come la condivisione di file o funzioni di messaggistica. Questa distinzione ti aiuta a concentrarti su ciò che aggiunge davvero valore, invece di rincorrere novità accattivanti che non avranno un vero impatto.

Fai queste domande:

• Quali lamentele, blocchi o colli di bottiglia si presentano più spesso?
• Quali esigenze non vengono soddisfatte oggi?
• Quali funzionalità chiave risolverebbero i tuoi 3 principali punti dolenti?
• Quale ROI ti aspetti da questo investimento?
• In che modo il software è in linea con i nostri protocolli di sicurezza?

Passo 2: Ricerca dei fornitori

Approfondisci la ricerca e il confronto tra i fornitori di software per la gestione dei progetti per trovare la soluzione più adatta al tuo team. Ci sono vantaggi e svantaggi nei tool di project management, quindi dovrai valutare le tue opzioni in base alle tue priorità.

Analisi preliminare dei fornitori

Inizia conducendo analisi preliminari tramite siti di recensioni, classifiche e casi di studio. Cerca feedback sulle prestazioni del software, la curva di apprendimento e il grado di soddisfazione degli utenti.

Poni attenzione a recensioni specifiche del settore, se applicabili—alcuni tool di project management sono adatti a startup e piccole imprese, ma non funzionano altrettanto bene per un grande team di sviluppo software. Questo ti offrirà una panoramica ampia delle opzioni disponibili e metterà in risalto i leader del settore.

Confronta in base alle esigenze aziendali

Confronta i tool in base alle dimensioni della tua azienda, alle esigenze di integrazione e a se preferisci modelli esternalizzati o sviluppati internamente. Le piccole realtà e i solopreneur che gestiscono i propri progetti potrebbero dare priorità a soluzioni convenienti, con onboarding semplice e liste di attività intuitive, mentre le organizzazioni più grandi avranno necessità di integrazioni robuste e accesso API.

Identifica i fattori di differenziazione chiave

Individua i fattori di differenziazione più importanti, come il supporto all’implementazione, l’esperienza utente o la flessibilità per casi d’uso specifici. Cerca fornitori che offrano un supporto completo durante e dopo la fase di implementazione, e valuta l’esperienza utente tramite demo per assicurarti che sia intuitiva per il tuo team.

Documenta i risultati

Documenta le tue scoperte per tenere traccia dei pro e contro di ogni fornitore. Crea una tabella di confronto che includa funzionalità, prezzi e qualsiasi elemento distintivo. Questo approccio organizzato rende più facile presentare i risultati ai decisori e restringere le opzioni.

Fai queste domande:

• In cosa eccelle ogni strumento?
• Si adatta alle dimensioni del tuo team, al budget e all’infrastruttura tecnica?
• Quali supporto e documentazione sono disponibili?
• Come si colloca in termini di esperienza utente?
• Cosa lo rende unico rispetto agli altri?

I migliori software di project management da valutare

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

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1. 1. monday AI Workspace — Ideale per l'ottimizzazione delle risorse tramite IA
2. 2. Celoxis — Ideale per pianificazione e flussi di lavoro semplificati
3. 3. Smartsheet — Ideale per dashboard personalizzabili
4. 4. Wrike — Ideale per grandi progetti e scalabilità
5. 5. Runn — Ideale per la previsione dei progetti
6. 6. Productive — Ideale per progetti e budgeting in agenzia
7. 7. Hive — Ideale per la gestione collaborativa dei progetti
8. 8. Copper — Ideale per agenzie che vogliono semplificare il passaggio dalle vendite alla consegna
9. 9. Bonsai Agency Software — Ideale per progetti di agenzia da inizio a fine
10. 10. Workzone — Ideale per una visibilità completa sui progetti

Passo 3: Crea una lista ristretta e contatta i fornitori

Ora è il momento di restringere le opzioni dei fornitori e iniziare a coinvolgere potenziali partner:

Redigi una lista ristretta di fornitori

Sulla base della tua ricerca, crea una lista ristretta di 2-4 fornitori che soddisfano meglio le tue esigenze. Concentrati su quelli che si adattano alle dimensioni del tuo team, al tuo budget e alle funzionalità irrinunciabili per la gestione del lavoro. Questo approccio mirato ti aiuta a concentrare gli sforzi e risparmiare tempo.

Invia una RFI o RFP

Prendi in considerazione l'invio di una Richiesta di Informazioni (RFI) o una Richiesta di Offerta (RFP) per raccogliere informazioni dettagliate. Usa questi strumenti per chiarire le capacità del fornitore, come l'allocazione delle risorse, la fatturazione o le opzioni di automazione. Le RFP per software di project management sono particolarmente utili quando si valutano diversi requisiti di progetto o fasce di prezzo.

Prenota demo

Prenota delle demo con i fornitori selezionati e poni domande mirate. Approfitta di questa occasione per vedere il software in azione—valuta le dipendenze tra attività e sotto-attività, le tempistiche e le roadmap del progetto, e come lo strumento gestisce il carico di lavoro.

Criteri di valutazione coerenti

Usa criteri di valutazione coerenti per tutti i fornitori, così da garantire un confronto equo. Crea una checklist che includa funzionalità essenziali come aggiornamenti in tempo reale, sprint o timesheet. Questo ti aiuta a valutare ogni strumento in modo obiettivo e a prendere una decisione ben informata.

Fai queste domande:

• Potete illustrarmi una storia di un cliente simile alla nostra?
• Quali risorse di supporto o onboarding offrite?
• Quali funzionalità richiedono un upgrade?
• Come funziona il vostro modello di prezzo per la nostra dimensione di team?
• Quali integrazioni sono disponibili con i tool che utilizziamo attualmente?

Fase 4: Costruisci il business case

Traduci la tua ricerca sui fornitori in un business case che il tuo leadership team possa sostenere:

Dimostra il valore

Riepiloga i punti critici e i risultati attesi per dimostrare il valore. Sottolinea come il software possa risolvere problemi attuali come scadenze mancate, fasi del ciclo di vita del progetto poco chiare o comunicazione inefficace.

Mostra possibili risultati come tempi di consegna dei progetti migliorati, maggior capacità di tracciare i progressi e trasparenza tra le iniziative. Questo aiuta il tuo leadership team a vedere i benefici concreti.

Presenta stime dei costi

Raccogli e presenta stime basilari dei costi e delle tempistiche di implementazione. Recupera informazioni sui prezzi dei software di project management e illustra i tempi previsti per il rilascio e la formazione.

Poi, combina queste informazioni per fornire una chiara previsione dei costi associati all'investimento in una soluzione SaaS di project management. Fornendo questi dati favorisci la pianificazione del budget e dimostri di avere tutto sotto controllo.

I prezzi tra gli strumenti variano notevolmente. È importante considerare di quante licenze hai bisogno, come vengono gestiti gli ospiti e quali componenti aggiuntivi sono richiesti, perché la spesa può aumentare rapidamente.

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Harvey Eckstein

Project Management & Software ConsultantOpens new window

Quantifica ROI e rischi

Esponi il ROI, i miglioramenti di efficienza e i rischi finanziari od operativi del non intervenire. Calcola i possibili risparmi grazie alla riduzione degli sforamenti di progetto o all'aumento della produttività. Discuti i rischi di rimanere con il sistema attuale, come il perdurare delle inefficienze. Questo confronto mette in evidenza il valore dell'investimento in un nuovo software.

Fai queste domande:

• Quale problema aziendale andrà a risolvere?
• Quali sono i rischi del non fare nulla?
• Quali sono i vantaggi finanziari e operativi?
• In che modo migliorerà la produttività del team?
• Qual è la tempistica prevista per il ROI?

Fase 5: Implementazione e Onboarding

Hai scelto il miglior strumento di project management e sei pronto all’implementazione! Ecco come pianificare un processo di onboarding fluido:

Comunica il Piano di Rollout

Comunica chiaramente il piano di rollout a tutti gli utenti. Condividi tempistiche, tappe fondamentali e cosa deve fare ciascun membro del team. Usa riunioni o newsletter interne per assicurarti che tutti siano informati e fornisci forum dove le persone possono fare domande. Una comunicazione chiara aiuta a stabilire aspettative e favorisce una collaborazione più forte fin dall'inizio.

Assegna Responsabili Interni

Assegna responsabili interni e punti di contatto per l’implementazione. Designa membri del team che supervisioneranno il processo e gestiranno eventuali problematiche, assicurandoti che abbiano un canale diretto con il supporto del fornitore.

Questa struttura favorisce la responsabilità e consente una risoluzione rapida, soprattutto nelle fasi iniziali dei flussi di lavoro scrum o di nuovi tipi di progetti. L’adozione di nuove soluzioni software può richiedere tempo, quindi metti il tuo team nelle condizioni ideali dando a project manager, responsabili di team e manager gli strumenti per supportarli.

Garantisci una Formazione Coerente

Pianifica sessioni di formazione e monitora la partecipazione. Incoraggia gli utenti a esplorare funzionalità come gestione delle attività, report sui progressi e dashboard delle iniziative. Una formazione completa è essenziale per ridurre la curva di apprendimento e aiutare i piccoli team a prendere fiducia nel nuovo strumento.

Crea Cicli di Feedback

Crea cicli di feedback durante il rollout, includendo anche le risorse offerte dal fornitore. Contatta regolarmente gli utenti per raccogliere feedback e risolvere perplessità. Utilizza il supporto del fornitore per la risoluzione di problemi e materiale formativo aggiuntivo. I cicli di feedback garantiscono il miglioramento continuo e promuovono il successo a lungo termine nell’adozione.

Fai queste domande:

• Qual è il piano di change management?
• Chi è responsabile del rollout?
• Come monitorerai i primi segnali di successo?
• Quali risorse supporteranno la formazione?
• Come saranno raccolti e utilizzati i feedback?

E ora?

Se hai bisogno di ulteriore aiuto per decidere quale software di project management sia più adatto al tuo team, vale la pena rivedere la tua lista di requisiti per il software di project management per capire dove restringere le opzioni. Puoi anche creare un RFP per software di project management per richiedere maggiori informazioni ai potenziali fornitori su ciò che offrono.

Prima di andare via…

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