Come Calcolare la Capacità delle Risorse: 5 Passaggi Chiave
Mantieni il Flusso: Una gestione efficace della capacità delle risorse previene colli di bottiglia e lavoratori sovraccarichi, così puoi consegnare i progetti nei tempi previsti, rispettando il budget e senza causare burnout.
Sii Proattivo: Monitorare proattivamente la capacità delle risorse porta a una migliore allineamento delle aspettative e riduce la necessità di assunzioni o esternalizzazioni eccessive.
Il Software Salva la Situazione: I software di gestione delle risorse e di pianificazione della capacità ti fanno risparmiare tempo calcolando automaticamente l'utilizzo e la capacità, così puoi prendere decisioni strategiche sulle risorse.
Calcolare e monitorare la capacità delle risorse può aiutarti a gestire i colli di bottiglia, le risorse sovraccaricate, il burnout e la sotto-utilizzazione che possono costare denaro alla tua azienda.
Con le informazioni necessarie sulla capacità, puoi evitare la pianificazione reattiva, aspettative disallineate e assunzioni o esternalizzazioni inutili, e consegnare il tuo progetto puntualmente, rispettando il budget e gli obiettivi stabiliti.
Il software di gestione delle risorse è spesso il modo più semplice per calcolare e monitorare la capacità delle risorse.
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Cos'è la Capacità delle Risorse?
La capacità delle risorse è il numero massimo di ore che una persona può lavorare. Nella gestione delle risorse e nella gestione dei progetti, questa è una metrica chiave da monitorare per assicurarti che il tuo team sia utilizzato in modo efficiente, che il loro carico di lavoro sia bilanciato e per ottenere il miglior ritorno sull'investimento per l'azienda.
Perché è Importante Misurare la Capacità delle Risorse
Un'efficace pianificazione della capacità delle risorse consiste nell'assicurarsi che i membri del team lavorino sui progetti giusti, usando le competenze adatte, senza essere sovraccaricati o sotto-utilizzati.
Calcolare e monitorare in modo efficace la capacità delle risorse e rispettarla aumenta il successo dei progetti, mantiene produttivo il team e può influenzare direttamente la redditività del progetto e gli indicatori KPI aziendali complessivi. In questa fase puoi adottare due approcci:
- Pianificazione realistica della schedulazione delle risorse: Capire la reale capacità delle risorse significa considerare il tempo che il tuo team trascorre in riunioni e su progetti secondari, e poi vedere cosa rimane per il lavoro effettivo sul progetto. Questo aiuta a evitare il sovraccarico, mantiene bassi i livelli di stress e assicura che nessuno rimanga senza nulla da fare.
- Approccio proattivo alla previsione delle risorse per i progetti futuri: Conoscere la capacità del tuo team ti offre una visione chiara di chi ha tempo libero e chi è già al massimo. Aiuta a fissare tempistiche migliori, distribuire il carico di lavoro più equamente ed evitare colli di bottiglia. Inoltre, quando tutto il team è coinvolto nella pianificazione del progetto, adattare e mantenere tutto in ordine è più semplice.
Tuttavia, se vuoi fare un passo indietro puoi considerare una tecnica come la rough-cut capacity planning. Questa tecnica può fornire una stima ad alto livello sulla possibilità che le risorse disponibili soddisfino le richieste di produzione.
Come Calcolare la Capacità delle Risorse
Ecco una semplice guida passo passo per aiutarti a eccellere nella pianificazione della capacità delle risorse, con suggerimenti ed esempi che rendono il percorso facile da seguire.
Per una rapida consultazione, ecco le formule per calcolare la capacità e l'utilizzo.
1. Stima della Domanda di Risorse
Inizia suddividendo tutto. Esamina l'ambito del progetto, le tempistiche e le competenze necessarie per portare a termine ogni attività.
- Prepara un elenco di tutti i progetti e le attività in arrivo.
- Scomponi ciascun progetto in deliverable e tappe principali—cosa deve essere fatto e quando.
- Stima le ore per ogni deliverable basandoti su progetti passati o sul tuo miglior giudizio.
Ad esempio, se il progetto include l'allocazione delle risorse per:
- Wireframing e progettazione = 50 ore
- Sviluppo front-end = 80 ore
- Sviluppo back-end = 60 ore
- Verifica della qualità = 30 ore
Quindi la domanda totale stimata di risorse è di 220 ore.
2. Comprendere la Capacità Attuale
Scopri quante ore ciascuno ha a disposizione per lavorare in un giorno o in una settimana. Non dimenticare di considerare le ferie, il PTO e altre attività non legate al progetto.
- Estrai report di rilevazione del tempo per ore fatturabili e non fatturabili di progetto, così avrai una visione iniziale delle ore lavorative e della utilizzazione delle risorse.
- Sottrai le ore dedicate a riunioni, lavori amministrativi, progetti di miglioramento interni e permessi personali.
Se, ad esempio:
- Lo stipendio di uno sviluppatore front-end si basa su 40 ore settimanali, e
- Sottrai 12 ore per riunioni interne, revisioni del codice, compiti amministrativi, festività nazionali
Allora la capacità disponibile dello sviluppatore front-end è di 28 ore.
3. Stima dei Carichi di Lavoro
Valuta quanto tempo le risorse di progetto trascorrono sulle attività rispetto alle ore disponibili. La pianificazione della capacità delle risorse mantiene la distribuzione dei compiti equa e assicura che tutti i membri del team vengano utilizzati in modo efficiente. Assegna le attività ai membri del team in base alle loro competenze e disponibilità.
- Assicurati che i carichi di lavoro siano distribuiti equamente.
- Monitora regolarmente il carico di lavoro per effettuare aggiustamenti se necessario. Le cose cambiano. L'obiettivo è evitare il burnout e assicurarsi che nessuno rimanga inattivo.
- Per regolare, puoi aggiungere ore a ciascuna attività o creare un pacchetto di ore che i membri del team di progetto possano utilizzare mentre lavorano sulle attività assegnate. Questo è più efficace se fatto tramite software—ne parleremo più avanti.
Se, ad esempio, un team di tre sviluppatori è responsabile della fase di sviluppo front-end da 80 ore del progetto del sito web, allora a ciascun sviluppatore vengono assegnate circa 27 ore di lavoro.
4. Calcola la Capacità
Confrontare il tempo di cui hai bisogno con quello che hai permette di vedere se il team è in grado di gestire il carico di lavoro o se devono essere apportate modifiche. Aiuta anche a capire se c’è margine per prendere ulteriori attività o gestire eventuali imprevisti.
- Somma il totale delle ore disponibili del team.
- Sottrai la domanda totale stimata dalla disponibilità totale.
- Individua eventuali carenze o eccedenze.
Se, ad esempio:
- Capacità totale disponibile per l’intero team di sviluppo nel mese = 250 ore
- Risorse stimate di progetto per la progettazione e sviluppo del sito web = 220 ore
Questo lascia quindi un surplus di 30 ore.
Dai un’occhiata alla nostra guida alle migliori pratiche di gestione della capacità per saperne di più su come metterla in pratica al meglio.
5. Concentrati sulle Cose Più Importanti e Resta Flessibile
Assicurati che l’energia del tuo team sia indirizzata verso i progetti più importanti che fanno davvero la differenza. Non saturare l’agenda di tutti. Lascia un po’ di margine per attività dell’ultimo minuto o sorprese.
- Dai priorità ai progetti critici.
- Riassegna le risorse ai compiti a maggiore impatto in base alle loro competenze.
- Comunica i limiti di capacità agli stakeholder.
Se, ad esempio, manca una capacità di 50 ore, puoi assumere un UX designer freelance per gestire la fase di wireframing e design, liberando così le risorse interne per lo sviluppo.
Strumenti per la Gestione della Capacità delle Risorse
Quando scegli un software, inizia esaminando il tuo attuale sistema di project management. Potrebbe già includere strumenti di pianificazione delle risorse o strumenti di capacity planning già integrati e disponibili. In caso contrario, verifica le opzioni per aggiungere estensioni. Molti strumenti consentono di pagare una quota aggiuntiva per integrare diverse componenti.
Poi, puoi valutare quale strumento sia migliore per te ponendoti le domande qui sotto per definire le tue esigenze.
- Struttura del team: Quanti progetti avete solitamente in corso contemporaneamente? I membri del tuo team gestiscono compiti su diversi progetti, o sono assegnati in modo esclusivo?
- Sfide: Qual è il problema più grande nella gestione del tempo del tuo team? Le persone sono troppo impegnate, hanno poco da fare, oppure manca una visione chiara di chi si occupa di cosa?
- Stile dei progetti: Come gestite i progetti? Siete un team agile, seguite un piano rigoroso tipo Waterfall, o usate un approccio misto? Di che tipo di progetti si tratta? Campagne di marketing, sviluppo di app, lavori di design, o altro?
- Reporting: Quanto è importante tenere clienti o team aggiornati in tempo reale? Utilizzi già dashboard per il reporting o hai necessità di crearne una che si connetta a ciò che già utilizzi?
- Strumenti: Hai già un software di project management a pagamento che potrebbe gestire il capacity planning con un upgrade? Ti serve che questo strumento sia integrabile con altri strumenti che già usi, come il CRM o il software per la rilevazione delle presenze?
Ecco alcuni tra i migliori strumenti attualmente disponibili, se pensi di adottare una soluzione completamente nuova:
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Best practice per calcolare la capacità delle risorse
- Conosci i punti di forza del team: Elenca le competenze e l’esperienza di tutti, così saprai a chi assegnare cosa.
- Traccia e analizza il tempo: Usa strumenti per il monitoraggio del tempo per vedere come viene distribuito il lavoro e individuare colli di bottiglia o sovraccarichi.
- Impara dal passato: Analizza i progetti precedenti per capire di quali risorse avrai bisogno in futuro.
- Dai priorità a ciò che conta: Concentrati sui lavori a maggior valore e non sovraccaricarti di attività non essenziali.
- Usa gli strumenti giusti: Sincronizza i sistemi di project management per avere una visione chiara e centralizzata di tutti i progetti e delle risorse in unico posto.
- Pianifica gli imprevisti: Lascia sempre un po’ di margine per sorprese o cambiamenti dell’ultimo minuto.
- Costruisci flessibilità: Forma i membri del team per poter ricoprire ruoli diversi e intervenire quando serve.
- Usa un modello: Un modello di capacity planning (come quello disponibile tramite la nostra community di iscritti) può accelerare il lavoro calcolando automaticamente capacità e disponibilità.
- Comunica in modo chiaro e frequente: Sii trasparente su carichi di lavoro, priorità e vincoli. Controlla regolarmente con il tuo team per verificare come stanno andando le cose e adatta il piano se necessario. Aggiorna anche gli stakeholder in modo che tutti siano allineati.
Cosa succede ora?
Che tu sia concentrato sul mantenere sotto controllo le richieste dei progetti, evitare il burnout o massimizzare l’utilizzo del tuo team, questi consigli e strumenti sono qui per aiutarti. Si tratta di trovare il giusto equilibrio e gestire i flussi di lavoro in modo efficace, restando flessibili e adattandosi alle sorprese nella consegna dei progetti.
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